TEACHINGRESOURCEDATABASEOFMODERNSECRETARYMAJOR現(xiàn)代文秘專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù)主講人：梁

珊

|職稱(chēng)：副教授TEACHINGRESOURCEDATABASEOFMODERNSECRETARYMAJOR辦公室工作的內(nèi)容及能力要求1.“秘書(shū)的一天”案例導(dǎo)入2.秘書(shū)工作內(nèi)容歸納3.秘書(shū)工作能力要求分析4.小結(jié)PART01PART02PART03PART0401現(xiàn)代文秘專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù)“秘書(shū)的一天”案例導(dǎo)入北京一家外資企業(yè)里的辦公室秘書(shū)小王是怎樣度過(guò)她的一天的。她畢業(yè)于北京某大學(xué)的中文系，在這家公司的總經(jīng)理辦公室已經(jīng)工作了2年?！懊貢?shū)的一天”案例秘書(shū)的一天8:40

到達(dá)辦公室、打掃上司的辦公室、接待室等房間，查點(diǎn)備用物品

。9:00上司到辦公室

。

為上司沖咖啡，確認(rèn)當(dāng)天的日程安排，通知總經(jīng)理辦公室主任在接待室接待預(yù)約好的客人。9:30有傳真或電子郵件的話(huà)，根據(jù)上司的指示回復(fù)，郵件到達(dá)后進(jìn)行分揀，將緊急的信件和包裹分發(fā)給收件人

。

10:00接聽(tīng)電話(huà)，將前一天來(lái)訪(fǎng)客人

的數(shù)據(jù)輸入電腦中的顧客名錄，整理報(bào)紙雜志，剪報(bào)、掃描。接待客人，給客人沏茶等。秘書(shū)的一天13:00回到辦公桌前，上網(wǎng)查資料，接聽(tīng)電話(huà)。上司回到公司，給上司沖咖啡，報(bào)告電話(huà)留言，領(lǐng)回上司上次出差時(shí)的單據(jù)，核算出差費(fèi)用。14:00根據(jù)總經(jīng)理辦公室主任的指示，復(fù)印并打印文件

、招待客人，沏茶

、

繼續(xù)起草報(bào)告（計(jì)劃明天寫(xiě)完）。

15:30

為公司司務(wù)會(huì)準(zhǔn)備咖啡

、公司司務(wù)會(huì)結(jié)束后清理會(huì)場(chǎng)。18:00打印出第二天上司的工作日程表，交給上司、整理未完成的文件。

下班

除此以外預(yù)訂飯店、為老板準(zhǔn)備午飯、準(zhǔn)備客戶(hù)禮品、打掃秘書(shū)辦公室、給會(huì)議準(zhǔn)備茶水等。PART01PART02PART03PART0402秘書(shū)工作內(nèi)容歸納現(xiàn)代文秘專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù)怎樣做到忙而不亂、忙而有序？日常事務(wù)會(huì)議事務(wù)信訪(fǎng)事務(wù)文書(shū)檔案事務(wù)協(xié)調(diào)工作接待事務(wù)行政事務(wù)研究調(diào)查事務(wù)寫(xiě)作事務(wù)督查工作PART01PART02PART03PART0403秘書(shū)工作能力要求分析現(xiàn)代文秘專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù)

對(duì)秘書(shū)提出什么具體的能力要求呢？1.日常辦公事務(wù)管理能力能夠接聽(tīng)與撥打電話(huà)、創(chuàng)設(shè)與維護(hù)辦公室環(huán)境、協(xié)助上司制定工作計(jì)劃、安排活動(dòng)日程、接待來(lái)賓、安排約會(huì)、安排并頂崗值班等。2.文書(shū)擬寫(xiě)與處理能力能夠進(jìn)行文書(shū)撰擬、文書(shū)收發(fā)承辦督辦處理、文檔管理等3.OA設(shè)備操作與維護(hù)能力能夠操作先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備并進(jìn)行日常性維護(hù)

對(duì)秘書(shū)提出什么具體的能力要求呢？4.辦會(huì)能力能夠擬定大型會(huì)議預(yù)案、組織大型會(huì)議工作，能夠組織協(xié)調(diào)大型商務(wù)活動(dòng)，能夠?yàn)樯纤卷樌M(jìn)行商務(wù)談判做好各項(xiàng)輔助工作。5.信息處理開(kāi)發(fā)能力能夠通過(guò)各種渠道搜集信息并科學(xué)地管理信息資源，能夠策劃和進(jìn)行一般性專(zhuān)題調(diào)研和難度不大的綜合調(diào)研，能夠高效地整合信息資源，以輔助上司決策。

對(duì)秘書(shū)提出什么具體的能力要求呢？6.溝通協(xié)調(diào)能力能夠有效地進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，講求溝通協(xié)調(diào)的藝術(shù)和技巧，能夠較好地協(xié)調(diào)處理日常事務(wù)性工作和組織內(nèi)外的各種矛盾。PART01PART02PART03PART0404小結(jié)現(xiàn)代文秘專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù)優(yōu)勢(shì)Strength劣勢(shì)wrakness機(jī)遇Op