品質(zhì)文件歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司品質(zhì)文件的管理，確保品質(zhì)文件的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高公司質(zhì)量管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與品質(zhì)相關(guān)的文件，包括但不限于質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范、質(zhì)量記錄等。（三）職責(zé)1.品質(zhì)管理部門負(fù)責(zé)品質(zhì)文件的歸口管理，制定和修訂品質(zhì)文件管理制度。組織品質(zhì)文件的編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布。定期對品質(zhì)文件進(jìn)行評審和更新，確保其有效性。負(fù)責(zé)品質(zhì)文件的歸檔、保管和借閱管理。2.各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)品質(zhì)文件的編制、修訂和審核，并提交品質(zhì)管理部門批準(zhǔn)。按照品質(zhì)文件的要求開展工作，確保工作質(zhì)量符合規(guī)定要求。負(fù)責(zé)本部門品質(zhì)文件的收集、整理和移交歸檔。二、品質(zhì)文件的分類與編號（一）分類1.質(zhì)量手冊：闡述公司質(zhì)量管理體系的總體要求和框架。2.程序文件：規(guī)定各項(xiàng)質(zhì)量管理活動的流程和方法。3.作業(yè)指導(dǎo)書：指導(dǎo)具體操作過程的文件。4.檢驗(yàn)規(guī)范：明確產(chǎn)品檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和方法。5.質(zhì)量記錄：記錄質(zhì)量管理活動的過程和結(jié)果。（二）編號品質(zhì)文件采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，編號應(yīng)體現(xiàn)文件的類別、版本號和順序號。編號規(guī)則如下：[類別代碼][版本號].[順序號]例如：QM1.01，表示質(zhì)量手冊第一版第1個文件。三、品質(zhì)文件的編制與修訂（一）編制要求1.品質(zhì)文件應(yīng)符合國家法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整，具有可操作性。3.語言應(yīng)通俗易懂，避免使用過于專業(yè)和生僻的詞匯。4.應(yīng)結(jié)合公司實(shí)際情況，充分考慮各部門的工作流程和職責(zé)。（二）編制流程1.提出需求：各部門根據(jù)工作需要，提出品質(zhì)文件的編制需求，填寫《品質(zhì)文件編制申請表》，明確文件名稱、編制目的、適用范圍、主要內(nèi)容等。2.立項(xiàng)審批：品質(zhì)管理部門對《品質(zhì)文件編制申請表》進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后立項(xiàng)。3.編制起草：由品質(zhì)管理部門指定專人或組織相關(guān)人員進(jìn)行文件的編制起草工作。編制人員應(yīng)收集相關(guān)資料，進(jìn)行充分的調(diào)研和分析，確保文件內(nèi)容的科學(xué)性和合理性。4.審核修改：文件編制完成后，由品質(zhì)管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)認(rèn)真審查文件的內(nèi)容，提出修改意見，編制人員根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。5.批準(zhǔn)發(fā)布：審核通過的品質(zhì)文件報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后發(fā)布實(shí)施。品質(zhì)管理部門負(fù)責(zé)將批準(zhǔn)后的文件發(fā)放至各相關(guān)部門。（三）修訂管理1.修訂時機(jī)：當(dāng)公司的組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生重大變化時，或品質(zhì)文件在實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)存在問題時，應(yīng)及時對品質(zhì)文件進(jìn)行修訂。2.修訂申請：各部門發(fā)現(xiàn)品質(zhì)文件需要修訂時，應(yīng)填寫《品質(zhì)文件修訂申請表》，詳細(xì)說明修訂的原因、內(nèi)容和建議。3.修訂流程：品質(zhì)管理部門對《品質(zhì)文件修訂申請表》進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織修訂。修訂流程與編制流程相同。4.版本管理：品質(zhì)文件修訂后，應(yīng)及時更新版本號。版本號的更新應(yīng)遵循遞增原則，如1.0版修訂后為2.0版。四、品質(zhì)文件的審核與批準(zhǔn)（一）審核1.品質(zhì)文件初稿完成后，由品質(zhì)管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)包括文件涉及部門的負(fù)責(zé)人和專業(yè)技術(shù)人員。2.審核人員應(yīng)從文件的合法性、準(zhǔn)確性、完整性、可操作性等方面進(jìn)行審查，提出修改意見和建議。3.編制人員應(yīng)根據(jù)審核意見對文件進(jìn)行修改完善，確保文件質(zhì)量。（二）批準(zhǔn)1.審核通過的品質(zhì)文件報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益和質(zhì)量管理要求出發(fā)，對文件進(jìn)行全面審查，做出批準(zhǔn)決定。2.批準(zhǔn)后的品質(zhì)文件由品質(zhì)管理部門負(fù)責(zé)發(fā)放至各相關(guān)部門實(shí)施。五、品質(zhì)文件的發(fā)放與回收（一）發(fā)放1.品質(zhì)管理部門負(fù)責(zé)品質(zhì)文件的發(fā)放工作。文件發(fā)放時，應(yīng)填寫《品質(zhì)文件發(fā)放登記表》，注明文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期、領(lǐng)取人等信息。2.領(lǐng)取人應(yīng)在《品質(zhì)文件發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。品質(zhì)管理部門應(yīng)留存發(fā)放記錄，以便查詢和追溯。3.對于受控文件，品質(zhì)管理部門應(yīng)在文件上加蓋“受控”章，并注明分發(fā)號。分發(fā)號應(yīng)具有唯一性，便于文件的管理和追溯。（二）回收1.當(dāng)品質(zhì)文件修訂或作廢時，品質(zhì)管理部門應(yīng)及時通知各相關(guān)部門回收舊版文件。2.各部門應(yīng)將回收的舊版文件交回品質(zhì)管理部門，品質(zhì)管理部門應(yīng)進(jìn)行登記和銷毀處理。3.對于有保存價值的舊版文件，品質(zhì)管理部門應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識和妥善保管，防止與現(xiàn)行有效文件混淆。六、品質(zhì)文件的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門應(yīng)按照品質(zhì)管理部門的要求，定期將本部門的品質(zhì)文件收集整理后移交歸檔。2.品質(zhì)文件歸檔時，應(yīng)填寫《品質(zhì)文件歸檔清單》，注明文件名稱、編號、日期、歸檔部門等信息。3.品質(zhì)管理部門對歸檔的品質(zhì)文件進(jìn)行審核，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。審核合格后，將文件進(jìn)行分類存放。（二）保管1.品質(zhì)管理部門應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的保管設(shè)備，如文件柜、防火防潮設(shè)施等，確保品質(zhì)文件的安全保管。2.品質(zhì)文件應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和使用。對于電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。3.品質(zhì)管理部門應(yīng)定期對品質(zhì)文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保文件的數(shù)量和完整性。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的措施。4.品質(zhì)文件的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。對于超過保管期限的文件，品質(zhì)管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。七、品質(zhì)文件的借閱與使用（一）借閱1.因工作需要借閱品質(zhì)文件的人員，應(yīng)填寫《品質(zhì)文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《品質(zhì)文件借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)品質(zhì)管理部門審批。品質(zhì)管理部門根據(jù)實(shí)際情況決定是否批準(zhǔn)借閱。3.批準(zhǔn)借閱的，品質(zhì)管理部門應(yīng)在《品質(zhì)文件借閱登記表》上登記，注明借閱人、借閱文件名稱、編號、借閱日期、歸還日期等信息。借閱人應(yīng)簽字確認(rèn)。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的品質(zhì)文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或泄露文件內(nèi)容。如因保管不善造成文件丟失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）使用1.各部門在使用品質(zhì)文件時，應(yīng)確保文件的有效版本，并按照文件要求開展工作。2.品質(zhì)文件如有破損或模糊不清，應(yīng)及時向品質(zhì)管理部門申請更換。3.禁止在品質(zhì)文件上隨意涂改、批注或損壞。如需對文件進(jìn)行標(biāo)識、注釋等操作，應(yīng)使用規(guī)范的符號和文字，并經(jīng)品質(zhì)管理部門批準(zhǔn)。八、品質(zhì)文件的銷毀（一）銷毀時機(jī)1.品質(zhì)文件超過保管期限或已失去使用價值時，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、文件修訂等原因，需要銷毀的品質(zhì)文件。（二）銷毀程序1.品質(zhì)管理部門定期對品質(zhì)文件進(jìn)行清理，確定需要銷毀的文件清單，填寫《品質(zhì)文件銷毀申請表》。2.《品質(zhì)文件銷毀申請表》經(jīng)品質(zhì)管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。3.