賠補償票據(jù)管理制度一、總則（一）目的為加強公司賠補償票據(jù)的管理，規(guī)范賠補償業(yè)務(wù)流程，確保賠補償票據(jù)的真實性、完整性和合法性，保障公司財務(wù)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及賠補償業(yè)務(wù)的所有部門和員工，包括但不限于銷售部門、客服部門、法務(wù)部門等在處理客戶索賠、補償事項時所涉及的票據(jù)管理。（三）基本原則1.真實性原則：賠補償票據(jù)必須如實反映賠補償業(yè)務(wù)的實際情況，不得偽造、變造或虛開票據(jù)。2.完整性原則：票據(jù)應包含所有必要的信息，如業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、日期、雙方當事人等，確保票據(jù)內(nèi)容完整無缺。3.合法性原則：賠補償票據(jù)的取得和使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，嚴禁使用非法票據(jù)。4.及時性原則：相關(guān)部門和人員應及時處理賠補償業(yè)務(wù)，并及時取得和提交票據(jù)，避免因延誤導致票據(jù)失效或影響公司財務(wù)核算。二、賠補償票據(jù)的種類及定義（一）發(fā)票1.由銷售方開具給購買方，證明銷售商品、提供勞務(wù)或服務(wù)等經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生，并憑以付款和記賬的書面證明。在賠補償業(yè)務(wù)中，如因公司產(chǎn)品質(zhì)量問題向客戶支付賠償款，客戶可能要求開具紅字發(fā)票沖減原購買金額，同時開具藍字發(fā)票反映賠償款金額。2.發(fā)票分為增值稅專用發(fā)票和增值稅普通發(fā)票，應根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況和稅務(wù)規(guī)定正確開具。（二）收據(jù)1.收到款項時開具給付款方的收款憑證，證明款項已收到。在賠補償業(yè)務(wù)中，如客戶先行支付了部分款項，公司在后續(xù)處理賠補償時退還該款項，應開具收據(jù)給客戶。2.收據(jù)應包括公司名稱、收款日期、收款事由、金額、交款人等信息，并加蓋公司財務(wù)專用章或收款專用章。（三）費用報銷單1.員工因辦理賠補償業(yè)務(wù)而發(fā)生的差旅費、通訊費、辦公用品費等相關(guān)費用，用于向公司申請報銷的單據(jù)。2.費用報銷單應詳細填寫費用明細、金額、報銷事由、報銷人等信息，并附上相應的發(fā)票或其他合法票據(jù)作為附件。（四）賠補償協(xié)議1.公司與客戶就賠補償事項達成的書面協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、賠補償金額、支付方式、支付時間等內(nèi)容。2.賠補償協(xié)議應由雙方簽字（或蓋章）確認，作為賠補償業(yè)務(wù)的重要依據(jù)之一，同時也是賠補償票據(jù)的重要組成部分。三、賠補償票據(jù)的開具與取得（一）開具1.責任部門：根據(jù)賠補償業(yè)務(wù)的性質(zhì)和具體情況，確定由相應的部門負責開具賠補償票據(jù)。一般情況下，銷售部門負責因產(chǎn)品銷售產(chǎn)生的賠補償發(fā)票開具；財務(wù)部門負責收據(jù)及其他相關(guān)票據(jù)的開具。2.開具要求發(fā)票開具應按照國家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定，填寫準確無誤的發(fā)票信息，包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等內(nèi)容。收據(jù)開具應使用公司統(tǒng)一印制的收據(jù)，按照規(guī)定的格式填寫，確保字跡清晰、內(nèi)容完整。開具賠補償票據(jù)時，應在票據(jù)上注明賠補償業(yè)務(wù)的具體事由、相關(guān)業(yè)務(wù)單號等信息，以便于查詢和核對。票據(jù)開具后，應加蓋公司相應的印章，發(fā)票加蓋發(fā)票專用章，收據(jù)加蓋財務(wù)專用章或收款專用章。（二）取得1.責任部門及人員：涉及賠補償業(yè)務(wù)的各部門和員工負責及時取得相關(guān)賠補償票據(jù)。例如，銷售部門在與客戶協(xié)商賠補償事宜時，應要求客戶提供必要的票據(jù)；客服部門在處理客戶索賠時，應指導客戶正確提供或協(xié)助客戶取得相關(guān)票據(jù)。2.取得要求取得的賠補償票據(jù)必須是真實、合法、有效的。發(fā)票應從正規(guī)渠道取得，具有稅務(wù)機關(guān)監(jiān)制章；收據(jù)應是公司統(tǒng)一印制或認可的。票據(jù)內(nèi)容應與賠補償業(yè)務(wù)實際相符，包括業(yè)務(wù)發(fā)生的時間、地點、內(nèi)容、金額等信息。對于涉及金額較大或重要的賠補償業(yè)務(wù)，應取得對方單位或個人的有效證明文件，如營業(yè)執(zhí)照副本復印件、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等，并要求對方在證明文件上加蓋公章。取得票據(jù)后，相關(guān)人員應及時進行審核，確保票據(jù)符合要求，并在規(guī)定時間內(nèi)提交給財務(wù)部門。四、賠補償票據(jù)的審核（一）審核流程1.部門初審：涉及賠補償業(yè)務(wù)的部門在取得票據(jù)后，應首先進行初審。初審內(nèi)容包括票據(jù)的真實性、完整性、合法性，以及與賠補償業(yè)務(wù)的相關(guān)性。審核人員應仔細核對票據(jù)上的各項信息，如發(fā)票的開票日期、金額、貨物或服務(wù)名稱等是否與實際業(yè)務(wù)一致；收據(jù)的收款事由、金額、交款人等是否準確無誤。對于不符合要求的票據(jù)，應及時與開票方或相關(guān)人員溝通，要求其補充或更正。2.財務(wù)審核：財務(wù)部門收到經(jīng)過部門初審的賠補償票據(jù)后，進行全面審核。財務(wù)審核的重點包括票據(jù)的合規(guī)性、金額的準確性、報銷手續(xù)的完整性等。財務(wù)人員應根據(jù)公司財務(wù)制度和稅務(wù)法規(guī)，對票據(jù)進行嚴格把關(guān)。例如，檢查發(fā)票是否符合稅務(wù)抵扣規(guī)定，費用報銷單的填寫是否規(guī)范、附件是否齊全等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，財務(wù)人員應及時與相關(guān)部門和人員溝通，要求其進行整改。3.終審：對于重大賠補償業(yè)務(wù)或涉及金額較大的票據(jù)，應由公司管理層進行終審。終審主要從公司整體利益、風險控制等角度出發(fā)，對賠補償業(yè)務(wù)及票據(jù)進行全面審查和決策。終審人員應綜合考慮業(yè)務(wù)的合理性、合規(guī)性以及對公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的影響等因素，確保賠補償業(yè)務(wù)及票據(jù)的處理符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。（二）審核要點1.真實性：審核票據(jù)是否為真實發(fā)生的業(yè)務(wù)所取得，是否存在偽造、變造的情況?？赏ㄟ^與相關(guān)業(yè)務(wù)人員核實、查詢業(yè)務(wù)記錄、對比市場行情等方式進行判斷。2.完整性：檢查票據(jù)內(nèi)容是否完整，是否包含必要的信息。如發(fā)票應具備發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)（增值稅專用發(fā)票），并加蓋發(fā)票專用章；收據(jù)應填寫齊全各項要素，并加蓋財務(wù)專用章或收款專用章。費用報銷單應附上相應的發(fā)票及其他證明材料。3.合法性：確認票據(jù)的取得是否符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。例如，發(fā)票的開具是否符合稅務(wù)法規(guī)，是否為正規(guī)發(fā)票；費用報銷是否符合公司費用報銷制度的標準和范圍。4.相關(guān)性：審核票據(jù)與賠補償業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性，確保票據(jù)所反映的業(yè)務(wù)與賠補償事項直接相關(guān)。如發(fā)票的貨物或服務(wù)名稱應與賠補償業(yè)務(wù)的產(chǎn)品或服務(wù)相對應，費用報銷單的報銷事由應明確為賠補償業(yè)務(wù)相關(guān)費用。五、賠補償票據(jù)的傳遞與保管（一）傳遞1.內(nèi)部傳遞：涉及賠補償業(yè)務(wù)的部門之間應建立票據(jù)傳遞機制，確保票據(jù)能夠及時、準確地在各部門之間流轉(zhuǎn)。一般情況下，業(yè)務(wù)部門在取得或開具票據(jù)后，應在規(guī)定時間內(nèi)將票據(jù)傳遞給財務(wù)部門進行審核。傳遞過程中，應填寫票據(jù)傳遞清單，詳細記錄票據(jù)的名稱、數(shù)量、金額、傳遞時間、傳遞部門、接收人等信息，以便于跟蹤和查詢。2.外部傳遞：與客戶之間的票據(jù)傳遞應通過安全、可靠的方式進行，如郵寄、專人送達等。在傳遞票據(jù)時，應要求客戶簽收確認，確保票據(jù)能夠準確無誤地送達客戶手中。同時，應留存票據(jù)傳遞的相關(guān)憑證，如快遞單號、簽收單等，以備查詢。（二）保管1.財務(wù)部門保管：財務(wù)部門負責賠補償票據(jù)的統(tǒng)一保管。對于已審核通過的票據(jù)，應按照類別、時間順序進行整理、裝訂，并妥善存放于專用的檔案柜中。保管期限應按照國家法律法規(guī)及公司檔案管理制度的要求執(zhí)行，一般情況下，發(fā)票等重要票據(jù)應保管10年以上。2.電子檔案管理：除紙質(zhì)票據(jù)外，財務(wù)部門還應建立賠補償票據(jù)的電子檔案。將票據(jù)的掃描件或電子影像資料按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，以便于查詢和檢索。電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.安全保密：加強對賠補償票據(jù)保管場所的安全防范措施，確保票據(jù)的安全。限制無關(guān)人員進入票據(jù)保管區(qū)域，防止票據(jù)被盜、丟失或損壞。同時，應對票據(jù)保管人員進行保密教育，嚴禁泄露票據(jù)信息。六、賠補償票據(jù)的核銷與沖賬（一）核銷1.核銷流程：賠補償業(yè)務(wù)處理完畢后，財務(wù)部門應根據(jù)實際支付情況對賠補償票據(jù)進行核銷。核銷時，應核對票據(jù)金額與實際支付金額是否一致，票據(jù)的開具與取得是否符合規(guī)定。對于已核銷的票據(jù)，應在票據(jù)上加蓋“已核銷”印章，并注明核銷日期和核銷人員。2.核銷記錄：建立賠補償票據(jù)核銷臺賬，詳細記錄每一筆賠補償業(yè)務(wù)的票據(jù)核銷情況，包括票據(jù)號碼、業(yè)務(wù)單號、核銷日期、核銷金額、核銷人員等信息。核銷臺賬應定期進行核對和清理，確保賬實相符。（二）沖賬1.沖賬依據(jù)：根據(jù)賠補償業(yè)務(wù)的實際情況和相關(guān)票據(jù)，按照公司財務(wù)制度進行賬務(wù)處理，及時沖減相應的收入、成本或費用等科目。例如，因產(chǎn)品質(zhì)量問題支付的賠償款，應沖減相應產(chǎn)品的銷售收入；因業(yè)務(wù)糾紛支付的補償款，應根據(jù)具體情況計入管理費用或營業(yè)外支出等科目。2.沖賬憑證：沖賬時，應編制相應的記賬憑證，注明沖賬事由、涉及的科目、金額等信息，并附上相關(guān)的賠補償票據(jù)及核銷記錄作為附件。記賬憑證應按照規(guī)定的格式和要求填寫，確保賬務(wù)處理的準確性和規(guī)范性。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對賠補償票據(jù)的管理情況進行審計監(jiān)督。審計內(nèi)容包括票據(jù)的開具、取得、審核、傳遞、保管、核銷等各個環(huán)節(jié)，檢查是否符合公司制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）財務(wù)檢查財務(wù)部門應定期對賠補償票據(jù)進行自查，檢查票據(jù)管理的規(guī)范性和準確性。同時，配合公司內(nèi)部審計部門及其他相關(guān)部門的檢查工作，提供必要的資料和信息。（三）違規(guī)處理對于違反