汽車租賃發(fā)票管理制度一、總則（一）目的為加強公司汽車租賃發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、使用、保管等行為，確保公司稅務合規(guī)，維護公司經(jīng)濟利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因業(yè)務需要發(fā)生的汽車租賃業(yè)務及相關發(fā)票管理活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關規(guī)定，確保發(fā)票管理活動合法有效。2.真實性原則：發(fā)票所反映的經(jīng)濟業(yè)務必須真實發(fā)生，內(nèi)容與實際情況相符。3.完整性原則：發(fā)票的各項要素填寫齊全、準確，印章清晰，手續(xù)完備。4.及時性原則：及時開具、取得發(fā)票，并按規(guī)定進行賬務處理和歸檔保管。二、發(fā)票開具管理（一）租賃業(yè)務確認1.各部門因業(yè)務需要租賃汽車時，應提前填寫《汽車租賃申請表》，詳細注明租賃車輛的車型、數(shù)量、租賃期限、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審批。2.申請表提交至行政部門，行政部門根據(jù)公司車輛使用情況及外部租賃市場情況，進行綜合評估，選擇合適的租賃供應商，并簽訂《汽車租賃合同》。合同應明確租賃費用、付款方式、發(fā)票開具要求等條款。（二）發(fā)票開具要求1.租賃供應商應按照合同約定，在收取租賃費用后及時開具發(fā)票。發(fā)票應開具公司全稱，確保與公司注冊登記的名稱一致。2.發(fā)票內(nèi)容應如實填寫，包括租賃車輛的車型、數(shù)量、租賃期限、租賃費用明細等，不得虛開、開具與實際業(yè)務不符的發(fā)票。3.發(fā)票應加蓋租賃供應商的發(fā)票專用章，印章應清晰可辨，不得加蓋其他印章或財務專用章代替發(fā)票專用章。（三）發(fā)票開具流程1.租賃業(yè)務完成后，行政部門應及時收集租賃供應商開具的發(fā)票，并進行初步審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、完整性、準確性等。2.審核無誤后，行政部門將發(fā)票移交至財務部門。財務部門在收到發(fā)票后，再次進行審核，確認無誤后辦理入賬手續(xù)。3.對于不符合要求的發(fā)票，財務部門應及時通知行政部門，由行政部門與租賃供應商溝通，要求其重新開具符合要求的發(fā)票。三、發(fā)票取得管理（一）取得渠道公司取得汽車租賃發(fā)票的渠道主要為與合法合規(guī)的租賃供應商簽訂租賃合同，并由其開具發(fā)票。禁止通過非法途徑取得發(fā)票，如購買、借用、代開發(fā)票等。（二）取得要求1.經(jīng)辦人員在簽訂汽車租賃合同時，應明確要求租賃供應商按照規(guī)定開具發(fā)票，并在合同中注明發(fā)票開具的相關條款。2.取得發(fā)票時，應仔細核對發(fā)票的各項內(nèi)容，確保發(fā)票真實、有效。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應及時與租賃供應商聯(lián)系，要求其更換或補正發(fā)票。3.取得的發(fā)票應妥善保管，不得丟失、損毀。如有丟失，應及時按照規(guī)定向稅務機關報備，并采取相應的補救措施。（三）特殊情況處理1.如因特殊原因無法取得租賃供應商開具的發(fā)票，經(jīng)辦人員應及時向部門負責人報告，并說明原因。部門負責人應根據(jù)實際情況，與財務部門溝通協(xié)調(diào)，尋求解決方案。2.在符合相關規(guī)定的前提下，可通過其他合法有效的憑證替代發(fā)票作為入賬依據(jù)，但應在憑證上注明相關情況，并經(jīng)財務部門審核同意。四、發(fā)票使用管理（一）使用范圍公司取得的汽車租賃發(fā)票僅用于與汽車租賃業(yè)務相關的費用核算和稅務處理，不得挪作他用。（二）使用規(guī)范1.財務部門應按照國家財務會計制度和稅務法規(guī)的要求，正確使用發(fā)票進行賬務處理。發(fā)票應作為記賬憑證的附件，確保賬實相符。2.嚴格按照發(fā)票的使用期限和使用范圍使用發(fā)票，不得超期使用或跨規(guī)定范圍使用發(fā)票。3.對于發(fā)票的作廢、紅沖等情況，應按照稅務機關的規(guī)定辦理相關手續(xù)，并在發(fā)票上注明作廢或紅沖字樣。（三）內(nèi)部審批1.公司員工因業(yè)務需要報銷汽車租賃費用時，應填寫《費用報銷單》，并附上相關發(fā)票及其他證明材料。2.《費用報銷單》應按照公司內(nèi)部審批流程進行審批，經(jīng)部門負責人、財務負責人、總經(jīng)理等相關領導簽字同意后，方可報銷。3.財務部門在審核報銷憑證時，應重點審核發(fā)票的真實性、合法性、完整性以及報銷金額是否符合公司規(guī)定等。對于不符合要求的報銷申請，應予以退回，并說明原因。五、發(fā)票保管管理（一）保管責任公司財務部門負責汽車租賃發(fā)票的保管工作，指定專人負責發(fā)票的收發(fā)、登記、存放等管理事宜。（二）保管要求1.發(fā)票應存放在安全、干燥、防火、防盜的專用場所，確保發(fā)票的安全完整。2.按照發(fā)票的種類、號碼、開具時間等進行分類存放，并建立發(fā)票登記簿，詳細記錄發(fā)票的收發(fā)、使用、結存等情況。3.定期對發(fā)票進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并采取相應的處理措施。（三）保管期限汽車租賃發(fā)票的保管期限按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，一般為10年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司財務負責人批準，可按照規(guī)定進行銷毀。（四）銷毀程序1.發(fā)票銷毀前，應編制《發(fā)票銷毀清單》，詳細記錄擬銷毀發(fā)票的種類、號碼、數(shù)量、開具時間等信息。2.《發(fā)票銷毀清單》經(jīng)公司財務負責人、總經(jīng)理等相關領導簽字同意后，方可進行銷毀。3.發(fā)票銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保發(fā)票信息無法恢復。銷毀過程中應有專人負責監(jiān)督，并在《發(fā)票銷毀清單》上簽字確認。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務部門應定期對汽車租賃發(fā)票的管理情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.內(nèi)部審計部門應定期對公司發(fā)票管理情況進行審計監(jiān)督，檢查發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查應對1.積極配合稅務機關等相關部門的發(fā)票檢查工作，如實提供發(fā)票開具、取得、使用、保管等相關資料。2.對于稅務機關等部門提出的問題和整改要求，應及時進行整改，并將整改情況反饋給相關部門。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.違反本制度規(guī)定，未按要求開具、取得、使用、保管汽車租賃發(fā)票的行為。2.虛開發(fā)票、取得虛開發(fā)票、非法代開發(fā)票等違法行為。3.其他違反國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于違反本制度規(guī)定的員工，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因員工違規(guī)行為導致公司遭受稅務處罰、經(jīng)濟損失等，公司將依法追究相關員工的賠償責任。3.對于涉及虛開發(fā)票等違法行為的，公司