工程檔案流程管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目檔案的管理，包括工程前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工程檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.同步管理原則：工程檔案管理與工程建設同步進行，做到工程進度與檔案形成進度相適應。3.真實性原則：工程檔案應如實反映工程建設的實際情況，確保檔案內容的真實性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保工程檔案的安全與保密。二、工程檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善工程檔案管理制度，并組織實施。2.對工程檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進行。3.負責收集、整理、歸檔和保管公司所有工程項目檔案，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對工程檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質量和安全。5.負責向有關部門和單位提供工程檔案資料，為工程建設、維護、改造等提供依據。（二）項目建設部門職責1.負責本部門工程項目檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的完整、準確、及時。2.按照檔案管理部門的要求，做好工程項目文件材料的形成、積累和歸檔工作，對歸檔文件的質量負責。3.在工程建設過程中，督促和指導各參建單位做好工程檔案管理工作，確保工程檔案與工程建設同步進行。4.配合檔案管理部門做好工程檔案的驗收、移交等工作。（三）參建單位職責1.負責本單位承擔工程項目檔案的收集、整理和歸檔工作，建立健全檔案管理制度，確保檔案資料的真實、完整、有效。2.按照合同要求和檔案管理部門的規(guī)定，及時向建設單位和檔案管理部門移交工程檔案資料。3.接受建設單位和檔案管理部門的監(jiān)督、檢查和指導，對存在的問題及時進行整改。三、工程檔案的分類與編號（一）工程檔案分類1.工程前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.施工過程文件：包括施工組織設計、施工方案、技術交底、圖紙會審記錄、工程變更通知、施工日志、工程質量檢驗記錄、材料設備質量證明文件等。3.竣工驗收文件：包括工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質量保修書、工程決算報告等。4.其他文件：包括工程聲像資料、電子檔案等。（二）工程檔案編號工程檔案編號采用“項目名稱+檔案類別+年份+順序號”的方式進行編制，具體如下：1.項目名稱：填寫工程項目的全稱。2.檔案類別：按照工程檔案分類填寫相應的類別代碼，如“QP”表示工程前期文件，“SG”表示施工過程文件，“JY”表示竣工驗收文件，“QT”表示其他文件。3.年份：填寫檔案形成的年份，采用公元紀年，如“2023”。4.順序號：按照檔案形成的先后順序依次編號，從“001”開始。例如，某工程項目的工程前期文件中，2023年形成的第一份文件編號為“[項目名稱]QP2023001”。四、工程檔案的收集與整理（一）收集要求1.項目建設部門和參建單位應按照檔案管理部門的要求，及時收集各自負責范圍內的工程檔案資料，確保檔案資料的完整、準確、及時。2.工程檔案資料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，不得使用易褪色的書寫材料。3.對工程建設過程中形成的電子文件，應按照國家有關規(guī)定進行整理和歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（二）整理要求1.工程檔案資料應按照分類標準進行分類整理，同一類別的檔案資料應按照時間順序排列。2.對每份檔案資料應進行編號，并編制目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、頁號等內容。3.對工程圖紙應進行折疊，使其幅面統(tǒng)一為A4，并在右下角加蓋竣工圖章?？⒐D章應包括施工單位、編制人、審核人、技術負責人、監(jiān)理單位、總監(jiān)等內容。4.對工程聲像資料應進行整理，注明拍攝時間、地點、內容等信息，并刻錄成光盤保存。五、工程檔案的歸檔與移交（一）歸檔要求1.項目建設部門和參建單位應在工程建設過程中，定期將整理好的工程檔案資料移交檔案管理部門歸檔。2.歸檔的工程檔案資料應一式兩份，一份由檔案管理部門保管，一份由項目建設部門或參建單位留存?zhèn)洳椤?.對重要的工程檔案資料，檔案管理部門可根據需要進行復制，提供給有關部門和單位使用。（二）移交要求1.工程竣工驗收合格后，項目建設部門應在規(guī)定的時間內，將工程檔案資料整理齊全，向檔案管理部門移交。2.移交的工程檔案資料應包括工程前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等全部檔案資料，并編制移交清單，雙方簽字確認。3.檔案管理部門應對移交的工程檔案資料進行認真核對，對不符合要求的檔案資料，應及時退回項目建設部門進行整改。六、工程檔案的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全與完整。2.對工程檔案資料應進行分類存放，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。3.檔案管理部門應定期對工程檔案進行檢查和清點，對發(fā)現的問題及時進行處理。4.對超過保管期限的工程檔案，檔案管理部門應按照國家有關規(guī)定進行鑒定和銷毀，并做好記錄。（二）利用要求1.公司內部人員因工作需要查閱工程檔案資料時，應填寫《工程檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應對查閱人員進行登記，注明查閱時間、查閱內容、查閱人等信息，并提供必要的查閱條件。3.查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標記、抽換、損壞等，如需復印或摘錄檔案資料，應經檔案管理部門同意。4.公司外部單位或個人因工作需要查閱工程檔案資料時，應持單位介紹信或個人有效身份證件，經公司主管領導批準后，到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理部門應安排專人陪同，并按照有關規(guī)定收取查閱費用。七、工程檔案的保密與安全（一）保密要求1.工程檔案管理人員應嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，保守工程檔案的秘密。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的工程檔案資料，應采取嚴格的保密措施，不得泄露。3.檔案管理部門應與查閱人員簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權利和義務，確保檔案資料的安全。（二）安全要求1.檔案管理部門應加強檔案庫房的安全管理，制定安全管理制度，落實安全責任，確保檔案庫房的安全。2.檔案庫房應配備必要的安全設施，如消防器材、防盜報警裝置、溫濕度控制設備等，定期進行檢查和維護，確保設施設備的正常運行。3.檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房的安全操作規(guī)程，不得擅自離崗，不得在檔案庫房內吸煙、用火、用電等。4.對發(fā)生的檔案安全事故，檔案管理部門應及時報告公司主管領導，并采取有效措施進行處理，減少損失。八、工程檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立公司工程檔案管理信息系統(tǒng)，實現工程檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內容1.工程檔案資料的數字化錄入：將紙質工程檔案資料進行掃描，轉化為電子文件，并進行分類整理和存儲。2.工程檔案管理信息系統(tǒng)的建設：開發(fā)工程檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。3.電子檔案的安全管理：采取加密、備份等措施，確保電子檔案的安全與完整。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應配備必要的信息化設備，如計算機、掃描儀、服務器等，確保