工程檔案流程管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目檔案的管理，包括工程前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工程檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.同步管理原則：工程檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，做到工程進(jìn)度與檔案形成進(jìn)度相適應(yīng)。3.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保工程檔案的安全與保密。二、工程檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。3.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔和保管公司所有工程項(xiàng)目檔案，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供工程檔案資料，為工程建設(shè)、維護(hù)、改造等提供依據(jù)。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.按照檔案管理部門的要求，做好工程項(xiàng)目文件材料的形成、積累和歸檔工作，對(duì)歸檔文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.在工程建設(shè)過程中，督促和指導(dǎo)各參建單位做好工程檔案管理工作，確保工程檔案與工程建設(shè)同步進(jìn)行。4.配合檔案管理部門做好工程檔案的驗(yàn)收、移交等工作。（三）參建單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)工程項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔工作，建立健全檔案管理制度，確保檔案資料的真實(shí)、完整、有效。2.按照合同要求和檔案管理部門的規(guī)定，及時(shí)向建設(shè)單位和檔案管理部門移交工程檔案資料。3.接受建設(shè)單位和檔案管理部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，對(duì)存在的問題及時(shí)進(jìn)行整改。三、工程檔案的分類與編號(hào)（一）工程檔案分類1.工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.施工過程文件：包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審記錄、工程變更通知、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。3.竣工驗(yàn)收文件：包括工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書、工程決算報(bào)告等。4.其他文件：包括工程聲像資料、電子檔案等。（二）工程檔案編號(hào)工程檔案編號(hào)采用“項(xiàng)目名稱+檔案類別+年份+順序號(hào)”的方式進(jìn)行編制，具體如下：1.項(xiàng)目名稱：填寫工程項(xiàng)目的全稱。2.檔案類別：按照工程檔案分類填寫相應(yīng)的類別代碼，如“QP”表示工程前期文件，“SG”表示施工過程文件，“JY”表示竣工驗(yàn)收文件，“QT”表示其他文件。3.年份：填寫檔案形成的年份，采用公元紀(jì)年，如“2023”。4.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)，從“001”開始。例如，某工程項(xiàng)目的工程前期文件中，2023年形成的第一份文件編號(hào)為“[項(xiàng)目名稱]QP2023001”。四、工程檔案的收集與整理（一）收集要求1.項(xiàng)目建設(shè)部門和參建單位應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集各自負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的工程檔案資料，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.工程檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，不得使用易褪色的書寫材料。3.對(duì)工程建設(shè)過程中形成的電子文件，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）整理要求1.工程檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案資料應(yīng)按照時(shí)間順序排列。2.對(duì)每份檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁號(hào)等內(nèi)容。3.對(duì)工程圖紙應(yīng)進(jìn)行折疊，使其幅面統(tǒng)一為A4，并在右下角加蓋竣工圖章。竣工圖章應(yīng)包括施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、監(jiān)理單位、總監(jiān)等內(nèi)容。4.對(duì)工程聲像資料應(yīng)進(jìn)行整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并刻錄成光盤保存。五、工程檔案的歸檔與移交（一）歸檔要求1.項(xiàng)目建設(shè)部門和參建單位應(yīng)在工程建設(shè)過程中，定期將整理好的工程檔案資料移交檔案管理部門歸檔。2.歸檔的工程檔案資料應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門保管，一份由項(xiàng)目建設(shè)部門或參建單位留存?zhèn)洳椤?.對(duì)重要的工程檔案資料，檔案管理部門可根據(jù)需要進(jìn)行復(fù)制，提供給有關(guān)部門和單位使用。（二）移交要求1.工程竣工驗(yàn)收合格后，項(xiàng)目建設(shè)部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將工程檔案資料整理齊全，向檔案管理部門移交。2.移交的工程檔案資料應(yīng)包括工程前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等全部檔案資料，并編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的工程檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時(shí)退回項(xiàng)目建設(shè)部門進(jìn)行整改。六、工程檔案的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全與完整。2.對(duì)工程檔案資料應(yīng)進(jìn)行分類存放，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。4.對(duì)超過保管期限的工程檔案，檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，并做好記錄。（二）利用要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱人員進(jìn)行登記，注明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人等信息，并提供必要的查閱條件。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等，如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。4.公司外部單位或個(gè)人因工作需要查閱工程檔案資料時(shí)，應(yīng)持單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并按照有關(guān)規(guī)定收取查閱費(fèi)用。七、工程檔案的保密與安全（一）保密要求1.工程檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，保守工程檔案的秘密。2.對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的工程檔案資料，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，不得泄露。3.檔案管理部門應(yīng)與查閱人員簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案資料的安全。（二）安全要求1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，制定安全管理制度，落實(shí)安全責(zé)任，確保檔案庫房的安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度控制設(shè)備等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房的安全操作規(guī)程，不得擅自離崗，不得在檔案庫房內(nèi)吸煙、用火、用電等。4.對(duì)發(fā)生的檔案安全事故，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)，并采取有效措施進(jìn)行處理，減少損失。八、工程檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司工程檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工程檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.工程檔案資料的數(shù)字化錄入：將紙質(zhì)工程檔案資料進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)化為電子文件，并進(jìn)行分類整理和存儲(chǔ)。2.工程檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)：開發(fā)工程檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.電子檔案的安全管理：采取加密、備份等措施，確保電子檔案的安全與完整。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等，確保