禮品室管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司禮品室的管理，規(guī)范禮品的采購(gòu)、存儲(chǔ)、發(fā)放及使用等流程，確保禮品的合理使用和有效管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)以及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的相關(guān)單位和個(gè)人。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品的采購(gòu)、發(fā)放等活動(dòng)應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.合理性原則：根據(jù)實(shí)際需求和情況，合理確定禮品的種類(lèi)、數(shù)量和檔次，避免浪費(fèi)。3.審批流程原則：嚴(yán)格執(zhí)行禮品使用的審批程序，確保每一份禮品的使用都有明確的記錄和依據(jù)。二、禮品室管理職責(zé)（一）管理部門(mén)及職責(zé)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)禮品室的日常管理工作，包括禮品的采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放等環(huán)節(jié)的組織與協(xié)調(diào)。制定禮品采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和預(yù)算安排，選擇合適的禮品供應(yīng)商。建立禮品臺(tái)賬，詳細(xì)記錄禮品的出入庫(kù)情況、使用情況等信息。定期對(duì)禮品室進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)禮品采購(gòu)費(fèi)用的審核與報(bào)銷(xiāo)，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。協(xié)助行政部門(mén)制定禮品采購(gòu)預(yù)算，并對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。（二）使用部門(mén)及職責(zé)1.明確需求：各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提前向行政部門(mén)提出禮品使用申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明禮品的用途、對(duì)象、數(shù)量等信息。2.配合審批：積極配合禮品使用的審批流程，按照要求提供相關(guān)證明材料或說(shuō)明。3.規(guī)范使用：嚴(yán)格按照審批后的用途和對(duì)象使用禮品，不得擅自更改或挪作他用。三、禮品采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.年度計(jì)劃：行政部門(mén)應(yīng)于每年年底根據(jù)公司下一年度的業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)計(jì)劃、客戶(hù)關(guān)系維護(hù)計(jì)劃等，制定下一年度的禮品采購(gòu)計(jì)劃初稿，明確禮品的種類(lèi)、大致數(shù)量、預(yù)算額度等內(nèi)容。2.季度調(diào)整：每季度末，行政部門(mén)根據(jù)本季度業(yè)務(wù)執(zhí)行情況及下一季度業(yè)務(wù)預(yù)測(cè)，對(duì)年度禮品采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和完善，確保計(jì)劃的合理性和可行性。3.特殊需求申請(qǐng)：如因臨時(shí)性業(yè)務(wù)活動(dòng)或特殊情況需要增加禮品采購(gòu)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)提前向行政部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后納入采購(gòu)計(jì)劃。（二）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：行政部門(mén)通過(guò)多種渠道收集禮品供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，篩選出若干家合格的供應(yīng)商建立供應(yīng)商名錄。2.實(shí)地考察：對(duì)于新入選的重要供應(yīng)商，行政部門(mén)應(yīng)安排實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制體系等情況，確保供應(yīng)商具備良好的合作條件。3.合作評(píng)估：定期對(duì)供應(yīng)商的合作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估，包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性、售后服務(wù)滿(mǎn)意度等方面，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行調(diào)整或淘汰。（三）采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)：使用部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫(xiě)禮品采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明禮品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部門(mén)。2.審批：行政部門(mén)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性，然后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，行政部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)開(kāi)展采購(gòu)工作。3.采購(gòu)實(shí)施：行政部門(mén)按照審批后的采購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.驗(yàn)收：禮品到貨后，行政部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)（如使用部門(mén)、質(zhì)量控制部門(mén)等）按照采購(gòu)合同或協(xié)議的要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面，確保禮品符合要求。對(duì)于驗(yàn)收不合格的禮品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如退貨、換貨等。四、禮品存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.倉(cāng)庫(kù)條件：禮品室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度適宜，避免禮品因受潮、發(fā)霉、變質(zhì)等原因損壞。2.分類(lèi)存放：根據(jù)禮品的種類(lèi)、規(guī)格、用途等進(jìn)行分類(lèi)存放，建立清晰的標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。3.安全防護(hù)：配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備等，確保禮品存儲(chǔ)安全。（二）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.定期盤(pán)點(diǎn)：行政部門(mén)應(yīng)每月對(duì)禮品庫(kù)存進(jìn)行一次盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，詳細(xì)記錄禮品的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、存放位置等信息，并與禮品臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)。2.差異處理：如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，屬于正常損耗、丟失、損壞等情況的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)后進(jìn)行處理；屬于人為原因造成的差異，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.盤(pán)點(diǎn)報(bào)告：盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，行政部門(mén)應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)情況、差異原因及處理結(jié)果等內(nèi)容，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、禮品發(fā)放管理（一）發(fā)放流程1.申請(qǐng)：使用部門(mén)填寫(xiě)禮品發(fā)放申請(qǐng)表，注明禮品名稱(chēng)、數(shù)量、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放原因等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部門(mén)。2.審批：行政部門(mén)對(duì)發(fā)放申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)發(fā)放原因和對(duì)象的合理性，然后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，行政部門(mén)按照審批意見(jiàn)進(jìn)行禮品發(fā)放。3.發(fā)放登記：禮品發(fā)放時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)做好發(fā)放登記工作，記錄禮品的發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對(duì)象、禮品名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并要求領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。（二）發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)不同場(chǎng)景確定標(biāo)準(zhǔn)客戶(hù)關(guān)系維護(hù)：根據(jù)客戶(hù)的重要程度、合作規(guī)模等因素，合理確定禮品的檔次和價(jià)值。對(duì)于重要客戶(hù)或長(zhǎng)期合作伙伴，可適當(dāng)提高禮品標(biāo)準(zhǔn)。營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)：根據(jù)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)的目標(biāo)、參與人數(shù)等情況，制定相應(yīng)的禮品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)。例如，對(duì)于參與促銷(xiāo)活動(dòng)的客戶(hù)，可發(fā)放具有紀(jì)念意義或?qū)嵱脙r(jià)值的小禮品。員工福利：按照公司規(guī)定的員工福利標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放禮品，確保公平、公正。2.特殊情況處理：如因特殊原因需要突破發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)提前向公司領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。（三）發(fā)放記錄行政部門(mén)應(yīng)建立禮品發(fā)放記錄檔案，詳細(xì)記錄每一次禮品發(fā)放的相關(guān)信息，包括發(fā)放申請(qǐng)表、審批文件、發(fā)放登記清單等，以便于查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。六、禮品使用管理（一）使用范圍1.客戶(hù)關(guān)系維護(hù)：用于拜訪客戶(hù)、節(jié)日慰問(wèn)、商務(wù)宴請(qǐng)等活動(dòng)，增進(jìn)與客戶(hù)的感情，鞏固合作關(guān)系。2.營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)：作為促銷(xiāo)獎(jiǎng)品、活動(dòng)紀(jì)念品等，吸引客戶(hù)參與公司的營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)，提高品牌知名度和產(chǎn)品銷(xiāo)量。3.員工福利：定期為員工發(fā)放節(jié)日禮品、生日禮品等，增強(qiáng)員工的歸屬感和忠誠(chéng)度。4.其他業(yè)務(wù)相關(guān)活動(dòng)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，用于其他與業(yè)務(wù)拓展、合作交流等相關(guān)的活動(dòng)。（二）使用審批1.填寫(xiě)審批表：使用部門(mén)在使用禮品前，應(yīng)填寫(xiě)禮品使用審批表，詳細(xì)說(shuō)明禮品的使用場(chǎng)景、對(duì)象、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)禮品使用審批表進(jìn)行審核，確認(rèn)使用的必要性和合理性，簽字后提交行政部門(mén)。3.行政部門(mén)審核：行政部門(mén)對(duì)審批表進(jìn)行再次審核，核實(shí)禮品庫(kù)存情況，確保禮品的使用符合規(guī)定流程，然后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.領(lǐng)導(dǎo)審批：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可使用禮品。（三）使用監(jiān)督1.定期檢查：行政部門(mén)定期對(duì)禮品使用情況進(jìn)行檢查，核實(shí)禮品是否按照審批后的用途和對(duì)象使用，是否存在浪費(fèi)、挪用等現(xiàn)象。2.反饋機(jī)制：建立禮品使用反饋機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)禮品使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給行政部門(mén)。行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)反饋問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)人員。七、禮品報(bào)廢與處理管理（一）報(bào)廢條件1.損壞無(wú)法使用：禮品因自然損耗、保管不善、使用不當(dāng)?shù)仍蛟斐蓳p壞，無(wú)法修復(fù)或繼續(xù)使用的。2.過(guò)期或失效：部分禮品具有一定的保質(zhì)期或有效期，超過(guò)規(guī)定期限后不能再使用的。3.其他原因：因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、戰(zhàn)略變更等原因，禮品不再具有使用價(jià)值的。（二）報(bào)廢申請(qǐng)使用部門(mén)或保管人員發(fā)現(xiàn)禮品符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)禮品報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明禮品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部門(mén)。（三）審批流程行政部門(mén)對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)報(bào)廢原因和禮品情況，然后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織禮品的報(bào)廢處理工作。（四）處理方式1.回收利用：對(duì)于部分具有回收價(jià)值的禮品，如金屬制品、塑料制品等，可聯(lián)系專(zhuān)業(yè)的回收公司進(jìn)行回收處理，所得款項(xiàng)上繳公司財(cái)務(wù)。2.捐贈(zèng)：對(duì)于一些尚有使用價(jià)值但公司不再需要的禮品，可通過(guò)正規(guī)渠道捐贈(zèng)給慈善機(jī)構(gòu)或社會(huì)福利組織，履行企業(yè)社會(huì)責(zé)任。3.銷(xiāo)毀：對(duì)于無(wú)法回收利用且不適宜捐贈(zèng)的禮品，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，確保信息安全和環(huán)保要求。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。八、禮品室安全管理（一）安全制度1.人員出入管理：禮品室應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。因工作需要進(jìn)入禮品室的人員，應(yīng)進(jìn)行登記并經(jīng)行政部門(mén)批準(zhǔn)。2.安全檢查：定期對(duì)禮品室進(jìn)行安全檢查，包括消防設(shè)施檢查、防盜設(shè)備檢查、電氣設(shè)備檢查等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.應(yīng)急預(yù)案：制定禮品室安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、盜竊、自然災(zāi)害等緊急情況下的應(yīng)對(duì)措施和責(zé)任分工，確保能夠迅速、有效地處理突發(fā)事件。（二）安全培訓(xùn)1.定期培訓(xùn)：行政部門(mén)應(yīng)定期組織禮品室工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括安全制度、消防知識(shí)、防盜技巧、電氣安全等方面。2.新員工培訓(xùn)：新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行禮品室安全培訓(xùn)，使其熟悉禮品室的安全規(guī)定和操作流程。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)禮品室的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查禮品采購(gòu)、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定流程，是否存在違規(guī)行為。2.日常監(jiān)督：行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)禮品室的日常管理工作進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。3.投訴舉報(bào)：建立禮品室管理投訴舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工和相關(guān)利益方對(duì)禮品室管理中的違規(guī)行為進(jìn)行投訴舉報(bào)。行政部門(mén)對(duì)投訴舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并及時(shí)處理。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)：制定禮品室管理考核指標(biāo)體系，包括禮品采購(gòu)成本控制、庫(kù)存管理準(zhǔn)確率、禮品發(fā)放及時(shí)率、使用合規(guī)率、安全事故發(fā)生率等指標(biāo)。2.考核周期：每季度對(duì)禮品室管理工作進(jìn)行一次考核。