機(jī)關(guān)電子文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)電子文件管理，確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全，提高機(jī)關(guān)工作效率和管理水平，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)在履行職能過程中形成的電子文件的管理，包括電子文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則。機(jī)關(guān)電子文件管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一制度，確保電子文件管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.全程管理原則。對(duì)電子文件形成、辦理、傳輸、存儲(chǔ)、利用、銷毀等全過程進(jìn)行管理，確保電子文件在各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)性、完整性和可用性。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則。嚴(yán)格執(zhí)行國家和行業(yè)有關(guān)電子文件管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保電子文件管理工作符合要求。4.便于利用原則。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提供便捷的電子文件利用服務(wù)，滿足機(jī)關(guān)工作和社會(huì)公眾的需求。（四）管理職責(zé)1.機(jī)關(guān)辦公室是本機(jī)關(guān)電子文件管理的主管部門，負(fù)責(zé)制定和完善電子文件管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門電子文件管理工作，組織電子文件的歸檔和保管，提供電子文件利用服務(wù)等。2.各部門負(fù)責(zé)本部門電子文件的形成、收集、整理和保管，按照機(jī)關(guān)辦公室的要求及時(shí)將電子文件移交歸檔，并配合做好電子文件的利用和銷毀等工作。3.機(jī)關(guān)信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)提供電子文件管理所需的技術(shù)支持和保障，確保電子文件管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，維護(hù)電子文件的安全。二、電子文件的形成與收集（一）形成要求1.機(jī)關(guān)工作人員在履行職責(zé)過程中，應(yīng)當(dāng)按照國家和機(jī)關(guān)有關(guān)規(guī)定，使用統(tǒng)一的電子文件格式和模板，確保電子文件的規(guī)范性和一致性。2.電子文件應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和業(yè)務(wù)過程，內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)和政策要求。3.電子文件應(yīng)當(dāng)具備必要的元數(shù)據(jù)，包括文件的題名、日期、作者、來源、格式等，以便于文件的管理和利用。（二）收集范圍1.機(jī)關(guān)在履行職能過程中形成的各類電子文件，包括公文、報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、科研成果等。2.機(jī)關(guān)工作人員在工作中接收和處理的外部電子文件，如上級(jí)機(jī)關(guān)文件、下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告、相關(guān)單位函件等。3.機(jī)關(guān)組織開展的各類活動(dòng)形成的電子文件，如活動(dòng)方案、通知、照片、視頻等。（三）收集方式1.各部門應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件的收集工作，定期對(duì)本部門形成的電子文件進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)于通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮游募?，?yīng)當(dāng)按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行接收和登記，確保文件的真實(shí)性和完整性。3.對(duì)于紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件的，應(yīng)當(dāng)按照掃描規(guī)范進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，能夠準(zhǔn)確反映紙質(zhì)文件內(nèi)容。三、電子文件的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于文件的查找和利用。2.按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保分類科學(xué)、合理。3.電子文件的整理應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件的整理相協(xié)調(diào)，保持兩者之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。（二）整理方法1.對(duì)電子文件進(jìn)行分類，可按照工作性質(zhì)、文件類型、保管期限等進(jìn)行分類，如分為綜合類、業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類等。2.對(duì)每一類電子文件按照年度進(jìn)行排序，年度內(nèi)按照文件形成時(shí)間先后順序排列。3.為電子文件編制唯一的標(biāo)識(shí)符，標(biāo)識(shí)符應(yīng)當(dāng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的管理和查找。4.建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，將電子文件的題名、日期、作者、來源、格式、標(biāo)識(shí)符等信息錄入數(shù)據(jù)庫，便于快速檢索和利用。（三）歸檔要求1.各部門應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的電子文件移交機(jī)關(guān)辦公室歸檔，歸檔時(shí)間一般為次年上半年。2.歸檔的電子文件應(yīng)當(dāng)齊全、完整，符合整理要求，元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、完整。3.機(jī)關(guān)辦公室應(yīng)當(dāng)對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行審核，審核合格后進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。四、電子文件的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等，確保電子文件的長(zhǎng)期存儲(chǔ)。2.建立電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理，實(shí)現(xiàn)電子文件的快速檢索和利用。3.定期對(duì)電子文件存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。（二）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和機(jī)關(guān)工作實(shí)際，確定電子文件的保管期限，保管期限分為永久、定期30年、定期10年等。2.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，確保文件的歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值。（三）保管環(huán)境1.電子文件存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全防護(hù)措施，確保電子文件的安全。2.保持存儲(chǔ)場(chǎng)所的溫度、濕度適宜，避免電子文件因環(huán)境因素受損。3.定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、電子文件的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。電子文件的利用應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)和機(jī)關(guān)有關(guān)規(guī)定，確保文件的安全和保密。2.權(quán)限管理原則。根據(jù)利用者的身份和權(quán)限，設(shè)定不同的利用級(jí)別，確保電子文件的合理利用。3.方便快捷原則。提供便捷的電子文件利用服務(wù)，滿足利用者的需求，提高工作效率。（二）利用方式1.提供在線查詢服務(wù)。通過機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公系統(tǒng)或電子文件管理系統(tǒng)，為利用者提供電子文件的在線查詢服務(wù)，利用者可以根據(jù)授權(quán)查詢相關(guān)電子文件。2.提供離線查閱服務(wù)。對(duì)于需要離線查閱的電子文件，經(jīng)批準(zhǔn)后，可為利用者提供刻錄光盤等離線查閱方式。3.提供復(fù)制服務(wù)。根據(jù)利用者的需求，可為其提供電子文件的復(fù)制服務(wù)，但應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定進(jìn)行登記和審批。（三）利用審批1.機(jī)關(guān)工作人員因工作需要利用電子文件的，應(yīng)當(dāng)填寫《電子文件利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、利用范圍、利用方式等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)機(jī)關(guān)辦公室審批。2.涉及國家秘密、商業(yè)秘密等敏感信息的電子文件，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行審批，嚴(yán)格控制利用范圍和利用方式。3.機(jī)關(guān)辦公室應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文件利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并按照審批意見提供相應(yīng)的利用服務(wù)。六、電子文件的安全管理（一）安全制度1.建立健全電子文件安全管理制度，明確安全管理職責(zé)，規(guī)范安全管理流程，確保電子文件的安全。2.加強(qiáng)對(duì)電子文件管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和安全技能，防止因人員失誤導(dǎo)致電子文件安全事故。（二）安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等安全技術(shù)手段，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染，保障電子文件管理系統(tǒng)的安全。2.對(duì)電子文件進(jìn)行加密處理，確保文件在傳輸和存儲(chǔ)過程中的保密性和完整性。3.建立電子文件訪問控制機(jī)制，對(duì)不同用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。（三）安全審計(jì)與監(jiān)控1.建立電子文件安全審計(jì)系統(tǒng)，對(duì)電子文件的訪問、操作等行為進(jìn)行審計(jì)和記錄，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。2.定期對(duì)電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.加強(qiáng)對(duì)電子文件存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全監(jiān)控，確保場(chǎng)所的安全。七、電子文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已到保管期限且無保存價(jià)值的電子文件。2.因機(jī)構(gòu)改革、職能調(diào)整等原因不再需要的電子文件。3.涉及國家秘密、商業(yè)秘密等敏感信息且已解密或不再需要保密的電子文件。（二）銷毀方式1.采用物理銷毀方式，如對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行粉碎、消磁等處理，確保電子文件無法恢復(fù)。2.采用軟件銷毀方式，如對(duì)電子文件進(jìn)行刪除、格式化等操作，并進(jìn)行多次覆蓋，確保文件數(shù)據(jù)徹底清除。（三）銷毀程序1.各部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)本部門保管的電子文件進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《電子文件銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)機(jī)關(guān)辦公室審核。2.機(jī)關(guān)辦公室應(yīng)當(dāng)對(duì)各部門提交的銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合銷毀條件的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并組織實(shí)施銷毀工作。