機(jī)關(guān)科研檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)科研檔案管理，確?？蒲袡n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研檔案在機(jī)關(guān)科研工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)內(nèi)所有科研項(xiàng)目檔案的管理，包括項(xiàng)目申報(bào)、研究、驗(yàn)收等全過(guò)程形成的各類(lèi)文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)科研檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.完整準(zhǔn)確原則科研檔案應(yīng)全面、準(zhǔn)確地反映科研項(xiàng)目的真實(shí)情況，包括研究過(guò)程、成果等。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于科研人員和其他相關(guān)人員查閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的規(guī)定，確?？蒲袡n案不泄露、不損壞。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善機(jī)關(guān)科研檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)科研檔案，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各科研項(xiàng)目承擔(dān)部門(mén)（或個(gè)人）做好科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。4.定期對(duì)科研檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案質(zhì)量。（二）科研項(xiàng)目承擔(dān)部門(mén)（或個(gè)人）職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)（或個(gè)人）承擔(dān)科研項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時(shí)間向檔案管理部門(mén)移交。2.明確一名兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)本部門(mén)科研文件材料的日常管理工作。3.配合檔案管理部門(mén)做好科研檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作。三、科研文件材料的形成與積累（一）形成要求1.科研項(xiàng)目承擔(dān)部門(mén)（或個(gè)人）應(yīng)按照科研工作程序和要求，及時(shí)形成科研文件材料。文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽署完備。2.科研文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等易褪色的書(shū)寫(xiě)材料。（二）積累范圍1.項(xiàng)目申報(bào)階段項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目論證材料等。與項(xiàng)目申報(bào)有關(guān)的上級(jí)文件、領(lǐng)導(dǎo)批示等。2.研究階段科研計(jì)劃、實(shí)施方案、技術(shù)路線、實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、階段總結(jié)等。研究過(guò)程中形成的各類(lèi)數(shù)據(jù)、圖表、計(jì)算材料等。與國(guó)內(nèi)外同行交流的資料、合作協(xié)議等。3.驗(yàn)收階段項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)書(shū)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果鑒定材料等。科研成果的推廣應(yīng)用材料，如應(yīng)用方案、用戶(hù)反饋等?？蒲许?xiàng)目經(jīng)費(fèi)決算材料。四、科研文件材料的整理與歸檔（一）整理要求1.科研文件材料應(yīng)按照其形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行分類(lèi)整理。一般可分為項(xiàng)目申報(bào)、研究、驗(yàn)收等類(lèi)別，每個(gè)類(lèi)別再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.歸檔的科研文件材料應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予以修復(fù)，字跡模糊或易褪色的應(yīng)進(jìn)行復(fù)制。3.整理后的科研文件材料應(yīng)編制頁(yè)碼，并填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表。（二）歸檔時(shí)間1.科研項(xiàng)目在完成任務(wù)后的兩個(gè)月內(nèi)，項(xiàng)目承擔(dān)部門(mén)（或個(gè)人）應(yīng)將整理好的科研文件材料向檔案管理部門(mén)歸檔。2.對(duì)于跨年度的科研項(xiàng)目，在每年年底應(yīng)將本年度形成的科研文件材料進(jìn)行整理歸檔。（三）歸檔手續(xù)項(xiàng)目承擔(dān)部門(mén)（或個(gè)人）向檔案管理部門(mén)移交科研檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。五、科研檔案的保管（一）保管期限科研檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的科研檔案具有重要?dú)v史價(jià)值和科學(xué)價(jià)值的科研成果檔案。涉及國(guó)家機(jī)密和重大利益的科研項(xiàng)目檔案。對(duì)機(jī)關(guān)科研工作有長(zhǎng)期指導(dǎo)作用的科研檔案。2.長(zhǎng)期保管的科研檔案一般科研項(xiàng)目的檔案，保管期限為10年至50年。具有一定參考價(jià)值的科研文件材料。3.短期保管的科研檔案臨時(shí)性科研項(xiàng)目的檔案，保管期限為5年以下。僅供近期查閱參考的科研文件材料。（二）保管條件1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。（三）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)科研檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確。2.每年應(yīng)對(duì)科研檔案進(jìn)行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況、有無(wú)損壞等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。六、科研檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則科研檔案的鑒定應(yīng)根據(jù)其保管期限和價(jià)值，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立科研檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、科研項(xiàng)目管理部門(mén)、相關(guān)專(zhuān)家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)科研檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員應(yīng)逐件審查科研檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定其價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法結(jié)合科研項(xiàng)目的重要性、影響力、應(yīng)用前景等因素，對(duì)科研檔案進(jìn)行綜合分析，確定其鑒定結(jié)果。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的科研檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單。2.檔案銷(xiāo)毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案被徹底銷(xiāo)毀。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字，并注明銷(xiāo)毀日期。七、科研檔案的利用（一）利用范圍1.機(jī)關(guān)內(nèi)部科研人員查閱本部門(mén)（或個(gè)人）承擔(dān)科研項(xiàng)目的檔案。2.因工作需要，其他部門(mén)人員查閱相關(guān)科研檔案。3.外單位因合作、交流等原因查閱機(jī)關(guān)科研檔案。（二）利用手續(xù)1.機(jī)關(guān)內(nèi)部人員查閱科研檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位人員查閱科研檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。3.查閱科研檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記本上登記，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息。（三）利用方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，方便查閱人員查閱檔案。2.查閱人員一般不得將檔案原件