協(xié)會印章文件管理制度一、總則（一）目的為加強協(xié)會印章及文件的管理，確保印章使用的合法性、嚴肅性和文件處理的規(guī)范性、準確性，維護協(xié)會的正常秩序和合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于協(xié)會各部門及全體工作人員在工作中涉及印章使用和文件管理的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則印章使用和文件管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、協(xié)會章程及相關規(guī)定。2.專人負責原則明確專人負責印章保管和文件處理工作，確保職責清晰、責任落實。3.規(guī)范流程原則制定印章使用和文件管理的詳細流程，嚴格按照流程操作，確保各項工作有序進行。4.安全保密原則加強印章和文件的安全保密措施，防止印章被盜用、文件泄露等情況發(fā)生。二、印章管理（一）印章種類協(xié)會印章包括協(xié)會公章、法定代表人章、財務專用章、合同專用章等。（二）印章保管1.設立專門的印章保管崗位，指定專人負責印章保管工作。保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉印章管理規(guī)定。2.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。3.印章保管人員不得擅自將印章交予他人保管或使用，如有特殊情況需要委托他人代管，必須經過協(xié)會負責人書面批準，并辦理相關交接手續(xù)。（三）印章使用1.使用范圍協(xié)會公章用于協(xié)會對外發(fā)布的重要文件、信函、合同、協(xié)議等；法定代表人章用于協(xié)會法定代表人授權的相關文件、合同等；財務專用章用于協(xié)會財務收支、銀行結算等相關業(yè)務；合同專用章用于協(xié)會簽訂的各類合同。2.使用流程用印申請：使用印章前，需填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事由、用印文件名稱及份數、用印時間等信息，并經相關部門負責人審核簽字。審批：根據用印事項的性質和重要程度，按照協(xié)會規(guī)定的審批權限進行審批。一般事項由協(xié)會分管領導審批，重要事項需經協(xié)會法定代表人審批。用印登記：印章保管人員對用印情況進行詳細登記，包括用印日期、用印文件名稱、用印份數、審批人等信息。用印蓋章：印章保管人員在審核用印申請和審批手續(xù)齊全后，方可在用印文件上蓋章。蓋章時應確保印章清晰、端正，位置準確。3.禁止使用情況未經審批的文件、合同等不得使用印章；空白紙張、空白介紹信等不得加蓋印章；涉及違法違規(guī)、損害協(xié)會利益的事項不得使用印章。（四）印章停用與銷毀1.印章停用因協(xié)會機構變更、名稱變更、印章損壞等原因需要停用印章時，由印章保管人員填寫《印章停用申請表》，經協(xié)會負責人批準后，辦理印章停用手續(xù)。2.印章銷毀停用的印章由印章保管人員妥善保管，按照協(xié)會規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀印章時，應填寫《印章銷毀申請表》，經協(xié)會負責人批準后，由專人負責監(jiān)督銷毀過程，并在銷毀記錄上簽字確認。三、文件管理（一）文件分類協(xié)會文件分為收文、發(fā)文、內部文件等。1.收文指協(xié)會收到的來自上級主管部門、其他單位或個人的文件、信函等。2.發(fā)文指協(xié)會以自身名義制發(fā)的文件、通知、通報、報告等。3.內部文件指協(xié)會在內部管理過程中形成的文件，如會議紀要、工作計劃、工作總結等。（二）文件收發(fā)1.收文收文登記：辦公室負責收文的登記工作，對收到的文件進行詳細登記，包括文件名稱、文號、來文單位、收文日期、份數等信息。文件傳閱：辦公室根據文件內容和性質，及時將文件送相關領導和部門傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱文件應遵循“快速、高效、保密”的原則，確保文件及時傳達給相關人員。文件辦理：相關領導和部門在收到傳閱文件后，應及時進行辦理，并將辦理結果反饋給辦公室。需要回復的文件，應按照規(guī)定的格式和時間要求進行回復。2.發(fā)文擬稿：文件起草部門負責文件的擬稿工作，擬稿人應按照協(xié)會公文格式要求和相關規(guī)定進行起草，確保文件內容準確、規(guī)范、清晰。審核：擬稿完成后，由擬稿部門負責人進行審核，審核內容包括文件內容、格式、文字表述等方面。審核通過后，將文件送辦公室核稿。核稿：辦公室對文件進行核稿，重點審核文件的格式、文字表述、發(fā)文范圍等是否符合規(guī)定。核稿通過后，將文件送相關領導審批。簽發(fā)：根據文件的性質和重要程度，按照協(xié)會規(guī)定的審批權限進行簽發(fā)。一般文件由協(xié)會分管領導簽發(fā)，重要文件需經協(xié)會法定代表人簽發(fā)。編號與印發(fā)：文件簽發(fā)后，辦公室負責對文件進行編號，并按照規(guī)定的格式和份數進行印發(fā)。印發(fā)文件時，應確保文件內容準確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。發(fā)文登記：辦公室對發(fā)文情況進行詳細登記，包括文件名稱、文號、發(fā)文日期、發(fā)文單位、印發(fā)份數等信息。（三）文件歸檔1.歸檔范圍協(xié)會在工作中形成的具有保存價值的文件、資料等均應進行歸檔。歸檔文件包括收文、發(fā)文、內部文件、會議紀要、工作計劃、工作總結、財務報表、合同協(xié)議等。2.歸檔時間文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔，一般應在次年上半年完成上一年度文件的歸檔工作。3.歸檔要求歸檔文件應齊全完整、真實準確，保持文件之間的有機聯系。歸檔文件應按照分類方案進行整理，編目編號，便于查找和利用。歸檔文件應使用統(tǒng)一的檔案盒、檔案袋等裝具，并在裝具上標明檔案名稱、年度、保管期限等信息。（四）文件查閱與借閱1.查閱協(xié)會內部人員因工作需要查閱文件時，應填寫《文件查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到辦公室查閱。查閱文件時，應在辦公室指定的地點進行，不得擅自將文件帶出辦公室。查閱人員不得在文件上涂改、圈劃、批注等。2.借閱協(xié)會外部單位或個人因工作需要借閱協(xié)會文件時，必須經過協(xié)會負責人書面批準，并填寫《文件借閱申請表》。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄文件內容。借閱期滿后，應及時歸還文件。（五）文件保密1.協(xié)會工作人員應嚴格遵守文件保密制度，不得泄露文件內容。2.涉及協(xié)會機密的文件，應按照機密文件管理規(guī)定進行保管和處理，嚴格控制知悉范圍。3.銷毀文件時，應確保文件內容無法恢復，防止文件信息泄露。四、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查協(xié)會定期對印章使用和文件管理情況進行檢查，檢查內容包括印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、文件收發(fā)是否及時、歸檔是否完整等。檢查結果應形成書面報告，并及時反饋給相關部門和人員。（二）不定期抽查協(xié)會不定期對印章使用和文件管理情況進行抽查，發(fā)現問題及時督促整改。對違反本制度的行為，將按照協(xié)會相關規(guī)定進行嚴肅處理。（三）責任追究對因印章使用不當或文件管理不善導致協(xié)會利益受損的，將追究相關責任人的責