公司油卡使用管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司油卡的使用管理，確保油卡使用的合理性、安全性和透明度，提高公司車輛的使用效率，降低運營成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有配備油卡的車輛，包括但不限于公司自有車輛、租賃車輛等。3.基本原則合規(guī)性原則：油卡的使用必須符合國家法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定。合理性原則：根據(jù)車輛的實際使用情況，合理安排油卡的充值和使用，確保資源的有效利用。安全性原則：加強油卡的保管和使用安全，防止丟失、被盜用等情況發(fā)生。透明性原則：油卡使用情況應(yīng)定期進行公示，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、油卡的申請與審批1.油卡申請車輛使用部門或個人根據(jù)車輛的實際用油需求，填寫《油卡申請表》，詳細注明申請油卡的車輛車牌號、預(yù)計使用期限、每月預(yù)計用油量等信息。申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字，確認(rèn)申請的合理性和必要性。2.油卡審批《油卡申請表》提交至公司行政部門，行政部門根據(jù)車輛的使用情況、油耗標(biāo)準(zhǔn)等進行綜合評估。對于申請合理的，行政部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交由財務(wù)部門進行油卡的充值操作。若申請存在不合理之處，行政部門應(yīng)及時與申請部門溝通，說明原因并要求其調(diào)整申請內(nèi)容。三、油卡的領(lǐng)取與發(fā)放1.領(lǐng)取方式油卡充值成功后，由行政部門統(tǒng)一領(lǐng)取油卡。行政部門領(lǐng)取油卡時，需與財務(wù)部門辦理交接手續(xù)，確保油卡數(shù)量、金額等信息準(zhǔn)確無誤。2.發(fā)放流程行政部門將領(lǐng)取的油卡發(fā)放給車輛使用部門或個人，并填寫《油卡發(fā)放登記表》，詳細記錄油卡發(fā)放時間、車牌號、持卡人姓名等信息。持卡人在領(lǐng)取油卡時，需在《油卡發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)，確保油卡已妥善領(lǐng)取。四、油卡的使用管理1.專人專用原則油卡實行專人專用制度，由車輛指定駕駛員負責(zé)保管和使用。駕駛員應(yīng)妥善保管油卡，不得轉(zhuǎn)借他人使用。2.加油規(guī)定駕駛員應(yīng)在公司指定的加油站進行加油，特殊情況下需在其他加油站加油的，應(yīng)提前向行政部門報備。加油時，駕駛員應(yīng)要求加油站工作人員提供正規(guī)發(fā)票，并在發(fā)票上注明加油車輛的車牌號、加油時間、加油金額等信息。加油后，駕駛員應(yīng)及時在車輛加油記錄簿上記錄加油時間、加油量、加油金額、加油站名稱等詳細信息。3.異常情況處理如發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜用，駕駛員應(yīng)立即向行政部門報告，并配合行政部門采取相應(yīng)的掛失、報警等措施。對于因油卡異常使用導(dǎo)致的費用增加或其他問題，公司將進行調(diào)查核實，并根據(jù)實際情況追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、油卡的充值管理1.充值頻率行政部門應(yīng)根據(jù)車輛的實際用油情況和油卡余額，定期對油卡進行充值。充值頻率一般為每月或每季度一次，具體時間由行政部門根據(jù)實際情況確定。2.充值金額行政部門在確定油卡充值金額時，應(yīng)參考車輛的油耗標(biāo)準(zhǔn)、行駛里程等因素，確保充值金額能夠滿足車輛一段時間內(nèi)的用油需求。每次充值金額應(yīng)根據(jù)實際測算結(jié)果進行合理安排，避免充值過多或過少導(dǎo)致資源浪費或影響車輛正常使用。3.充值流程行政部門根據(jù)油卡的使用情況和充值計劃，填寫《油卡充值申請表》，詳細注明充值車輛車牌號、充值金額、充值原因等信息?！队涂ǔ渲瞪暾埍怼方?jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)公司的財務(wù)制度和審批流程，對《油卡充值申請表》進行審核，審核通過后進行油卡充值操作。財務(wù)部門完成油卡充值后，應(yīng)及時將充值信息反饋給行政部門，行政部門更新油卡使用記錄。六、油卡使用情況的統(tǒng)計與分析1.統(tǒng)計周期行政部門每月對公司油卡的使用情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計周期為自然月。2.統(tǒng)計內(nèi)容統(tǒng)計內(nèi)容包括每輛車的加油時間、加油量、加油金額、行駛里程、百公里油耗等信息。行政部門應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，編制《油卡使用情況統(tǒng)計表》，詳細反映公司油卡的使用情況。3.分析與報告行政部門應(yīng)對每月的油卡使用情況進行分析，對比車輛的油耗標(biāo)準(zhǔn)和實際油耗情況，找出油耗異常的車輛和原因。對于油耗異常的情況，行政部門應(yīng)及時與車輛使用部門或駕駛員溝通，了解情況并采取相應(yīng)的措施進行調(diào)整。行政部門應(yīng)定期向公司管理層提交《油卡使用情況分析報告》，匯報油卡的使用情況、存在的問題及改進建議，為公司的車輛管理和成本控制提供決策依據(jù)。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司行政部門負責(zé)對油卡的使用情況進行日常監(jiān)督檢查，定期抽查車輛的加油記錄、油卡使用情況等，確保油卡使用符合規(guī)定。行政部門應(yīng)建立油卡使用監(jiān)督檢查檔案，記錄每次監(jiān)督檢查的情況和結(jié)果。2.財務(wù)審計公司財務(wù)部門定期對油卡的充值、使用情況進行審計，檢查油卡使用的合理性、合規(guī)性以及費用報銷的真實性、準(zhǔn)確性。財務(wù)部門在審計過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時與行政部門溝通，并要求相關(guān)部門進行整改。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定使用油卡的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，如未按規(guī)定在指定加油站加油、加油記錄不完整等，公司將給予警告，并要求責(zé)任人限期整改。對于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，如油卡轉(zhuǎn)借他人使用、虛報加油費用等，公司將給予嚴(yán)肅處理，包括但不限于扣除責(zé)任人相應(yīng)的績效獎金、解除勞動合同等，并追回違規(guī)使用的費用。八、附則1.解釋權(quán)本制度