辦用品管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等行為，節(jié)約成本，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.按需配備原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理配備辦公用品，避免浪費(fèi)。2.節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)員工節(jié)約使用辦公用品，降低公司運(yùn)營(yíng)成本。3.規(guī)范管理原則：建立健全辦公用品管理制度，確保辦公用品管理工作規(guī)范、有序。二、辦公用品的分類(lèi)及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公設(shè)備1.電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等辦公自動(dòng)化設(shè)備。2.辦公桌椅、文件柜、保險(xiǎn)柜等辦公家具。（二）辦公文具1.書(shū)寫(xiě)工具：鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙張類(lèi)：復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、筆記本等。3.裝訂用品：訂書(shū)機(jī)、訂書(shū)釘、膠水、膠棒、回形針、大頭針等。4.桌面用品：計(jì)算器、文件夾、檔案盒、文件袋、筆筒、臺(tái)歷、日歷等。5.辦公耗材：墨盒、硒鼓、色帶、打印紙等。（三）辦公生活用品1.清潔用品：掃帚、拖把、抹布、清潔劑等。2.飲用水：桶裝水、飲水機(jī)等。3.一次性用品：紙杯、紙巾、垃圾袋等。（四）其他辦公用品根據(jù)工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)購(gòu)置的其他辦公用品。（五）辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)1.辦公桌椅：根據(jù)崗位和工作需求配備相應(yīng)規(guī)格的辦公桌椅。2.電腦：按照工作需要為員工配備臺(tái)式電腦或筆記本電腦，配置應(yīng)滿(mǎn)足工作要求。3.打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等：根據(jù)部門(mén)業(yè)務(wù)量和工作需要合理配置。4.辦公文具：根據(jù)員工工作實(shí)際需要配備適量的書(shū)寫(xiě)工具、紙張類(lèi)、裝訂用品、桌面用品等。5.辦公生活用品：根據(jù)辦公區(qū)域面積和員工數(shù)量配備適量的清潔用品、飲用水、一次性用品等。三、辦公用品的采購(gòu)（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)辦公用品的使用情況和工作需求，于每月[具體日期]前填寫(xiě)《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后報(bào)行政部門(mén)。2.行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合辦公用品庫(kù)存情況，編制《辦公用品采購(gòu)計(jì)劃》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于臨時(shí)性或緊急需要的辦公用品，使用部門(mén)可填寫(xiě)《辦公用品緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部門(mén)，行政部門(mén)審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行采購(gòu)。（二）采購(gòu)流程1.行政部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的《辦公用品采購(gòu)計(jì)劃》或《辦公用品緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議，明確采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.采購(gòu)人員應(yīng)按照采購(gòu)合同或協(xié)議的要求，及時(shí)跟進(jìn)供應(yīng)商的交貨情況，確保辦公用品按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.辦公用品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)驗(yàn)收。行政部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫(kù)手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量短缺，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商解決。（三）采購(gòu)預(yù)算1.公司財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和辦公用品采購(gòu)需求，編制年度辦公用品采購(gòu)預(yù)算，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.行政部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照年度辦公用品采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行采購(gòu)，如因特殊情況需要超出預(yù)算采購(gòu)辦公用品，應(yīng)提前填寫(xiě)《辦公用品采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）供應(yīng)商管理1.行政部門(mén)應(yīng)建立辦公用品供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行記錄和評(píng)估。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，優(yōu)先選擇產(chǎn)品質(zhì)量好、價(jià)格合理、服務(wù)周到的供應(yīng)商。3.與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作關(guān)系，及時(shí)反饋辦公用品的使用情況和需求信息，共同推動(dòng)辦公用品管理工作的優(yōu)化。四、辦公用品的入庫(kù)與保管（一）入庫(kù)管理1.辦公用品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)將辦公用品送至倉(cāng)庫(kù)，并填寫(xiě)《辦公用品入庫(kù)單》，詳細(xì)記錄辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱(chēng)等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)對(duì)辦公用品進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)《辦公用品入庫(kù)單》與實(shí)物是否一致，驗(yàn)收合格后在《辦公用品入庫(kù)單》上簽字確認(rèn)，并將辦公用品入庫(kù)。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商解決，如無(wú)法解決，應(yīng)報(bào)行政部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)處理。（二）保管要求1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，確保辦公用品的質(zhì)量不受影響。2.辦公用品應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和取用。3.建立辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄辦公用品的入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存數(shù)量等信息，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.對(duì)貴重辦公用品和易損辦公用品應(yīng)重點(diǎn)保管，采取必要的防護(hù)措施，防止損壞和丟失。5.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公用品進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)辦公用品有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)并進(jìn)行處理。五、辦公用品的領(lǐng)用（一）領(lǐng)用流程1.員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》發(fā)放辦公用品，并在《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，同時(shí)在辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用情況。3.對(duì)于限量領(lǐng)用的辦公用品，員工應(yīng)按照規(guī)定的數(shù)量領(lǐng)用，不得超量領(lǐng)用。4.員工領(lǐng)用辦公用品后，應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。（二）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具：按照辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)和員工實(shí)際工作需要領(lǐng)用，原則上每人每月領(lǐng)用數(shù)量不得超過(guò)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.辦公耗材：根據(jù)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備的使用情況和工作需要領(lǐng)用，如墨盒、硒鼓、色帶等，領(lǐng)用時(shí)應(yīng)交回已使用完的空墨盒、硒鼓等。3.辦公生活用品：根據(jù)辦公區(qū)域面積和員工數(shù)量領(lǐng)用適量的清潔用品、飲用水、一次性用品等。（三）特殊情況領(lǐng)用1.因工作需要臨時(shí)增加辦公用品領(lǐng)用的，員工可填寫(xiě)《辦公用品臨時(shí)領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用。2.對(duì)于跨部門(mén)使用的辦公用品，由使用部門(mén)填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人和借用部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用。六、辦公用品的使用與維護(hù)（一）使用要求1.員工應(yīng)按照辦公用品的使用說(shuō)明正確使用辦公用品，不得隨意拆卸、改裝辦公用品。2.節(jié)約使用辦公用品，如雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)；合理使用辦公設(shè)備，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。3.愛(ài)護(hù)辦公用品，保持辦公用品的整潔和完好，不得故意損壞辦公用品。4.對(duì)于公用的辦公用品，使用后應(yīng)及時(shí)歸位，不得隨意放置。（二）維護(hù)保養(yǎng)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)保養(yǎng)，制定維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，確保辦公設(shè)備正常運(yùn)行。2.辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)，行政部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行維修。3.對(duì)于辦公文具和辦公生活用品，員工應(yīng)注意保養(yǎng)，如定期清潔、檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)更換或維修。（三）報(bào)廢處理1.辦公用品因損壞、老化等原因無(wú)法繼續(xù)使用時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因和報(bào)廢辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后報(bào)行政部門(mén)。2.行政部門(mén)對(duì)《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢辦公用品進(jìn)行鑒定，確認(rèn)報(bào)廢后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的辦公用品，由行政部門(mén)統(tǒng)一處理，如變賣(mài)、捐贈(zèng)等，處理所得收入交公司財(cái)務(wù)部入賬。七、辦公用品的盤(pán)點(diǎn)與清查（一）盤(pán)點(diǎn)周期1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)每月對(duì)辦公用品進(jìn)行一次盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.行政部門(mén)應(yīng)每季度組織一次全面的辦公用品清查，對(duì)辦公用品的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等情況進(jìn)行檢查和分析。（二）盤(pán)點(diǎn)流程1.倉(cāng)庫(kù)管理人員在盤(pán)點(diǎn)前應(yīng)做好準(zhǔn)備工作，整理辦公用品庫(kù)存，核對(duì)辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬，確保盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。2.盤(pán)點(diǎn)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)逐一清點(diǎn)辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，如實(shí)記錄盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)編制《辦公用品盤(pán)點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)情況，包括實(shí)際庫(kù)存數(shù)量、賬存數(shù)量、盤(pán)盈盤(pán)虧數(shù)量及原因等。4.將《辦公用品盤(pán)點(diǎn)表》報(bào)行政部門(mén)審核，行政部門(mén)根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，查找存在的問(wèn)題和原因，提出改進(jìn)措施和建議。（三）清查結(jié)果處理1.對(duì)于盤(pán)點(diǎn)和清查中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符情況，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)查明原因，分清責(zé)任，進(jìn)行相應(yīng)的處理。2.如因人為原因造成辦公用品丟失、損壞的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，要求其照價(jià)賠償。3.對(duì)于盤(pán)盈或盤(pán)虧的辦公用品，應(yīng)及時(shí)調(diào)整辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.辦公用品采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況，包括采購(gòu)流程是否規(guī)范、采購(gòu)預(yù)算是否超支等。2.辦公用品的入庫(kù)、保管情況，包括庫(kù)存臺(tái)賬是否準(zhǔn)確、辦公用品是否分類(lèi)存放、保管是否妥善等。3.辦公用品的領(lǐng)用情況，包括領(lǐng)用流程是否規(guī)范、領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)是否執(zhí)行、是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象等。4.辦公用品的使用與維護(hù)情況，包括員工是否正確使用辦公用品、辦公設(shè)備是否定期維護(hù)保養(yǎng)等。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門(mén)定期對(duì)辦公用品管理情況進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果以書(shū)面形式報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。2.不定期抽查：行政部門(mén)不定期對(duì)辦公用品管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（四）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止并責(zé)令改正。2.對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告處分