紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA／T31—20051范圍

本標準規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。

本標準適用于采用各種設備對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理及數(shù)字化成果的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。

GB／T17235.1—1998信息技術(shù)

連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼第1部分：要求和指南

GB／T17235.2—1998信息技術(shù)

連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼第2部分：一致性測試

GB／T18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本標準。

3.1數(shù)字化digitization

用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。

3.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化digitizationofpaper-basedrecords

采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

3.3數(shù)字圖像digitalimage

表示實物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣(或其他)網(wǎng)絡上采樣——連續(xù)函數(shù)，并在采樣點上將值最小化后的陣列。

3.4黑白二值圖像binaryimage

只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像。它對應于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。

3.5連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像continuous—tonestillimage

以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。

3.6分辨率resolution

單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù)，一般用每英寸點數(shù)(dpi)表示。

3.7失真度distortionmeasure

對檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。

3.8可懂度intelligibility

數(shù)字圖像向人或機器提供信息的能力。

3.9圖像壓縮imagecompression

清除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，較常見的有TIFF(G4)、JPEG等壓縮格式。

4紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求

4.1基本原則

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

4.2數(shù)字化對象的確定原則

應當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進行數(shù)字化。

4.2.1符合國家法律法規(guī)的原則

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。

4.2.2價值性原則

屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

4.3基本環(huán)節(jié)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

4.4過程管理

4.4.1應加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。

4.4.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。

5檔案整理

在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

5.1目錄數(shù)據(jù)準備

按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。

8.1.2提供網(wǎng)絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

8.2圖像文件的命名

8.2.1紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。

8.2.2多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。

9目錄建庫

9.1數(shù)據(jù)格式選擇

目錄建庫應選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。

9.2檔案著錄

按照《檔案著錄規(guī)則》（DA／T18)的要求進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

9.3目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應要求進行修改或重錄。

10數(shù)據(jù)掛接

10.1匯總掛接

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認為“合格”后，通過網(wǎng)絡及時加載到數(shù)據(jù)服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現(xiàn)批量、快速掛接。

10.2數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

10.3交接登記

認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理、掃描時填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理辦法。

11數(shù)據(jù)驗收

11.1數(shù)據(jù)抽檢

11.1.1以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。

11.1.2一個全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗收時抽檢的比率不得低于5％。

11.2驗收指標

11.2.1目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時，抽檢標記為“不合格”。

11.2.2一個全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達到95％以上(含95％)時，予以驗收“通過”。

合格率=抽檢合格的文件數(shù)／抽檢文件總數(shù)x100％

11.3驗收審核

驗收“通過”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導審核、簽字后方有效。

11.4驗收登記

認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表單。

12數(shù)據(jù)備份

12.1備份范圍

經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應及時進行備份。

12.2備份方式

為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

12.3數(shù)據(jù)檢驗

備份數(shù)據(jù)也應進行檢驗。備份數(shù)據(jù)的檢驗內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。

12.4備份標簽

數(shù)據(jù)備份后應在相應的備份介質(zhì)