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酒店公寓物管理制度一、總則(一)目的為加強(qiáng)酒店公寓物品的管理,確保物品的合理使用、安全存放與有效維護(hù),提高酒店公寓的服務(wù)質(zhì)量和運(yùn)營(yíng)效率,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于酒店公寓內(nèi)所有的固定資產(chǎn)、低值易耗品、客用品及其他各類(lèi)物品的管理。(三)管理原則1.歸口管理原則:明確各部門(mén)在物品管理中的職責(zé),實(shí)行歸口管理,確保責(zé)任落實(shí)到人。2.節(jié)約高效原則:倡導(dǎo)節(jié)約意識(shí),合理配置資源,提高物品的使用效率,降低運(yùn)營(yíng)成本。3.規(guī)范流程原則:建立標(biāo)準(zhǔn)化的物品采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、領(lǐng)用、盤(pán)點(diǎn)、報(bào)廢等流程,確保管理工作有序進(jìn)行。4.安全保障原則:加強(qiáng)物品的安全管理,防止物品丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生,保障酒店公寓的正常運(yùn)營(yíng)。二、管理職責(zé)(一)行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善酒店公寓物品管理制度,并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門(mén)的物品管理工作,定期組織物品管理工作的檢查和評(píng)估。3.負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的購(gòu)置、驗(yàn)收、登記、入賬、調(diào)配、清查、報(bào)廢等工作。4.負(fù)責(zé)低值易耗品、客用品及其他各類(lèi)物品的采購(gòu)計(jì)劃制定、采購(gòu)實(shí)施、驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、發(fā)放等管理工作。5.建立物品管理檔案,記錄物品的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等情況,定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。(二)財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核物品采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷(xiāo),確保資金使用的合理性和合規(guī)性。2.負(fù)責(zé)對(duì)固定資產(chǎn)、低值易耗品等進(jìn)行賬務(wù)處理,定期與行政部門(mén)核對(duì)賬目,保證賬物相符。3.參與物品的盤(pán)點(diǎn)工作,對(duì)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行審核和監(jiān)督。(三)使用部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)物品的領(lǐng)用、使用、保管和維護(hù)工作,指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)物品管理,并定期向行政部門(mén)反饋物品的使用情況。2.配合行政部門(mén)做好物品的清查盤(pán)點(diǎn)工作,提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)。3.根據(jù)實(shí)際需要,提出物品采購(gòu)、調(diào)配等申請(qǐng),協(xié)助行政部門(mén)做好物品管理工作。三、物品采購(gòu)管理(一)采購(gòu)計(jì)劃1.各使用部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要,提前[X]天填寫(xiě)《物品采購(gòu)申請(qǐng)表》,詳細(xì)注明物品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息,并提交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行匯總審核,結(jié)合庫(kù)存情況,制定月度物品采購(gòu)計(jì)劃。對(duì)于批量采購(gòu)或金額較大的物品,應(yīng)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研和成本分析,確保采購(gòu)的合理性和經(jīng)濟(jì)性。3.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)酒店公寓領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。如遇特殊情況需要臨時(shí)采購(gòu)的物品,應(yīng)填寫(xiě)《臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表》,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可采購(gòu)。(二)采購(gòu)實(shí)施1.行政部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃,選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同,明確采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款,確保采購(gòu)過(guò)程的合法性和規(guī)范性。2.對(duì)于客用品等有特定質(zhì)量要求的物品,采購(gòu)人員應(yīng)在采購(gòu)前向供應(yīng)商索取樣品,經(jīng)相關(guān)部門(mén)確認(rèn)合格后,方可進(jìn)行批量采購(gòu)。3.在采購(gòu)過(guò)程中,采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)成本,通過(guò)招標(biāo)、詢(xún)價(jià)、議價(jià)等方式,選擇性?xún)r(jià)比高的供應(yīng)商和產(chǎn)品。同時(shí),要確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和交貨期,避免因采購(gòu)問(wèn)題影響酒店公寓的正常運(yùn)營(yíng)。(三)驗(yàn)收1.物品到貨后,采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)和使用部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。2.對(duì)于固定資產(chǎn)和貴重物品,應(yīng)組織相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后,驗(yàn)收人員應(yīng)在《物品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn),并辦理入庫(kù)手續(xù)。3.如發(fā)現(xiàn)物品數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格等問(wèn)題,驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系,要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)足或更換。如因供應(yīng)商原因造成的損失,應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定進(jìn)行處理。四、物品入庫(kù)管理(一)入庫(kù)流程1.驗(yàn)收合格的物品,由倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《物品驗(yàn)收單》辦理入庫(kù)手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照物品的類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放,并建立庫(kù)存臺(tái)賬,記錄物品的入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.對(duì)于固定資產(chǎn),倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在入庫(kù)后及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理,并協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)做好固定資產(chǎn)的登記入賬工作。3.對(duì)于低值易耗品和客用品,倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)使用部門(mén)的需求,按照規(guī)定的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放,并做好發(fā)放記錄。(二)庫(kù)存管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥,確保物品的安全存放。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行檢查,查看物品是否有損壞、變質(zhì)等情況,如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并處理。2.建立庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)制度,倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)每月對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn),確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符,應(yīng)及時(shí)查明原因,并進(jìn)行調(diào)整。3.對(duì)于長(zhǎng)期閑置或不再使用的物品,倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)清理,并按照規(guī)定進(jìn)行處理。處理后的物品應(yīng)在庫(kù)存臺(tái)賬中進(jìn)行記錄,確保庫(kù)存信息的準(zhǔn)確性。五、物品領(lǐng)用管理(一)領(lǐng)用流程1.使用部門(mén)如需領(lǐng)用物品,應(yīng)填寫(xiě)《物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》,注明物品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息,并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.《物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》提交至倉(cāng)庫(kù)管理人員后,倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行發(fā)放。對(duì)于庫(kù)存不足的物品,倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)。3.領(lǐng)用人員在領(lǐng)取物品時(shí),應(yīng)在《物品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照規(guī)定的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放,不得超發(fā)或?yàn)E發(fā)。(二)領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.客用品的領(lǐng)用應(yīng)按照酒店公寓的客房配置標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放,確??头课锲返凝R全和完好。2.低值易耗品的領(lǐng)用應(yīng)根據(jù)使用部門(mén)的實(shí)際需求和消耗情況,合理控制領(lǐng)用數(shù)量,避免浪費(fèi)。3.固定資產(chǎn)的領(lǐng)用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行,確保資產(chǎn)的合理使用和安全管理。(三)歸還與交接1.對(duì)于借用的物品,使用完畢后應(yīng)及時(shí)歸還倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在物品歸還時(shí)進(jìn)行檢查,如發(fā)現(xiàn)物品有損壞或丟失,應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償處理。2.部門(mén)之間因工作需要進(jìn)行物品交接時(shí),應(yīng)填寫(xiě)《物品交接清單》,詳細(xì)注明交接物品的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、狀態(tài)等信息,并由交接雙方簽字確認(rèn)。交接過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。六、物品使用與維護(hù)管理(一)使用要求1.使用部門(mén)應(yīng)教育和督促員工愛(ài)護(hù)酒店公寓的物品,正確使用各類(lèi)物品,避免因使用不當(dāng)造成物品損壞或浪費(fèi)。2.員工在使用物品過(guò)程中,如發(fā)現(xiàn)物品有故障或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門(mén)負(fù)責(zé)人,并通知行政部門(mén)進(jìn)行維修或更換。3.對(duì)于貴重物品和精密設(shè)備,應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)操作和管理,操作人員應(yīng)經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),熟悉設(shè)備的性能和操作規(guī)程,確保設(shè)備的正常運(yùn)行。(二)維護(hù)保養(yǎng)1.行政部門(mén)應(yīng)制定物品維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃,定期組織對(duì)固定資產(chǎn)、低值易耗品等進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng),確保物品的性能和使用壽命。2.使用部門(mén)應(yīng)配合行政部門(mén)做好物品的日常維護(hù)保養(yǎng)工作,按照維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃對(duì)本部門(mén)使用的物品進(jìn)行清潔、檢查、調(diào)試等工作,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題。3.對(duì)于需要專(zhuān)業(yè)維修的物品,行政部門(mén)應(yīng)聯(lián)系專(zhuān)業(yè)的維修人員進(jìn)行維修。維修人員在維修過(guò)程中應(yīng)做好記錄,維修完畢后應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收,確保維修質(zhì)量。七、物品盤(pán)點(diǎn)管理(一)盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃1.行政部門(mén)應(yīng)制定年度物品盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃,明確盤(pán)點(diǎn)的范圍、時(shí)間、方式等內(nèi)容。盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)酒店公寓領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.盤(pán)點(diǎn)時(shí)間一般為每年[X]月,如有特殊情況需要提前或推遲盤(pán)點(diǎn),應(yīng)報(bào)酒店公寓領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。(二)盤(pán)點(diǎn)實(shí)施1.盤(pán)點(diǎn)前,倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)將庫(kù)存物品進(jìn)行整理和核對(duì),確保賬物相符。同時(shí),各使用部門(mén)應(yīng)清理本部門(mén)的物品,將已領(lǐng)用未使用的物品退回倉(cāng)庫(kù),將已使用未辦理領(lǐng)用手續(xù)的物品進(jìn)行補(bǔ)登。2.盤(pán)點(diǎn)時(shí),應(yīng)成立盤(pán)點(diǎn)小組,由行政部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)人員組成。盤(pán)點(diǎn)小組應(yīng)按照規(guī)定的盤(pán)點(diǎn)方法和流程,對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行逐一清點(diǎn),并做好記錄。3.盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中,如發(fā)現(xiàn)賬物不符,應(yīng)及時(shí)查明原因,并填寫(xiě)《盤(pán)點(diǎn)差異表》。對(duì)于盤(pán)盈或盤(pán)虧的物品,應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。(三)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果處理1.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后,盤(pán)點(diǎn)小組應(yīng)編制《盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》,詳細(xì)說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)情況、盤(pán)點(diǎn)結(jié)果及處理建議。《盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》經(jīng)酒店公寓領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.對(duì)于盤(pán)盈的物品,應(yīng)查明原因,如屬于正常盤(pán)盈,應(yīng)調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬;如屬于其他原因,應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.對(duì)于盤(pán)虧的物品,應(yīng)查明原因,屬于責(zé)任人過(guò)失造成的,應(yīng)由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償;屬于自然損耗或其他不可抗力因素造成的,應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行核銷(xiāo)。八、物品報(bào)廢管理(一)報(bào)廢條件1.固定資產(chǎn)符合下列條件之一的,可以申請(qǐng)報(bào)廢:已超過(guò)規(guī)定使用年限,且技術(shù)性能落后,無(wú)法滿(mǎn)足工作需要的;因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞,無(wú)法修復(fù)或修復(fù)成本過(guò)高的;因技術(shù)進(jìn)步等原因,被新設(shè)備替代,且已無(wú)使用價(jià)值的;其他符合報(bào)廢條件的情況。2.低值易耗品和客用品符合下列條件之一的,可以申請(qǐng)報(bào)廢:已損壞且無(wú)法修復(fù)的;已超過(guò)使用期限,且無(wú)使用價(jià)值的;因其他原因需要報(bào)廢的。(二)報(bào)廢申請(qǐng)1.使用部門(mén)或倉(cāng)庫(kù)管理人員發(fā)現(xiàn)物品符合報(bào)廢條件時(shí),應(yīng)填寫(xiě)《物品報(bào)廢申請(qǐng)表》,詳細(xì)注明物品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息,并提交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核,對(duì)于金額較大的固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng),應(yīng)組織相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行鑒定,并報(bào)酒店公寓領(lǐng)導(dǎo)審批。(三)報(bào)廢處理1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的物品,行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織處理。對(duì)于有殘
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