分公司u盾管理制度一、總則（一）目的為加強分公司U盾的管理，規(guī)范U盾的使用流程，確保公司資金安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司全體涉及U盾使用的部門及人員。（三）基本原則1.安全性原則：確保U盾的保管和使用安全，防止U盾遺失、被盜用或未經(jīng)授權(quán)的使用。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)、公司財務(wù)制度及相關(guān)規(guī)定使用U盾。3.職責(zé)明確原則：明確各部門及人員在U盾管理和使用中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰。二、U盾的申請與發(fā)放（一）申請流程1.因工作需要使用U盾的部門或個人，應(yīng)填寫《U盾使用申請表》，詳細(xì)說明申請U盾的用途、使用頻率等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至分公司財務(wù)部門。3.財務(wù)部門對申請信息進行審核，確認(rèn)無誤后報分公司總經(jīng)理審批。（二）發(fā)放流程1.經(jīng)總經(jīng)理審批通過后，財務(wù)部門根據(jù)申請情況統(tǒng)一購置U盾。2.U盾購置后，由財務(wù)部門專人負(fù)責(zé)保管，并按照申請表上的信息將U盾發(fā)放給申請人。3.申請人在領(lǐng)取U盾時，需在《U盾領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)取日期、U盾編號等信息。三、U盾的保管（一）專人保管1.每位U盾使用人員應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管U盾，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.保管人員應(yīng)妥善保管U盾，不得隨意將U盾轉(zhuǎn)借他人或交予無關(guān)人員使用。（二）保管方式1.U盾應(yīng)保存在安全可靠的地方，如保險柜、專用抽屜等，并設(shè)置密碼或鑰匙進行加密保管。2.保管人員應(yīng)定期更換U盾保管密碼或鑰匙，防止密碼泄露或鑰匙丟失。（三）遺失處理1.如U盾保管人員發(fā)現(xiàn)U盾遺失，應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人報告，并同時通知分公司財務(wù)部門。2.財務(wù)部門接到報告后，應(yīng)及時采取措施，如暫停相關(guān)U盾的使用權(quán)限、凍結(jié)賬戶資金等，以防止資金損失。3.遺失U盾的部門或個人應(yīng)配合財務(wù)部門進行調(diào)查，并協(xié)助采取必要的補救措施，如掛失、補辦等。四、U盾的使用（一）使用權(quán)限1.U盾使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的權(quán)限使用U盾，不得超越權(quán)限進行操作。2.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)U盾使用人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，明確其U盾的具體使用權(quán)限，如制單、審核、授權(quán)等。（二）使用流程1.涉及資金支付等需要使用U盾的業(yè)務(wù)，應(yīng)按照公司規(guī)定的財務(wù)審批流程進行審批。2.審批通過后，制單人員使用U盾登錄相關(guān)財務(wù)系統(tǒng)，錄入支付信息，如付款金額、收款賬號、用途等，并進行電子簽名。3.制單完成后，將電子支付信息提交給審核人員進行審核。審核人員使用U盾對制單信息進行審核，確認(rèn)無誤后進行電子簽名。4.審核通過后，如需授權(quán)，授權(quán)人員使用U盾對支付信息進行最終授權(quán)，完成資金支付操作。（三）使用記錄1.U盾使用人員應(yīng)在每次使用U盾后，及時在相關(guān)財務(wù)系統(tǒng)或紙質(zhì)記錄上記錄U盾的使用情況，包括使用時間、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額等信息。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對U盾使用記錄進行檢查和核對，確保使用記錄真實、完整。五、U盾的密碼管理（一）密碼設(shè)置1.U盾密碼應(yīng)設(shè)置為強密碼，包含字母、數(shù)字、特殊字符等，長度不少于一定位數(shù)（如8位）。2.密碼應(yīng)避免使用簡單易猜的信息，如生日、電話號碼、身份證號碼等。（二）密碼保管1.U盾密碼由使用人員自行妥善保管，不得告知他人。2.如發(fā)現(xiàn)密碼可能泄露，應(yīng)及時更換密碼。（三）密碼更新1.使用人員應(yīng)定期更新U盾密碼，建議每[X]個月更新一次。2.在更新密碼時，應(yīng)注意密碼的復(fù)雜性和安全性，避免使用與原密碼相似或容易被破解的密碼。六、U盾的維護與更新（一）定期檢查1.財務(wù)部門應(yīng)定期對U盾的使用情況進行檢查，包括U盾的保管情況、密碼設(shè)置情況、使用記錄等。2.如發(fā)現(xiàn)U盾存在損壞、無法正常使用等情況，應(yīng)及時進行維修或更換。（二）軟件更新1.隨著信息技術(shù)的發(fā)展和安全要求的提高，財務(wù)部門應(yīng)及時關(guān)注U盾相關(guān)軟件的更新信息。2.根據(jù)軟件更新提示，及時對U盾的相關(guān)軟件進行更新，確保U盾的安全性和穩(wěn)定性。（三）硬件更換1.如U盾硬件出現(xiàn)故障且無法通過維修解決時，應(yīng)及時進行硬件更換。2.硬件更換后，應(yīng)按照本制度的規(guī)定進行重新申請、發(fā)放、保管和使用等操作。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.分公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對U盾的管理和使用情況進行審計，檢查是否存在違規(guī)操作、安全隱患等問題。2.審計人員應(yīng)查閱相關(guān)制度執(zhí)行情況、U盾使用記錄、審批文件等資料，并對相關(guān)人員進行訪談。（二）財務(wù)檢查1.分公司財務(wù)部門應(yīng)加強對U盾使用的日常檢查，確保資金支付的準(zhǔn)確性和安全性。2.財務(wù)檢查內(nèi)容包括U盾使用流程的執(zhí)行情況、密碼管理情況、使用記錄的完整性等。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用U盾的部門或個人，分公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違規(guī)使用U盾導(dǎo)致公司資金損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.分公司應(yīng)制定U盾管理制度培訓(xùn)計劃，定期組織涉及U盾使用的人員進行培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括U盾的管理規(guī)定、使用流程、安全注意事項等，確保使用人員熟悉并掌握相關(guān)知識和技能。（二）培訓(xùn)方式1.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種形式，提高培訓(xùn)效果。2.鼓勵使用人員之間進行經(jīng)驗交流和分享，共同提高U盾管理和使用水平。（三）宣傳教育1.分公司應(yīng)通過內(nèi)部公告、郵件、宣傳欄等多種渠道，加強對U盾管理制度的宣傳教育，提高全體員工對U盾安全重要性的認(rèn)識。2.宣傳內(nèi)容應(yīng)包括U盾管理制度的主要內(nèi)容、違規(guī)后果等，營造良好的安全文化