車輛油氣款管理制度總則1.目的為加強公司車輛油氣款的管理，規(guī)范油氣款的使用流程，確保車輛正常運行，降低運營成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有配備車輛的部門及員工。3.基本原則預算控制原則：油氣款的使用應納入公司年度預算管理，嚴格控制費用支出。合規(guī)使用原則：油氣款必須?？顚Ｓ?，用于車輛的加油和加氣，不得挪作他用。審批監(jiān)督原則：油氣款的申請、報銷等環(huán)節(jié)應嚴格按照審批流程進行，接受公司內部審計和監(jiān)督。管理職責1.行政部門負責公司車輛的統(tǒng)一調度和管理，制定車輛使用計劃。統(tǒng)計車輛行駛里程、油耗等數(shù)據(jù)，定期進行分析和評估。根據(jù)車輛使用情況，編制油氣款預算，并提交財務部門審核。2.財務部門負責油氣款的核算和報銷管理，審核油氣款的申請和報銷憑證。按照公司財務制度，對油氣款進行賬務處理，確保賬目清晰、準確。定期與行政部門核對油氣款的使用情況，進行財務分析和監(jiān)督。3.車輛使用部門及員工嚴格按照公司車輛使用規(guī)定使用車輛，做好車輛的日常維護和保養(yǎng)。每次加油或加氣后，及時填寫相關記錄，并將加油（氣）發(fā)票等憑證提交給行政部門。配合行政部門和財務部門做好油氣款的管理工作，如實提供車輛使用信息。油氣款預算管理1.預算編制行政部門應根據(jù)公司車輛的數(shù)量、使用頻率、行駛里程等因素，結合歷史油耗數(shù)據(jù)，編制年度油氣款預算。預算編制應充分考慮車輛的新增、報廢、維修等情況，確保預算的合理性和準確性。年度油氣款預算經(jīng)財務部門審核后，報公司管理層審批。2.預算執(zhí)行各部門應嚴格按照批準的油氣款預算執(zhí)行，不得超預算使用。行政部門應定期對油氣款預算的執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。如因特殊情況需要調整油氣款預算，應按照預算編制和審批程序進行。3.預算調整當出現(xiàn)以下情況時，可申請調整油氣款預算：車輛數(shù)量增加或減少；車輛使用頻率發(fā)生較大變化；油價或氣價出現(xiàn)大幅波動；其他不可抗力因素導致油氣款支出增加。預算調整申請應詳細說明調整的原因、金額及對預算執(zhí)行的影響，經(jīng)行政部門審核、財務部門復核后，報公司管理層審批。加油管理1.加油方式公司車輛統(tǒng)一采用[指定加油方式，如IC卡加油、定點加油站加油等]。對于采用IC卡加油的車輛，應確保IC卡的安全保管，設置密碼，并定期更換密碼。2.加油流程駕駛員根據(jù)車輛行駛情況，提前規(guī)劃加油路線，選擇合適的加油站。到達加油站后，駕駛員應向加油站工作人員說明加油金額，并出示公司加油卡或相關證明。加油過程中，駕駛員應監(jiān)督加油量和金額，確保準確無誤。加油完畢后，駕駛員應索取加油發(fā)票，并在發(fā)票上注明車輛牌號、加油日期、加油金額等信息。駕駛員將加油發(fā)票及相關記錄提交給行政部門，行政部門審核后交財務部門報銷。3.加油記錄駕駛員應建立車輛加油記錄臺賬，詳細記錄每次加油的日期、加油站名稱、加油量、加油金額、車輛牌號等信息。行政部門應定期對車輛加油記錄進行檢查和統(tǒng)計，分析車輛油耗情況，發(fā)現(xiàn)異常及時查明原因。加氣管理1.加氣方式公司車輛統(tǒng)一采用[指定加氣方式，如IC卡加氣、定點加氣站加氣等]。對于采用IC卡加氣的車輛，應確保IC卡的安全保管，設置密碼，并定期更換密碼。2.加氣流程駕駛員根據(jù)車輛行駛情況，提前規(guī)劃加氣路線，選擇合適的加氣站。到達加氣站后，駕駛員應向加氣站工作人員說明加氣金額，并出示公司加氣卡或相關證明。加氣過程中，駕駛員應監(jiān)督加氣量和金額，確保準確無誤。加氣完畢后，駕駛員應索取加氣發(fā)票，并在發(fā)票上注明車輛牌號、加氣日期、加氣金額等信息。駕駛員將加氣發(fā)票及相關記錄提交給行政部門，行政部門審核后交財務部門報銷。3.加氣記錄駕駛員應建立車輛加氣記錄臺賬，詳細記錄每次加氣的日期、加氣站名稱、加氣量、加氣金額、車輛牌號等信息。行政部門應定期對車輛加氣記錄進行檢查和統(tǒng)計，分析車輛氣耗情況，發(fā)現(xiàn)異常及時查明原因。油氣款報銷管理1.報銷憑證油氣款報銷必須提供正規(guī)的加油（氣）發(fā)票，發(fā)票內容應包括車輛牌號、加油（氣）日期、加油（氣）金額、加油站（加氣站）名稱等信息。發(fā)票應加蓋加油站（加氣站）發(fā)票專用章，且發(fā)票號碼連續(xù)、清晰。除加油（氣）發(fā)票外，還應附上車輛加油（氣）記錄臺賬、出車記錄等相關證明材料。2.報銷流程駕駛員將加油（氣）發(fā)票及相關證明材料整理齊全后，提交給行政部門。行政部門對報銷憑證進行審核，核實發(fā)票的真實性、合法性和完整性，以及加油（氣）記錄的準確性。行政部門審核通過后，在報銷憑證上簽字蓋章，并提交給財務部門。財務部門對報銷憑證進行復核，按照公司財務制度進行賬務處理，審核通過后予以報銷。3.報銷時間駕駛員應在加油（氣）后[規(guī)定時間，如一周內]及時提交報銷申請，逾期不予受理。財務部門應在收到報銷憑證后的[規(guī)定時間，如三個工作日內]完成審核和報銷工作。油氣款核算與分析1.核算方法財務部門應按照車輛牌號和加油（氣）時間，對油氣款進行明細核算，確保每筆費用準確記錄。油氣款核算應與車輛行駛里程、油耗（氣耗）等數(shù)據(jù)相結合，計算單位里程油耗（氣耗）成本。2.數(shù)據(jù)分析行政部門應定期對車輛油氣款使用情況進行分析，包括油耗（氣耗）對比、費用趨勢分析等。通過數(shù)據(jù)分析，找出油耗（氣耗）偏高的車輛和原因，采取相應的措施進行改進，如加強車輛維護保養(yǎng)、優(yōu)化駕駛習慣等。財務部門應根據(jù)油氣款核算和分析結果，提供相關財務報表和分析報告，為公司管理層決策提供依據(jù)。監(jiān)督與檢查1.內部審計公司內部審計部門應定期對車輛油氣款的管理情況進行審計，檢查油氣款的預算執(zhí)行、報銷流程、核算記錄等是否合規(guī)。審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.日常檢查行政部門應加強對車輛油氣款使用情況的日常檢查，不定期抽查車輛加油（氣）記錄、報銷憑證等。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應及時進行糾正，并按照公司規(guī)定進行處理。3.投訴舉報公司鼓勵員工對車輛油氣款管理中的違規(guī)行為進行投訴舉報。對于投訴舉報信息，公司應及時進行調查核實，如情況屬實，將對相關責任人進行嚴肅處理。違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定以下行為屬于車輛油氣款管理違規(guī)行為：虛報、冒領油氣款；挪用油氣款用于其他用途；未按規(guī)定使用加油（氣）卡；加油（氣）記錄不實；其他違反本制度的行為。2.處理