前臺負(fù)責(zé)會議管理制度總則一、目的為規(guī)范公司會議的組織、召開和管理，提高會議效率，確保信息的及時傳達(dá)和工作的順利推進(jìn)，特制定本制度。前臺作為公司會議管理的重要環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)會議的前期準(zhǔn)備、現(xiàn)場協(xié)調(diào)和后續(xù)跟進(jìn)等工作，以保障會議的順利進(jìn)行。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有會議，包括部門會議、全體會議、專題會議等。三、管理原則1.高效原則：會議應(yīng)簡潔明了，避免冗長和重復(fù)，以提高工作效率。2.準(zhǔn)時原則：會議應(yīng)按時開始和結(jié)束，參會人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，準(zhǔn)時參加。3.保密原則：會議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給未經(jīng)授權(quán)的人員。4.責(zé)任原則：各部門和參會人員應(yīng)明確自己在會議中的職責(zé)和任務(wù)，確保會議決議的落實。會議分類及組織流程一、部門會議1.組織部門：各部門自行組織召開部門會議，每月至少召開一次。2.組織流程：部門負(fù)責(zé)人提前確定會議時間、地點和議程，并通知部門成員。前臺負(fù)責(zé)提前準(zhǔn)備好會議所需的設(shè)備和資料，如投影儀、音響、會議資料等。會議開始前，前臺負(fù)責(zé)簽到，記錄參會人員名單。會議過程中，前臺負(fù)責(zé)會議的現(xiàn)場協(xié)調(diào)，如提供茶水、解答疑問等。會議結(jié)束后，前臺負(fù)責(zé)清理會議現(xiàn)場，歸還會議設(shè)備和資料。部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)整理會議紀(jì)要，發(fā)送給部門成員和相關(guān)部門，并跟進(jìn)會議決議的落實情況。二、全體會議1.組織部門：公司行政部負(fù)責(zé)組織召開全體會議，每季度至少召開一次。2.組織流程：行政部提前確定會議時間、地點和議程，并通知各部門負(fù)責(zé)人。各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)通知本部門成員參加會議，并將參會人員名單反饋給行政部。前臺負(fù)責(zé)提前準(zhǔn)備好會議所需的設(shè)備和資料，如投影儀、音響、會議資料等。會議開始前，前臺負(fù)責(zé)簽到，記錄參會人員名單。會議過程中，前臺負(fù)責(zé)會議的現(xiàn)場協(xié)調(diào)，如提供茶水、解答疑問等。會議結(jié)束后，前臺負(fù)責(zé)清理會議現(xiàn)場，歸還會議設(shè)備和資料。行政部負(fù)責(zé)整理會議紀(jì)要，發(fā)送給各部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)，并跟進(jìn)會議決議的落實情況。三、專題會議1.組織部門：根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)組織召開專題會議，不定期召開。2.組織流程：組織部門提前確定會議時間、地點和議程，并通知參會人員。前臺負(fù)責(zé)提前準(zhǔn)備好會議所需的設(shè)備和資料，如投影儀、音響、會議資料等。會議開始前，前臺負(fù)責(zé)簽到，記錄參會人員名單。會議過程中，前臺負(fù)責(zé)會議的現(xiàn)場協(xié)調(diào)，如提供茶水、解答疑問等。會議結(jié)束后，前臺負(fù)責(zé)清理會議現(xiàn)場，歸還會議設(shè)備和資料。組織部門負(fù)責(zé)整理會議紀(jì)要，發(fā)送給參會人員，并跟進(jìn)會議決議的落實情況。會議準(zhǔn)備工作一、會議通知1.會議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會人員，通知內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點、議程、參會人員等信息。2.會議通知應(yīng)至少提前一天發(fā)送，重要會議應(yīng)提前兩天或以上發(fā)送。3.會議通知可通過郵件、短信、即時通訊工具等方式發(fā)送，確保參會人員能夠及時收到通知。二、會議資料準(zhǔn)備1.會議資料應(yīng)提前準(zhǔn)備好，包括會議議程、相關(guān)文件、數(shù)據(jù)等。2.會議資料應(yīng)根據(jù)會議議程進(jìn)行整理和分類，確保參會人員能夠方便地獲取所需信息。3.會議資料應(yīng)在會議開始前發(fā)送給參會人員，確保參會人員有足夠的時間準(zhǔn)備和閱讀。三、會議設(shè)備準(zhǔn)備1.前臺應(yīng)提前檢查會議所需的設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等，確保設(shè)備正常運行。2.如有需要，前臺應(yīng)提前準(zhǔn)備好備用設(shè)備，以應(yīng)對設(shè)備故障等情況。3.會議開始前，前臺應(yīng)將會議所需的設(shè)備調(diào)試好，確保設(shè)備能夠正常使用。四、會議場地布置1.前臺應(yīng)根據(jù)會議的規(guī)模和需求，提前布置會議場地，如擺放桌椅、設(shè)置講臺、懸掛橫幅等。2.會議場地的布置應(yīng)簡潔大方，符合公司的形象和文化。3.會議場地應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，為參會人員提供良好的會議環(huán)境。會議進(jìn)行中的管理一、會議簽到1.會議開始前，前臺負(fù)責(zé)組織參會人員簽到，記錄參會人員的姓名、部門、職務(wù)等信息。2.簽到表應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查閱。二、會議紀(jì)律1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議組織者請假。2.參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間接聽電話或發(fā)送短信。3.參會人員應(yīng)保持良好的會議秩序，不得交頭接耳、大聲喧嘩或做與會議無關(guān)的事情。4.會議主持人應(yīng)嚴(yán)格控制會議時間，不得拖延會議或超時開會。三、會議記錄1.會議記錄應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、議程、討論內(nèi)容、決議等信息。2.會議記錄應(yīng)及時整理和歸檔，以備后續(xù)查閱和參考。3.會議記錄應(yīng)發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門，確保會議決議的傳達(dá)和落實。會議結(jié)束后的工作一、會議清理1.會議結(jié)束后，前臺應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議現(xiàn)場，歸還會議設(shè)備和資料。2.會議現(xiàn)場應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，不得遺留垃圾或雜物。二、會議紀(jì)要1.會議紀(jì)要應(yīng)由會議組織者負(fù)責(zé)整理，紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、議程、討論內(nèi)容、決議等信息。2.會議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)會議組織者審核后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。3.參會人員和相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)對會議紀(jì)要進(jìn)行確認(rèn)，并反饋意見和建議。4.會議紀(jì)要應(yīng)作為后續(xù)工作的依據(jù)，各部門應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求落實各項工作任務(wù)。三、會議決議的跟進(jìn)1.會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)跟進(jìn)會議決議的落實情況，定期對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和督促。2.各部門應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，認(rèn)真落實各項工作任務(wù)，并及時向會議組織者反饋工作進(jìn)展情況。3.如發(fā)現(xiàn)會議決議無法落實或存在問題，應(yīng)及時向會議組織者報告，并提出解決方案。附則