銀行非招標(biāo)管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范銀行非招標(biāo)采購活動，確保采購過程的公正、公平、公開，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，防范采購風(fēng)險，維護(hù)銀行的合法權(quán)益。2.適用范圍本制度適用于銀行系統(tǒng)內(nèi)各部門、分支機(jī)構(gòu)及附屬機(jī)構(gòu)的非招標(biāo)采購活動，包括但不限于貨物、服務(wù)、工程等項(xiàng)目的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和銀行內(nèi)部規(guī)章制度。公平公正原則：采購過程應(yīng)確保所有潛在供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會，不受任何歧視。效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性和采購效益的最大化。誠信原則：采購活動各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.采購管理委員會組成：由銀行高級管理層成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。職責(zé)：審議銀行非招標(biāo)采購管理制度、政策和年度采購計劃。審批重大采購項(xiàng)目的采購方式、采購預(yù)算、采購文件等。協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題和爭議。2.采購部門職責(zé)：負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行年度采購計劃，組織具體的采購活動。收集、整理采購需求，進(jìn)行市場調(diào)研，選擇供應(yīng)商，編制采購文件。組織采購談判、合同簽訂與執(zhí)行，協(xié)調(diào)采購過程中的各項(xiàng)工作。建立和維護(hù)供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商進(jìn)行評價和管理。3.需求部門職責(zé)：提出采購需求，明確采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)要求等。參與采購文件的編制和審核，協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和談判。負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，對采購產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量、性能等進(jìn)行評價。4.監(jiān)督部門職責(zé)：對采購活動進(jìn)行全程監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購過程的公正性等。受理有關(guān)采購活動的投訴和舉報，對違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。三、采購方式及適用條件1.詢價采購適用條件：采購貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項(xiàng)目。采購程序：采購部門向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購部門對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較，選擇報價最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。2.競爭性談判采購適用條件：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的。采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計算出價格總額的。采購程序：采購部門成立談判小組，成員不少于三人，其中專家人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。談判小組制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案等。采購部門邀請不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商參加談判，并向其提供談判文件。談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，供應(yīng)商可以多次報價。談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行最后報價，采購部門根據(jù)最后報價確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。3.單一來源采購適用條件：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購程序：采購部門提出單一來源采購申請，說明采購理由、采購項(xiàng)目內(nèi)容、供應(yīng)商情況等。采購管理委員會對采購申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后確定單一來源供應(yīng)商。采購部門與單一來源供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購合同。4.競爭性磋商采購適用條件：政府購買服務(wù)項(xiàng)目。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的。因藝術(shù)品采購、專利、專有技術(shù)或者服務(wù)的時間、數(shù)量事先不能確定等原因不能事先計算出價格總額的。市場競爭不充分的科研項(xiàng)目，以及需要扶持的科技成果轉(zhuǎn)化項(xiàng)目。按照招標(biāo)投標(biāo)法及其實(shí)施條例必須進(jìn)行招標(biāo)的工程建設(shè)項(xiàng)目以外的工程建設(shè)項(xiàng)目。采購程序：采購部門成立磋商小組，成員不少于三人，其中專家人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。磋商小組制定磋商文件，明確磋商程序、磋商內(nèi)容、合同草案等。采購部門邀請不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商參加磋商，并向其提供磋商文件。磋商小組與供應(yīng)商進(jìn)行磋商，供應(yīng)商可以多次報價。磋商結(jié)束后，磋商小組要求所有參加磋商的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行最后報價，采購部門根據(jù)最后報價確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。四、采購流程1.采購需求提出需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購需求申請表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求、服務(wù)要求、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。采購需求申請表經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。2.采購審批采購部門對采購需求申請表進(jìn)行初審，審核采購需求的合理性、必要性、合規(guī)性等。對于金額較大、涉及重要業(yè)務(wù)或復(fù)雜技術(shù)的采購項(xiàng)目，采購部門將采購需求申請表提交給采購管理委員會進(jìn)行審批。采購管理委員會根據(jù)審批權(quán)限對采購項(xiàng)目進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后采購部門方可開展采購活動。3.采購實(shí)施制定采購文件：采購部門根據(jù)采購需求和審批意見，編制采購文件，包括采購公告、詢價通知書、談判文件、磋商文件、單一來源采購申請文件等。采購文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的各項(xiàng)要求、采購程序、評審標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。發(fā)布采購信息：采購部門通過銀行內(nèi)部采購平臺、外部媒體等渠道發(fā)布采購信息，邀請潛在供應(yīng)商參加采購活動。供應(yīng)商選擇：采購部門對報名參加采購活動的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，選擇符合要求的供應(yīng)商參與采購。對于詢價采購、競爭性談判采購、競爭性磋商采購等方式，采購部門組織供應(yīng)商進(jìn)行報價、談判、磋商等活動，根據(jù)評審標(biāo)準(zhǔn)確定成交供應(yīng)商。對于單一來源采購，采購部門按照規(guī)定程序確定單一來源供應(yīng)商。合同簽訂：采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購項(xiàng)目的內(nèi)容、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購合同應(yīng)報法律合規(guī)部門審核，審核通過后加蓋銀行公章。4.采購驗(yàn)收采購項(xiàng)目完成后，需求部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收工作。驗(yàn)收小組由需求部門、采購部門、使用部門等相關(guān)人員組成。驗(yàn)收小組根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、性能、服務(wù)等方面。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收小組填寫驗(yàn)收報告，經(jīng)驗(yàn)收小組成員簽字確認(rèn)后存檔。對于驗(yàn)收不合格的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改或重新提供產(chǎn)品或服務(wù)，直至驗(yàn)收合格。5.支付結(jié)算采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報告，辦理支付申請手續(xù)。支付申請應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、合同編號、供應(yīng)商名稱、采購金額、已支付金額、本次申請支付金額等內(nèi)容。支付申請經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核后，報銀行分管領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)部門根據(jù)審批意見辦理支付結(jié)算手續(xù)，將采購款項(xiàng)支付給供應(yīng)商。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入采購部門建立供應(yīng)商庫，明確供應(yīng)商準(zhǔn)入條件，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、業(yè)績、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、售后服務(wù)等方面。潛在供應(yīng)商向采購部門提交供應(yīng)商準(zhǔn)入申請，提供相關(guān)證明材料。采購部門對申請材料進(jìn)行審核，必要時進(jìn)行實(shí)地考察。審核通過的供應(yīng)商納入供應(yīng)商庫，采購部門定期對供應(yīng)商庫進(jìn)行更新和維護(hù)。2.供應(yīng)商評價與考核采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價和考核。評價和考核方式包括日常評價、定期評價、年度評價等。采購部門根據(jù)評價和考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵；對于不合格供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等措施。3.供應(yīng)商淘汰對于出現(xiàn)以下情況的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時將其淘汰出供應(yīng)商庫：提供虛假材料，騙取供應(yīng)商資格的。產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)質(zhì)量嚴(yán)重不合格，給銀行造成重大損失的。嚴(yán)重違反采購合同約定，拒不履行義務(wù)的。法律法規(guī)規(guī)定的其他情形。采購部門將淘汰供應(yīng)商的情況通知相關(guān)部門，并在銀行內(nèi)部進(jìn)行公示。六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如采購方式選擇不當(dāng)、供應(yīng)商選擇失誤、采購合同條款不合理、采購過程中的違規(guī)操作、驗(yàn)收環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)等。根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，對風(fēng)險進(jìn)行評估和排序，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險領(lǐng)域。2.風(fēng)險應(yīng)對措施建立健全采購制度和流程：明確采購各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作規(guī)范，加強(qiáng)對采購過程的內(nèi)部控制。加強(qiáng)供應(yīng)商管理：嚴(yán)格供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商進(jìn)行全面評價和考核，建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制，降低供應(yīng)商風(fēng)險。規(guī)范采購文件編制：采購文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的各項(xiàng)要求、評審標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容，避免因采購文件不完善導(dǎo)致的風(fēng)險。加強(qiáng)采購過程監(jiān)督：采購管理委員會、監(jiān)督部門等應(yīng)加強(qiáng)對采購活動的全程監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為，防范采購風(fēng)險。做好采購項(xiàng)目驗(yàn)收：嚴(yán)格按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量，避免因驗(yàn)收環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)導(dǎo)致的風(fēng)險。加強(qiáng)法律合規(guī)審查：采購合同應(yīng)報法律合規(guī)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)，防范法律風(fēng)險。七、信息管理1.采購檔案管理采購部門負(fù)責(zé)建立采購檔案，對采購活動中的各類文件、資料進(jìn)行整理、歸檔和保管。采購檔案包括采購需求申請表、采購審批文件、采購文件、供應(yīng)商報價文件、談判記錄、磋商記錄、采購合同、驗(yàn)收報告、支付憑證等。采購檔案應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。采購檔案的保管期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和銀行內(nèi)部規(guī)定。