建筑施工合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司建筑施工合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有建筑施工合同的管理，包括工程總承包合同、專業(yè)分包合同、勞務(wù)分包合同、材料設(shè)備采購合同等各類與建筑工程相關(guān)的合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對方。3.公平公正原則合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正的原則，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，不得顯失公平。4.誠實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同管理職責(zé)分工（一）合同管理部門公司設(shè)立合同管理部門，負(fù)責(zé)建筑施工合同的統(tǒng)一管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善合同管理制度，并組織實(shí)施；2.參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理；3.建立合同臺賬，對合同進(jìn)行分類、編號、歸檔管理；4.定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中存在的問題；5.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理，參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)；6.組織合同管理培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的合同管理水平。（二）業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門建筑施工合同的具體承辦工作。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出簽訂合同的申請；2.負(fù)責(zé)合同的起草工作，確保合同條款符合業(yè)務(wù)要求和公司利益；3.配合合同管理部門對合同進(jìn)行審核；4.負(fù)責(zé)合同的履行工作，及時(shí)解決合同履行中出現(xiàn)的問題；5.定期向合同管理部門報(bào)告合同履行情況。（三）法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)對建筑施工合同進(jìn)行法律審核，提供法律意見和建議。其主要職責(zé)包括：1.審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)；2.對合同糾紛的處理提供法律支持，參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)；3.開展法律培訓(xùn)，提高公司員工的法律意識和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。（四）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對建筑施工合同的資金收付進(jìn)行管理和監(jiān)督。其主要職責(zé)包括：1.審核合同中的付款條款，確保付款方式、付款時(shí)間等符合公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定；2.按照合同約定及時(shí)辦理資金收付手續(xù)，對資金使用情況進(jìn)行監(jiān)控；3.參與合同結(jié)算工作，審核結(jié)算金額是否準(zhǔn)確，是否符合合同約定。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《合同簽訂申請表》，詳細(xì)說明合同的基本情況、簽訂背景、對方當(dāng)事人情況、合同主要條款等內(nèi)容，并提交相關(guān)資料。2.合同管理部門對《合同簽訂申請表》及相關(guān)資料進(jìn)行初審，審核通過后，將申請表及相關(guān)資料轉(zhuǎn)法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。3.法務(wù)部門對合同進(jìn)行法律審核，出具法律意見。如合同存在法律風(fēng)險(xiǎn)或不符合法律法規(guī)規(guī)定的條款，法務(wù)部門應(yīng)提出修改意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)修改意見對合同進(jìn)行修改。4.合同管理部門組織業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員對修改后的合同進(jìn)行會審，會審?fù)ㄟ^后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.公司領(lǐng)導(dǎo)對合同進(jìn)行審批，審批通過后，業(yè)務(wù)部門與對方當(dāng)事人簽訂合同。（二）合同文本要求1.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述準(zhǔn)確、清晰，避免歧義。2.合同條款應(yīng)完整、齊全，包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款。3.對于重要的合同條款，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、結(jié)算方式、違約責(zé)任等，應(yīng)明確、具體，具有可操作性。（三）合同印章管理1.公司設(shè)立合同專用章，由合同管理部門負(fù)責(zé)保管。合同專用章的使用必須嚴(yán)格按照公司印章管理制度的規(guī)定進(jìn)行審批和登記。2.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)填寫《合同用印申請表》，經(jīng)合同管理部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，到合同管理部門加蓋合同專用章。3.合同管理部門應(yīng)建立合同用印臺賬，詳細(xì)記錄合同用印的時(shí)間、合同名稱、合同編號、用印份數(shù)等信息。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，將合同的主要內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)、合同履行的注意事項(xiàng)等向參與合同履行的人員進(jìn)行傳達(dá)和說明。2.合同交底應(yīng)形成書面記錄，由參與交底的人員簽字確認(rèn)。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤臺賬，對合同的履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和記錄，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度、質(zhì)量情況、付款情況等信息。2.合同執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人未按照合同約定履行義務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方溝通協(xié)調(diào)，要求對方采取措施予以糾正，并將相關(guān)情況報(bào)告合同管理部門。3.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促業(yè)務(wù)部門解決，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等情況，并提交相關(guān)資料。2.合同管理部門對《合同變更申請表》及相關(guān)資料進(jìn)行初審，審核通過后，將申請表及相關(guān)資料轉(zhuǎn)法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。3.法務(wù)部門對合同變更進(jìn)行法律審核，出具法律意見。如合同變更存在法律風(fēng)險(xiǎn)或不符合法律法規(guī)規(guī)定的條款，法務(wù)部門應(yīng)提出修改意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)修改意見對合同變更內(nèi)容進(jìn)行修改。4.合同管理部門組織業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員對修改后的合同變更內(nèi)容進(jìn)行會審，會審?fù)ㄟ^后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.公司領(lǐng)導(dǎo)對合同變更進(jìn)行審批，審批通過后，業(yè)務(wù)部門與對方當(dāng)事人簽訂合同變更協(xié)議。（四）合同終止管理1.合同履行完畢或提前終止時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同終止申請表》，詳細(xì)說明合同終止的原因、時(shí)間、履行情況等，并提交相關(guān)資料。2.合同管理部門對《合同終止申請表》及相關(guān)資料進(jìn)行審核，審核通過后，組織業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員對合同進(jìn)行結(jié)算。3.財(cái)務(wù)部門按照合同約定對合同款項(xiàng)進(jìn)行結(jié)算，確認(rèn)雙方的債權(quán)債務(wù)關(guān)系。4.合同管理部門對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)分析，整理合同資料，辦理合同歸檔手續(xù)。五、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.合同管理部門應(yīng)定期對建筑施工合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別與評估，分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如對方當(dāng)事人的履約能力、市場價(jià)格波動(dòng)、法律法規(guī)變化等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別與評估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.對于高風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)加強(qiáng)合同管理，增加審核環(huán)節(jié)，嚴(yán)格控制合同簽訂和履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)。2.對于中風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)密切關(guān)注合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。3.對于低風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)按照正常的合同管理流程進(jìn)行管理，定期進(jìn)行檢查和分析。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.合同管理部門應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)等級發(fā)生變化或出現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)事件時(shí)，合同管理部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號，通知相關(guān)部門采取措施進(jìn)行應(yīng)對。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料移交合同管理部門，由合同管理部門進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。2.合同履行過程中形成的各類文件、資料，如合同變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、會議紀(jì)要、往來函件、驗(yàn)收報(bào)告、結(jié)算憑證等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集整理，并移交合同管理部門歸檔。（二）檔案整理1.合同管理部門對收集到的合同檔案進(jìn)行分類整理，按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行編號、裝訂。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、相關(guān)附件、審批文件、法律意見、履行記錄等資料，確保檔案資料的完整性。（三）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在合同管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案資料。3.因工作需要復(fù)印合同檔案資料的，應(yīng)經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。七、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)對合同履行情況的監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中存在的問題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中，應(yīng)加強(qiáng)與對方當(dāng)事人的溝通協(xié)調(diào)，保持良好的合作關(guān)系，避免因溝通不暢導(dǎo)致合同糾紛。（二）糾紛處理流程1.合同履行過程中發(fā)生糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并提供相關(guān)資料。2.合同管理部門組織業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員對糾紛情況進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務(wù)部門與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟等法律途徑