建筑公司文檔管理制度總則一、目的為規(guī)范建筑公司文檔管理工作，確保公司各類文檔的安全、完整、準(zhǔn)確和及時(shí)，提高文檔利用效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于建筑公司總部及各項(xiàng)目部的文檔管理工作。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司的文檔實(shí)行統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各部門、各項(xiàng)目部應(yīng)按照職責(zé)分工，對(duì)本部門、本項(xiàng)目部的文檔管理工作負(fù)責(zé)。3.安全保密原則：公司的文檔涉及公司的商業(yè)秘密和機(jī)密信息，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文檔的安全。4.便于利用原則：文檔管理應(yīng)注重提高文檔的利用效率，為公司的經(jīng)營(yíng)管理和決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。四、文檔分類1.行政管理類：包括公司的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、通知公告等。2.工程技術(shù)類：包括工程設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、技術(shù)交底、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、稅務(wù)申報(bào)資料等。4.人事管理類：包括員工檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。5.其他類：包括公司的宣傳資料、客戶資料、供應(yīng)商資料等。文檔的形成與收集一、文檔的形成1.各部門、各項(xiàng)目部應(yīng)按照公司的規(guī)定和要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地形成各類文檔。2.文檔的形成應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，具有真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.文檔的形成應(yīng)采用規(guī)范的格式和標(biāo)準(zhǔn)，便于管理和利用。二、文檔的收集1.各部門、各項(xiàng)目部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門、本項(xiàng)目部的文檔收集工作，確保文檔的及時(shí)收集和歸檔。2.文檔的收集應(yīng)按照文檔的分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行，確保文檔的分類準(zhǔn)確、編號(hào)有序。3.文檔的收集應(yīng)注重文檔的完整性，不得遺漏重要的文檔和信息。文檔的審核與批準(zhǔn)一、文檔的審核1.各部門、各項(xiàng)目部形成的文檔應(yīng)經(jīng)過本部門、本項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人的審核，確保文檔的內(nèi)容符合公司的規(guī)定和要求。2.綜合管理部門應(yīng)對(duì)各部門、各項(xiàng)目部提交的文檔進(jìn)行審核，確保文檔的格式、編號(hào)、分類等符合公司的規(guī)定和要求。3.文檔的審核應(yīng)注重文檔的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)部門或人員進(jìn)行修改和完善。二、文檔的批準(zhǔn)1.經(jīng)審核通過的文檔應(yīng)按照公司的規(guī)定和程序進(jìn)行批準(zhǔn)，確保文檔的合法性和有效性。2.文檔的批準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)文檔的性質(zhì)和重要程度，由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)或部門進(jìn)行批準(zhǔn)。3.文檔的批準(zhǔn)應(yīng)簽署批準(zhǔn)意見和批準(zhǔn)日期，確保文檔的責(zé)任明確。文檔的編號(hào)與歸檔一、文檔的編號(hào)1.公司的文檔應(yīng)按照統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，確保文檔的編號(hào)具有唯一性和可追溯性。2.文檔的編號(hào)應(yīng)包括文檔的分類號(hào)、部門號(hào)、年份號(hào)、流水號(hào)等信息，便于管理和利用。3.文檔的編號(hào)規(guī)則應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公布，確保各部門、各項(xiàng)目部都能了解和掌握。二、文檔的歸檔1.經(jīng)批準(zhǔn)的文檔應(yīng)及時(shí)歸檔，確保文檔的安全和完整。2.文檔的歸檔應(yīng)按照文檔的分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行，確保文檔的分類準(zhǔn)確、編號(hào)有序。3.文檔的歸檔應(yīng)采用規(guī)范的檔案盒或檔案袋進(jìn)行封裝，便于管理和查閱。4.文檔的歸檔應(yīng)建立檔案目錄，便于對(duì)文檔進(jìn)行檢索和利用。文檔的保管與利用一、文檔的保管1.公司的文檔應(yīng)指定專人進(jìn)行保管，確保文檔的安全和完整。2.文檔的保管應(yīng)采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保文檔的安全。3.文檔的保管應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理文檔的損壞、丟失等問題。4.文檔的保管應(yīng)建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制文檔的借閱范圍和借閱期限。二、文檔的利用1.公司的文檔應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行利用，確保文檔的安全和保密。2.文檔的利用應(yīng)根據(jù)利用人的需求和權(quán)限，提供相應(yīng)的文檔信息。3.文檔的利用應(yīng)建立檔案利用登記制度，記錄文檔的利用情況和利用效果。4.文檔的利用應(yīng)注重提高文檔的利用效率，為公司的經(jīng)營(yíng)管理和決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。文檔的銷毀與清理一、文檔的銷毀1.公司的文檔應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保文檔的安全和保密。2.文檔的銷毀應(yīng)根據(jù)文檔的性質(zhì)和重要程度，采取不同的銷毀方式，如焚燒、粉碎、化漿等。3.文檔的銷毀應(yīng)建立銷毀登記制度，記錄銷毀的文檔名稱、編號(hào)、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。4.文檔的銷毀應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，確保銷毀的過程安全、可靠。二、文檔的清理1.公司的文檔應(yīng)定期進(jìn)行清理，及時(shí)清理過期的、無用的文檔，確保文檔的數(shù)量和質(zhì)量。2.文檔的清理應(yīng)按照文檔的分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行，確保清理的文檔分類準(zhǔn)確、編號(hào)有序。3.文檔的清理應(yīng)建立清理登記制度，記錄清理的文檔名稱、編號(hào)、清理時(shí)間等信息。4.文檔的清理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，確保清理的