機關文件收文管理制度一、總則（一）目的為加強公司機關文件收文管理，確保文件傳遞及時、處理規(guī)范、保存完整，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機關各部門及所屬各單位收到的各類文件，包括但不限于上級機關文件、平行單位來文、下級單位請示報告等。（三）基本原則1.及時高效原則收文處理應及時、準確，確保文件不積壓、不延誤，迅速傳遞到相關部門和人員手中，以便及時辦理。2.規(guī)范有序原則嚴格按照規(guī)定的程序和流程處理文件，明確各環(huán)節(jié)的職責和要求，做到文件處理有章可循、規(guī)范有序。3.安全保密原則加強文件收文過程中的安全保密工作，防止文件丟失、泄密等情況發(fā)生，確保文件信息安全。二、收文渠道與簽收（一）收文渠道1.公司辦公室統(tǒng)一接收上級機關、平行單位通過機要交換、郵政快遞、專人送達等方式送來的文件。2.各部門及所屬各單位設立兼職文件收發(fā)員，負責接收本部門及下屬單位直接收到的文件，并及時轉交公司辦公室。（二）簽收1.公司辦公室收到文件后，由機要員負責核對文件數(shù)量、檢查文件封裝情況，并在《文件簽收登記表》上詳細記錄文件的來文單位、文號、標題、份數(shù)、日期等信息，同時注明簽收人姓名。2.對于機要交換文件，機要員應與機要交換員進行當面清點、簽收，并在機要交換清單上簽字確認。3.對于郵政快遞文件，機要員應先檢查包裹外觀是否完好，如有破損應及時與快遞公司聯(lián)系處理。確認無誤后，在快遞回執(zhí)單上簽字簽收，并將快遞單號記錄在《文件簽收登記表》上。4.各部門及所屬各單位兼職文件收發(fā)員收到文件后，應立即填寫《文件簽收登記表》，并于當日將文件轉交公司辦公室機要員。三、文件登記（一）登記內容1.公司辦公室機要員對簽收的文件進行詳細登記，登記內容包括文件編號、來文單位、文號、標題、密級、份數(shù)、日期、附件、分發(fā)部門、簽收人等信息。2.對于緊急文件，應在登記時注明“緊急”字樣，并在文件首頁加蓋“緊急”印章。（二）登記方式1.采用紙質《文件登記本》進行手工登記，確保登記信息清晰、準確、完整。2.同時，利用公司辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）進行電子登記，將文件的基本信息錄入系統(tǒng)，以便于文件的查詢、跟蹤和管理。四、文件傳閱（一）傳閱范圍確定1.根據(jù)文件內容和工作需要，由公司辦公室機要員提出文件傳閱范圍建議，報公司領導審批。2.傳閱范圍一般包括公司領導、相關部門負責人及其他需要知曉文件內容的人員。（二）傳閱流程1.公司辦公室機要員按照領導審批確定的傳閱范圍，將文件依次傳遞給傳閱人員，并在《文件傳閱登記表》上記錄傳閱時間、傳閱人姓名等信息。2.傳閱人員收到文件后，應在《文件傳閱登記表》上簽字確認，并盡快閱讀文件。如有批示意見，應在文件空白處注明，并及時將文件退回公司辦公室機要員。3.機要員收到傳閱人員退回的文件后，應檢查文件是否完整、有無批示意見，并根據(jù)批示意見進行下一步處理。（三）傳閱跟蹤與催辦1.機要員負責對文件傳閱情況進行跟蹤，及時掌握文件的傳閱進度，確保文件不延誤、不積壓。2.對于傳閱時間較長的文件，機要員應及時向傳閱人員催辦，提醒其盡快閱讀文件并退回。五、文件辦理（一）承辦部門確定1.根據(jù)文件內容和公司部門職責分工，由公司辦公室機要員提出文件承辦部門建議，報公司領導審批。2.承辦部門收到文件后，應指定專人負責辦理，并在規(guī)定時間內完成文件的處理工作。（二）辦理要求1.承辦人員應認真閱讀文件，領會文件精神，按照文件要求和領導批示意見，及時、準確地辦理文件。2.對于需要回復的文件，承辦部門應在規(guī)定時間內起草回復文件，并經部門負責人審核、公司領導審批后，及時回復來文單位。3.對于涉及多個部門的文件，由公司辦公室負責協(xié)調相關部門共同辦理，明確主辦部門和協(xié)辦部門的職責，確保文件辦理工作順利進行。（三）辦理反饋1.承辦部門辦理完文件后，應及時將辦理結果反饋給公司辦公室機要員，并將相關文件資料整理歸檔。2.機要員對承辦部門的辦理結果進行審核，如發(fā)現(xiàn)辦理結果不符合要求，應及時退回承辦部門重新辦理。六、文件歸檔（一）歸檔范圍1.公司機關各部門及所屬各單位辦理完畢的具有保存價值的文件材料，包括上級機關文件、本公司文件、平行單位來文、下級單位請示報告等。2.會議文件、重要活動文件、合同協(xié)議、統(tǒng)計報表、財務資料等各類文件資料。（二）歸檔時間1.各部門應在文件辦理完畢后的[X]個工作日內，將文件資料整理歸檔，并移交公司檔案室。2.公司檔案室應及時對接收的歸檔文件進行整理、分類、編號、裝訂等工作，確保歸檔文件的質量。（三）歸檔要求1.歸檔文件應齊全完整、真實準確、字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應按照文件形成的時間順序、重要程度等進行分類整理，編制歸檔文件目錄，便于查找和利用。3.電子文件應與紙質文件同步歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。電子文件應按照公司檔案管理系統(tǒng)的要求進行整理、存儲和管理。七、文件保密與安全（一）保密措施1.嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)和公司保密制度，加強文件收文過程中的保密工作。2.對于涉密文件，應按照規(guī)定的密級進行標識、管理和傳遞，嚴格限制知悉范圍。3.機要員應妥善保管文件，不得將文件隨意放置或轉借他人，嚴禁在非保密場所談論、傳閱涉密文件。4.文件傳閱過程中，傳閱人員應妥善保管文件，不得擅自復印、摘抄、外傳文件內容。如需復印或摘抄文件，應按照規(guī)定的審批程序辦理。（二）安全管理1.加強文件收文過程中的安全防范措施，確保文件不丟失、不損壞、不泄密。2.公司辦公室機要室應配備必要的安全設施，如保險柜、防盜門、監(jiān)控設備等，確保文件存儲安全。3.對于電子文件，應采取有效的安全防護措施，如設置訪問權限、定期備份等，防止電子文件被篡改、丟失或泄露。4.如發(fā)生文件丟失、泄密等安全事故，應立即采取措施進行補救，并及時向上級領導報告。同時，配合有關部門進行調查處理，追究相關人員的責任。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室定期對各部門及所屬各單位的文件收文管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括文件簽收、登記、傳閱、辦理、歸檔等環(huán)節(jié)的工作質量和效率。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.將文件收文管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及所屬各單位的文件收文管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括文件處理及時率、文件歸檔完整率、文件保密安全情況等。根據(jù)考核評價結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀