機(jī)關(guān)文件歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)機(jī)關(guān)文件歸檔管理，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)文件歸檔工作由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保文件資料的集中存放和有效利用。2.齊全完整原則各部門(mén)應(yīng)將工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料全面收集歸檔，保證文件資料的完整性。3.準(zhǔn)確規(guī)范原則歸檔文件應(yīng)準(zhǔn)確反映工作實(shí)際情況，格式規(guī)范，便于整理和查閱。4.便于利用原則歸檔文件的整理和保管應(yīng)便于日常查閱和利用，提高工作效率。二、文件材料的收集（一）收集范圍1.上級(jí)文件包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類(lèi)文件、指示、通知等，涉及機(jī)關(guān)工作的方針、政策、法規(guī)等方面。2.本級(jí)文件機(jī)關(guān)制發(fā)的各類(lèi)文件，如決定、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等，反映機(jī)關(guān)的工作決策、部署和執(zhí)行情況。3.下級(jí)文件下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的各類(lèi)文件、報(bào)告、報(bào)表等，用于了解下級(jí)工作進(jìn)展和情況。4.會(huì)議文件機(jī)關(guān)召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議形成的文件材料，如會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等。5.業(yè)務(wù)文件機(jī)關(guān)各部門(mén)在業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、合同、協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。6.人事文件干部任免、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等人事管理工作中形成的文件材料。7.財(cái)務(wù)文件財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)、報(bào)銷(xiāo)等財(cái)務(wù)工作中形成的文件材料。8.聲像文件機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，如重大會(huì)議、活動(dòng)的記錄等。9.其他文件與機(jī)關(guān)工作有關(guān)的其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.及時(shí)收集各部門(mén)應(yīng)在文件形成或收到后及時(shí)整理并移交檔案管理部門(mén)，不得積壓。2.完整收集按照收集范圍，全面收集各類(lèi)文件材料，確保無(wú)遺漏。3.真實(shí)準(zhǔn)確收集的文件材料應(yīng)真實(shí)反映工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。（三）收集渠道1.部門(mén)移交各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)將本部門(mén)形成的文件材料定期移交檔案管理部門(mén)。2.會(huì)議承辦部門(mén)收集會(huì)議承辦部門(mén)負(fù)責(zé)收集會(huì)議文件材料，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。3.專(zhuān)人收集檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人定期到各部門(mén)收集文件材料，確保收集工作的及時(shí)性和完整性。三、文件材料的整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類(lèi)法按照文件形成的年度進(jìn)行分類(lèi)，將同一年度的文件歸為一類(lèi)。2.機(jī)構(gòu)分類(lèi)法按照機(jī)關(guān)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi)，將同一部門(mén)形成的文件歸為一類(lèi)。3.問(wèn)題分類(lèi)法按照文件反映的問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，如將人事、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等方面的文件分別歸類(lèi)。（二）整理步驟1.裝訂對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。2.分類(lèi)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)，確定文件的類(lèi)別和順序。3.編號(hào)為每份文件編制唯一的編號(hào)，便于管理和查找。4.編目填寫(xiě)文件目錄，包括文件編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息。5.裝盒將整理好的文件裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注相關(guān)信息。（三）電子文件整理1.格式轉(zhuǎn)換將電子文件轉(zhuǎn)換為通用格式，如PDF等，確保文件的可讀性和兼容性。2.元數(shù)據(jù)錄入錄入電子文件的元數(shù)據(jù)，包括文件名稱(chēng)、日期、來(lái)源、作者等信息，便于檢索和利用。3.存儲(chǔ)管理按照一定的存儲(chǔ)策略對(duì)電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、文件材料的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.年度文件次年上半年完成上一年度文件的歸檔工作。2.專(zhuān)項(xiàng)文件專(zhuān)項(xiàng)工作結(jié)束后，及時(shí)將相關(guān)文件材料歸檔。（二）歸檔程序1.整理核對(duì)檔案管理部門(mén)對(duì)收集整理好的文件材料進(jìn)行核對(duì)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.編制目錄根據(jù)整理結(jié)果編制歸檔文件目錄，一式兩份。3.移交歸檔檔案管理部門(mén)將核對(duì)無(wú)誤的文件材料和歸檔目錄移交檔案室進(jìn)行歸檔，并辦理交接手續(xù)。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整按照收集范圍和整理要求，將各類(lèi)文件材料全面歸檔。2.歸檔文件應(yīng)分類(lèi)準(zhǔn)確嚴(yán)格按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，確保文件的歸類(lèi)合理。3.歸檔文件應(yīng)編號(hào)清晰文件編號(hào)應(yīng)準(zhǔn)確、唯一，便于查找和管理。4.歸檔文件應(yīng)編目規(guī)范歸檔文件目錄應(yīng)填寫(xiě)完整、準(zhǔn)確，字跡清晰。五、文件材料的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等。2.電子存儲(chǔ)設(shè)備采用安全可靠的電子存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，對(duì)電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)。（二）保管措施1.防火檔案室應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.防潮檔案室應(yīng)保持干燥，采取防潮措施，如安裝除濕設(shè)備、放置干燥劑等。3.防蟲(chóng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害及時(shí)采取防治措施，如放置防蟲(chóng)藥等。4.防盜檔案室應(yīng)安裝防盜設(shè)備，如防盜門(mén)、防盜窗、監(jiān)控系統(tǒng)等，確保檔案安全。5.防磁對(duì)電子存儲(chǔ)設(shè)備采取防磁措施，避免電子文件受到磁場(chǎng)干擾。（三）檔案保管期限1.永久保管反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要文件材料，如機(jī)關(guān)成立、撤銷(xiāo)、合并等文件，永久保管。2.定期保管定期保管的文件材料分為30年、10年兩種期限。（四）檔案清查1.定期清查每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面清查，檢查檔案的保管情況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.不定期清查根據(jù)工作需要，不定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的安全和完整。六、文件材料的利用（一）利用范圍1.機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，外部單位可以查閱、借閱相關(guān)檔案。（二）利用程序1.查閱申請(qǐng)機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門(mén)。2.審批檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后安排查閱。3.查閱登記查閱人員在檔案管理部門(mén)進(jìn)行查閱登記，填寫(xiě)查閱日期、檔案名稱(chēng)、查閱人等信息。4.借閱申請(qǐng)如需借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后辦理借閱手續(xù)。5.借閱歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門(mén)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。（三）利用要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案安全。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮文件的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素。2.價(jià)值決定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定是否需要鑒定和銷(xiāo)毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員等組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值。2.分析判斷法根據(jù)檔案的形成背景、歷史作用等進(jìn)行分析判斷，確定其保存價(jià)值。（四）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。2.