關鍵物料庫存管理制度一、總則（一）目的為加強公司關鍵物料庫存管理，確保關鍵物料的安全存儲、合理使用，保障生產經營活動的順利進行，降低庫存成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及關鍵物料庫存管理的部門和崗位，包括但不限于采購部、倉庫管理部門、生產部門、研發(fā)部門等。（三）定義1.關鍵物料：指對公司生產經營活動具有重要影響，采購周期較長、采購難度較大、占用資金較多或對產品質量有重大影響的物料。2.庫存管理：涵蓋關鍵物料的采購、入庫、存儲、發(fā)放、盤點、報廢等一系列環(huán)節(jié)的管理活動。二、職責分工（一）采購部1.負責根據生產計劃、銷售預測等，制定關鍵物料的采購計劃，確保物料及時供應。2.尋找合格的供應商，進行采購談判，簽訂采購合同，確保采購物料的質量、價格和交貨期符合要求。3.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中的問題。（二）倉庫管理部門1.負責關鍵物料的入庫驗收、存儲保管、發(fā)放管理等工作。2.建立庫存臺賬，準確記錄物料的出入庫情況，定期進行庫存盤點，確保賬實相符。3.負責倉庫的安全管理，保障物料存儲安全，防止物料損壞、變質、丟失等情況發(fā)生。（三）生產部門1.根據生產計劃，合理安排關鍵物料的領用，確保生產順利進行。2.及時反饋生產過程中關鍵物料的使用情況和短缺信息，以便及時采購或調整生產計劃。（四）研發(fā)部門1.參與關鍵物料的選型和技術標準制定，提供技術支持。2.協(xié)助評估新物料對生產工藝和產品質量的影響，提出相關建議。三、采購管理（一）采購計劃制定1.采購部應每月定期收集生產部門的下月生產計劃、銷售部門的銷售預測等信息，結合現有庫存情況，制定關鍵物料的采購計劃。2.采購計劃應明確物料名稱、規(guī)格型號、數量、預計到貨時間等詳細信息，并經相關部門審核確認。（二）供應商選擇與管理1.采購部應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量等進行評估和審核。2.定期對供應商進行考核，考核內容包括交貨期、產品質量、售后服務等方面，對于考核不合格的供應商，應及時采取措施進行整改或淘汰。（三）采購合同簽訂1.采購部在選定供應商后，應簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物料規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。2.采購合同應經公司法務部門審核后簽訂，確保合同的合法性和有效性。（四）采購訂單跟蹤1.采購部應及時跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應商保持密切溝通，確保物料按時、按質、按量到貨。2.如出現交貨延遲、質量問題等異常情況，采購部應及時與供應商協(xié)商解決，并采取相應的措施，如調整生產計劃、尋找替代物料等，減少對公司生產經營的影響。四、入庫管理（一）驗收準備1.倉庫管理部門在接到采購部的到貨通知后，應做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。2.驗收人員應熟悉關鍵物料的驗收標準和方法，掌握相關的質量知識和技能。（二）數量驗收1.驗收人員應按照采購合同和送貨單，對到貨關鍵物料的數量進行核對，確保數量準確無誤。2.如發(fā)現數量短缺或溢余，應及時與供應商溝通，查明原因，并做好記錄。（三）質量驗收1.按照相關質量標準和檢驗規(guī)范，對關鍵物料的質量進行檢驗，確保物料質量符合要求。2.對于需要進行檢驗檢測的物料，應及時送公司質量檢驗部門或委托有資質的第三方檢測機構進行檢測，合格后方可辦理入庫手續(xù)。（四）入庫手續(xù)辦理1.驗收合格的關鍵物料，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物料名稱、規(guī)格型號、數量、供應商等信息。2.入庫單應經采購部、倉庫管理部門等相關人員簽字確認后，作為庫存管理的依據。五、存儲管理（一）倉庫規(guī)劃1.根據關鍵物料的特性、用途等，對倉庫進行合理規(guī)劃，劃分不同的存儲區(qū)域，如合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待檢區(qū)等。2.為每個存儲區(qū)域設置明顯的標識牌，便于物料的存放和查找。（二）存儲條件1.根據關鍵物料的存儲要求，提供適宜的存儲環(huán)境，如溫度、濕度、通風等條件。2.對于有特殊存儲要求的物料，如易燃易爆物品、有毒有害物品等，應按照相關規(guī)定進行存儲，確保安全。（三）物料擺放1.按照物料的類別、規(guī)格型號等進行分類擺放，做到整齊有序，便于管理和盤點。2.物料應遵循先進先出的原則進行堆放，避免物料積壓過期。（四）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對關鍵物料進行庫存盤點，盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.盤點前，應制定詳細的盤點計劃，明確盤點人員、范圍、方法等，確保盤點工作的順利進行。3.盤點過程中，應認真核對物料的賬實情況，如發(fā)現賬實不符，應及時查明原因，并填寫盤點差異表。4.盤點結束后，應根據盤點結果編制盤點報告，對盤點差異進行分析和處理，調整庫存臺賬，確保賬實相符。六、發(fā)放管理（一）領料申請1.生產部門根據生產計劃，需要領用關鍵物料時，應填寫領料申請單，注明物料名稱、規(guī)格型號、數量、用途等信息。2.領料申請單應經生產部門負責人審核簽字后，提交倉庫管理部門。（二）發(fā)放審批1.倉庫管理部門接到領料申請單后，應根據庫存情況進行審核，如庫存充足，應及時辦理發(fā)放手續(xù)；如庫存不足，應及時反饋給采購部。2.對于貴重或限量發(fā)放的關鍵物料，領料申請單還應經相關部門或領導審批后，方可發(fā)放。（三）物料發(fā)放1.倉庫管理部門根據審批后的領料申請單，進行物料發(fā)放，填寫出庫單，注明物料名稱、規(guī)格型號、數量、領用部門等信息。2.發(fā)放物料時，應嚴格按照先進先出的原則進行，確保物料的質量和有效期。3.物料發(fā)放后，倉庫管理部門應及時更新庫存臺賬，減少庫存數量。七、報廢管理（一）報廢申請1.對于因質量問題、損壞、過期等原因不能繼續(xù)使用的關鍵物料，使用部門應填寫報廢申請單，注明物料名稱、規(guī)格型號、數量、報廢原因等信息。2.報廢申請單應經相關部門或領導審核簽字后，提交倉庫管理部門。（二）報廢鑒定1.倉庫管理部門接到報廢申請單后，應組織相關人員對報廢物料進行鑒定，確認是否符合報廢條件。2.對于價值較高的關鍵物料，報廢鑒定還應邀請公司技術部門或專業(yè)機構進行評估。（三）報廢處理1.經鑒定符合報廢條件的物料，倉庫管理部門應按照公司相關規(guī)定進行報廢處理，如銷毀、變賣等。2.報廢處理過程中，應做好記錄，包括報廢物料名稱、規(guī)格型號、數量、處理方式、處理時間等信息。3.報廢處理后的相關資料應妥善保存，以備審計或查詢。八、庫存監(jiān)控與預警（一）庫存監(jiān)控指標設定1.采購部、倉庫管理部門應共同設定關鍵物料的庫存監(jiān)控指標，如安全庫存、最高庫存、最低庫存等。2.安全庫存是為應對突發(fā)情況而設定的庫存數量，確保在采購周期內生產經營活動不受影響；最高庫存是為防止物料積壓而設定的上限；最低庫存是為避免物料短缺而設定的下限。（二）庫存數據統(tǒng)計與分析1.倉庫管理部門應定期對關鍵物料的庫存數據進行統(tǒng)計和分析，及時掌握庫存動態(tài)。2.分析內容包括庫存數量、出入庫情況、庫存周轉率、庫存占用資金等，以便發(fā)現庫存管理中存在的問題，并提出改進措施。（三）庫存預警1.當關鍵物料的庫存數量接近或超出設定的監(jiān)控指標時，倉庫管理部門應及時發(fā)出庫存預警信息。2.預警信息應發(fā)送給采購部、生產部門等相關部門，以便及時采取措施進行調整，如采購、調整生產計劃、合理使用庫存等。九、信息化管理（一）庫存管理系統(tǒng)建設1.公司應建立完善的庫存管理信息系統(tǒng)，實現關鍵物料庫存管理的信息化、自動化。2.庫存管理系統(tǒng)應涵蓋采購管理、入庫管理、存儲管理、發(fā)放管理、報廢管理、庫存監(jiān)控等功能模塊，確保庫存信息的實時、準確、完整。（二）數據錄入與維護1.倉庫管理部門應指定專人負責庫存管理系統(tǒng)的數據錄入和維護工作，確保數據的及時、準確錄入。2.采購訂單、入庫單、出庫單、盤點報告等相關業(yè)務數據應及時錄入系統(tǒng)，以便進行庫存核