車(chē)輛油氣款管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司車(chē)輛油氣款的管理，規(guī)范油氣款的使用流程，確保車(chē)輛正常運(yùn)行，降低運(yùn)營(yíng)成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有配備車(chē)輛的部門(mén)及員工。3.基本原則預(yù)算控制原則：油氣款的使用應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出。合規(guī)使用原則：油氣款必須專(zhuān)款專(zhuān)用，用于車(chē)輛的加油和加氣，不得挪作他用。審批監(jiān)督原則：油氣款的申請(qǐng)、報(bào)銷(xiāo)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行，接受公司內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督。管理職責(zé)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)公司車(chē)輛的統(tǒng)一調(diào)度和管理，制定車(chē)輛使用計(jì)劃。統(tǒng)計(jì)車(chē)輛行駛里程、油耗等數(shù)據(jù)，定期進(jìn)行分析和評(píng)估。根據(jù)車(chē)輛使用情況，編制油氣款預(yù)算，并提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)油氣款的核算和報(bào)銷(xiāo)管理，審核油氣款的申請(qǐng)和報(bào)銷(xiāo)憑證。按照公司財(cái)務(wù)制度，對(duì)油氣款進(jìn)行賬務(wù)處理，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。定期與行政部門(mén)核對(duì)油氣款的使用情況，進(jìn)行財(cái)務(wù)分析和監(jiān)督。3.車(chē)輛使用部門(mén)及員工嚴(yán)格按照公司車(chē)輛使用規(guī)定使用車(chē)輛，做好車(chē)輛的日常維護(hù)和保養(yǎng)。每次加油或加氣后，及時(shí)填寫(xiě)相關(guān)記錄，并將加油（氣）發(fā)票等憑證提交給行政部門(mén)。配合行政部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)做好油氣款的管理工作，如實(shí)提供車(chē)輛使用信息。油氣款預(yù)算管理1.預(yù)算編制行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司車(chē)輛的數(shù)量、使用頻率、行駛里程等因素，結(jié)合歷史油耗數(shù)據(jù)，編制年度油氣款預(yù)算。預(yù)算編制應(yīng)充分考慮車(chē)輛的新增、報(bào)廢、維修等情況，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。年度油氣款預(yù)算經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，報(bào)公司管理層審批。2.預(yù)算執(zhí)行各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的油氣款預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算使用。行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)油氣款預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。如因特殊情況需要調(diào)整油氣款預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序進(jìn)行。3.預(yù)算調(diào)整當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，可申請(qǐng)調(diào)整油氣款預(yù)算：車(chē)輛數(shù)量增加或減少；車(chē)輛使用頻率發(fā)生較大變化；油價(jià)或氣價(jià)出現(xiàn)大幅波動(dòng)；其他不可抗力因素導(dǎo)致油氣款支出增加。預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整的原因、金額及對(duì)預(yù)算執(zhí)行的影響，經(jīng)行政部門(mén)審核、財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核后，報(bào)公司管理層審批。加油管理1.加油方式公司車(chē)輛統(tǒng)一采用[指定加油方式，如IC卡加油、定點(diǎn)加油站加油等]。對(duì)于采用IC卡加油的車(chē)輛，應(yīng)確保IC卡的安全保管，設(shè)置密碼，并定期更換密碼。2.加油流程駕駛員根據(jù)車(chē)輛行駛情況，提前規(guī)劃加油路線，選擇合適的加油站。到達(dá)加油站后，駕駛員應(yīng)向加油站工作人員說(shuō)明加油金額，并出示公司加油卡或相關(guān)證明。加油過(guò)程中，駕駛員應(yīng)監(jiān)督加油量和金額，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。加油完畢后，駕駛員應(yīng)索取加油發(fā)票，并在發(fā)票上注明車(chē)輛牌號(hào)、加油日期、加油金額等信息。駕駛員將加油發(fā)票及相關(guān)記錄提交給行政部門(mén)，行政部門(mén)審核后交財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)。3.加油記錄駕駛員應(yīng)建立車(chē)輛加油記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每次加油的日期、加油站名稱(chēng)、加油量、加油金額、車(chē)輛牌號(hào)等信息。行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)車(chē)輛加油記錄進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，分析車(chē)輛油耗情況，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)查明原因。加氣管理1.加氣方式公司車(chē)輛統(tǒng)一采用[指定加氣方式，如IC卡加氣、定點(diǎn)加氣站加氣等]。對(duì)于采用IC卡加氣的車(chē)輛，應(yīng)確保IC卡的安全保管，設(shè)置密碼，并定期更換密碼。2.加氣流程駕駛員根據(jù)車(chē)輛行駛情況，提前規(guī)劃加氣路線，選擇合適的加氣站。到達(dá)加氣站后，駕駛員應(yīng)向加氣站工作人員說(shuō)明加氣金額，并出示公司加氣卡或相關(guān)證明。加氣過(guò)程中，駕駛員應(yīng)監(jiān)督加氣量和金額，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。加氣完畢后，駕駛員應(yīng)索取加氣發(fā)票，并在發(fā)票上注明車(chē)輛牌號(hào)、加氣日期、加氣金額等信息。駕駛員將加氣發(fā)票及相關(guān)記錄提交給行政部門(mén)，行政部門(mén)審核后交財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)。3.加氣記錄駕駛員應(yīng)建立車(chē)輛加氣記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每次加氣的日期、加氣站名稱(chēng)、加氣量、加氣金額、車(chē)輛牌號(hào)等信息。行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)車(chē)輛加氣記錄進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，分析車(chē)輛氣耗情況，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)查明原因。油氣款報(bào)銷(xiāo)管理1.報(bào)銷(xiāo)憑證油氣款報(bào)銷(xiāo)必須提供正規(guī)的加油（氣）發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)包括車(chē)輛牌號(hào)、加油（氣）日期、加油（氣）金額、加油站（加氣站）名稱(chēng)等信息。發(fā)票應(yīng)加蓋加油站（加氣站）發(fā)票專(zhuān)用章，且發(fā)票號(hào)碼連續(xù)、清晰。除加油（氣）發(fā)票外，還應(yīng)附上車(chē)輛加油（氣）記錄臺(tái)賬、出車(chē)記錄等相關(guān)證明材料。2.報(bào)銷(xiāo)流程駕駛員將加油（氣）發(fā)票及相關(guān)證明材料整理齊全后，提交給行政部門(mén)。行政部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核，核實(shí)發(fā)票的真實(shí)性、合法性和完整性，以及加油（氣）記錄的準(zhǔn)確性。行政部門(mén)審核通過(guò)后，在報(bào)銷(xiāo)憑證上簽字蓋章，并提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行復(fù)核，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理，審核通過(guò)后予以報(bào)銷(xiāo)。3.報(bào)銷(xiāo)時(shí)間駕駛員應(yīng)在加油（氣）后[規(guī)定時(shí)間，如一周內(nèi)]及時(shí)提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，逾期不予受理。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在收到報(bào)銷(xiāo)憑證后的[規(guī)定時(shí)間，如三個(gè)工作日內(nèi)]完成審核和報(bào)銷(xiāo)工作。油氣款核算與分析1.核算方法財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照車(chē)輛牌號(hào)和加油（氣）時(shí)間，對(duì)油氣款進(jìn)行明細(xì)核算，確保每筆費(fèi)用準(zhǔn)確記錄。油氣款核算應(yīng)與車(chē)輛行駛里程、油耗（氣耗）等數(shù)據(jù)相結(jié)合，計(jì)算單位里程油耗（氣耗）成本。2.數(shù)據(jù)分析行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)車(chē)輛油氣款使用情況進(jìn)行分析，包括油耗（氣耗）對(duì)比、費(fèi)用趨勢(shì)分析等。通過(guò)數(shù)據(jù)分析，找出油耗（氣耗）偏高的車(chē)輛和原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)，如加強(qiáng)車(chē)輛維護(hù)保養(yǎng)、優(yōu)化駕駛習(xí)慣等。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)油氣款核算和分析結(jié)果，提供相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表和分析報(bào)告，為公司管理層決策提供依據(jù)。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)車(chē)輛油氣款的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查油氣款的預(yù)算執(zhí)行、報(bào)銷(xiāo)流程、核算記錄等是否合規(guī)。審計(jì)部門(mén)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。2.日常檢查行政部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)車(chē)輛油氣款使用情況的日常檢查，不定期抽查車(chē)輛加油（氣）記錄、報(bào)銷(xiāo)憑證等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。3.投訴舉報(bào)公司鼓勵(lì)員工對(duì)車(chē)輛油氣款管理中的違規(guī)行為進(jìn)行投訴舉報(bào)。對(duì)于投訴舉報(bào)信息，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如情況屬實(shí)，將對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定以下行為屬于車(chē)輛油氣款管理違規(guī)行為：虛報(bào)、冒領(lǐng)油氣款；挪用油氣款用于其他用途；未按規(guī)定使用加油（氣）卡；加油（氣）記錄不實(shí)；其他違反本制度的行為。2.處理