?財(cái)務(wù)檔案保存管理制度總則目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全與完整，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的財(cái)務(wù)檔案管理工作。定義1.財(cái)務(wù)檔案：指公司在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，以及與財(cái)務(wù)相關(guān)的各類合同、協(xié)議、文件等。管理原則1.真實(shí)性原則：財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況。2.完整性原則：確保財(cái)務(wù)檔案資料齊全、完整，不遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、保管、查閱等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施保證財(cái)務(wù)檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等。財(cái)務(wù)檔案的分類與歸檔會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、工資表、成本計(jì)算單等。應(yīng)按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序，分類整理粘貼，并在每張憑證上加蓋制單人、審核人、審批人等印章。2.記賬憑證根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，應(yīng)注明憑證編號(hào)、日期、摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、附件張數(shù)等內(nèi)容。記賬憑證應(yīng)連續(xù)編號(hào)，每月裝訂成冊(cè)，并加具封面，注明月份、憑證種類、起止號(hào)碼、本冊(cè)張數(shù)、會(huì)計(jì)主管、裝訂人等信息。會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目設(shè)置，全面記錄公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的總括情況。2.明細(xì)賬：根據(jù)明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體情況，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬等。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，由出納人員逐日逐筆登記。4.其他輔助賬簿：如備查賬等，用于記錄一些在總賬和明細(xì)賬中未能詳細(xì)反映的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)定期打印，每年更換一次，舊賬簿應(yīng)整理歸檔。財(cái)務(wù)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等，以及相關(guān)附注。2.季度財(cái)務(wù)報(bào)告：在月度報(bào)告的基礎(chǔ)上，增加季度財(cái)務(wù)分析等內(nèi)容。3.年度財(cái)務(wù)報(bào)告：全面反映公司年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量的報(bào)告，包括審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表及附注、財(cái)務(wù)情況說明書等。財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，經(jīng)審核、批準(zhǔn)后及時(shí)歸檔。其他財(cái)務(wù)資料1.財(cái)務(wù)預(yù)算：包括年度預(yù)算、季度預(yù)算、月度預(yù)算等，以及預(yù)算執(zhí)行情況分析報(bào)告。2.財(cái)務(wù)決算：年度終了后編制的，反映公司全年財(cái)務(wù)收支及經(jīng)營(yíng)成果的總結(jié)性文件。3.稅務(wù)資料：如納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅收優(yōu)惠申請(qǐng)文件等。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：包括內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等。5.財(cái)務(wù)制度及相關(guān)文件：公司制定的財(cái)務(wù)管理制度、辦法、規(guī)定等，以及與財(cái)務(wù)相關(guān)的上級(jí)文件、通知等。6.經(jīng)濟(jì)合同：涉及財(cái)務(wù)收支的各類合同、協(xié)議，如銷售合同、采購合同、借款合同、租賃合同等。7.財(cái)務(wù)電子數(shù)據(jù)：包括財(cái)務(wù)軟件備份數(shù)據(jù)、電子報(bào)表、電子文檔等。上述資料應(yīng)按照各自的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理歸檔。財(cái)務(wù)檔案的整理整理要求1.分類清晰：按照財(cái)務(wù)檔案的類別，如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等，分別進(jìn)行整理。2.編號(hào)規(guī)范：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。3.裝訂整齊：會(huì)計(jì)憑證應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的憑證封面和封底，裝訂牢固、整齊；會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)加裝封面、封底，并按頁順序編號(hào)。4.標(biāo)識(shí)明確：在檔案封面或標(biāo)簽上注明檔案名稱、年度、月份、起止日期、保管期限等信息。整理步驟1.會(huì)計(jì)憑證整理將原始憑證按類別和時(shí)間順序排列，粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。檢查憑證的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的憑證進(jìn)行補(bǔ)充或更正。按月份將記賬憑證裝訂成冊(cè)，填寫憑證封面信息。2.會(huì)計(jì)賬簿整理打印出的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按科目順序排列，檢查賬頁是否齊全、編號(hào)是否連續(xù)。加裝封面和封底，在封面上注明賬簿名稱、年度、單位名稱等信息。按年度將賬簿歸檔存放。3.財(cái)務(wù)報(bào)告整理將各類財(cái)務(wù)報(bào)告按時(shí)間順序整理，檢查報(bào)告內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。對(duì)報(bào)告進(jìn)行編號(hào)，裝訂成冊(cè)，并在封面上注明報(bào)告名稱、年度、月份等信息。將整理好的財(cái)務(wù)報(bào)告歸檔保存。4.其他財(cái)務(wù)資料整理對(duì)其他財(cái)務(wù)資料進(jìn)行分類，如按年度、類別分別整理。每份資料應(yīng)加蓋歸檔章，注明日期、編號(hào)、保管期限等信息。將整理好的資料裝入檔案盒或文件夾，存放于檔案柜中。財(cái)務(wù)檔案的保管保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他財(cái)務(wù)資料：財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等保管期限為10年；財(cái)務(wù)制度及相關(guān)文件、經(jīng)濟(jì)合同等保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為10年以上；財(cái)務(wù)電子數(shù)據(jù)應(yīng)定期備份，保管期限與相應(yīng)紙質(zhì)檔案一致。保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案室，用于存放財(cái)務(wù)檔案。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施。2.財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)編號(hào)并標(biāo)明存放檔案的類別。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存放在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等。同時(shí)，應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。檔案借閱1.借閱申請(qǐng)：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交財(cái)務(wù)檔案室管理人員辦理借閱手續(xù)。2.借閱審批：財(cái)務(wù)檔案室管理人員收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核。對(duì)于重要財(cái)務(wù)檔案的借閱，應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.借閱登記：審核通過后，財(cái)務(wù)檔案室管理人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案借閱登記簿》上登記借閱人的姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并將檔案交借閱人。4.借閱期限：借閱期限一般不得超過[x]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱申請(qǐng)手續(xù)。5.歸還檔案：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。財(cái)務(wù)檔案室管理人員在收到歸還的檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向借閱人查詢。檔案查閱1.查閱申請(qǐng)：公司外部人員（如審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等）因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)提前向公司提出查閱申請(qǐng)，并提供相關(guān)證明文件。公司內(nèi)部人員陪同查閱時(shí)，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱時(shí)間、查閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交財(cái)務(wù)檔案室管理人員辦理查閱手續(xù)。2.查閱審批：財(cái)務(wù)檔案室管理人員收到查閱申請(qǐng)表后，應(yīng)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核。對(duì)于重要財(cái)務(wù)檔案的查閱，應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.查閱登記：審核通過后，財(cái)務(wù)檔案室管理人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記簿》上登記查閱人的姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息，并安排專人陪同查閱。查閱過程中，查閱人不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、外帶檔案資料等。4.查閱結(jié)束：查閱結(jié)束后，陪同人員應(yīng)監(jiān)督查閱人將檔案資料整理歸位，財(cái)務(wù)檔案室管理人員應(yīng)對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄，并在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記簿》上注明查閱結(jié)束時(shí)間。財(cái)務(wù)檔案的銷毀銷毀條件1.保管期滿的財(cái)務(wù)檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.對(duì)于保管期滿但涉及訴訟、仲裁等未了事項(xiàng)的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。銷毀程序1.提出申請(qǐng)：由財(cái)務(wù)部門會(huì)同檔案管理部門對(duì)擬銷毀的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、年度、月份、起止日期、保管期限、已保管期限、銷毀原因等信息。2.審批：《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施：由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀工作，財(cái)務(wù)部門派人監(jiān)銷。銷毀時(shí)，應(yīng)確保檔案徹底銷毀，不得遺漏。4.銷毀記錄：銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理。同時(shí)，應(yīng)將《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》永久保存。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.財(cái)務(wù)檔案的整理、歸檔是否符合規(guī)定要求。2.財(cái)務(wù)檔案的保管是否安全、完整，保管期限是否符合規(guī)定。3.財(cái)務(wù)檔案的借閱、查閱手續(xù)是否齊全，登記是否完整。4.財(cái)務(wù)檔案的銷毀程序是否合規(guī)，銷毀