公司服裝采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司服裝采購管理工作，確保采購的服裝符合公司需求，滿足工作場景要求，同時(shí)控制采購成本，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有部門因工作需要進(jìn)行的服裝采購活動(dòng)，包括但不限于工作服、制服、職業(yè)裝等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：服裝采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.需求導(dǎo)向原則：根據(jù)各部門實(shí)際工作需求確定服裝采購的款式、數(shù)量、質(zhì)量等要求。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、面料舒適、款式合適的服裝產(chǎn)品，確保員工穿著舒適、美觀且符合工作環(huán)境要求。4.成本控制原則：在保證服裝質(zhì)量的前提下，通過合理的采購流程和談判技巧，控制采購成本，實(shí)現(xiàn)性價(jià)比最優(yōu)。5.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商都有平等的機(jī)會(huì)參與競爭。二、職責(zé)分工（一）需求部門1.根據(jù)本部門工作特點(diǎn)和實(shí)際需求，提出服裝采購申請，明確采購服裝的款式、數(shù)量、規(guī)格、顏色、使用時(shí)間等具體要求。2.配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商的選擇、樣品確認(rèn)、到貨驗(yàn)收等工作。（二）采購部門1.負(fù)責(zé)服裝采購的具體實(shí)施工作，包括供應(yīng)商的尋找、篩選、洽談、采購合同的簽訂與執(zhí)行等。2.按照需求部門的要求，組織采購服裝的招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等工作，確保采購的服裝符合質(zhì)量、價(jià)格等要求。3.及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤采購進(jìn)度，保證服裝按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核服裝采購預(yù)算，確保采購費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)支出。2.對采購合同進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，監(jiān)督采購款項(xiàng)的支付流程，確保資金支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。（四）行政部門1.協(xié)助需求部門制定服裝采購標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，提供相關(guān)的專業(yè)建議。2.參與服裝采購的驗(yàn)收工作，對服裝的款式、質(zhì)量、數(shù)量等進(jìn)行初步檢查。（五）質(zhì)量檢驗(yàn)部門（如有）1.負(fù)責(zé)對采購的服裝進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，檢查服裝的面料、做工、尺寸等是否符合質(zhì)量規(guī)定。2.對檢驗(yàn)不合格的服裝及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，確保入庫服裝質(zhì)量合格。三、采購流程（一）采購申請1.各需求部門根據(jù)工作安排和實(shí)際需求，填寫《服裝采購申請表》，詳細(xì)注明采購服裝的名稱、款式、數(shù)量、規(guī)格、顏色、預(yù)計(jì)使用時(shí)間、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至采購部門。2.采購申請表應(yīng)附相關(guān)的服裝款式圖片、質(zhì)量要求說明等資料，以便采購部門準(zhǔn)確理解需求。（二）預(yù)算審核1.財(cái)務(wù)部門收到采購申請表后，對采購預(yù)算進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購費(fèi)用是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)、預(yù)算編制是否合理等。2.如采購預(yù)算超出部門預(yù)算范圍，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，說明情況并要求其調(diào)整采購申請或重新申請預(yù)算。（三）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)需求部門提供的采購信息，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商。渠道包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商名錄、參加采購展會(huì)等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。篩選出若干家符合基本要求的供應(yīng)商，并向其發(fā)送《服裝采購詢價(jià)函》。3.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)詢價(jià)函，提供服裝的詳細(xì)報(bào)價(jià)、產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、售后服務(wù)等信息。4.采購部門對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和分析，組織相關(guān)人員（如需求部門代表、質(zhì)量檢驗(yàn)人員等）對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、企業(yè)信譽(yù)等方面。5.根據(jù)綜合評(píng)估結(jié)果，選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步洽談或招標(biāo)。（四）樣品確認(rèn)1.通知入選供應(yīng)商提供服裝樣品，樣品應(yīng)符合采購申請表中規(guī)定的款式、質(zhì)量、規(guī)格等要求。2.需求部門、采購部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門（如有）等相關(guān)人員對供應(yīng)商提供的樣品進(jìn)行確認(rèn)。確認(rèn)內(nèi)容包括服裝的外觀、面料質(zhì)感、顏色、尺寸、做工、舒適度等方面。3.如樣品不符合要求，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其重新提供樣品或進(jìn)行改進(jìn)，直至樣品通過確認(rèn)。（五）合同簽訂1.采購部門根據(jù)樣品確認(rèn)結(jié)果，選擇最終的供應(yīng)商，并與其簽訂《服裝采購合同》。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服裝的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草本提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定和公司利益。審核通過后，采購部門方可與供應(yīng)商簽訂正式合同。（六）采購執(zhí)行1.采購部門按照合同約定，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確服裝的具體采購要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時(shí)向采購部門反饋生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨信息。3.采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問題，確保服裝按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。（七）到貨驗(yàn)收1.服裝到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門（如有）等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.服裝到貨后，由需求部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門（如有）等相關(guān)人員按照合同要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對服裝進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括服裝的數(shù)量、規(guī)格、款式、顏色、質(zhì)量、面料等方面。3.如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員應(yīng)在《服裝驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；如發(fā)現(xiàn)服裝存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫《服裝驗(yàn)收不合格報(bào)告》，詳細(xì)說明問題情況，并通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其對驗(yàn)收不合格的服裝進(jìn)行補(bǔ)貨、換貨或退貨處理，直至服裝符合驗(yàn)收要求。（八）付款結(jié)算1.服裝驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)驗(yàn)收資料和發(fā)票，提交至財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和期限，對采購款項(xiàng)進(jìn)行審核和支付。付款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)確保相關(guān)手續(xù)齊全，包括驗(yàn)收單、發(fā)票、合同等。3.如因特殊情況需要變更付款方式或延遲付款，采購部門應(yīng)提前與供應(yīng)商協(xié)商，并取得其同意。同時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門，以便做好相應(yīng)的財(cái)務(wù)處理。四、采購標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范（一）服裝款式1.服裝款式應(yīng)符合公司整體形象和各部門工作特點(diǎn)，體現(xiàn)公司的文化和價(jià)值觀。2.工作服應(yīng)簡潔大方、舒適得體，便于員工開展工作；制服應(yīng)具有統(tǒng)一的風(fēng)格和標(biāo)識(shí)，展示公司的專業(yè)性和規(guī)范性；職業(yè)裝應(yīng)符合職業(yè)場合的著裝要求，體現(xiàn)員工的職業(yè)素養(yǎng)。3.服裝款式的設(shè)計(jì)應(yīng)考慮員工的穿著舒適度和活動(dòng)便利性，避免過于緊身、復(fù)雜或不實(shí)用的設(shè)計(jì)。（二）服裝質(zhì)量1.采購的服裝應(yīng)符合國家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，具備良好的品質(zhì)和耐用性。2.服裝面料應(yīng)選用優(yōu)質(zhì)、舒適、透氣、吸汗、耐磨的材質(zhì)，確保員工穿著舒適、健康。3.服裝的做工應(yīng)精細(xì)，縫線均勻、牢固，無脫線、開縫、破損等質(zhì)量問題；紐扣、拉鏈等配件應(yīng)安裝牢固、順滑，無松動(dòng)、脫落現(xiàn)象。4.服裝的顏色應(yīng)鮮艷、持久，不易褪色；尺寸應(yīng)準(zhǔn)確，符合人體工程學(xué)原理，穿著合身。（三）服裝規(guī)格1.服裝規(guī)格應(yīng)根據(jù)公司員工的實(shí)際身材情況進(jìn)行合理定制，確保大多數(shù)員工能夠穿著合適。2.提供多種服裝尺碼選擇，包括常見的國際尺碼和國內(nèi)尺碼，以滿足不同身材員工的需求。3.對于特殊身材的員工，可根據(jù)實(shí)際情況提供定制服務(wù)，但需提前與采購部門溝通協(xié)調(diào)。（四）服裝顏色1.服裝顏色應(yīng)與公司整體形象和各部門工作環(huán)境相協(xié)調(diào)，避免過于鮮艷或刺眼的顏色。2.工作服顏色可選擇簡潔、穩(wěn)重的色調(diào)，如深藍(lán)色、深灰色、黑色等；制服顏色可根據(jù)公司標(biāo)識(shí)或行業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定；職業(yè)裝顏色應(yīng)符合職業(yè)場合的著裝要求，如商務(wù)正裝可選擇經(jīng)典的色系。3.在確定服裝顏色時(shí)，應(yīng)充分考慮不同季節(jié)和工作場景的需求，確保服裝顏色在各種環(huán)境下都能保持良好的視覺效果。五、庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.定期對公司服裝庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確無誤。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每季度或每半年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.在盤點(diǎn)過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄服裝的名稱、款式、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間、存放位置等信息，并與庫存臺(tái)賬進(jìn)行核對。3.如發(fā)現(xiàn)庫存數(shù)量與臺(tái)賬記錄不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。對于盤盈或盤虧的服裝，應(yīng)填寫《服裝庫存盤點(diǎn)差異報(bào)告》，說明差異情況及處理意見，報(bào)相關(guān)部門審批后進(jìn)行賬務(wù)處理。（二）庫存保管1.設(shè)立專門的服裝倉庫，用于存放采購的服裝。倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，避免服裝受潮、發(fā)霉、變形等。2.對服裝進(jìn)行分類存放，按照服裝的款式、規(guī)格、顏色、用途等進(jìn)行標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。3.建立庫存管理制度，明確倉庫管理人員的職責(zé)，嚴(yán)格控制服裝的出入庫流程。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自進(jìn)入倉庫取貨或存放物品。4.定期對庫存服裝進(jìn)行檢查，查看是否有損壞、變質(zhì)等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)、更換、報(bào)廢等。（三）庫存調(diào)撥1.因工作需要，各部門之間如需進(jìn)行服裝調(diào)撥，應(yīng)填寫《服裝庫存調(diào)撥申請表》，注明調(diào)撥服裝的名稱、款式、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)出部門、調(diào)入部門等信息，并經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至采購部門。2.采購部門審核調(diào)撥申請后，通知倉庫管理人員辦理服裝調(diào)撥手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)按照調(diào)撥申請表的要求，將服裝從調(diào)出部門倉庫轉(zhuǎn)移至調(diào)入部門倉庫，并做好相應(yīng)的記錄。3.服裝調(diào)撥完成后，采購部門應(yīng)及時(shí)更新庫存臺(tái)賬，確保庫存信息的準(zhǔn)確性。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部設(shè)立采購監(jiān)督小組，成員包括財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、紀(jì)檢部門等相關(guān)人員。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對服裝采購活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保采購過程合規(guī)、公正、透明。2.監(jiān)督小組定期對服裝采購項(xiàng)目進(jìn)行檢查，包括采購流程的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、采購成本控制情況、質(zhì)量驗(yàn)收情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.鼓勵(lì)員工對服裝采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，公司將對舉報(bào)信息進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查核實(shí)。如舉報(bào)屬實(shí)，將對違規(guī)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并給予舉報(bào)人相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核指標(biāo)1.采購成本控制：考核采購部門是否在預(yù)算范圍內(nèi)完成服裝采購任務(wù)，采購價(jià)格是否合理，與預(yù)算相比節(jié)約或超支的比例等。2.采購質(zhì)量：考核采購的服裝是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和需求部門要求，驗(yàn)收合格率等指標(biāo)。3.采購進(jìn)度：考核采購部門是否按照合同約定的交貨期完成服裝采購任務(wù)，延遲交貨的次數(shù)和天數(shù)等。4.供應(yīng)商管理：考核采購部門對供應(yīng)商的管理情況，包括供應(yīng)商的選擇、評(píng)估、合作關(guān)系維護(hù)等方面。（三）考核方式1.采購部門應(yīng)定期向公司提交服裝采購工作匯報(bào)，包括采購項(xiàng)目進(jìn)展情況、成本控制情況、