酒店工程庫管理制度一、總則（一）目的為加強酒店工程庫的管理，規(guī)范工程物資的采購、存儲、使用等流程，確保工程物資的安全、完整，合理控制成本，保障酒店工程建設(shè)及日常維修工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店所有涉及工程物資管理的部門和人員，包括但不限于工程部、采購部、財務(wù)部、各使用部門等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則酒店工程庫實行集中統(tǒng)一管理，由工程部負(fù)責(zé)工程庫的日常運作和管理，確保物資管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.計劃采購原則根據(jù)酒店工程建設(shè)、維修計劃及物資庫存情況，合理編制采購計劃，避免盲目采購，降低庫存積壓和浪費。3.成本控制原則在保證工程質(zhì)量和物資使用功能的前提下，通過優(yōu)化采購渠道、合理控制庫存水平等措施，降低工程物資采購和管理成本。4.責(zé)任追究原則對工程物資管理過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為、損失浪費等情況，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、工程庫管理職責(zé)分工（一）工程部1.負(fù)責(zé)制定工程物資采購計劃，提交采購申請。2.負(fù)責(zé)工程庫的日常管理，包括物資的驗收入庫、存儲保管、發(fā)放領(lǐng)用、盤點清查等工作。3.建立工程物資臺賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫情況、庫存數(shù)量、使用部門等信息。4.定期對工程庫物資進(jìn)行盤點，確保賬實相符，并及時處理盤盈盤虧情況。5.配合采購部進(jìn)行供應(yīng)商的選擇、評估和管理，參與采購合同的簽訂和驗收工作。6.負(fù)責(zé)對工程物資的使用情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時反饋物資使用過程中的問題。（二）采購部1.根據(jù)工程部提交的采購計劃，負(fù)責(zé)工程物資的采購工作。2.選擇合格的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價、比價、議價，簽訂采購合同，并確保合同的有效執(zhí)行。3.負(fù)責(zé)采購物資的催貨、到貨驗收等工作，及時將物資交付工程部。4.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、供貨情況、合作表現(xiàn)等，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核。（三）財務(wù)部1.負(fù)責(zé)審核工程物資采購計劃和采購合同，確保采購資金的合理性和合規(guī)性。2.對工程物資的采購、入庫、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)進(jìn)行財務(wù)核算和監(jiān)督，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。3.參與工程物資的盤點工作，對盤盈盤虧情況進(jìn)行財務(wù)處理。4.定期對工程物資的成本進(jìn)行分析，為成本控制提供財務(wù)建議。（四）各使用部門1.根據(jù)實際工作需要，向工程部提交物資領(lǐng)用申請。2.負(fù)責(zé)領(lǐng)用物資的合理使用和保管，不得擅自挪用、轉(zhuǎn)借或浪費物資。3.配合工程部做好物資的盤點工作，及時反饋物資使用過程中的問題和需求。三、工程物資采購管理（一）采購計劃編制1.工程部應(yīng)根據(jù)酒店年度工程建設(shè)計劃、日常維修計劃、設(shè)備更新計劃以及物資庫存情況，于每月末編制次月工程物資采購計劃。采購計劃應(yīng)詳細(xì)列出物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息。2.采購計劃需經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人審核后，報酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計劃作為采購部進(jìn)行采購的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本資料、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等信息。2.根據(jù)采購計劃和物資需求，采購部從供應(yīng)商信息庫中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價、議價。選擇供應(yīng)商時應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價格合理、信譽良好的供應(yīng)商。3.采購部應(yīng)對新供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估，考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況等。經(jīng)考察合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商信息庫，并簽訂合作協(xié)議。4.采購部應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等。對于考核不合格的供應(yīng)商，采購部應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)停止與其合作。（三）采購合同簽訂1.采購部與供應(yīng)商達(dá)成一致意見后，應(yīng)簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，需經(jīng)財務(wù)部審核，確保合同條款符合財務(wù)規(guī)定和酒店利益。審核通過后的采購合同報酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購合同簽訂后，采購部應(yīng)及時將合同副本交工程部、財務(wù)部等相關(guān)部門備案。（四）采購執(zhí)行與驗收1.采購部根據(jù)采購合同的要求，及時向供應(yīng)商下達(dá)訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨。2.物資到貨后，采購部應(yīng)通知工程部、使用部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。驗收合格后，由驗收人員在驗收單上簽字確認(rèn)。3.如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。如協(xié)商不成，應(yīng)按照采購合同的約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。四、工程庫存儲管理（一）倉庫設(shè)置與布局1.工程部應(yīng)根據(jù)酒店工程物資的種類、數(shù)量、存儲要求等因素，合理設(shè)置工程庫。工程庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.工程庫應(yīng)按照物資的類別、規(guī)格型號等進(jìn)行分區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于物資的查找和管理。3.工程庫應(yīng)配備必要的存儲設(shè)備，如貨架、貨柜、托盤等，確保物資存儲安全、整齊、有序。（二）物資驗收入庫1.物資到貨后，工程部倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)采購合同、送貨單、驗收單等憑證，對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行驗收。2.驗收合格的物資，倉庫管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。入庫單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等信息。3.對于驗收不合格的物資，倉庫管理人員應(yīng)及時通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商處理。如無法使用，應(yīng)辦理退貨手續(xù)。（三）物資存儲保管1.倉庫管理人員應(yīng)按照物資的存儲要求，對物資進(jìn)行妥善保管。對于易燃易爆、有毒有害等危險物資，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。2.倉庫管理人員應(yīng)定期對物資進(jìn)行檢查，查看物資是否有損壞、變質(zhì)等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告工程部負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的處理措施。3.倉庫應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜，確保物資存儲安全。（四）庫存盤點1.工程部應(yīng)定期對工程庫物資進(jìn)行盤點，盤點周期為每月一次。盤點時，倉庫管理人員應(yīng)與財務(wù)人員共同進(jìn)行，確保賬實相符。2.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制盤點報告，詳細(xì)記錄物資的盤點情況，包括賬存數(shù)量、實存數(shù)量、盤盈盤虧數(shù)量及原因等。3.對于盤盈盤虧的物資，工程部應(yīng)查明原因，提出處理意見，報酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。如因管理不善等原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。五、工程物資發(fā)放領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用申請1.各使用部門因工作需要領(lǐng)用工程物資時，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用申請表。物資領(lǐng)用申請表應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、用途等信息。2.物資領(lǐng)用申請表需經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核后，報工程部負(fù)責(zé)人審批。審批通過后的領(lǐng)用申請表作為倉庫發(fā)放物資的依據(jù)。（二）物資發(fā)放1.倉庫管理人員根據(jù)審批通過的物資領(lǐng)用申請表，核實庫存情況，如庫存充足，應(yīng)及時發(fā)放物資，并填寫出庫單。出庫單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、發(fā)放人等信息。2.物資發(fā)放時，倉庫管理人員應(yīng)與領(lǐng)用人員當(dāng)面核對物資的數(shù)量、規(guī)格型號等，確保無誤后雙方簽字確認(rèn)。3.對于貴重物資、限量物資等，倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。（三）領(lǐng)用登記與跟蹤1.工程部應(yīng)建立物資領(lǐng)用臺賬，詳細(xì)記錄物資的領(lǐng)用情況，包括領(lǐng)用部門、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用日期、用途等信息。2.工程部應(yīng)定期對物資的使用情況進(jìn)行跟蹤，了解物資是否得到合理使用，是否存在浪費等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與使用部門溝通，要求其整改。六、工程物資報廢與處置管理（一）報廢鑒定1.對于已損壞、無法使用或已超過使用期限的工程物資，使用部門應(yīng)填寫物資報廢申請表，并提交工程部進(jìn)行報廢鑒定。2.工程部應(yīng)組織相關(guān)人員對申請報廢的物資進(jìn)行技術(shù)鑒定，確定是否符合報廢條件。如符合報廢條件，應(yīng)在物資報廢申請表上簽署鑒定意見。（二）報廢審批1.物資報廢申請表經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人審核后，報酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的物資報廢申請表作為物資報廢處置的依據(jù)。2.對于價值較高的物資報廢，需報酒店總經(jīng)理審批。（三）報廢處置1.經(jīng)審批同意報廢的物資，工程部應(yīng)及時組織進(jìn)行處置。處置方式包括變賣、捐贈、報廢銷毀等。2.對于變賣的報廢物資，工程部應(yīng)按照酒店相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公開拍賣或招標(biāo)處理，確保處置過程公開、公正、透明。3.對于捐贈的報廢物資，工程部應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。4.對于需要報廢銷毀的物資，工程部應(yīng)選擇合適的方式進(jìn)行銷毀，確保環(huán)保、安全。（四）賬務(wù)處理財務(wù)部應(yīng)根據(jù)物資報廢審批文件和處置記錄，及時進(jìn)行賬務(wù)處理，沖減庫存物資賬面價值，并將處置收入計入酒店相應(yīng)賬戶。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計酒店財務(wù)部應(yīng)定期對工程庫管理情況進(jìn)行內(nèi)部審計，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、物資庫存管理情況、物資發(fā)放領(lǐng)用情況、報廢處置情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查工程部應(yīng)加強對工程庫的日常檢查，包括物資存儲情況、出入庫手續(xù)辦理情況、庫存盤點情況等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時督促倉庫管理人員進(jìn)行整改，確保工程庫管理規(guī)范、有