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文檔簡介
廣告公司物料管理制度一、總則(一)目的為加強公司物料管理,規(guī)范物料的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié),確保物料的合理利用,降低成本,提高工作效率,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及物料管理的部門和人員,包括但不限于創(chuàng)意部、設(shè)計部、制作部、市場部、行政部等。(三)基本原則1.節(jié)約原則:倡導節(jié)約使用物料,避免浪費,降低公司運營成本。2.規(guī)范原則:物料管理各環(huán)節(jié)應遵循規(guī)范的流程和標準,確保工作有序進行。3.高效原則:以提高工作效率為目標,優(yōu)化物料采購、使用和庫存管理,保障業(yè)務順利開展。二、物料分類與編碼(一)物料分類1.辦公用品類:如紙張、筆、文件夾、筆記本、計算器等。2.宣傳物料類:包括海報、宣傳單頁、畫冊、展架、橫幅等。3.制作材料類:如各類板材、管材、顏料、油墨、膠水等。4.設(shè)備及耗材類:電腦、打印機、復印機、傳真機、墨盒、硒鼓等。5.禮品及贈品類:如禮品盒、禮品袋、小禮品等。6.其他物料類:不屬于以上分類的其他物料。(二)物料編碼1.為便于物料管理和識別,對每類物料進行統(tǒng)一編碼。編碼應具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編碼規(guī)則:采用數(shù)字和字母相結(jié)合的方式,前幾位數(shù)字代表物料類別,后幾位數(shù)字為順序號。例如,辦公用品類編碼為“01”開頭,宣傳物料類編碼為“02”開頭等。3.編碼由行政部負責制定和維護,確保編碼的準確性和一致性。三、物料采購管理(一)采購需求提出1.各部門根據(jù)工作需要,提前填寫《物料采購申請表》,詳細注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計使用時間等信息。2.對于緊急采購需求,應在申請表中注明“緊急”字樣,并說明原因。(二)采購審批1.《物料采購申請表》提交至部門負責人審核,部門負責人應根據(jù)實際工作需求和預算情況進行審批。2.審核通過后,申請表提交至行政部。行政部根據(jù)物料類別和采購金額進行進一步審批。采購金額在[X]元以下的,由行政部經(jīng)理審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的,由分管行政的副總經(jīng)理審批。采購金額在[X]元以上的,由總經(jīng)理審批。(三)采購執(zhí)行1.行政部根據(jù)審批后的采購申請表,負責聯(lián)系供應商進行采購。2.在選擇供應商時,應綜合考慮供應商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等因素,優(yōu)先選擇長期合作且信譽良好的供應商。3.采購人員應與供應商簽訂采購合同或協(xié)議,明確雙方的權(quán)利和義務,包括物料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式等條款。(四)采購驗收1.物料到貨后,采購人員應及時通知相關(guān)部門進行驗收。2.驗收人員應根據(jù)采購合同和申請表的要求,對物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進行仔細核對。3.對于驗收合格的物料,驗收人員應在《物料驗收單》上簽字確認,并辦理入庫手續(xù)。4.對于驗收不合格的物料,驗收人員應及時通知采購人員與供應商協(xié)商處理,如退貨、換貨等。四、物料使用管理(一)領(lǐng)用制度1.各部門根據(jù)工作需要,指定專人負責物料的領(lǐng)用。領(lǐng)用人員應填寫《物料領(lǐng)用申請表》,經(jīng)部門負責人審批后到倉庫領(lǐng)取物料。2.倉庫管理人員應根據(jù)審批后的申請表發(fā)放物料,并在《物料領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用日期、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門及人員等信息。3.對于貴重物料或限量發(fā)放的物料,應嚴格控制領(lǐng)用數(shù)量,并建立相應的領(lǐng)用臺賬。(二)使用規(guī)范1.各部門應教育員工正確使用物料,避免浪費和損壞。2.在使用宣傳物料時,應按照設(shè)計要求和使用規(guī)范進行張貼、發(fā)放等操作,確保宣傳效果。3.在使用制作材料時,應合理安排用料,提高材料利用率,避免過度浪費。4.對于設(shè)備及耗材的使用,應嚴格按照操作規(guī)程進行,定期進行維護保養(yǎng),延長使用壽命。(三)物料回收與再利用1.對于可回收利用的物料,如紙張、包裝材料等,各部門應指定專人負責回收,并交至倉庫統(tǒng)一管理。2.倉庫管理人員應定期對回收的物料進行整理和分類,對于可再次使用的物料,應妥善保管,以備后續(xù)使用。3.鼓勵員工積極參與物料回收與再利用工作,提出合理化建議,提高公司資源利用效率。五、物料庫存管理(一)庫存盤點1.倉庫管理人員應定期對物料進行盤點,確保賬實相符。盤點周期為每月一次。2.在盤點前,倉庫管理人員應制定詳細的盤點計劃,明確盤點范圍、時間、人員分工等。3.盤點過程中,應認真核對物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息,并做好記錄。4.盤點結(jié)束后,倉庫管理人員應編制《物料盤點報告》,對盤點結(jié)果進行總結(jié)分析,如發(fā)現(xiàn)賬實不符,應及時查明原因并進行處理。(二)庫存安全管理1.倉庫應保持整潔、通風良好,確保物料存放安全。2.對于易燃、易爆、有毒等危險物料,應按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放,并采取相應的安全防護措施。3.倉庫應配備必要的消防器材和安全設(shè)施,定期進行檢查和維護,確保其正常使用。4.倉庫管理人員應加強對倉庫的日常巡查,防止物料丟失、損壞或被盜。(三)庫存預警1.行政部應根據(jù)物料的使用頻率、采購周期等因素,設(shè)定合理的庫存預警指標。2.當庫存數(shù)量低于預警指標時,倉庫管理人員應及時通知行政部,行政部根據(jù)實際情況安排采購。3.對于積壓物料,倉庫管理人員應定期進行清理,并及時反饋給相關(guān)部門,以便采取相應的處理措施,如促銷、報廢等。六、物料成本控制(一)預算控制1.公司應制定年度物料采購預算,明確各部門的物料采購費用上限。2.各部門應嚴格按照預算控制物料采購和使用,不得超預算支出。3.如因業(yè)務發(fā)展需要調(diào)整預算,應按照預算審批流程進行申請和審批。(二)成本分析1.行政部應定期對物料采購成本、使用成本等進行分析,評估物料管理的效益。2.通過成本分析,找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題,并提出改進措施和建議。3.各部門應配合行政部做好成本分析工作,提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。(三)節(jié)約獎勵1.公司設(shè)立物料節(jié)約獎勵制度,對在物料管理工作中表現(xiàn)突出、節(jié)約物料成效顯著的部門和個人給予獎勵。2.獎勵方式包括榮譽表彰、獎金、獎品等,具體獎勵標準由行政部制定并報公司領(lǐng)導批準后執(zhí)行。七、物料報廢管理(一)報廢申請1.對于無法使用或已損壞的物料,使用部門應填寫《物料報廢申請表》,詳細說明報廢原因、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.《物料報廢申請表》提交至部門負責人審核,部門負責人應根據(jù)實際情況進行審批。(二)報廢鑒定1.審核通過后,申請表提交至行政部。行政部組織相關(guān)人員對報廢物料進行鑒定,確定是否符合報廢條件。2.對于價值較高的物料,必要時可邀請專業(yè)技術(shù)人員進行鑒定。(三)報廢處理1.經(jīng)鑒定符合報廢條件的物料,行政部應按照相關(guān)規(guī)定進行處理,如變賣、銷毀等。2.在報廢處理過程中,應做好記錄,包括報廢日期、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、處理方式等信息。3.對于有回收價值的報廢物料,應按照物料回收與再利用的相關(guān)規(guī)定進行處理。八、監(jiān)督與考核(一)監(jiān)督檢查1.行政部負責對公司物料管理工作進行定期監(jiān)督檢查,確保各項制度的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括物料采購、使用、庫存、成本控制等環(huán)節(jié),發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見,并跟蹤整改情況。(二)考核評價1.公司將物料管理工作納入部門和個人的績效考核體系,對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵,對未達標的部門和個人進行相應的處罰。2.
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