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公司行政檔案管理制度一、總則(一)目的為加強(qiáng)公司行政檔案管理,確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,便于檔案的查閱和利用,充分發(fā)揮檔案在公司行政管理、經(jīng)營決策、歷史研究等方面的作用,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的行政檔案管理工作。(三)定義1.行政檔案:指公司在行政管理活動(dòng)中形成的,具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.歸檔:指各部門或個(gè)人將辦理完畢的文件材料,按照規(guī)定的時(shí)間、范圍和質(zhì)量要求,移交公司檔案管理部門集中保存的過程。(四)管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則:公司行政檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理,各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作,并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.真實(shí)完整原則:檔案應(yīng)如實(shí)反映公司行政管理活動(dòng)的全過程,確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性,不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.分類科學(xué)原則:按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),進(jìn)行科學(xué)分類,便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則:采取有效措施確保檔案的安全,防止檔案的損壞、丟失和泄密,嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)(一)檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門,負(fù)責(zé)公司行政檔案的集中統(tǒng)一管理工作,其主要職責(zé)包括:1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.制定和完善公司行政檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)公司行政檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.建立健全公司行政檔案檢索系統(tǒng),編制檔案檢索工具,提高檔案查閱效率。5.負(fù)責(zé)公司行政檔案的安全保管,定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù),確保檔案的安全與完整。6.按照規(guī)定的期限和程序,對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀和移交。7.組織開展檔案的開發(fā)利用工作,為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。8.負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查,組織檔案管理人員的培訓(xùn)和考核。(二)各部門檔案管理人員職責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作,其主要職責(zé)包括:1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的日常收集、整理和保管工作,確保文件材料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理部門的要求,定期將本部門整理好的文件材料移交檔案管理部門歸檔。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作,提供必要的檔案信息和資料。4.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查,積極參加檔案管理部門組織的培訓(xùn)和考核。三、檔案的收集與整理(一)收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)來文,包括命令、指示、決定、通知、通報(bào)等。2.公司發(fā)出的各類文件,如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函、會(huì)議紀(jì)要等。3.公司內(nèi)部形成的各種規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料等。4.公司各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。5.公司員工的人事檔案材料,包括入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎(jiǎng)懲材料等。6.公司的財(cái)務(wù)檔案,包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.公司的工程技術(shù)檔案,包括項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。8.公司的設(shè)備檔案,包括設(shè)備采購合同、說明書、維修記錄、報(bào)廢清單等。9.公司的聲像檔案,包括照片、錄音、錄像等。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。(二)收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作,確保文件材料及時(shí)、完整地收集到本部門。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范,簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件,應(yīng)按照公司有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集和整理,確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.各部門應(yīng)定期對(duì)收集的文件材料進(jìn)行清理和核對(duì),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。(三)整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。(四)整理方法1.分類:按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì),將檔案分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、工程技術(shù)類、設(shè)備管理類、聲像檔案類等類別。2.編號(hào):為每一類檔案編制唯一的編號(hào),以便于管理和檢索。3.裝訂:對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂,確保檔案的整齊、牢固。4.編目:編制檔案目錄,包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息,便于查閱和統(tǒng)計(jì)。四、檔案的保管(一)保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房,配備必要的檔案保管設(shè)備,如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等,確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好,溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。(二)保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管:凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的,對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管:凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案,保管期限為16年至50年。3.短期保管:凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案,保管期限為5年以下。(三)保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架,便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理,并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制,確保檔案的完整性。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理,嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度,非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。5.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作,確保檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀(一)鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、準(zhǔn)確判定的原則,確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。(二)鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組,由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成,負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。(三)鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查,分析其歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。2.與公司的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)活動(dòng)等進(jìn)行對(duì)比,判斷檔案是否仍具有保存意義。3.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,確定檔案的保管期限。(四)銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后,提出銷毀意見,填寫《檔案銷毀清冊(cè)》,注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,確保銷毀過程的安全和徹底。銷毀完畢后,監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.對(duì)已銷毀的檔案,應(yīng)在檔案目錄和檢索系統(tǒng)中予以注銷,并做好記錄。六、檔案的查閱與借閱(一)查閱原則1.檔案查閱應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則,確保檔案的安全和保密。2.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》,注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。(二)查閱程序1.申請(qǐng)人將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交所在部門負(fù)責(zé)人審批,部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)查閱目的和必要性進(jìn)行審核,并簽署意見。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后,提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)檔案的保管期限和密級(jí),確定是否提供查閱,并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案,查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理部門的各項(xiàng)規(guī)定,不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。4.查閱完畢后,查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門,并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。(三)借閱原則1.檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格控制,確因工作需要借閱檔案的,應(yīng)辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》,注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。(四)借閱程序1.申請(qǐng)人將《檔案借閱申請(qǐng)表》提交所在部門負(fù)責(zé)人審批,部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱目的和必要性進(jìn)行審核,并簽署意見。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后,提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)檔案的保管期限和密級(jí),確定是否提供借閱,并安排專人負(fù)責(zé)借閱服務(wù)。3.借閱人員應(yīng)在檔案管理部門辦理借閱手續(xù),領(lǐng)取《檔案借閱證》,并按照規(guī)定的時(shí)間和要求歸還檔案。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案,不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容,確保檔案的安全和保密。5.借閱期滿,借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需延期借閱,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交(一)統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度,定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,及時(shí)掌握檔案管理工作的動(dòng)態(tài),為公司決策提供依據(jù)。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送公司主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。(二)移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)變動(dòng)
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