基層日常辦公管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范基層日常辦公行為，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作有序開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司基層全體員工。（三）基本原則1.遵守法規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.高效務(wù)實(shí)原則：以提高工作效率為核心，注重工作實(shí)際效果。3.團(tuán)結(jié)協(xié)作原則：強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作，相互支持，共同完成工作任務(wù)。4.責(zé)任明確原則：明確各崗位工作職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、辦公紀(jì)律（一）考勤制度1.工作時(shí)間公司實(shí)行[具體工作時(shí)間]工作制，員工應(yīng)按時(shí)上下班，不得遲到、早退。因工作需要加班的，需提前填寫加班申請(qǐng)單，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可加班。2.考勤記錄人力資源部門負(fù)責(zé)考勤記錄，員工應(yīng)每天親自打卡簽到、簽退。如因特殊原因無法打卡，需及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人說明情況，并填寫未打卡說明。3.遲到、早退處理遲到或早退10分鐘以內(nèi)的，每次扣除[X]元；遲到或早退1030分鐘的，每次扣除[X]元；遲到或早退30分鐘以上的，按曠工半天處理。4.曠工處理曠工半天的，扣除當(dāng)日工資的[X]%，并給予警告處分；曠工一天的，扣除當(dāng)日工資的[X]%，并給予記過處分；連續(xù)曠工三天以上或一年內(nèi)累計(jì)曠工五天以上的，予以辭退。（二）請(qǐng)假制度1.請(qǐng)假類型請(qǐng)假分為事假、病假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等。2.請(qǐng)假流程員工請(qǐng)假需提前填寫請(qǐng)假申請(qǐng)單，注明請(qǐng)假類型、請(qǐng)假天數(shù)、請(qǐng)假起止日期等信息。請(qǐng)假一天以內(nèi)的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；請(qǐng)假一天以上三天以內(nèi)的，由部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；請(qǐng)假三天以上的，由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。請(qǐng)假申請(qǐng)單批準(zhǔn)后交人力資源部門備案。3.病假證明請(qǐng)病假需提供醫(yī)院出具的病假證明，病假證明應(yīng)注明病情、建議休息天數(shù)等信息。如因急病無法及時(shí)提供病假證明的，應(yīng)在病假開始后的第一個(gè)工作日內(nèi)告知部門負(fù)責(zé)人，并在病愈后及時(shí)補(bǔ)交病假證明。4.請(qǐng)假期間工作交接員工請(qǐng)假前應(yīng)做好工作交接，確保工作的連續(xù)性。交接內(nèi)容包括未完成的工作任務(wù)、重要文件資料、客戶信息等，并填寫工作交接清單。（三）辦公秩序1.著裝規(guī)范員工應(yīng)保持良好的職業(yè)形象，穿著整潔、得體的工作服或正裝。不得穿著拖鞋、短褲、奇裝異服等進(jìn)入辦公區(qū)域。2.辦公環(huán)境保持辦公區(qū)域整潔衛(wèi)生，物品擺放整齊有序。不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、吃零食、亂扔垃圾等。3.工作態(tài)度員工應(yīng)認(rèn)真履行工作職責(zé)，積極主動(dòng)地完成工作任務(wù)。不得在工作時(shí)間內(nèi)玩游戲、瀏覽無關(guān)網(wǎng)頁、聊天等與工作無關(guān)的事情。4.言行舉止員工應(yīng)文明禮貌，尊重他人，不得在辦公區(qū)域內(nèi)大聲喧嘩、爭(zhēng)吵、打鬧等。接聽電話應(yīng)使用文明用語，及時(shí)記錄重要信息，并在電話結(jié)束時(shí)禮貌道別。三、文件管理（一）文件分類1.公司文件：包括公司章程、制度、通知、報(bào)告等。2.部門文件：各部門自行制定和管理的文件。3.外來文件：來自公司外部的文件，如政府文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶文件等。（二）文件編號(hào)1.公司文件編號(hào)：由公司名稱縮寫、年份、文件類別代碼、文件序號(hào)組成。2.部門文件編號(hào)：由部門名稱縮寫、年份、文件類別代碼、文件序號(hào)組成。3.外來文件編號(hào)：按照原文件編號(hào)或自行編制編號(hào)。（三）文件起草與審核1.文件起草文件起草應(yīng)明確文件主題、目的、內(nèi)容、要求等信息。語言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范，符合公文格式要求。2.文件審核重要文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性等。（四）文件印發(fā)與存檔1.文件印發(fā)文件審核通過后，由行政部門統(tǒng)一印發(fā)。印發(fā)文件應(yīng)注明印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)、發(fā)放范圍等信息。2.文件存檔文件印發(fā)后，應(yīng)及時(shí)將文件原件及電子文檔存檔。存檔文件應(yīng)按照類別、年份、編號(hào)等進(jìn)行分類存放，便于查閱。（五）文件借閱與歸還1.文件借閱因工作需要借閱文件的，需填寫文件借閱申請(qǐng)單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到行政部門辦理借閱手續(xù)。借閱文件應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.文件歸還文件歸還時(shí)，行政部門應(yīng)檢查文件是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。四、會(huì)議管理（一）會(huì)議分類1.公司例會(huì)：包括周例會(huì)、月例會(huì)、季度例會(huì)等，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加。2.部門會(huì)議：由各部門自行組織召開，傳達(dá)公司會(huì)議精神，安排部門工作。3.專項(xiàng)會(huì)議：針對(duì)特定工作事項(xiàng)召開的會(huì)議，如項(xiàng)目研討會(huì)、問題解決會(huì)等。（二）會(huì)議通知1.會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)布：明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題、會(huì)議議程等信息。2.重要會(huì)議應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議資料：如會(huì)議報(bào)告、文件、數(shù)據(jù)等，確保參會(huì)人員能夠充分了解會(huì)議內(nèi)容。（三）會(huì)議組織1.會(huì)議主持人應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)：做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，確保會(huì)議按時(shí)開始。2.會(huì)議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容：包括會(huì)議發(fā)言、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。3.會(huì)議期間應(yīng)保持良好的會(huì)議秩序：參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意走動(dòng)、交頭接耳等。（四）會(huì)議紀(jì)要1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)布：經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門。2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議決議事項(xiàng)：包括責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)間等信息，確保決議事項(xiàng)得到有效落實(shí)。（五）會(huì)議跟進(jìn)1.責(zé)任部門應(yīng)按照會(huì)議決議事項(xiàng)制定工作計(jì)劃：明確工作步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等信息，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核。2.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期檢查工作計(jì)劃執(zhí)行情況：及時(shí)協(xié)調(diào)解決工作中遇到的問題，確保工作順利推進(jìn)。五、辦公用品管理（一）辦公用品采購1.辦公用品采購計(jì)劃：各部門應(yīng)根據(jù)工作需要制定辦公用品采購計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門匯總。2.行政部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃統(tǒng)一采購辦公用品：選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，確保辦公用品的供應(yīng)。（二）辦公用品發(fā)放1.辦公用品發(fā)放應(yīng)建立發(fā)放臺(tái)賬：記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)取人、領(lǐng)取時(shí)間等信息。2.員工領(lǐng)取辦公用品時(shí)應(yīng)簽字確認(rèn)：確保辦公用品的領(lǐng)取記錄準(zhǔn)確無誤。（三）辦公用品使用與保管1.員工應(yīng)合理使用辦公用品：避免浪費(fèi)，愛護(hù)辦公用品。2.辦公用品應(yīng)妥善保管：如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。（四）辦公用品盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)：確保辦公用品賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成盤點(diǎn)報(bào)告：對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。六、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等。（二）印章保管1.公章由總經(jīng)理指定專人保管：保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章管理制度，不得擅自使用公章。2.合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管：保管人員應(yīng)按照規(guī)定用途使用印章。（三）印章使用1.印章使用應(yīng)填寫印章使用申請(qǐng)單：注明使用事由、使用部門、使用人、使用時(shí)間等信息。2.印章使用申請(qǐng)單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)：重大事項(xiàng)需經(jīng)董事長批準(zhǔn)。3.印章使用應(yīng)在印章使用登記本上進(jìn)行登記：登記內(nèi)容包括印章使用申請(qǐng)單編號(hào)、使用時(shí)間、使用事由、使用人等信息。（四）印章停用與銷毀1.印章停用后應(yīng)及時(shí)交回行政部門：行政部門應(yīng)進(jìn)行封存保管。2.印章銷毀應(yīng)填寫印章銷毀申請(qǐng)單：經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。七、安全管理（一）安全制度1.公司應(yīng)建立健全安全管理制度：明確安全責(zé)任、安全措施、安全檢查等內(nèi)容。2.各部門應(yīng)按照安全管理制度的要求：做好本部門的安全管理工作。（二）安全培訓(xùn)1.公司應(yīng)定期組織安全培訓(xùn)：提高員工的安全意識(shí)和安全技能。2.新員工入職時(shí)應(yīng)進(jìn)行安全培訓(xùn)：培訓(xùn)合格后方可上崗。（三）安全檢查1.公司應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查：及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.安全檢查應(yīng)包括辦公區(qū)域、機(jī)房、倉庫等