學(xué)校電子資料管理制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校電子資料的管理，確保電子資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，提高學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生在工作、學(xué)習(xí)過程中所涉及的電子資料的管理。（三）定義本制度所稱電子資料，是指以電子形式存在的各種文件、數(shù)據(jù)、圖表、圖像、音頻、視頻等資料，包括但不限于教學(xué)課件、科研報告、行政公文、學(xué)生成績數(shù)據(jù)、圖書資料電子版等。（四）管理原則1.集中管理與分散管理相結(jié)合原則學(xué)校設(shè)立專門的電子資料管理部門或崗位，負責(zé)全校電子資料的統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)；同時，各部門、各單位根據(jù)自身工作需要，負責(zé)本部門電子資料的日常管理。2.分類管理原則按照電子資料的內(nèi)容、性質(zhì)、用途等進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則采取有效的安全保密措施，確保電子資料的安全，防止資料泄露、篡改和丟失。4.方便利用原則在確保安全保密的前提下，充分考慮電子資料的利用需求，提供便捷的查詢、借閱和使用服務(wù)。二、電子資料的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校各部門、各單位在工作中產(chǎn)生的各類電子文件，包括發(fā)文、收文、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)等。2.教師的教學(xué)課件、教案、教學(xué)案例、科研成果、學(xué)術(shù)論文等。3.學(xué)生的畢業(yè)論文、課程作業(yè)、實習(xí)報告、成績單等。4.學(xué)校圖書館的電子圖書、期刊、數(shù)據(jù)庫等資料。5.其他與學(xué)校工作、學(xué)習(xí)相關(guān)的電子資料。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負責(zé)電子資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.電子資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理，確保資料的規(guī)范性和可讀性。3.對于重要的電子資料，應(yīng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類整理根據(jù)電子資料的內(nèi)容和性質(zhì)，將其分為教學(xué)資料、科研資料、行政資料、學(xué)生資料、圖書資料等類別，再在每個類別下進一步細分。2.編號管理為每一份電子資料賦予唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照資料的類別、年份、順序等進行編制。3.建立索引建立電子資料索引，記錄資料的編號、名稱、作者、日期、存放位置等信息，方便快速查找。三、電子資料的存儲與保管（一）存儲方式1.學(xué)校應(yīng)建立專門的電子資料存儲服務(wù)器或存儲設(shè)備，用于集中存儲電子資料。2.根據(jù)電子資料的重要性和使用頻率，可采用不同的存儲介質(zhì)，如硬盤、磁帶、光盤等，并定期進行數(shù)據(jù)備份。3.鼓勵采用云存儲等先進的存儲技術(shù)，提高存儲的可靠性和安全性。（二）存儲位置1.電子資料應(yīng)按照分類存儲在相應(yīng)的文件夾或目錄中，便于查找和管理。2.重要的電子資料應(yīng)存儲在安全可靠的位置，并設(shè)置訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。（三）保管要求1.定期對電子資料進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。2.做好存儲設(shè)備的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，防止存儲設(shè)備損壞或數(shù)據(jù)丟失。3.對于存儲在服務(wù)器上的電子資料，應(yīng)設(shè)置定期備份策略，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止服務(wù)器故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。四、電子資料的訪問與使用（一）訪問權(quán)限1.根據(jù)工作需要，為不同人員設(shè)置不同的電子資料訪問權(quán)限。訪問權(quán)限分為只讀、可編輯、可刪除等級別。2.學(xué)校管理人員、教師、學(xué)生等應(yīng)根據(jù)各自的工作職責(zé)和權(quán)限訪問相應(yīng)的電子資料。3.對于涉及學(xué)校機密的電子資料，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。（二）使用規(guī)定1.使用電子資料時應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，不得擅自修改、傳播、泄露電子資料的內(nèi)容。2.如需對電子資料進行修改或編輯，應(yīng)在備份的基礎(chǔ)上進行，并確保修改后的資料符合規(guī)范要求。3.因工作需要借閱電子資料的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。借閱期間應(yīng)妥善保管電子資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。（三）共享與協(xié)作1.學(xué)校鼓勵各部門、各單位之間進行電子資料的共享與協(xié)作，提高工作效率。2.共享電子資料時，應(yīng)確保資料的安全性和合法性，并明確共享的范圍和權(quán)限。3.在電子資料共享與協(xié)作過程中，涉及到知識產(chǎn)權(quán)等問題的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)進行處理。五、電子資料的安全與保密（一）安全措施1.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。2.定期對電子資料存儲設(shè)備進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。（二）保密制度1.對涉及學(xué)校機密的電子資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，采取加密存儲、訪問控制等措施，防止資料泄露。2.接觸和使用機密電子資料的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對于不再使用或已過期的機密電子資料，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀或妥善保管。（三）應(yīng)急處理1.制定電子資料安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生安全事故或數(shù)據(jù)泄露事件時的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。3.一旦發(fā)生安全事故或數(shù)據(jù)泄露事件，應(yīng)立即采取措施進行處理，并及時向上級主管部門報告。六、電子資料的備份與恢復(fù)（一）備份策略1.根據(jù)電子資料的重要性和變化頻率，制定不同的備份策略，如全量備份、增量備份、差異備份等。2.重要的電子資料應(yīng)每天進行備份，一般的電子資料可每周或每月進行備份。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如異地存儲或云存儲，以防止本地存儲設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（二）備份執(zhí)行1.安排專人負責(zé)電子資料的備份工作，確保備份任務(wù)按時執(zhí)行。2.備份過程中應(yīng)進行詳細記錄，包括備份時間、備份內(nèi)容、備份存儲位置等信息。3.定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和驗證，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）恢復(fù)測試1.定期進行電子資料恢復(fù)測試，確保在需要時能夠快速、準(zhǔn)確地恢復(fù)數(shù)據(jù)。2.恢復(fù)測試應(yīng)模擬實際的災(zāi)難場景，檢驗備份數(shù)據(jù)的恢復(fù)能力和恢復(fù)流程的有效性。3.根據(jù)恢復(fù)測試結(jié)果，及時調(diào)整備份策略和恢復(fù)流程，確保數(shù)據(jù)恢復(fù)的可靠性。七、電子資料的清理與銷毀（一）清理原則1.定期對電子資料進行清理，刪除過期、無用的資料，釋放存儲空間。2.清理電子資料時應(yīng)遵循謹(jǐn)慎原則，確保重要資料不被誤刪。（二）清理流程1.制定電子資料清理計劃，明確清理的范圍、時間、責(zé)任人等。2.各部門、各單位按照清理計劃對本部門的電子資料進行自查和清理。3.電子資料管理部門對全校的電子資料清理情況進行檢查和監(jiān)督，確保清理工作的徹底性。（三）銷毀規(guī)定1.對于需要銷毀的電子資料，應(yīng)采用安全可靠的方式進行銷毀，如數(shù)據(jù)擦除、物理粉碎等，確保資料無法恢復(fù)。2.銷毀電子資料時應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀時間、銷毀內(nèi)容、銷毀方式等信息。3.涉及學(xué)校機密的電子資料銷毀，應(yīng)按照保密規(guī)定進行處理，確保資料的安全銷毀。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.學(xué)校設(shè)立電子資料管理監(jiān)督小組，負責(zé)對全校電子資料管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對各部門、各單位的電子資料管理情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.電子資料的收集、整理、存儲、保管、訪問、使用等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.電子資料的安全保密措施是否落實到位，是否存在安全隱患。3.電子資料的備份與恢復(fù)工作是否正常進行，備份數(shù)據(jù)是否完整可用。4.電子資料的清理與銷毀工作是否符合要求，是否存在資料丟失或泄露的風(fēng)險。（三）考核與獎懲1.將電子資料管理工作納入學(xué)校各部門、各單位的績效考核體系，對電子資料管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致電子資料丟失、泄露、損壞等事故的部