采購部部門管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范采購部工作流程，加強(qiáng)采購管理，確保采購活動的高效、公正、透明，保障公司物資供應(yīng)的及時性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。2.適用范圍本制度適用于公司采購部全體員工，包括采購經(jīng)理、采購專員等。3.基本原則（1）合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。（2）效益性原則：在保證物資質(zhì)量和供應(yīng)及時性的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。（3）公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，杜絕不正當(dāng)競爭和利益輸送。（4）責(zé)任性原則：明確采購人員的職責(zé)，對采購活動的結(jié)果負(fù)責(zé)。二、采購流程1.需求申請（1）各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)算等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。（2）部門負(fù)責(zé)人對需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交給采購部。2.采購計劃編制（1）采購部收到《采購需求申請表》后，進(jìn)行匯總整理。（2）根據(jù)公司庫存情況、生產(chǎn)計劃、采購周期等因素，編制《采購計劃》，明確采購物資的種類、數(shù)量、時間安排等，并提交采購經(jīng)理審核。3.供應(yīng)商選擇與評估（1）采購人員根據(jù)采購計劃，通過多種渠道（如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等）尋找潛在供應(yīng)商。（2）對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面的信息，建立供應(yīng)商檔案。（3）組織相關(guān)人員（如采購經(jīng)理、質(zhì)量控制人員等）對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估，填寫《供應(yīng)商評估表》。（4）根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，與之簽訂《采購合同》。4.采購訂單下達(dá)（1）采購人員根據(jù)《采購合同》，制作《采購訂單》，明確采購物資的具體要求、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款，并提交采購經(jīng)理審核。（2）采購經(jīng)理審核通過后，將《采購訂單》發(fā)送給供應(yīng)商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。5.物資驗收（1）物資到貨前，采購人員通知質(zhì)量控制人員、倉庫管理人員等相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備。（2）物資到貨時，采購人員與供應(yīng)商共同核對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等，確保與《采購合同》和《采購訂單》一致。（3）質(zhì)量控制人員按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行檢驗，填寫《物資檢驗報告》。（4）倉庫管理人員對驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》；對驗收不合格的物資，及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。6.采購付款（1）采購人員根據(jù)《采購合同》和《入庫單》，填寫《付款申請單》，附上相關(guān)發(fā)票、驗收報告等資料，提交財務(wù)部門審核。（2）財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，審核通過后按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。三、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制（1）采購部應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和各部門采購需求，編制采購預(yù)算。（2）采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容，并確保與公司財務(wù)預(yù)算相銜接。（3）采購預(yù)算編制完成后，提交公司管理層審核批準(zhǔn)。2.預(yù)算執(zhí)行（1）采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得超預(yù)算采購。（2）如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額等，并提交公司管理層審批。3.預(yù)算監(jiān)控（1）財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和糾正超預(yù)算采購行為。（2）采購部每月向公司管理層匯報采購預(yù)算執(zhí)行情況，分析預(yù)算執(zhí)行偏差原因，提出改進(jìn)措施。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)（1）采購部應(yīng)積極拓展供應(yīng)商資源，建立廣泛的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。（2）通過市場調(diào)研、行業(yè)交流等方式，收集潛在供應(yīng)商信息，對其進(jìn)行初步篩選和評估。（3）對于符合條件的潛在供應(yīng)商，邀請其參與公司的供應(yīng)商評選活動。2.供應(yīng)商評選（1）采購部組織相關(guān)人員（如采購經(jīng)理、質(zhì)量控制人員、技術(shù)人員等）成立供應(yīng)商評選小組。（2）評選小組按照公司制定的供應(yīng)商評選標(biāo)準(zhǔn)，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察、資料評審等，綜合評估其資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面的表現(xiàn)。（3）根據(jù)評選結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并與之簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》。3.供應(yīng)商評估與考核（1）采購部定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等。（2）采購人員根據(jù)日常采購情況，填寫《供應(yīng)商評估表》，對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評價。（3）采購部根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。4.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)（1）采購部應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況等。（2）定期組織供應(yīng)商會議，加強(qiáng)雙方的合作與交流，共同解決合作中存在的問題。（3）對于供應(yīng)商提出的合理訴求，采購部應(yīng)及時給予回應(yīng)和解決，維護(hù)良好的供應(yīng)商關(guān)系。五、采購合同管理1.合同簽訂（1）采購人員在選擇合格供應(yīng)商后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂《采購合同》。（2）《采購合同》應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。（3）《采購合同》簽訂前，應(yīng)提交公司法律部門或法律顧問進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。2.合同執(zhí)行（1）采購人員應(yīng)跟蹤《采購合同》的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保合同按時履行。（2）如遇供應(yīng)商無法按時交貨、物資質(zhì)量不符合要求等問題，采購人員應(yīng)及時采取措施，如催促供應(yīng)商交貨、要求供應(yīng)商更換物資、追究供應(yīng)商違約責(zé)任等。3.合同變更與解除（1）如因特殊情況需要變更或解除《采購合同》，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂《采購合同變更協(xié)議》或《采購合同解除協(xié)議》。（2）合同變更或解除協(xié)議簽訂前，應(yīng)提交公司法律部門或法律顧問進(jìn)行審核。4.合同歸檔（1）采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)附件整理歸檔，妥善保管。（2）合同歸檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂，便于查詢和使用。六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估（1）采購部應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、物資質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、法律法規(guī)風(fēng)險等。（2）針對識別出的風(fēng)險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。2.風(fēng)險應(yīng)對措施（1）對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，采購部應(yīng)在合同中明確違約責(zé)任條款，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題。（2）對于物資質(zhì)量風(fēng)險，采購部應(yīng)加強(qiáng)對物資驗收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。同時，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，并定期對物資進(jìn)行抽檢。（3）對于價格波動風(fēng)險，采購部應(yīng)密切關(guān)注市場價格動態(tài)，及時調(diào)整采購策略，如采用套期保值、簽訂長期合同等方式，降低價格波動對公司采購成本的影響。（4）對于法律法規(guī)風(fēng)險，采購部應(yīng)加強(qiáng)對國家法律法規(guī)和公司相關(guān)制度的學(xué)習(xí)和宣傳，確保采購活動合法合規(guī)。同時，定期對采購合同進(jìn)行審核，避免因合同條款違法違規(guī)而給公司帶來損失。3.風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警（1）采購部應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。（2）對于可能引發(fā)重大風(fēng)險的事件，采購部應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信號，采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，降低風(fēng)險損失。七、采購人員行為規(guī)范1.職業(yè)道德（1）采購人員應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度，誠實守信，廉潔奉公。（2）不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣、宴請等不正當(dāng)利益，不得從事與公司利益相沖突的活動。2.工作紀(jì)律（1）采購人員應(yīng)按時上下班，不得遲到早退，嚴(yán)格遵守公司考勤制度。（2）工作時間內(nèi)不得擅自離崗、串崗，不得從事與工作無關(guān)的事情。（3）嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露公司采購信息、供應(yīng)商信息等商業(yè)機(jī)密。3.業(yè)務(wù)能力（1）采購人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)和掌握采購業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。（2）積極參加公司組織的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，適應(yīng)公司發(fā)展需要。4.團(tuán)隊協(xié)作（1）采購人員應(yīng)樹立團(tuán)隊意識，加強(qiáng)與其他部門的溝通協(xié)作，共同完成公司采購任務(wù)。（2）在工作中互相支持、互相配合，不得推諉扯皮、互相指責(zé)。八、采購績效評估1.評估指標(biāo)（1）采購成本：主要考核采購物資的價格、采購費用等，評估采購人員降低采購成本的能力。（2）采購質(zhì)量：考核采購物資的質(zhì)量合格率，評估采購人員對物資質(zhì)量的把控能力。（3）交貨期：考核采購物資的按時交貨率，評估采購人員與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)的能力。（4）供應(yīng)商管理：考核供應(yīng)商的滿意度、合作年限等，評估采購人員對供應(yīng)商的管理水平。（5）采購效率：考核采購任務(wù)的完成時間、采購流程的執(zhí)行情況等，評估采購人員的工作效率。2.評估方法（1）定期評估：采購部每月對采購人員的工作績效進(jìn)行評估，填寫《采購績效評估表》。（2）年度評估：采購部每年對采購人員的工作績效進(jìn)行全面評估，結(jié)合