公司活動基金管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司活動基金的管理和使用，確?；顒踊鸷侠?、高效地用于公司各類活動，豐富員工文化生活，增強團隊凝聚力，促進公司發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及公司組織的各類活動，包括但不限于員工生日會、節(jié)日慶祝活動、團隊建設(shè)活動、員工培訓(xùn)與發(fā)展相關(guān)活動等。（三）基本原則1.預(yù)算管理原則：活動基金的使用應(yīng)遵循預(yù)算管理，確保每一項活動都有合理的預(yù)算安排，避免超支。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保活動基金的使用合法合規(guī)。3.效益性原則：注重活動基金的使用效益，通過活動的開展達到提升員工滿意度、增強團隊協(xié)作、促進業(yè)務(wù)發(fā)展等目的。4.公開透明原則：活動基金的使用情況應(yīng)保持公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、活動基金的預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.年度預(yù)算每年年底，各部門根據(jù)下一年度工作計劃和員工需求，提出本部門擬開展活動的初步計劃和預(yù)算申請。人力資源部門匯總各部門預(yù)算申請，結(jié)合公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)和年度工作重點，編制公司活動基金年度預(yù)算草案。年度預(yù)算草案經(jīng)公司管理層審核通過后，確定年度活動基金預(yù)算總額，并分解到各季度。2.季度預(yù)算調(diào)整每季度末，各部門根據(jù)本季度活動開展情況及下季度工作計劃，對活動基金預(yù)算進行調(diào)整。調(diào)整后的預(yù)算經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報人力資源部門備案。如遇重大活動或特殊情況需要追加預(yù)算，需提前提交書面申請，經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.活動開展前，活動負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)的預(yù)算編制詳細(xì)的活動費用預(yù)算明細(xì)，明確各項費用的支出標(biāo)準(zhǔn)和金額上限。2.嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，各項費用支出應(yīng)在預(yù)算范圍內(nèi)進行。如因特殊情況需要超出預(yù)算，必須提前向人力資源部門提交書面申請，說明原因及超支金額，經(jīng)公司管理層審批后方可執(zhí)行。3.人力資源部門定期對活動基金預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決，確保預(yù)算執(zhí)行的準(zhǔn)確性和有效性。（三）預(yù)算控制1.建立活動基金預(yù)算預(yù)警機制，當(dāng)某項活動費用支出接近預(yù)算上限的[X]%時，活動負(fù)責(zé)人應(yīng)及時向人力資源部門報告，以便采取相應(yīng)措施控制費用支出。2.對于超預(yù)算的活動，活動結(jié)束后應(yīng)進行專項分析，總結(jié)超支原因，提出改進措施，避免類似情況再次發(fā)生。三、活動基金的使用范圍（一）員工福利活動1.員工生日會：用于購買生日蛋糕、小禮品等，為當(dāng)月過生日的員工舉辦生日慶?；顒?。2.節(jié)日慶祝活動：如春節(jié)、中秋節(jié)、端午節(jié)等節(jié)日，用于購買節(jié)日禮品、布置活動場地等，營造節(jié)日氛圍。3.員工關(guān)懷活動：包括但不限于員工生病慰問、結(jié)婚生子祝賀等，購買慰問品或禮金等表達公司關(guān)懷。（二）團隊建設(shè)活動1.戶外拓展活動：組織員工參加戶外拓展訓(xùn)練，提升團隊協(xié)作能力和員工身體素質(zhì)，費用包括拓展基地費用、教練費用、設(shè)備租賃費用等。2.聚餐活動：定期組織公司全體員工或部門聚餐，增強員工之間的溝通與交流，費用包括餐飲費用、場地租賃費用等。3.主題團建活動：如文化體驗活動、創(chuàng)意競賽活動等，根據(jù)活動內(nèi)容和需求，合理安排活動基金用于場地布置、道具采購、獎品設(shè)置等。（三）員工培訓(xùn)與發(fā)展活動1.內(nèi)部培訓(xùn)課程：邀請內(nèi)部專家或外部講師開展各類培訓(xùn)課程，費用包括講師課酬、培訓(xùn)教材印刷費用、場地租賃費用等。2.培訓(xùn)資料購買：為員工購買與業(yè)務(wù)相關(guān)的書籍、雜志、在線學(xué)習(xí)課程等培訓(xùn)資料。3.員工職業(yè)發(fā)展活動：如職業(yè)規(guī)劃講座、技能競賽等，活動基金用于邀請嘉賓、獎品設(shè)置等方面的支出。（四）其他活動1.公司年會：用于年會場地租賃、舞臺搭建、節(jié)目表演道具及服裝、獎品設(shè)置、餐飲等費用支出。2.公益活動：公司組織的各類公益活動，如志愿者服務(wù)、捐贈活動等，活動基金用于購買公益物資、交通費用等。3.經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)的其他活動：根據(jù)公司實際情況和員工需求，經(jīng)管理層批準(zhǔn)開展的其他有利于公司發(fā)展和員工成長的活動。四、活動基金的審批流程（一）活動申請1.活動發(fā)起部門或個人應(yīng)提前填寫《公司活動基金申請表》，詳細(xì)說明活動名稱、活動目的、活動時間、活動地點、參與人員、活動內(nèi)容、預(yù)算明細(xì)等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至人力資源部門。（二）初步審核1.人力資源部門收到申請表后，對活動的必要性、可行性、預(yù)算合理性等進行初步審核。2.如申請表信息不完整或存在疑問，人力資源部門及時與活動發(fā)起部門或個人溝通，要求補充或修改相關(guān)信息。（三）審批1.初步審核通過后，申請表提交至公司管理層審批。2.管理層根據(jù)公司整體情況和活動基金預(yù)算安排，對活動申請進行審批。如審批通過，在申請表上簽字確認(rèn)；如審批不通過，說明原因并退回申請表。（四）備案1.活動申請經(jīng)管理層審批通過后，人力資源部門將申請表及審批意見進行備案，作為活動開展及費用報銷的依據(jù)。2.同時，人力資源部門根據(jù)審批結(jié)果，調(diào)整活動基金預(yù)算，并及時通知相關(guān)部門。五、活動基金的報銷管理（一）報銷憑證要求1.活動費用報銷應(yīng)提供真實、合法、有效的發(fā)票及相關(guān)憑證，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與活動內(nèi)容相符。2.發(fā)票上應(yīng)注明公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息。3.除發(fā)票外，還應(yīng)提供活動審批表、費用明細(xì)清單、簽到表、合同協(xié)議等相關(guān)證明材料，以證明費用支出的真實性和合理性。（二）報銷流程1.活動結(jié)束后，活動負(fù)責(zé)人應(yīng)及時整理活動費用報銷憑證，并填寫《公司活動基金報銷單》。2.《報銷單》應(yīng)按照費用明細(xì)分類填寫，注明每一項費用的支出金額、用途及對應(yīng)的憑證號碼。3.將填寫完整的《報銷單》及相關(guān)報銷憑證提交至部門負(fù)責(zé)人審核簽字。4.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報銷單提交至人力資源部門進行復(fù)核。5.人力資源部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性及費用支出的合理性進行復(fù)核，如發(fā)現(xiàn)問題及時與活動負(fù)責(zé)人溝通并要求整改。6.復(fù)核通過后，報銷單提交至公司財務(wù)部門進行報銷。財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度進行審核，審核無誤后予以報銷。（三）報銷時間限制活動結(jié)束后，活動負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成費用報銷申請，逾期未提交的，需重新說明原因并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門同意后方可報銷。六、活動基金的監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門負(fù)責(zé)對活動基金的使用情況進行日常監(jiān)督，定期檢查活動預(yù)算執(zhí)行情況、報銷憑證的合規(guī)性等。2.如發(fā)現(xiàn)問題及時與活動負(fù)責(zé)人溝通，要求其限期整改，并將監(jiān)督情況定期向公司管理層匯報。（二）審計監(jiān)督1.公司審計部門定期對活動基金的使用情況進行審計，審計內(nèi)容包括活動預(yù)算編制與執(zhí)行情況、費用報銷的真實性與合規(guī)性、活動效果評估等。2.審計部門根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（三）員工監(jiān)督鼓勵全體員工對活動基金的使用情況進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或不合理支出，可向人力資源部門或公司管理層舉報。公司將對舉報信息進行調(diào)查核實，如情況屬實，將按照相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。七、活動效果評估（一）評估指標(biāo)1.員工滿意度：通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談等方式收集員工對活動的滿意度評價，了解員工對活動內(nèi)容、組織安排、費用支出等方面的意見和建議。2.團隊凝聚力提升：觀察活動前后團隊成員之間的溝通協(xié)作、相互信任等方面的變化，通過團隊合作項目的完成情況、員工之間的互動頻率等指標(biāo)進行評估。3.業(yè)務(wù)促進效果：分析活動對員工工作積極性、工作效率、業(yè)務(wù)業(yè)績等方面的影響，如是否激發(fā)了員工的創(chuàng)新思維、是否提高了團隊的工作執(zhí)行力等。（二）評估方式1.活動結(jié)束后即時評估：在活動結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)，組織參與活動的員工進行現(xiàn)場評估，填寫評估問卷或進行小組討論，收集員工的即時反饋。2.定期跟蹤評估：活動結(jié)束后的[X]周/月/季度內(nèi)，對員工進行定期跟蹤，了解活動對員工工作和團隊氛圍的持續(xù)影響，如員工在工作中是否更加積極主動、團隊協(xié)作是否更加順暢等。3.綜合評估報告：人力資源部門根據(jù)即時評估和定期跟蹤評估的結(jié)果，撰寫活動效果評估報告，總結(jié)活動的優(yōu)點和不足，提出改進建議。（三）結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)活動效果評估結(jié)果，對活動組織部門或個人進行績效評價，作為績效考核的參考依據(jù)