建立臺(tái)賬式管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司管理，規(guī)范各項(xiàng)工作流程，提高工作效率，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)有序開展，特制定本臺(tái)賬式管理制度。本制度旨在通過建立清晰、全面、動(dòng)態(tài)的臺(tái)賬體系，對(duì)公司各類信息進(jìn)行有效記錄、跟蹤和管理，為公司決策提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，保障公司運(yùn)營(yíng)的規(guī)范化和精細(xì)化。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位，涵蓋公司運(yùn)營(yíng)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括但不限于人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、行政管理、業(yè)務(wù)項(xiàng)目管理等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：臺(tái)賬記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保數(shù)據(jù)的可靠性。2.及時(shí)性原則：各項(xiàng)信息應(yīng)及時(shí)錄入臺(tái)賬，保證臺(tái)賬數(shù)據(jù)的時(shí)效性，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施。3.規(guī)范性原則：臺(tái)賬的格式、內(nèi)容、填寫要求等應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，便于管理和查詢。4.保密性原則：涉及公司機(jī)密信息的臺(tái)賬應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、臺(tái)賬的分類與內(nèi)容（一）人力資源臺(tái)賬1.員工基本信息臺(tái)賬記錄員工姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、入職時(shí)間、離職時(shí)間、崗位信息、學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)歷等基本情況。定期更新員工的崗位變動(dòng)、薪資調(diào)整、培訓(xùn)記錄等信息，確保信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.考勤臺(tái)賬詳細(xì)記錄員工每日的出勤情況，包括正常出勤、遲到、早退、曠工、請(qǐng)假（病假、事假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等）、加班等信息。統(tǒng)計(jì)每月的考勤數(shù)據(jù)，計(jì)算員工的出勤天數(shù)、缺勤天數(shù)、加班時(shí)長(zhǎng)等，并作為薪資核算和績(jī)效評(píng)估的依據(jù)。3.培訓(xùn)臺(tái)賬記錄員工參加的各類培訓(xùn)課程，包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)考核成績(jī)等信息。跟蹤員工培訓(xùn)后的工作表現(xiàn)和技能提升情況，評(píng)估培訓(xùn)效果，為后續(xù)培訓(xùn)計(jì)劃的制定提供參考。4.績(jī)效臺(tái)賬按照公司績(jī)效管理制度，記錄員工的績(jī)效目標(biāo)設(shè)定、績(jī)效評(píng)估周期、評(píng)估結(jié)果、績(jī)效面談?dòng)涗浀刃畔?。分析員工績(jī)效數(shù)據(jù)，找出績(jī)效優(yōu)秀和有待提升的員工，為績(jī)效改進(jìn)和激勵(lì)措施提供依據(jù)。5.薪資福利臺(tái)賬記錄員工的薪資結(jié)構(gòu)、薪資發(fā)放明細(xì)（包括基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼等）、社保繳納情況、公積金繳納情況、福利發(fā)放記錄等信息。確保薪資核算的準(zhǔn)確性，及時(shí)處理薪資調(diào)整、獎(jiǎng)金發(fā)放等事項(xiàng)，并與財(cái)務(wù)部門進(jìn)行數(shù)據(jù)核對(duì)。（二）財(cái)務(wù)管理臺(tái)賬1.費(fèi)用報(bào)銷臺(tái)賬記錄員工的費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)，包括報(bào)銷日期、報(bào)銷人、報(bào)銷事由、報(bào)銷金額、發(fā)票號(hào)碼、審批流程等信息。按照費(fèi)用類別進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，如差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等，定期分析費(fèi)用支出情況，控制費(fèi)用預(yù)算。2.固定資產(chǎn)臺(tái)賬登記公司固定資產(chǎn)的名稱、型號(hào)、購置日期、購置金額、使用部門、使用人、折舊情況等信息。定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物是否一致，確保固定資產(chǎn)的安全和完整。3.應(yīng)收賬款臺(tái)賬記錄與客戶的業(yè)務(wù)往來，包括客戶名稱、合同編號(hào)、合同金額、開票金額、收款日期、收款金額、逾期賬款等信息。跟蹤應(yīng)收賬款的回收情況，及時(shí)提醒相關(guān)部門催收逾期賬款，降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)。4.應(yīng)付賬款臺(tái)賬記錄公司與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)往來，包括供應(yīng)商名稱、合同編號(hào)、合同金額、發(fā)票號(hào)碼、付款日期、付款金額等信息。按照合同約定及時(shí)安排付款，維護(hù)公司良好的商業(yè)信譽(yù)，同時(shí)合理控制資金流出。（三）行政管理臺(tái)賬1.辦公用品臺(tái)賬記錄辦公用品的采購、領(lǐng)用情況，包括辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購日期、采購金額、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人等信息。定期盤點(diǎn)辦公用品庫存，根據(jù)使用情況合理安排采購計(jì)劃，避免浪費(fèi)。2.車輛使用臺(tái)賬登記公司車輛的使用情況，包括車輛型號(hào)、車牌號(hào)、使用日期、使用部門、使用事由、行駛里程、加油記錄、維修保養(yǎng)記錄等信息。對(duì)車輛使用進(jìn)行成本核算，合理安排車輛調(diào)度，提高車輛使用效率。3.文件檔案臺(tái)賬記錄公司各類文件的收發(fā)、歸檔情況，包括文件名稱、文號(hào)、發(fā)文部門、發(fā)文日期、收文日期、歸檔日期、保管期限等信息。建立文件檢索目錄，方便員工查詢和借閱文件，確保文件的妥善保管和有效利用。（四）業(yè)務(wù)項(xiàng)目管理臺(tái)賬1.項(xiàng)目基本信息臺(tái)賬記錄公司承接的各類業(yè)務(wù)項(xiàng)目，包括項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目起止時(shí)間、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員等信息。對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分類管理，如按行業(yè)、項(xiàng)目規(guī)模、項(xiàng)目性質(zhì)等進(jìn)行劃分，便于統(tǒng)計(jì)和分析項(xiàng)目情況。2.項(xiàng)目進(jìn)度臺(tái)賬跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)展情況，按照項(xiàng)目計(jì)劃節(jié)點(diǎn)記錄實(shí)際完成情況，包括任務(wù)名稱、計(jì)劃完成時(shí)間、實(shí)際完成時(shí)間、延誤原因、責(zé)任人等信息。通過項(xiàng)目進(jìn)度臺(tái)賬及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中的問題和風(fēng)險(xiǎn)，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行協(xié)調(diào)和解決，確保項(xiàng)目按時(shí)交付。3.項(xiàng)目成本臺(tái)賬記錄項(xiàng)目的成本支出情況，包括人工成本、材料成本、設(shè)備租賃成本、差旅費(fèi)、辦公費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)及合計(jì)金額。對(duì)比項(xiàng)目預(yù)算與實(shí)際成本，分析成本偏差原因，進(jìn)行成本控制和優(yōu)化，確保項(xiàng)目在預(yù)算范圍內(nèi)完成。4.項(xiàng)目合同臺(tái)賬登記項(xiàng)目合同的簽訂、執(zhí)行情況，包括合同名稱、合同編號(hào)、簽訂日期、合同金額、付款方式、合同條款、履行情況等信息。對(duì)合同執(zhí)行過程進(jìn)行跟蹤，及時(shí)提醒相關(guān)部門履行合同義務(wù)，處理合同變更、違約等事項(xiàng)，保障公司合法權(quán)益。三、臺(tái)賬的建立與維護(hù)（一）臺(tái)賬建立1.明確責(zé)任人：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門相關(guān)臺(tái)賬的建立工作，確保臺(tái)賬建立的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.確定臺(tái)賬格式：根據(jù)不同類型的臺(tái)賬，制定統(tǒng)一規(guī)范的格式，明確各項(xiàng)內(nèi)容的填寫要求和標(biāo)準(zhǔn)。3.收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：責(zé)任人應(yīng)收集相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始數(shù)據(jù)，如員工入職資料、費(fèi)用報(bào)銷憑證、合同文件等，作為臺(tái)賬建立的依據(jù)。4.錄入初始數(shù)據(jù)：按照臺(tái)賬格式要求，將收集到的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)或臺(tái)賬表格中，完成臺(tái)賬的初始建立。（二）臺(tái)賬維護(hù)1.日常更新：責(zé)任人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，及時(shí)更新臺(tái)賬信息。例如，員工考勤發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)在考勤臺(tái)賬中及時(shí)記錄；項(xiàng)目進(jìn)度有新的進(jìn)展時(shí)，應(yīng)在項(xiàng)目進(jìn)度臺(tái)賬中進(jìn)行更新。2.數(shù)據(jù)審核：定期對(duì)臺(tái)賬數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。審核可以由部門負(fù)責(zé)人或指定的專人進(jìn)行，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。3.數(shù)據(jù)備份：為防止數(shù)據(jù)丟失，應(yīng)定期對(duì)臺(tái)賬數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份方式可以采用電子存儲(chǔ)（如硬盤、光盤、云存儲(chǔ)等）和紙質(zhì)存檔相結(jié)合的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。4.權(quán)限管理：根據(jù)工作需要，對(duì)臺(tái)賬的訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。不同部門、不同崗位的人員只能訪問其工作范圍內(nèi)相關(guān)的臺(tái)賬信息，確保公司機(jī)密信息的安全。四、臺(tái)賬的查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.部門內(nèi)部查詢：各部門員工在其工作權(quán)限范圍內(nèi)，可以查詢本部門相關(guān)的臺(tái)賬信息。例如，人力資源部門員工可以查詢員工基本信息臺(tái)賬、考勤臺(tái)賬、培訓(xùn)臺(tái)賬等；財(cái)務(wù)部門員工可以查詢費(fèi)用報(bào)銷臺(tái)賬、固定資產(chǎn)臺(tái)賬、應(yīng)收賬款臺(tái)賬等。2.跨部門查詢：因工作需要，不同部門之間如需查詢相關(guān)臺(tái)賬信息，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，并在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。例如，業(yè)務(wù)部門如需查詢財(cái)務(wù)部門的應(yīng)收賬款臺(tái)賬，應(yīng)向財(cái)務(wù)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意后，由財(cái)務(wù)人員協(xié)助查詢。3.管理層查詢：公司管理層有權(quán)查詢公司范圍內(nèi)的各類臺(tái)賬信息，以便全面了解公司運(yùn)營(yíng)情況，做出決策。（二）使用規(guī)范1.數(shù)據(jù)用途明確：查詢臺(tái)賬信息應(yīng)明確使用目的，確保數(shù)據(jù)使用的合理性和合規(guī)性。不得將臺(tái)賬信息用于非工作目的或泄露給無關(guān)人員。2.數(shù)據(jù)分析利用：鼓勵(lì)員工對(duì)臺(tái)賬數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和挖掘，從中發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)規(guī)律，為公司管理提供有價(jià)值的建議和決策支持。例如，通過分析人力資源臺(tái)賬中的績(jī)效數(shù)據(jù)，找出績(jī)效提升的關(guān)鍵點(diǎn)；通過分析財(cái)務(wù)管理臺(tái)賬中的費(fèi)用數(shù)據(jù)，優(yōu)化費(fèi)用支出結(jié)構(gòu)。3.數(shù)據(jù)報(bào)告：根據(jù)工作需要，相關(guān)人員可以定期或不定期生成臺(tái)賬數(shù)據(jù)報(bào)告。報(bào)告應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰，能夠直觀反映相關(guān)業(yè)務(wù)情況，并提出相應(yīng)的結(jié)論和建議。例如，每月生成的考勤數(shù)據(jù)報(bào)告、季度生成的項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告等。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)各部門的臺(tái)賬管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查臺(tái)賬建立的規(guī)范性、數(shù)據(jù)記錄的準(zhǔn)確性、信息更新的及時(shí)性等方面存在的問題，并提出整改意見。2.部門自查：各部門應(yīng)定期對(duì)本部門的臺(tái)賬管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司管理層。3.定期檢查：公司管理層定期組織對(duì)臺(tái)賬管理工作進(jìn)行全面檢查，對(duì)臺(tái)賬管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表揚(yáng)，對(duì)存在問題的部門和個(gè)人進(jìn)行督促整改。（二）考核辦法1.納入績(jī)效考核：將臺(tái)賬管理工作納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)臺(tái)賬管理責(zé)任人的工作質(zhì)量、工作效率、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等方面進(jìn)行考核評(píng)分。2.獎(jiǎng)懲措施：根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，如績(jī)效獎(jiǎng)金增加、晉升機(jī)會(huì)優(yōu)先考慮等；對(duì)未認(rèn)真履行臺(tái)賬管理職責(zé)，導(dǎo)致臺(tái)賬數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完整或延誤更新的員工，給予相應(yīng)的處罰，如績(jī)效扣分、警告、罰款等。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如有未盡事宜或?qū)Ρ局贫葪l款的理解存在歧義，由人力資源部會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行研究和解釋。（二）修訂與廢止1.