營銷物料采購管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司營銷物料采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保證營銷物料的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性，滿足公司營銷活動(dòng)的需求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有營銷物料的采購活動(dòng)，包括但不限于宣傳冊(cè)、海報(bào)、宣傳單頁、禮品、促銷道具等與營銷相關(guān)的各類物料?；驹瓌t1.按需采購原則：根據(jù)公司營銷計(jì)劃和實(shí)際需求，合理確定采購數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購和浪費(fèi)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴(yán)格把控采購物料的質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購物料符合公司營銷活動(dòng)要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.成本控制原則：在保證物料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.合規(guī)采購原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購過程合法合規(guī)。采購組織與職責(zé)采購決策機(jī)構(gòu)成立營銷物料采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主管營銷的副總經(jīng)理擔(dān)任組長，市場(chǎng)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、采購部經(jīng)理為成員。采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議營銷物料采購計(jì)劃、重大采購項(xiàng)目決策、供應(yīng)商選擇與評(píng)估等工作。采購執(zhí)行部門采購部作為公司營銷物料采購的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)市場(chǎng)部提供的采購需求，編制采購計(jì)劃并組織實(shí)施。2.尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。3.負(fù)責(zé)采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行與管理，確保合同的履行。4.跟蹤采購進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，保證物料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.負(fù)責(zé)采購成本的控制與核算，定期進(jìn)行采購數(shù)據(jù)分析與報(bào)告。需求部門職責(zé)市場(chǎng)部作為營銷物料的需求部門，負(fù)責(zé)提出采購需求，明確物料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時(shí)間等詳細(xì)信息，并對(duì)采購物料進(jìn)行驗(yàn)收。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)公司營銷計(jì)劃和市場(chǎng)推廣活動(dòng)安排，提前制定營銷物料需求計(jì)劃，并提交給采購部。2.參與供應(yīng)商的評(píng)估與選擇，提供專業(yè)意見和建議。3.協(xié)助采購部與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保采購物料符合營銷活動(dòng)需求。4.負(fù)責(zé)對(duì)采購回來的營銷物料進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或與需求不符，及時(shí)通知采購部處理。財(cái)務(wù)部門職責(zé)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)營銷物料采購活動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核與監(jiān)督，確保采購資金的合理使用和支付安全。其主要職責(zé)包括：1.參與采購預(yù)算的編制與審核，提供財(cái)務(wù)方面的建議和支持。2.審核采購合同中的付款條款，確保付款方式和時(shí)間符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。3.負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付審核與結(jié)算工作，對(duì)采購成本進(jìn)行核算與分析。4.監(jiān)督采購資金的使用情況，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。采購流程采購計(jì)劃制定1.市場(chǎng)部應(yīng)于每月末根據(jù)次月營銷計(jì)劃和市場(chǎng)推廣活動(dòng)安排，制定次月營銷物料需求計(jì)劃，詳細(xì)列出所需物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交給采購部。2.采購部收到市場(chǎng)部的需求計(jì)劃后，結(jié)合庫存情況進(jìn)行綜合分析，如有必要，與市場(chǎng)部溝通調(diào)整需求計(jì)劃，最終確定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物料的具體內(nèi)容、數(shù)量、交付時(shí)間、預(yù)算金額等，并經(jīng)采購部經(jīng)理審核后報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部根據(jù)采購計(jì)劃和物料需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其公司概況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面的信息，建立供應(yīng)商信息庫。2.供應(yīng)商評(píng)估采購部組織市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門對(duì)進(jìn)入信息庫的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格競(jìng)爭力、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)等方面。評(píng)估小組可采用實(shí)地考察、樣品測(cè)試、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等方式對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面評(píng)估，并填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)評(píng)估結(jié)果，采購部從合格供應(yīng)商中選擇23家作為候選供應(yīng)商，并與候選供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款達(dá)成一致。采購部將談判結(jié)果形成《供應(yīng)商選擇報(bào)告》，提交采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)綜合情況確定最終供應(yīng)商，并授權(quán)采購部與其簽訂采購合同。4.供應(yīng)商管理采購部建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史、采購合同等內(nèi)容，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評(píng)估和動(dòng)態(tài)管理。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲、售后服務(wù)不到位等情況，采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改。如供應(yīng)商整改后仍不符合要求，采購部應(yīng)考慮更換供應(yīng)商。采購合同簽訂1.采購部根據(jù)采購領(lǐng)導(dǎo)小組的審批結(jié)果，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購合同簽訂前，采購部應(yīng)將合同草本提交給財(cái)務(wù)部審核，確保合同中的付款條款符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。財(cái)務(wù)部審核通過后，采購部方可與供應(yīng)商正式簽訂合同。3.采購合同簽訂后，采購部應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門，以便各部門跟蹤合同執(zhí)行情況。采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部根據(jù)采購合同要求，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確物料的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并要求供應(yīng)商確認(rèn)訂單。2.供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，采購部應(yīng)跟蹤采購進(jìn)度，定期與供應(yīng)商溝通，了解物料生產(chǎn)、運(yùn)輸?shù)惹闆r，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題可能影響交貨期，采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.在采購過程中，如因市場(chǎng)變化、需求調(diào)整等原因需要變更采購訂單，采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，簽訂變更協(xié)議，并報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組備案。到貨驗(yàn)收1.物料到貨前，采購部應(yīng)提前通知市場(chǎng)部做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。市場(chǎng)部應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨物料進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致，檢查物料的外觀、包裝是否完好，如有問題應(yīng)及時(shí)記錄并拍照留存。3.對(duì)于需要進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)的物料，驗(yàn)收人員應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行檢測(cè)，如檢測(cè)結(jié)果不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《物料驗(yàn)收單》，注明驗(yàn)收情況，并簽字確認(rèn)。《物料驗(yàn)收單》一式三聯(lián)，采購部、市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部各執(zhí)一聯(lián)，作為結(jié)算和入賬的依據(jù)。付款結(jié)算1.財(cái)務(wù)部根據(jù)采購合同和《物料驗(yàn)收單》，審核采購款項(xiàng)的支付申請(qǐng)。審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定辦理付款手續(xù)。2.如采購合同約定采用預(yù)付款、貨到付款、分期付款等方式，財(cái)務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款時(shí)間和金額進(jìn)行支付，確保公司資金的合理使用和支付安全。3.采購部應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部核對(duì)采購賬目，確保采購成本的準(zhǔn)確核算和結(jié)算。采購預(yù)算與成本控制采購預(yù)算編制1.采購部應(yīng)根據(jù)公司年度營銷計(jì)劃和市場(chǎng)部提供的采購需求預(yù)測(cè)，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)，編制年度營銷物料采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)采購物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購金額等內(nèi)容，并按照季度或月度進(jìn)行分解，形成滾動(dòng)預(yù)算。3.采購預(yù)算編制完成后，采購部應(yīng)提交給財(cái)務(wù)部審核，財(cái)務(wù)部根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排對(duì)預(yù)算進(jìn)行審核調(diào)整。審核通過后的采購預(yù)算報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批后執(zhí)行。成本控制措施1.價(jià)格談判：采購部在與供應(yīng)商談判過程中，應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，運(yùn)用談判技巧爭取有利的采購價(jià)格。同時(shí)，定期對(duì)采購價(jià)格進(jìn)行分析比較，評(píng)估供應(yīng)商價(jià)格合理性，如有必要，與供應(yīng)商重新協(xié)商價(jià)格。2.批量采購：對(duì)于用量較大的營銷物料，采購部應(yīng)通過批量采購的方式降低采購成本。在保證質(zhì)量的前提下，與供應(yīng)商協(xié)商爭取更優(yōu)惠的價(jià)格和交貨條件。3.成本分析：采購部定期對(duì)采購成本進(jìn)行分析，找出成本變動(dòng)的原因和影響因素，提出降低成本的措施和建議。同時(shí)，與市場(chǎng)部等相關(guān)部門密切合作，優(yōu)化采購需求，避免不必要的采購支出。4.庫存管理：合理控制營銷物料的庫存水平，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象。通過加強(qiáng)庫存管理，降低庫存成本，提高資金使用效率。采購風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部應(yīng)定期對(duì)營銷物料采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括但不限于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，采購部應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立多供應(yīng)商備份機(jī)制，避免因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題導(dǎo)致供應(yīng)中斷。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期評(píng)估供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和信譽(yù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)嚴(yán)格把控供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。加強(qiáng)對(duì)采購物料的檢驗(yàn)檢測(cè)，確保物料質(zhì)量符合要求。對(duì)于重要物料，可增加檢驗(yàn)頻次或委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，并在合同中明確質(zhì)量違約責(zé)任，如出現(xiàn)質(zhì)量問題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，分析價(jià)格走勢(shì)，為采購決策提供參考。在采購談判中，靈活運(yùn)用價(jià)格談判技巧，爭取有利的采購價(jià)格。同時(shí)，與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過批量采購、戰(zhàn)略合作等方式降低采購成本。簽訂價(jià)格調(diào)整條款，如約定在一定期限內(nèi)根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)調(diào)整采購價(jià)格，以降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。4.交貨期風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)在采購合同中明確交貨期條款，并要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃和交貨時(shí)間表。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，定期跟蹤采購進(jìn)度，及時(shí)掌握物料生產(chǎn)和運(yùn)輸情況。如發(fā)現(xiàn)可能影響交貨期的問題，提前與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。建立應(yīng)急采購機(jī)制，對(duì)于因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t可能影響公司營銷活動(dòng)的情況，及時(shí)尋找替代供應(yīng)商或采取其他應(yīng)急措施，確保物料按時(shí)供應(yīng)。5.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核采購合同條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、明確清晰，避免合同漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。在合同簽訂前，組織相關(guān)部門對(duì)合同進(jìn)行會(huì)審，從法律、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等多個(gè)角度進(jìn)行審查，提出修改意見和建議。合同執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照合同約定履行雙方義務(wù)，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)商解決，并做好合同變更、解除等手續(xù)的辦理。監(jiān)督與考核內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)營銷物料采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等情況。2.審計(jì)部門如發(fā)現(xiàn)采購過程中存在問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違規(guī)行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。采購考核1.建立采購考核機(jī)制，對(duì)采購部的工作績效進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)包括采購任務(wù)完成率、采購成本控制、物料質(zhì)量、交貨期、供應(yīng)商管理等方面。2.采購部應(yīng)定期向公司提