購買保密柜管理制度一、總則（一）目的為加強公司保密柜的管理，規(guī)范保密柜的購買、使用、維護及報廢流程，確保公司機密文件、資料及物品的安全存儲，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及保密柜使用的部門和人員。（三）基本原則1.安全保密原則：保密柜的管理應確保存儲物品的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露和物品丟失。2.規(guī)范使用原則：明確保密柜的使用流程和規(guī)范，確保使用人員正確操作，避免因操作不當導致安全事故。3.定期維護原則：對保密柜進行定期檢查和維護，確保其性能良好，正常運行。二、購買管理（一）需求申請1.各部門因工作需要使用保密柜時，應填寫《保密柜購買申請表》，詳細說明購買原因、所需保密柜的規(guī)格、數(shù)量等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。（二）審批流程1.行政部門收到《保密柜購買申請表》后，對申請內(nèi)容進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。2.審核通過后，申請表提交至公司分管領導審批。分管領導根據(jù)公司實際情況和預算安排，做出審批決定。3.審批通過的申請表返回行政部門，作為購買保密柜的依據(jù)。（三）采購實施1.行政部門根據(jù)審批后的申請表，負責保密柜的采購工作。采購過程應遵循公司相關采購制度，選擇具有良好信譽和質(zhì)量保證的供應商。2.在采購合同中，應明確保密柜的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、售后服務等條款，確保采購的保密柜符合公司要求。3.采購完成后，行政部門應及時跟進供應商的交貨情況，確保保密柜按時、按質(zhì)、按量送達公司指定地點。（四）驗收1.保密柜送達公司后，行政部門應組織相關人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括保密柜的外觀、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等方面。2.驗收人員應按照采購合同和相關標準進行驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與供應商溝通協(xié)商解決。3.驗收合格后，填寫《保密柜驗收單》，參與驗收人員簽字確認。驗收單作為保密柜入賬和后續(xù)管理的依據(jù)。三、使用管理（一）分配與登記1.行政部門根據(jù)各部門的需求和實際情況，將驗收合格的保密柜分配至相應部門。2.各部門負責指定專人作為保密柜的使用責任人，并填寫《保密柜使用登記表》，詳細記錄保密柜的編號、使用人、啟用時間等信息。3.使用責任人應妥善保管《保密柜使用登記表》，如有人員變動或其他信息變更，應及時更新登記內(nèi)容。（二）使用規(guī)范1.保密柜僅供存放公司機密文件、資料、重要物品等，嚴禁存放易燃易爆、腐蝕性等危險物品。2.使用責任人應保持保密柜內(nèi)部清潔，定期清理灰塵和雜物，確保存儲物品的安全。3.保密柜應設置專人專用的密碼或鑰匙，使用責任人應妥善保管密碼和鑰匙，不得隨意透露給他人。如因工作需要委托他人使用，需經(jīng)部門負責人批準，并做好相關記錄。4.開啟保密柜時，應確保周圍環(huán)境安全，防止他人窺視。使用完畢后，應及時關閉保密柜，并檢查門鎖是否鎖好。5.在保密柜內(nèi)存放的文件、資料等應分類整理，標識清晰，便于查找和管理。（三）監(jiān)督檢查1.行政部門應定期對保密柜的使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括保密柜的使用規(guī)范執(zhí)行情況、存儲物品的安全性等。2.各部門負責人應配合行政部門的監(jiān)督檢查工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。3.對于違反保密柜使用規(guī)范的行為，行政部門應及時制止，并按照公司相關規(guī)定進行處理。四、維護管理（一）日常維護1.使用責任人應定期對保密柜進行日常維護，檢查保密柜的外觀是否有損壞、變形等情況，門鎖是否正常工作。2.如發(fā)現(xiàn)保密柜存在問題，應及時向行政部門報告，行政部門根據(jù)情況安排維修或更換。（二）定期保養(yǎng)1.行政部門應每年組織對保密柜進行一次全面的保養(yǎng)工作，包括清潔、潤滑、調(diào)試等。2.保養(yǎng)工作應由專業(yè)人員進行，確保保密柜的性能良好，延長使用壽命。（三）故障維修1.當保密柜出現(xiàn)故障時，使用責任人應及時向行政部門報告。行政部門根據(jù)故障情況，判斷是否需要聯(lián)系供應商進行維修。2.如需供應商維修，行政部門應提供詳細的故障描述和相關信息，協(xié)助供應商盡快解決問題。3.在保密柜維修期間，行政部門應采取臨時措施，確保存儲物品的安全。五、報廢管理（一）報廢鑒定1.保密柜因使用年限過長、損壞嚴重等原因無法繼續(xù)使用時，由使用部門填寫《保密柜報廢申請表》，詳細說明報廢原因和保密柜的使用情況。2.行政部門收到報廢申請表后，組織相關人員對保密柜進行鑒定，確認是否符合報廢條件。3.鑒定通過后，申請表提交至公司分管領導審批。（二）報廢處理1.經(jīng)審批同意報廢的保密柜，由行政部門負責聯(lián)系專業(yè)的回收公司進行處理。2.在報廢處理過程中，應確保保密柜內(nèi)存儲的文件、資料等已進行妥善處理，防止信息泄露。3.行政部門應做好保密柜報廢處理的記錄，包括報廢時間、回收公司名稱、處理方式等信息。六、附則