秘書溝通禮儀介紹

秘書在溝通時(shí)的表現(xiàn)，溝通禮儀不但是其工作能力、待人接物態(tài)

度的體現(xiàn)，也是展示個(gè)人魅力與風(fēng)采的方式之一，下面小編給大

家介紹關(guān)于秘書溝通禮儀的相關(guān)資料，希望對(duì)您有所幫助.

秘書溝通禮儀如下

交談的態(tài)度

在與人交談時(shí)應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出以誠(chéng)相待、以禮相待、謙虛謹(jǐn)慎、主動(dòng)

熱情的基本態(tài)度，而絕對(duì)不能逢場(chǎng)作戲、虛情假意或應(yīng)付了事.

一要表情自然

第一，專注.交談時(shí)目光應(yīng)當(dāng)專注，或注視對(duì)方，或凝神思考，

從而和諧地與交談進(jìn)程相配合.眼珠一動(dòng)不動(dòng)，眼神呆滯，甚至

直愣愣地盯視對(duì)方，都是極不禮貌的.目光東游西走，四處“掃

瞄”，漫無邊際，則是對(duì)對(duì)方不屑一顧的失禮之舉，也是不可取

的.如果是多人交談，就應(yīng)該不時(shí)地用目光與眾人交流，以表示

彼此是平等的.

第二，配合.交談時(shí)可適當(dāng)運(yùn)用眉毛、嘴、眼睛在形態(tài)上的變

化，來表達(dá)自己對(duì)對(duì)方所言的贊同、理解、驚訝、疑惑，從而表

明自己的專注之情，使交談順利進(jìn)行.

第三，協(xié)調(diào).交談時(shí)的表情應(yīng)與說話的內(nèi)容相配合.與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)

談話，應(yīng)恭敬而大方；與客人談話，則應(yīng)親切而自然.

二要說話禮貌

第一，注意語音.與人進(jìn)行交談時(shí)，尤其是在大庭廣眾之下，必

須有意識(shí)地壓低自己說話時(shí)的音量.最佳的說話聲音標(biāo)準(zhǔn)是，只

要交談對(duì)象可以聽清楚即可.如果粗聲大氣，不僅有礙于他人，

而且也說明自己缺乏教養(yǎng).

第二，注意語態(tài).與人交談時(shí)，在神杰上要既親切友善，又舒展

自如、不卑不亢.自己說話時(shí)，要恭敬有禮，切忌指手畫腳、咄

咄逼人.最佳的語態(tài)是平等待人、和緩親善、熱情友好、自然而

然.當(dāng)別人講話時(shí)，則要洗耳恭聽，最忌三心二意、用心不專.

最佳的語態(tài)是積極合作、認(rèn)真聆聽、努力呼應(yīng)、有來有往、專心

致志.

第三，注意語氣.在與別人交談時(shí)，秘書的語氣應(yīng)當(dāng)和藹可親，

一定要注意平等待人、謙恭禮貌.講話的速度稍微舒緩一些，講

話的音量低一些，講話的語調(diào)抑揚(yáng)頓挫一些.在交談時(shí)既不要表

現(xiàn)得居高臨下，由不宜在語氣上刻意奉迎，故意討好對(duì)方，令對(duì)

方反感.同時(shí)，在語氣上一定要力戒生硬、急躁或者輕慢.

第四，注意語速.在交談之中，語速應(yīng)保持相對(duì)的穩(wěn)定，既快慢

適宜，舒張有度，又在一定時(shí)間內(nèi)保持勻速.語速過快、過慢、

或者忽快忽慢，會(huì)給人一種沒有條理、慌慌張張的感覺，是應(yīng)當(dāng)

力戒的.

三要舉止得體

第一，善于運(yùn)用舉止傳遞信息.例如，發(fā)言者可用手勢(shì)來補(bǔ)充說

明其所闡述的具體事由，適度的舉止既可表達(dá)敬人之意，又有助

于雙方的溝通和交流.

第二，避免過分或多余的動(dòng)作.與人交談時(shí)可有動(dòng)作，但動(dòng)作不

可過大，更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打.為表達(dá)敬人之

意，切勿在談話時(shí)左顧右盼，或是雙手置于腦后，或是高架“二

郎腿”，甚至修指甲、挖耳朵等.交談時(shí)應(yīng)盡量避免打哈欠，如

果實(shí)在忍不住，也應(yīng)側(cè)頭掩口，并向他人致歉.尤其應(yīng)當(dāng)注意的

是，不要在交談時(shí)以手指指人，否則就有污蔑之意.

四要遵守慣例

秘書在交談時(shí)往往還能夠通過一些細(xì)節(jié)來體現(xiàn)自己的談話態(tài)度，

在這些細(xì)節(jié)的處理上要遵守一定的既成慣例.

第一，注意傾聽.秘書在交談時(shí)務(wù)必要認(rèn)真聆聽對(duì)方的發(fā)言，以

表情舉止予以配合，從而表達(dá)自己的敬意，并為積極融入到交談

中去做最充分的準(zhǔn)備.切不可追求“獨(dú)角戲”，對(duì)他人發(fā)言不聞

不問，甚至隨意打斷對(duì)方的發(fā)言.

第二，謹(jǐn)慎插話.交談中不應(yīng)當(dāng)隨便打斷別人說話，要盡量讓對(duì)

方把話說完再發(fā)表自己的看法.如確實(shí)想要插話，應(yīng)向?qū)Ψ较却?/p>

招呼：“對(duì)不起，我插一句行嗎？”所插之言亦不可冗長(zhǎng)，一句

兩句點(diǎn)到為止即可，不能接過話茬就開始長(zhǎng)篇大論，完全不顧及

對(duì)方的感受，也不管對(duì)方是否已經(jīng)闡達(dá)完畢.

第三，重視交流.交談是一種雙向或多向交流過程，需要各方的

積極參與.因此在交談時(shí)切勿造成“一言堂”的局面.自己發(fā)言

時(shí)要給其他人發(fā)表意見的機(jī)會(huì)，別人說話時(shí)自己則要適時(shí)發(fā)表個(gè)

人看法，互動(dòng)式地促進(jìn)交談進(jìn)行.同時(shí)，要以交談各方都共同感

興趣的話題為中心，并利用雙方均能接受的方式進(jìn)行.若發(fā)現(xiàn)話

不投機(jī)，需及時(shí)調(diào)整話題.

第四，禮讓對(duì)方.在與他人進(jìn)行交談時(shí)，不要以自我為中心，而

忽略了對(duì)對(duì)方的尊重.正常情況下，在談話中不要隨便否定對(duì)方

或是質(zhì)疑對(duì)方，不要?jiǎng)虞m插嘴、抬杠，不要一人獨(dú)霸“講壇”，

或者一言不發(fā)、有意冷場(chǎng).

第五，委婉表達(dá).在陳述自己的見解時(shí)，應(yīng)該力求和緩、中聽，

不僅要善解人意，而且要留有余地.即使是提出建議或忠告，也

可以采用設(shè)問句，最好不用有命令之嫌的祈使句.在任何時(shí)候，

都不要強(qiáng)人所難.

交談的語言

語言運(yùn)用是否準(zhǔn)確恰當(dāng)，直接影響著交談能否順利進(jìn)行.所以，

在交談中尤其要注意語言的使用問題.

一要通俗易懂

第一，說普通話.在日常工作中，秘書應(yīng)該自覺使用普通話，不

要使用別人聽不懂的方言或土語.

第二，說明白話.秘書所使用的語言最好是讓人一聽便懂的明白

話，切不可滿口“之乎者也”，濫用書面語言、專業(yè)術(shù)語或名詞

典故.在交談時(shí)，要以務(wù)實(shí)為本，應(yīng)當(dāng)通俗活潑、生動(dòng)形象、淺

顯易懂，猶如家常話一般.

第三，說通俗話.在與普通群眾交談時(shí)，為了避免自己談話時(shí)語

言枯燥乏味，應(yīng)充分考慮到對(duì)方的職業(yè)、受教育程度等因素，努

力使自己的語言生動(dòng)、形象、具體、鮮明，所說的話應(yīng)力求平易

通俗，以利于溝通交流.如果“官話”連篇，不僅有礙信息的傳

達(dá)，而且容易脫離群眾.

二要掌握口語

第一，機(jī)動(dòng)靈活.在交談過程中隨時(shí)對(duì)自己所運(yùn)用的口語具體內(nèi)

容與形式進(jìn)行適度的調(diào)整.從表面上來看，口語大都顯得語句簡(jiǎn)

短，結(jié)構(gòu)松散，多有省略之處.有時(shí)，它甚至?xí)霈F(xiàn)話題轉(zhuǎn)變、

內(nèi)容脫節(jié)、詞序顛倒等現(xiàn)象.然而由于口頭交際具有一定的雙向

性、互動(dòng)性，這些問題往往瑕不掩瑜，反而更能顯示口語生動(dòng)活

潑的特性.

第二，簡(jiǎn)明扼要.一方面要求發(fā)音標(biāo)準(zhǔn)，吐字清晰；另一方面則

要求所說之話含義明確，不可模棱兩可產(chǎn)生歧義，以免造成不必

要的誤會(huì).

三要文明禮貌

第一，要盡量使用尊稱，并善于使用一些約定俗成的禮貌用語，

如“您”“謝謝”“對(duì)不起”等.

第二，要多使用文明用語，在語言的選擇和使用之中，應(yīng)當(dāng)既表

現(xiàn)出使用者良好的文化素質(zhì)、待人處事的實(shí)際態(tài)度，又能夠令人

產(chǎn)生優(yōu)雅、溫和、脫俗之感.

第三，在交談時(shí)不可意氣用事，以尖酸刻薄的話對(duì)他人冷嘲熱

諷，也不可夜郎自大，處處賣弄才識(shí)指正別人.

第四，交談中應(yīng)當(dāng)盡量避免某些不文雅的語句和說法，對(duì)于不宜

明言的一些事情，可以盡量用委婉的詞句來表達(dá)，多用一些約定

俗成的隱語.例如想要上廁所時(shí)，可以說：“對(duì)不起，我去一下

洗手間.”或者說：“不好意思，我去打個(gè)電話.”

交談的內(nèi)容

交談內(nèi)容的選擇，應(yīng)遵守一定的原則.

一要切合語境

第一，交談內(nèi)容務(wù)必要與交談的時(shí)間、地點(diǎn)與場(chǎng)合相對(duì)應(yīng)，否則

就有可能出錯(cuò).

第二，交談內(nèi)容還應(yīng)符合自己的身份.應(yīng)使談話符合中國(guó)的法律

法規(guī)，并與單位和領(lǐng)導(dǎo)保持一致.切勿與單位或領(lǐng)導(dǎo)唱反調(diào)，切

勿泄露本單位的機(jī)密.

二要因人而異

在交談時(shí)要根據(jù)交談對(duì)象的不同而選擇不同的交談內(nèi)容.談話的

本質(zhì)是一種交流與合作，因此秘書在選擇交談內(nèi)容時(shí)，就應(yīng)當(dāng)為

談話對(duì)象著想，根據(jù)對(duì)方的性別、年齡、性格、民族、閱歷、職

業(yè)、地位等而選擇適宜的話題.

三要回避禁忌

秘書在與別人交談時(shí)，應(yīng)當(dāng)把握好“度”.在態(tài)度上要注意克

制，不要引起對(duì)方的不快，不可一言不發(fā)，不可沒完沒了.不可

諷刺挖苦，不可驕傲自大.在內(nèi)容上要慎重斟酌，千萬不要犯

忌，不宜對(duì)自己的單位或領(lǐng)導(dǎo)橫加非議，必須時(shí)刻維護(hù)單位的聲

譽(yù)，絕對(duì)不能對(duì)自己的領(lǐng)導(dǎo)、同事、同行說三道四.不應(yīng)涉及對(duì)

方單位內(nèi)部事務(wù)，不要涉及對(duì)方弱點(diǎn)與短處.同時(shí)，如果雙方不

是十分熟識(shí)，也不要涉及對(duì)方的個(gè)人隱私，如年齡、收入等.

交談的方式

與他人交談，既要注意具體內(nèi)容，又要注意表達(dá)方式.可根據(jù)不

同的情況，采取以下幾種不同的談話方式.

一是擴(kuò)展式.指交談雙方就某些共同關(guān)心的問題進(jìn)行由此及彼、

由表及里、由淺入深的討論.

二是評(píng)判式.指在交談過程中聽取對(duì)方的觀點(diǎn)以后，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)

刻，以適當(dāng)?shù)姆椒ǎ∪缙浞值剡M(jìn)行插話，來發(fā)表自己就此問題

的主要看法.

三是傾瀉式.指在談話時(shí)對(duì)對(duì)方毫無俁留，將自己的全部想法都

全盤托出，也就是人們通常所說的“打開天窗說亮話”.

四是靜聽式.指與別人進(jìn)行談話時(shí)，自己主要是洗耳恭聽.

五是啟發(fā)式.指交談中的一方主動(dòng)幫助