公司管理制度的設(shè)計(jì)

公司管理制度設(shè)計(jì)程序

制度是規(guī)范員工行為的標(biāo)尺之一，是公司進(jìn)行規(guī)范化、制度化管理的基礎(chǔ)。只有不斷推進(jìn)規(guī)

范化、制度化管理，企業(yè)才能逐漸做強(qiáng)、做大。根據(jù)企業(yè)管理的需要設(shè)計(jì)符合實(shí)際、利于執(zhí)

行的制度，是有效推行企業(yè)制度化管理的前提。

制度設(shè)計(jì)人員應(yīng)遵循相應(yīng)的步驟，循序漸進(jìn)地開展制度設(shè)計(jì)工作。一般來說，管理制度設(shè)計(jì)

工作應(yīng)從以下六個(gè)方面入手。

一、制定制度前需要明確的問題

公司往往是經(jīng)過一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過程才逐漸壯大的，因此，制度的制定應(yīng)該遵從公司佗發(fā)展

軌跡，即在不同發(fā)展時(shí)期制定與之對(duì)應(yīng)的管理制度。

1.創(chuàng)業(yè)期

這個(gè)時(shí)期的重點(diǎn)應(yīng)在市場(chǎng)占有和產(chǎn)品創(chuàng)新上，公司日常管理尚不正規(guī)，制度較少，出現(xiàn)什么

問題解決什么問題。

2.立足期

這個(gè)時(shí)期，公司的人力、產(chǎn)品都增加了，企業(yè)要考慮組織均衡發(fā)展、跨部門協(xié)同、管理規(guī)范

等問題，需要完善制度體系。

3.成熟期

這個(gè)時(shí)期公司各方面都趨于成熟，只需根據(jù)企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r、存在的問題對(duì)原有制度進(jìn)

行修訂、增刪、優(yōu)化。

4.持續(xù)成長(zhǎng)期（衰落期）

這個(gè)時(shí)期公司口漸強(qiáng)大，需要根據(jù)新業(yè)務(wù)、發(fā)展?fàn)顩r等的要求修訂制度或重新建立制度體系。

二、制定制度時(shí)切入的角度

企業(yè)的制度要得到有效執(zhí)行，前提條件是它有準(zhǔn)確、清晰而科學(xué)的定位。制度設(shè)計(jì)人員在設(shè)

計(jì)或修訂制度時(shí)，可依據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和解決問題的需要，從以下五個(gè)方面選擇制度的切入

角度，站對(duì)、站穩(wěn)制度設(shè)計(jì)的立足點(diǎn)。

第一，企業(yè)管理角度。為了從整體上把握和控制業(yè)務(wù)、人力、財(cái)力和物力等，而對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略

日標(biāo)、組織架構(gòu)、資源配置、員工行為規(guī)范等作出整體性和基礎(chǔ)性的規(guī)定。

第二，部門管理角度,若要對(duì)某一部門的管理制訂規(guī)劃，就耍站在部門管理的角度進(jìn)行制度

設(shè)計(jì)，以明確部門級(jí)別、職責(zé)權(quán)限范圍、規(guī)范內(nèi)容等。

第三，業(yè)務(wù)作業(yè)管理角度。這個(gè)角度強(qiáng)調(diào)的是具體性，比如管理手冊(cè)、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)

書等，能直接對(duì)應(yīng)操作。

第四，戰(zhàn)略角度。制度的設(shè)計(jì)要具備戰(zhàn)略眼光，要符合本公司戰(zhàn)略發(fā)展需要，并依據(jù)企業(yè)戰(zhàn)

略發(fā)展需要明確職能、確定組織結(jié)構(gòu)、權(quán)責(zé)關(guān)系等。

第五，企業(yè)文化舛度。制度設(shè)計(jì)務(wù)必遵循企業(yè)文化，否則制度將無法推進(jìn)，最后淪為一紙空

文。

三、制度設(shè)計(jì)應(yīng)遵循的規(guī)范

公司管理制度要具有規(guī)范性，而且只有具有?一定的規(guī)范性才能發(fā)揮企業(yè)管理制度的作用。

1.公司制度設(shè)計(jì)應(yīng)達(dá)到“三符合〃的要求

首先，要符合管理者最初設(shè)想的狀態(tài)，切忌朝思暮改：其次，要符合公司管理的科學(xué)原理;

第三，要符合公司行為涉及的客觀事物發(fā)展規(guī)律或規(guī)則。

2.公司制度設(shè)計(jì)應(yīng)遵循兩個(gè)“規(guī)范〃

（1）規(guī)范制度的制定者。倘若制度的制定者行為不端，做不到公正客觀，不了解國(guó)家法律、

社會(huì)公共秩序和員工的特點(diǎn)，那么他是制定不出與本企業(yè)相符合的制度的。

（2）規(guī)范制度的內(nèi)容。制度內(nèi)容必須規(guī)范化，比如制度體系的完善、科學(xué)、系統(tǒng)，不能違

反國(guó)家法律法規(guī)和公序良俗。制度所依據(jù)的資料必須全面、準(zhǔn)確，能反映生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真

實(shí)面貌。

四、制度的起草

制度的起草可分為如下七個(gè)步驟:

第一步，明確制度類別。不同類型的制度其風(fēng)格和寫作方法不同。

第二步，明確制度目的。知曉該制度制訂的目的，為制度內(nèi)容設(shè)計(jì)、條款設(shè)置等提供指導(dǎo)方

向。

第三步，規(guī)劃制度內(nèi)容。對(duì)收集到的各種資料歸類、匯總后，在對(duì)企業(yè)當(dāng)前運(yùn)營(yíng)情況、業(yè)務(wù)

流程、存在問題和管理要求等深入分析的基礎(chǔ)上規(guī)劃制度內(nèi)容。

第四步，形成綱要。針對(duì)所規(guī)劃的每一項(xiàng)內(nèi)容，進(jìn)一步分析，明確其要點(diǎn)并形成內(nèi)容綱要。

第五步，擬定條文。根據(jù)上述內(nèi)容綱要，結(jié)合本企業(yè)的特點(diǎn)、業(yè)務(wù)流程、管理需求等，對(duì)企

業(yè)的業(yè)務(wù)、人員行為等進(jìn)行規(guī)范，擬定出具體的制度條文，注意語言簡(jiǎn)潔、邏輯清晰。

第六步，形成草案。采用圖示、表格及文字等形式，將各項(xiàng)制度條文書面化，形成制度草案,

完成制度起草工作。

第七步，制度格式標(biāo)準(zhǔn)化。統(tǒng)一規(guī)范各個(gè)制度中所使用的名詞、體例等，統(tǒng)一各個(gè)制度的模

板，包括字體、字號(hào)、目錄排列方式、紙張大小及邊距、頁碼格式等，確保各個(gè)制度內(nèi)容完

整、格式規(guī)范、標(biāo)志一致、記錄清晰、必備要素齊全等。

五、制度的定稿

制度草案完成后，需要通過意見征詢、試行等方式獲得相關(guān)建議、意見，以便發(fā)現(xiàn)不足和紙

漏，對(duì)其進(jìn)一步修改和完善，直至最終定稿。

1.征詢意見

管理制度一旦成型，就要在公司上下征詢意見，要讓公司所有人知曉哪些制度將要出臺(tái)，廣

泛聽取大家的意見。

2.改進(jìn)制度草案

征得意見后，制度設(shè)計(jì)人員應(yīng)綜合分析意見征詢結(jié)果，匯總各種修改意見，對(duì)制度進(jìn)行修改

和完善,最終形成正式的制度條文,提交權(quán)限主管領(lǐng)導(dǎo)審核后呈交總經(jīng)理批準(zhǔn)或董事會(huì)審議,

通過后公示執(zhí)行。

如何設(shè)計(jì)公司管理制度

一、制度編寫規(guī)范

制度設(shè)計(jì)人員在進(jìn)行管理制度的設(shè)計(jì)時(shí)，除了遵守前文提到的“三符合〃和三個(gè)“規(guī)范”外，還

需遵循一定的編寫規(guī)范。這些規(guī)范具體表現(xiàn)在四個(gè)方面：

1.內(nèi)容完善

（1）制度的權(quán)利、義務(wù)、職責(zé)條款要服務(wù)于制度的目的，明確效力范圍。

（2）確保權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任一致，有權(quán)利必有義務(wù)、有義務(wù)必有責(zé)任。

（3）發(fā)揮制度的激勵(lì)功能，即制度重在激發(fā)員工的積極性和責(zé)任心。

（4）明確制度執(zhí)行和解糕的部門。

（5）要隨著企業(yè)的發(fā)展變化情況對(duì)制度進(jìn)行調(diào)整，使其逐步完善。

2.形式美觀

（1）制度框架要統(tǒng)一，要包括總則、主體內(nèi)容、附件、相關(guān)制度與資料等內(nèi)容。

（2）制度格式要統(tǒng)-，字體、字號(hào)、目錄排列方式、紙張大小及邊距、頁碼格式等要統(tǒng)一。

（3）制度編寫要簡(jiǎn)明扼要。

3.語言簡(jiǎn)練

（1）語言簡(jiǎn)潔、明白、通俗易懂，不產(chǎn)生歧義。

（2）條例清晰、前后一致、不矛盾，符合邏輯。

（3）對(duì)難以窮盡的事項(xiàng)用技術(shù)性術(shù)語概括規(guī)定。

4.其他規(guī)范

（1）制度的可操作性要強(qiáng)。

（2）注意與其他規(guī)章制度的銜接。

（3）應(yīng)規(guī)定制度涉及的各種文本的效力，并以書面或電子文件的形式向員工公示，或向員

工提供接觸標(biāo)準(zhǔn)文本的機(jī)會(huì)。

一、制度的結(jié)構(gòu)與形式

1.制度的內(nèi)容結(jié)構(gòu)

制度的內(nèi)容結(jié)構(gòu)常采用“一般規(guī)定一具體制度一附則〃的模式，一個(gè)規(guī)范、完整的制度所需具

備的內(nèi)容要件包括：制度名稱、總則/通則、正文/分則、附則與落款、附件五大部分。管理

制度設(shè)計(jì)人員應(yīng)注意每?要件，以使所制定的制度內(nèi)容完備、合規(guī)和合法。

需要說明的是，對(duì)于針對(duì)性強(qiáng)、內(nèi)容較單一、業(yè)務(wù)操作性較強(qiáng)的制度，正文中可不分章，直

接分條列出即可，總則與附則中的有關(guān)條目不可省略

2.制度名稱擬訂

制度名稱擬訂的基本要求是清晰、簡(jiǎn)潔、醒目，其命名模式一般如下:

受約單位（或個(gè)人）+基本內(nèi)容+文種

在受約主體一目了然的情況下，也可略去受約單位（或個(gè)人）。例如：“XX公司績(jī)效考核管理

制度”"XX公司市場(chǎng)部營(yíng)銷策劃制度〃。

3.制度“總則〃設(shè)計(jì)

“總則”是對(duì)制度的整體概述，具體內(nèi)容主要包括但不限于下列內(nèi)容:

（1）制定本制度的原因（或FI的）。

（2）本制度所依據(jù)的法律法規(guī)或內(nèi)部制度文件等。

（3）適用范圍（或?qū)ο?、原則）。

（4）受約對(duì)象或其行為的界定。

（5）定義或解釋制度中出現(xiàn)的重要術(shù)語。

（6）制度中受約單位（或個(gè)人）及相關(guān)單位（或個(gè)人）的職責(zé)描述。

（7）本制度與企業(yè)其他制度之間的關(guān)系說明。

對(duì)于受約單位（或個(gè)人）及相關(guān)單位（或個(gè)人）的職責(zé)描述，根據(jù)制度的內(nèi)容架構(gòu)情況，可

將其編寫成獨(dú)'Z于“總則”之外的一章內(nèi)容。但無論采用哪種處理方式，都需注意主要貢任部

門（或個(gè)人）、輔助責(zé)任部門（或個(gè)人）的先后邏輯關(guān)系，更需注意職責(zé)之間的邏輯關(guān)系。

4.制度正文設(shè)計(jì)

正文是制度的主體部分，主要包括對(duì)受約對(duì)象或具體事項(xiàng)的詳細(xì)約束內(nèi)容，其設(shè)計(jì)思路主要

有兩種：

（1）按對(duì)人員的行為要求分章分條，逐項(xiàng)規(guī)范。

（2）按具體事項(xiàng)的流程分章，對(duì)各具體事項(xiàng)分條予以規(guī)范。

無論采取哪種思路，在對(duì)制度正文分章、列條目時(shí)，一定要全面、合乎邏輯，語言表述清晰,

沒有歧義。

5.制度“附則”設(shè)計(jì)

制度條文在自然結(jié)束時(shí)，應(yīng)對(duì)制度的制定、審批、實(shí)施、修訂、生效日期進(jìn)行說明，以增強(qiáng)

其真實(shí)性和嚴(yán)肅性。制度"附則”包括但不限于下列四項(xiàng)內(nèi)容：

(1)對(duì)制度未盡事宜的解釋。

(2)制度的制定單位、修訂單位、審批人及審批權(quán)限。

(3)制度生效的條件、適用的起始日期或生效日期。

(4)其他與制度相關(guān)的可歸入"附則"的內(nèi)容o

6.制度“附件”設(shè)計(jì)

制度“附件〃的內(nèi)容一般包括制度執(zhí)行中需要用到的表單、附表、文件等。

如何設(shè)計(jì)公司管理表單

一、表單的作用

表單，又稱為表格，或者表。表單是一種可視化交流模式，又是公司整理數(shù)據(jù)的手段，是公

司科學(xué)管理的重要工具之一。在管理制度設(shè)計(jì)與執(zhí)行的過程中，表單所起的作用主要體現(xiàn)在

三個(gè)方面。

第一，間接作用：補(bǔ)充制度的內(nèi)容，豐富制度的形式。

第二，間接作用：促進(jìn)制度的落實(shí)與執(zhí)行。

第三，直接作用：把文字性的制度內(nèi)容轉(zhuǎn)化成易操作、易執(zhí)行的圖形或表單。

表單可以將許多工作、數(shù)據(jù)、資料進(jìn)行有效的處理和管理，因此，在公司的日常管理工作中,

表單占據(jù)著重要位置。

表單，讓繁史的數(shù)據(jù)分門別類，讓人一目了然地弄清整體情況，比用許多文字說明要簡(jiǎn)單得

多。

二、表單設(shè)計(jì)的原則

為了能將管理表單設(shè)計(jì)得清晰、簡(jiǎn)潔和直觀，讓人一目了然，設(shè)計(jì)人員需要遵循一個(gè)很重要

的原則一一將表單的行、列看成坐標(biāo)的橫軸、縱軸，把需要表達(dá)的內(nèi)容置入坐標(biāo)中予以展現(xiàn)。

在置入管理表單的內(nèi)容時(shí)，應(yīng)遵守簡(jiǎn)明扼要的原則，既要將意思表達(dá)到位，也要講求表述的

工整性，以使設(shè)計(jì)出來的表單實(shí)用、簡(jiǎn)潔和美觀。

三、表單的形式

表單一般包括文字表、數(shù)字表和圖表3種，不同表單的樣式如下:

文字表（樣式）

指標(biāo)含義發(fā)?內(nèi)容，帽公式

利制Q-占，本

金（”宴收銀本、

0

在所費(fèi)金）.8■箝企受生產(chǎn)

n「分比.是反“收及青麻初的******ttW(It*)收入**“00*

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企業(yè)貫本金總■的投量所”索XKO*

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制比率的依益水平

率

數(shù)字表（樣式）

鈉冉??WB的伸三施

產(chǎn)品發(fā)號(hào)7^金,ttft金，金，敢立

產(chǎn)叢A210000320000312000

廣外D*150001500005iOOOO

A?C320000110000615000

戶叢n41700042MJOO130000

本H合計(jì)10620109IOMUO1557000

圖表（樣式）

四、表格的繪制

如今，很多辦公軟件都有繪制圖表的功能，最常用的就是Word、Excel等，制度設(shè)計(jì)人員可

根據(jù)工作需要選擇使用。這里僅介紹用Word繪制表格的步驟。

第一步：插入表格;

第二步：選定表格、行、列:

第三步：插入行列;

第四步：刪除行列、表格、單元格;

第五步：word表格調(diào)整;

第六步：合并單元格;

第七步：?jiǎn)卧竦牟鸱?

第八步：繪制斜線頭;

第九步：設(shè)置表格邊框線條和底紋;

第十步：表格自動(dòng)調(diào)整;

第十一步：為表格填充顏色;

第十二步：自動(dòng)套用格式

如何設(shè)計(jì)公司管理流程

一、流程圖的形式

根據(jù)流程的復(fù)雜程度、流程活動(dòng)的內(nèi)部關(guān)聯(lián)性等因素，流程的展現(xiàn)形式主要有箭頭式程序圖、

業(yè)務(wù)流程圖、矩陣式流程圖和泳道式流程圖四種形式。

1.箭頭式程序圖

箭頭式程序圖的形式如下圖所示。這種程序圖直觀、一目了然，適用于企業(yè)員工熟悉流程中

各項(xiàng)作.業(yè)概況或流程中各項(xiàng)作業(yè)任務(wù)較簡(jiǎn)單的情況

準(zhǔn)

備

階

段

實(shí)

施

階

段

曳試

評(píng)

估

階

段

2.業(yè)務(wù)流程圖

所謂業(yè)務(wù)流程圖，就是用一些規(guī)定的符號(hào)及連線來表示其個(gè)具體業(yè)務(wù)的處理過程。如下圖所

示：

業(yè)務(wù)受理

電話、傳真

貨物分摭

倉儲(chǔ)

各分公司倉庫

客戶或料

存檔

3.矩陣式流程圖

現(xiàn)在國(guó)際上一般采用矩陣式流程圖，這種流程圖分成縱、橫兩個(gè)方向，縱向表示工作的先后

順序，橫向表示承擔(dān)該項(xiàng)工作的部門或崗位。這樣，通過縱、橫兩個(gè)方向的坐標(biāo)，就可以表

達(dá)流程的要求了，即解決了先做什么、后做什么、誰來負(fù)責(zé)的問題。

4.泳道式流程圖

泳道式流程圖是一種反映商業(yè)流程中人與人之間關(guān)系的峙殊圖表。它有兩個(gè)作用:

（1）有助于分清在流程過程中個(gè)人工作范圍。

（2）有助于研究流程中人與人或工作小組與工作小組間的交接動(dòng)作

繪制流程圖的常用工具

繪制流程圖的常用工具有Word>Visio等,還包括一些其他專用軟件，如MsvDraw^SmartDraw

等。這些工具在繪制流程圖時(shí)有著自身的特色，制度設(shè)計(jì)人員可根據(jù)本企業(yè)流程設(shè)計(jì)要求、

自己的使用習(xí)慣等選擇使用。

（1）Word：是一種普及率比較高的繪圖工具。其特點(diǎn)是發(fā)排打印方便，繪制的圖片清晰，

文件小，容易復(fù)制到移動(dòng)存儲(chǔ)器和作為電子郵件收發(fā)；缺點(diǎn)是比較費(fèi)時(shí)，難度較大，相比其

他專用繪圖軟件，功能簡(jiǎn)單、不夠全面。

（2）Visio：是一種專業(yè)的繪圖軟件。通過拖動(dòng)預(yù)定義的圖形符號(hào)可以很容易地組合性表，

還可以根據(jù)本公司流程設(shè)計(jì)需要進(jìn)行組織的自定義。最大的優(yōu)點(diǎn)就是能繪制一些組織復(fù)雜、

業(yè)務(wù)繁雜的流程圖。

（3）MsvDraw：足一款功能強(qiáng)大的流程圖繪制軟件，它能方便地繪制出專業(yè)的業(yè)務(wù)流程圖、

程序流程圖。

（4）SmartDraw：也是一款專業(yè)的圖表繪制軟件。該軟件隨帶的圖庫里包含數(shù)百個(gè)示例、

數(shù)千個(gè)符號(hào)和外形供直接套用，使用起來極為方便。

公司管理制度的修訂

一、管理制度修訂概述

公司管理制度要不斷適應(yīng)公司經(jīng)營(yíng)的內(nèi)、外部環(huán)境及有關(guān)因素的變化并適時(shí)作出調(diào)整。公司

管理制度的制訂和修訂主要有以下三方面的區(qū)別：

（1）撰寫時(shí)序的差別。制訂公司管理制度在先，修訂在后。修訂是在公司管理制度已經(jīng)使

用了一段時(shí)間的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。

（2）撰寫數(shù)量的差別。制定公司管理制度，是從無到有，建立一個(gè)全面的完整的制度；修

訂公司管理制度只是對(duì)原有制度的不合理部分進(jìn)行局部的修改和完善。

（3）撰寫質(zhì)量的差別。公司管理制度的修訂是一個(gè)對(duì)原有制度不合理部分更新、完善，使

其不斷成為合理的制度的過程。所以，修訂的制度更符合公司當(dāng)前的發(fā)展需要，?般說來,

其質(zhì)量與原有的制度相比要高一些。

公司管理制度修訂的程序與其制定相同，應(yīng)該遵循調(diào)查、分析、起草、討論、反亞修改、會(huì)

簽、審定、試行、修訂、正式執(zhí)行這樣一個(gè)程序。在起草修訂稿時(shí)要特別慎重，必須考慮到

修改部分的內(nèi)容怎樣才能與公司各方面的制度保持協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)顧此失彼的情況。如果一

項(xiàng)管理制度的修訂造成了某一管理制度同其他管理制度的矛盾.，那么勢(shì)必帶來公司管理的混

亂，因此在修訂制度時(shí)必須注意到這一點(diǎn)。

在特殊情況下，公司可隨時(shí)決定對(duì)管理制度進(jìn)行修訂。在一般情況下，公司管理制度可以在

每年年末修訂一次。公司在年終總結(jié)各方面工作時(shí)，同時(shí)也可對(duì)公司管理制度進(jìn)行檢查、總

結(jié)和修訂。每隔三年公司需要對(duì)管理制度進(jìn)行一次比較全面的修訂，時(shí)間一般安排在年終，

結(jié)合該年度公司的總結(jié)工作進(jìn)行。

二、影響公司管理制度變化的原因

影響公司管理制度變化的主要原因有以下幾點(diǎn):

1.經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)馬觀念的更新

新觀念的確立會(huì)廣泛影響到具體管理制度規(guī)范。如以人力資源開發(fā)的觀念代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人事管

理觀念，人事管理職能的范圍、內(nèi)容、側(cè)重點(diǎn)等都會(huì)發(fā)生變化，原有的制度，如人事考核與

評(píng)價(jià)、工資獎(jiǎng)酬、培訓(xùn)制度等都要調(diào)整，還要補(bǔ)充一些新制度，如工作輪換、職業(yè)生涯開發(fā)

與管理等。總之，經(jīng)營(yíng)管理新知識(shí)、新概念的提出，會(huì)給修改、完善現(xiàn)有管理制度，形成新

的更有效的管理制度提供有益的思路和框架。

2.公司目標(biāo)與戰(zhàn)略的調(diào)整、改變

當(dāng)公司目標(biāo)和戰(zhàn)略調(diào)整、改變之后，原有的行為規(guī)范可能有些會(huì)不適合甚至妨礙目標(biāo)的達(dá)成

和戰(zhàn)略的實(shí)施，這部分制度就要修改更新。戰(zhàn)略變化引起的管理制度的變化主要有以下幾個(gè)

方面：

(1)產(chǎn)品或服務(wù)的經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域以及市場(chǎng)范圍發(fā)生變化時(shí)，相應(yīng)的管理制度也要進(jìn)行修改。不

同的產(chǎn)品或服務(wù)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)在生產(chǎn)方式、規(guī)模、工程技術(shù)等方面具有