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借條風(fēng)險(xiǎn)管理制度一、總則(一)目的為規(guī)范公司員工借條管理,有效防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),保障公司資金安全,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司全體員工。(三)基本原則1.合法性原則:借條的簽訂、履行應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。2.真實(shí)性原則:借條所涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生。3.規(guī)范性原則:借條的格式、內(nèi)容應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一,確保準(zhǔn)確清晰。4.風(fēng)險(xiǎn)可控原則:通過(guò)嚴(yán)格的審批流程和管理措施,降低借條帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。二、借條的定義與范圍(一)定義借條是公司員工因工作或個(gè)人合理需求,向公司預(yù)借資金或財(cái)物時(shí),由借款人出具給公司的書面借款憑證。(二)范圍1.因業(yè)務(wù)開(kāi)展需要預(yù)借差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等資金。2.因特殊工作任務(wù)需要預(yù)借辦公用品、設(shè)備等財(cái)物。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)的其他臨時(shí)性借款。三、借條的內(nèi)容與格式(一)內(nèi)容1.借款人姓名、部門、職務(wù)。2.借款日期。3.借款事由。4.借款金額(大寫和小寫)。5.預(yù)計(jì)還款日期。6.借款人簽字。(二)格式借條應(yīng)采用公司統(tǒng)一印制的格式,確保內(nèi)容完整、規(guī)范。示例如下:借條借款人:[姓名]部門:[部門名稱]職務(wù):[具體職務(wù)]借款日期:[年/月/日]借款事由:[詳細(xì)說(shuō)明借款用途]借款金額:人民幣大寫[大寫金額]元整(小寫:¥[小寫金額]元)預(yù)計(jì)還款日期:[年/月/日]借款人簽字:[簽字]四、借條的申請(qǐng)與審批(一)申請(qǐng)流程1.借款人根據(jù)實(shí)際需求填寫借條,詳細(xì)注明借款事由、金額及預(yù)計(jì)還款日期。2.將填寫完整的借條提交至所在部門負(fù)責(zé)人。(二)部門負(fù)責(zé)人審批1.部門負(fù)責(zé)人對(duì)借款事由的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核。2.如借款用于業(yè)務(wù)開(kāi)展,需評(píng)估業(yè)務(wù)的必要性和預(yù)期收益;如為個(gè)人借款,需了解借款用途是否符合公司規(guī)定。3.審核通過(guò)后,在借條上簽署意見(jiàn)并簽字。(三)財(cái)務(wù)部門審核1.借款人將經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后的借條提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)人員對(duì)借款金額的合理性、資金來(lái)源等進(jìn)行審核。3.檢查借條格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否完整。4.如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)與借款人溝通并要求其補(bǔ)充或更正。審核通過(guò)后,財(cái)務(wù)人員簽字。(四)公司領(lǐng)導(dǎo)審批1.根據(jù)借款金額大小,按照公司授權(quán)審批制度,分別提交不同層級(jí)的公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.一般情況下,借款金額較小的由分管領(lǐng)導(dǎo)審批;借款金額較大的需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)借款的必要性、風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行全面評(píng)估后,簽署審批意見(jiàn)并簽字。(五)特殊情況處理如遇緊急情況,借款人無(wú)法按照正常流程提前獲得全部審批簽字,但又急需借款的,可先向財(cái)務(wù)部門說(shuō)明情況,經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意后,先行借款,但借款人需在后續(xù)兩個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊所有審批手續(xù)。五、借條的借款與還款(一)借款1.經(jīng)各級(jí)審批通過(guò)的借條,由財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批意見(jiàn)辦理借款手續(xù)。2.借款金額以現(xiàn)金形式支付的,借款人需在借條上簽字確認(rèn)收到現(xiàn)金;借款金額以銀行轉(zhuǎn)賬形式支付的,財(cái)務(wù)部門將款項(xiàng)轉(zhuǎn)至借款人指定的銀行賬戶。3.財(cái)務(wù)人員應(yīng)在借款支付后,及時(shí)將借條原件存檔,并在相關(guān)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中記錄借款信息。(二)還款1.借款人應(yīng)按照借條上注明的預(yù)計(jì)還款日期按時(shí)還款。2.如因特殊原因需要延期還款,借款人應(yīng)提前向所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門提出書面申請(qǐng),說(shuō)明延期原因及預(yù)計(jì)還款時(shí)間。3.部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門對(duì)延期申請(qǐng)進(jìn)行審核,如同意延期,在借條上注明延期還款日期,并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。4.借款人還款時(shí),應(yīng)將還款金額交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)人員在收到還款后,應(yīng)開(kāi)具收款收據(jù)給借款人,并在借條原件上注明還款日期、金額等信息,同時(shí)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中更新借款狀態(tài)。5.如以現(xiàn)金形式還款,財(cái)務(wù)人員應(yīng)在收款后及時(shí)存入公司銀行賬戶,并做好相關(guān)記錄;如以銀行轉(zhuǎn)賬形式還款,財(cái)務(wù)人員應(yīng)核對(duì)轉(zhuǎn)賬信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤。六、借條的跟蹤與監(jiān)控(一)財(cái)務(wù)部門跟蹤1.財(cái)務(wù)人員定期對(duì)借條的借款和還款情況進(jìn)行跟蹤。2.對(duì)于臨近預(yù)計(jì)還款日期尚未還款的借條,及時(shí)與借款人及所在部門負(fù)責(zé)人溝通,提醒還款。3.建立借條臺(tái)賬,詳細(xì)記錄每筆借條的借款日期、金額、還款日期、還款金額等信息,便于隨時(shí)查詢和統(tǒng)計(jì)分析。(二)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)借條管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。2.檢查借條的申請(qǐng)、審批、借款、還款等流程是否合規(guī),是否存在違規(guī)借款、逾期未還等情況。3.對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,及時(shí)提出整改意見(jiàn),并跟蹤整改落實(shí)情況。七、逾期借條的處理(一)逾期提醒1.如借款人未能在預(yù)計(jì)還款日期還款,財(cái)務(wù)部門在逾期后的第一個(gè)工作日向借款人發(fā)送逾期提醒通知。2.通知內(nèi)容包括逾期借款金額、逾期天數(shù)、提醒及時(shí)還款等信息,并通過(guò)郵件、短信等方式發(fā)送給借款人。(二)逾期催收1.對(duì)于逾期超過(guò)[X]個(gè)工作日仍未還款的借條,財(cái)務(wù)部門會(huì)同借款人所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行催收。2.催收方式可包括面談、電話溝通等,了解逾期原因,督促借款人盡快還款。3.如借款人確實(shí)存在困難無(wú)法按時(shí)還款,應(yīng)要求其制定合理的還款計(jì)劃,并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門同意后執(zhí)行。(三)納入績(jī)效考核1.將員工逾期借條情況納入個(gè)人績(jī)效考核體系。2.對(duì)于多次出現(xiàn)逾期借條且無(wú)合理原因的員工,在績(jī)效考核中給予相應(yīng)扣分,影響其績(jī)效獎(jiǎng)金和晉升機(jī)會(huì)。(四)法律措施1.如逾期借條經(jīng)多次催收仍未還款,且金額較大、情節(jié)嚴(yán)重的,公司將考慮采取法律措施追討借款。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集整理相關(guān)證據(jù),如借條原件、借款審批文件、還款提醒記錄、催收記錄等,為可能的法律訴訟做好準(zhǔn)備。3.通過(guò)法律途徑追討借款所產(chǎn)生的費(fèi)用,如訴訟費(fèi)、律師費(fèi)等,將由借款人承擔(dān)。八、借條的檔案管理(一)檔案整理1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)借條檔案的整理工作。2.每月定期將已結(jié)清的借條按照借款日期、借款人等順序進(jìn)行分類整理,確保借條資料完整、有序。(二)檔案保存1.借條檔案應(yīng)妥善保存,保存期限為[X]年。2.保存方式可采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式,紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中,電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ),確保數(shù)據(jù)安全。(三)檔案查閱1.因工作需要查閱借條檔案的,需填寫檔案查閱申請(qǐng)表,注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批同意后,方可查閱。3.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上記錄查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息,并妥善保管借條檔案,不得擅自涂改、抽取、銷毀借條原件或相關(guān)資料。九、責(zé)任追究(一)借款人責(zé)任1.借款人應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的流程申請(qǐng)、使用和歸還借款。如因借款人提供虛假信息、惡意拖欠借款等行為給公司造成損失的,借款人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.如借款人違反本制度規(guī)定,導(dǎo)致借條存在風(fēng)險(xiǎn)或出現(xiàn)逾期未還等情況,公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分,包括警告、罰款、降職、辭退等。(二)審批人員責(zé)任1.各級(jí)審批人員應(yīng)認(rèn)真履行審批職責(zé),對(duì)借款事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。如因?qū)徟藛T未盡審核責(zé)任,導(dǎo)致公司遭受損失的,審批人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.對(duì)于違規(guī)審批的行為,公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予審批人員相應(yīng)的紀(jì)律處分,包括警告、罰款、降職、辭退等;如構(gòu)成犯罪的,將依法追究刑事責(zé)任。(三)財(cái)務(wù)人員責(zé)任1.財(cái)務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定辦理借款和還款手續(xù),確保資金安全和財(cái)務(wù)記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。如因財(cái)務(wù)人員疏忽或違規(guī)操作,導(dǎo)致公司遭受損失的,財(cái)務(wù)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.對(duì)于違反財(cái)務(wù)管理制度和本制度規(guī)定的財(cái)務(wù)人員,公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分,包括警告
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