2025年文件管理協(xié)議范例一、協(xié)議鑒于文件管理對于甲乙雙方合作的重要性，為確保文件的安全存儲、完整保留、準(zhǔn)確無誤及高效利用，經(jīng)雙方友好協(xié)商，特此制定并簽署本文件管理協(xié)議（以下簡稱“本協(xié)議”）。二、協(xié)議正文第一條定義1.1“文件”指雙方在業(yè)務(wù)合作過程中產(chǎn)生或交換的各類文檔、資料、圖紙、數(shù)據(jù)等。1.2“文件管理”指對文件的收集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行的一系列管理活動。1.3“文件管理人員”指負(fù)責(zé)文件管理的專門人員。第二條管理原則2.1文件管理應(yīng)遵循合法性、安全性、完整性、準(zhǔn)確性和效率原則。2.2雙方應(yīng)攜手確保文件管理的順暢運行，嚴(yán)格保障文件的保密性、真實性及隨時可用的狀態(tài)。第三條文件分類與標(biāo)識3.1文件應(yīng)按照其內(nèi)容、性質(zhì)、重要性進(jìn)行分類。3.2文件應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號，編號應(yīng)具有唯一性。3.3文件標(biāo)識應(yīng)清晰、明確，包括文件名稱、版本號、編制日期、編制人等。第四條文件收集與整理4.1雙方應(yīng)明確文件收集的范圍、方式和時間。4.2文件管理人員需定期整理文件，以保證文件歸檔的時效性及內(nèi)容的完整性。4.3文件需依據(jù)分類和編號進(jìn)行整理，以保障檢索的便利性。第五條文件存儲與保管5.1文件應(yīng)存儲在安全、可靠的存儲介質(zhì)中，如電子文件服務(wù)器、紙質(zhì)檔案柜等。5.2電子文件需實施加密存儲措施，以保障其安全性。5.3紙質(zhì)文件應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，避免潮濕、蟲蛀等影響文件保存的因素。第六條文件檢索與利用6.1文件檢索應(yīng)遵循高效、準(zhǔn)確的原則。6.2雙方需攜手構(gòu)建文件檢索系統(tǒng)，以確保文件能被迅速定位。6.3文件利用應(yīng)遵循保密、合理使用的原則，未經(jīng)授權(quán)不得隨意復(fù)制、傳播文件。第七條文件傳遞與交流7.1文件傳遞需采用諸如加密郵件、文件傳輸協(xié)議等安全可靠的途徑。7.2文件交流應(yīng)遵循及時、準(zhǔn)確的原則，確保信息的有效傳遞。第八條文件銷毀8.1文件銷毀應(yīng)遵循合法、合規(guī)的原則。8.2文件管理人員需定期清理并銷毀過期、無用或涉密的文件。8.3文件銷毀應(yīng)記錄在案，確保銷毀過程的可追溯性。第九條文件管理責(zé)任9.1雙方應(yīng)明確各自的文件管理責(zé)任，確保文件管理的有效實施。9.2甲方應(yīng)對乙方的文件管理活動進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保文件管理的合規(guī)性。9.3乙方需依據(jù)甲方的具體要求，協(xié)同完成文件管理相關(guān)工作。第十條違約責(zé)任10.1雙方應(yīng)嚴(yán)格按照本協(xié)議的規(guī)定履行文件管理職責(zé)，如一方違反本協(xié)議，另一方有權(quán)要求違約方承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。10.2違約方須承擔(dān)因其違約行為給對方造成的全部損失及相應(yīng)的賠償責(zé)任。第十一條爭議解決11.1雙方因本協(xié)議的履行發(fā)生爭議，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。11.2如協(xié)商不成，任何一方均可向合同簽訂地的人民法院提起訴訟。第十二條協(xié)議生效與終止12.1本協(xié)議自雙方簽字（或蓋章）之日起生效。12.2本協(xié)議的有效期為____年，自生效之日起計算。12.3在協(xié)議有效期內(nèi)，如雙方同意提前終止本協(xié)議，應(yīng)書面通知對方。第十三條其他條款13.1本協(xié)議未盡事宜，雙方可根據(jù)實際情況協(xié)商補充。13.2本協(xié)議的修改、補充均需雙方書面確認(rèn)，并作為本協(xié)議不可分割的一部分。三、附件附件一：文件分類及編號規(guī)則附件二：文件管理流程圖附件三：文件檢索系統(tǒng)使用手冊四、簽訂日期甲方（蓋章）：____乙方（蓋章）：____簽訂日期：____年____月____日五、備注1.本協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。2