發(fā)貨出庫流程管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司發(fā)貨出庫流程，確保貨物準(zhǔn)確、及時、安全地發(fā)出，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有產(chǎn)品的發(fā)貨出庫業(yè)務(wù)。（三）職責(zé)分工1.銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶訂單，審核訂單信息的準(zhǔn)確性和完整性。與客戶溝通發(fā)貨時間、運輸方式等相關(guān)事宜，并及時反饋給客戶。將審核后的訂單傳遞給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門負(fù)責(zé)根據(jù)銷售部門傳遞的訂單，準(zhǔn)備貨物。對貨物進(jìn)行清點、核對、包裝等工作，確保貨物質(zhì)量完好、數(shù)量準(zhǔn)確。辦理貨物的出庫手續(xù)，開具出庫單。安排貨物的裝車、運輸?shù)裙ぷ?，確保貨物安全送達(dá)客戶。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核銷售訂單的價格、金額等信息，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。根據(jù)出庫單進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄銷售收入和庫存商品的減少。與銷售部門、倉庫管理部門核對賬目，確保賬賬相符、賬實相符。4.質(zhì)量檢驗部門對出庫貨物進(jìn)行質(zhì)量檢驗，確保貨物符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。對檢驗不合格的貨物，及時通知倉庫管理部門和銷售部門，并提出處理意見。二、發(fā)貨出庫流程（一）訂單接收與審核1.銷售部門接收客戶訂單后，應(yīng)立即對訂單信息進(jìn)行審核，包括客戶名稱、聯(lián)系方式、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等。2.如發(fā)現(xiàn)訂單信息有誤或不完整，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通，核實并修改訂單信息。3.審核無誤的訂單，銷售部門應(yīng)在訂單上簽字確認(rèn)，并傳遞給倉庫管理部門。（二）貨物準(zhǔn)備1.倉庫管理部門收到銷售部門傳遞的訂單后，應(yīng)根據(jù)訂單要求，迅速準(zhǔn)備貨物。2.貨物準(zhǔn)備過程中，倉庫管理人員應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則，對貨物進(jìn)行挑選、清點，確保貨物質(zhì)量完好、數(shù)量準(zhǔn)確。3.對于需要包裝的貨物，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)貨物的性質(zhì)和運輸要求，選擇合適的包裝材料進(jìn)行包裝，確保貨物在運輸過程中不受損壞。（三）質(zhì)量檢驗1.質(zhì)量檢驗部門收到倉庫管理部門通知后，應(yīng)對準(zhǔn)備出庫的貨物進(jìn)行質(zhì)量檢驗。2.質(zhì)量檢驗人員應(yīng)按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗規(guī)范，對貨物的外觀、尺寸、性能等進(jìn)行檢驗，確保貨物符合質(zhì)量要求。3.對于檢驗合格的貨物，質(zhì)量檢驗人員應(yīng)在貨物上加蓋“合格”印章，并出具質(zhì)量檢驗報告。4.對于檢驗不合格的貨物，質(zhì)量檢驗人員應(yīng)及時通知倉庫管理部門和銷售部門，并提出處理意見。如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（四）出庫手續(xù)辦理1.倉庫管理人員根據(jù)質(zhì)量檢驗報告，辦理貨物的出庫手續(xù)。2.出庫手續(xù)辦理過程中，倉庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對出庫貨物的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、客戶名稱等信息，確保出庫信息與訂單信息一致。3.核對無誤后，倉庫管理人員應(yīng)開具出庫單，出庫單應(yīng)包括以下內(nèi)容：出庫日期、訂單編號、客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、備注等。4.出庫單應(yīng)由倉庫管理人員、發(fā)貨人、提貨人簽字確認(rèn)，并加蓋倉庫印章。5.倉庫管理人員應(yīng)將出庫單的一聯(lián)留存?zhèn)}庫，作為庫存管理的依據(jù)；一聯(lián)傳遞給財務(wù)部門，作為賬務(wù)處理的依據(jù)；一聯(lián)傳遞給銷售部門，作為客戶發(fā)貨的憑證。（五）貨物裝車與運輸1.倉庫管理人員根據(jù)出庫單，安排貨物的裝車工作。2.裝車過程中，倉庫管理人員應(yīng)按照貨物的性質(zhì)和運輸要求，合理安排貨物的堆放位置，確保貨物在運輸過程中不受損壞。3.裝車完畢后，倉庫管理人員應(yīng)與運輸人員共同核對貨物的數(shù)量、規(guī)格型號等信息，確保貨物裝車準(zhǔn)確無誤。4.運輸人員應(yīng)根據(jù)銷售部門與客戶溝通確定的運輸方式，及時將貨物送達(dá)客戶指定地點。5.在運輸過程中，運輸人員應(yīng)妥善保管貨物，確保貨物安全。如發(fā)生貨物丟失、損壞等情況，運輸人員應(yīng)及時通知銷售部門和倉庫管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（六）發(fā)貨信息反饋1.銷售部門應(yīng)及時跟蹤貨物的運輸情況，確保貨物按時、安全送達(dá)客戶。2.貨物發(fā)出后，倉庫管理部門應(yīng)及時將發(fā)貨信息反饋給銷售部門，包括發(fā)貨日期、運輸方式、預(yù)計到達(dá)時間等。3.銷售部門應(yīng)將發(fā)貨信息及時反饋給客戶，讓客戶了解貨物的運輸情況，提高客戶滿意度。三、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存貨物進(jìn)行盤點，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確、賬實相符。2.庫存盤點應(yīng)每月進(jìn)行一次，盤點時間為每月末最后一天。3.盤點過程中，倉庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對庫存貨物的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、存放位置等信息，確保盤點結(jié)果準(zhǔn)確無誤。4.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制庫存盤點表，庫存盤點表應(yīng)包括以下內(nèi)容：盤點日期、倉庫名稱、貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、賬面數(shù)量、實盤數(shù)量、盤盈/盤虧數(shù)量、盤盈/盤虧原因等。5.庫存盤點表應(yīng)由倉庫管理人員、盤點人員簽字確認(rèn)，并加蓋倉庫印章。6.倉庫管理部門應(yīng)將庫存盤點表的一聯(lián)留存?zhèn)}庫，作為庫存管理的依據(jù)；一聯(lián)傳遞給財務(wù)部門，作為賬務(wù)處理的依據(jù)。（二）庫存調(diào)整1.根據(jù)庫存盤點結(jié)果，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，倉庫管理部門應(yīng)及時進(jìn)行庫存調(diào)整。2.庫存調(diào)整應(yīng)根據(jù)盤盈/盤虧原因，分別進(jìn)行處理。如因貨物收發(fā)錯誤、損壞、丟失等原因?qū)е碌谋P盈/盤虧，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理和實物調(diào)整。3.庫存調(diào)整應(yīng)填寫庫存調(diào)整單，庫存調(diào)整單應(yīng)包括以下內(nèi)容：調(diào)整日期、倉庫名稱、貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、調(diào)整原因、調(diào)整前賬面數(shù)量、調(diào)整后賬面數(shù)量等。4.庫存調(diào)整單應(yīng)由倉庫管理人員、財務(wù)人員簽字確認(rèn)，并加蓋倉庫印章和財務(wù)印章。5.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)庫存調(diào)整單，及時調(diào)整庫存賬目和實物，確保賬實相符。四、異常情況處理（一）訂單變更1.客戶提出訂單變更要求時，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通，了解變更內(nèi)容，并評估變更對發(fā)貨時間、貨物準(zhǔn)備等方面的影響。2.如訂單變更涉及貨物規(guī)格型號、數(shù)量、交貨時間等重要信息的調(diào)整，銷售部門應(yīng)及時通知倉庫管理部門和財務(wù)部門，并重新審核訂單信息。3.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)變更后的訂單要求，及時調(diào)整貨物準(zhǔn)備工作。如已準(zhǔn)備好的貨物與變更后的訂單要求不符，應(yīng)及時進(jìn)行更換或調(diào)整。4.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)變更后的訂單信息，調(diào)整相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（二）貨物短缺或損壞1.在發(fā)貨過程中，如發(fā)現(xiàn)貨物短缺或損壞，倉庫管理人員應(yīng)立即停止發(fā)貨，并及時通知銷售部門和質(zhì)量檢驗部門。2.質(zhì)量檢驗部門應(yīng)及時對短缺或損壞的貨物進(jìn)行檢驗，確定短缺或損壞的原因和責(zé)任。3.如因倉庫管理不善導(dǎo)致貨物短缺或損壞，倉庫管理部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并及時采取措施進(jìn)行補(bǔ)貨或換貨。4.如因運輸過程中導(dǎo)致貨物短缺或損壞，運輸人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并及時與客戶溝通，協(xié)商解決方案。如補(bǔ)貨、換貨、賠償?shù)取?.銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通，說明貨物短缺或損壞的原因和處理情況，爭取客戶的理解和支持。（三）客戶拒收1.貨物送達(dá)客戶后，如客戶因貨物質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格型號等原因拒收，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通，了解拒收原因，并評估拒收對公司造成的影響。2.銷售部門應(yīng)及時通知倉庫管理部門和質(zhì)量檢驗部門，對拒收貨物進(jìn)行檢驗和處理。3.質(zhì)量檢驗部門應(yīng)根據(jù)客戶反饋的問題，對拒收貨物進(jìn)行重新檢驗，確定貨物是否存在質(zhì)量問題。4.如因貨物質(zhì)量問題導(dǎo)致客戶拒收，公司應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并及時采取措施進(jìn)行換貨或補(bǔ)貨。5.如因客戶原因?qū)е戮苁?，銷售部門應(yīng)與客戶協(xié)商解決方案，如退貨、退款、換貨等。同時，銷售部門應(yīng)及時將處理結(jié)果反饋給倉庫管理部門和財務(wù)部門。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立發(fā)貨出庫流程監(jiān)督小組，由銷售部門、倉庫管理部門、財務(wù)部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員組成。2.監(jiān)督小組負(fù)責(zé)定期對發(fā)貨出庫流程進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保流程執(zhí)行的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。3.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括訂單接收與審核、貨物準(zhǔn)備、質(zhì)量檢驗、出庫手續(xù)辦理、貨物裝車與運輸、發(fā)貨信息反饋等環(huán)節(jié)。4.監(jiān)督小組應(yīng)定期召開會議，對監(jiān)督檢查結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，提出改進(jìn)意見和建議。（二）考核制度1.公司建立發(fā)貨出庫流程考核制度，對相關(guān)部門和人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評價。2.考核內(nèi)容包括訂單處理及時性、貨物準(zhǔn)備準(zhǔn)確性、質(zhì)量檢驗合格率、出庫手續(xù)辦理規(guī)范性、貨物運輸安全性、客戶滿意度等方面。3.考核方式采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式。定期考核每月進(jìn)行一次，