傳遞箱管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范傳遞箱的使用與管理，確保公司內(nèi)部文件、物品等傳遞的高效、安全與有序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各辦公區(qū)域內(nèi)傳遞箱的使用與管理。（三）基本原則1.安全可靠原則：確保傳遞箱的使用不會(huì)對(duì)文件、物品造成損壞，保障其完整性和保密性。2.高效便捷原則：優(yōu)化傳遞流程，提高傳遞效率，減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)。3.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)、各崗位在傳遞箱使用過(guò)程中的職責(zé)，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。二、傳遞箱的設(shè)置（一）設(shè)置地點(diǎn)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)布局和人員分布，在各樓層、各部門(mén)辦公區(qū)域合理設(shè)置傳遞箱。傳遞箱應(yīng)放置在人員流動(dòng)相對(duì)集中、便于使用的位置，如電梯口、茶水間附近等。2.對(duì)于跨部門(mén)協(xié)作較多的區(qū)域，應(yīng)適當(dāng)增加傳遞箱的數(shù)量，以滿(mǎn)足傳遞需求。（二）傳遞箱規(guī)格1.傳遞箱應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格，材質(zhì)應(yīng)堅(jiān)固耐用，具備一定的防潮、防火、防盜性能。2.傳遞箱應(yīng)設(shè)有可鎖閉的門(mén)，門(mén)上應(yīng)配備鑰匙或密碼鎖，以確保內(nèi)部物品的安全。3.傳遞箱內(nèi)部應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如文件區(qū)、物品區(qū)等，以便分類(lèi)存放傳遞的物品。（三）標(biāo)識(shí)管理1.在每個(gè)傳遞箱顯著位置張貼標(biāo)識(shí)，注明傳遞箱的編號(hào)、所屬部門(mén)、使用說(shuō)明等信息。2.標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、醒目，易于識(shí)別，以便員工正確使用傳遞箱。三、傳遞箱的使用流程（一）物品準(zhǔn)備1.員工在使用傳遞箱前，應(yīng)將需要傳遞的文件、物品進(jìn)行整理和分類(lèi)，確保其整齊、有序。2.文件應(yīng)按照類(lèi)別、日期等進(jìn)行排序，物品應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌b，以防止在傳遞過(guò)程中受損。（二）存放傳遞1.員工將整理好的文件、物品放入傳遞箱相應(yīng)區(qū)域，并填寫(xiě)傳遞箱使用登記表。登記表應(yīng)包括傳遞日期、傳遞人姓名、部門(mén)、接收人姓名、部門(mén)、傳遞物品明細(xì)等信息。2.傳遞人應(yīng)確保傳遞箱門(mén)已關(guān)閉并鎖好，防止物品丟失或損壞。（三）接收領(lǐng)取1.接收人在收到傳遞通知后，應(yīng)及時(shí)前往傳遞箱所在位置。2.接收人在確認(rèn)傳遞箱門(mén)已鎖好的情況下，使用鑰匙或密碼打開(kāi)傳遞箱。3.接收人在取出傳遞物品后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物品明細(xì)，確認(rèn)無(wú)誤后在傳遞箱使用登記表上簽字確認(rèn)。4.接收人使用完畢后，應(yīng)將傳遞箱門(mén)關(guān)閉并鎖好。（四）異常情況處理1.如發(fā)現(xiàn)傳遞箱內(nèi)物品有損壞、缺失等異常情況，傳遞人應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和人員，并在傳遞箱使用登記表上注明情況。2.對(duì)于重要文件或物品的傳遞異常，應(yīng)立即啟動(dòng)調(diào)查程序，查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、傳遞箱的管理職責(zé)（一）行政部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)傳遞箱的整體規(guī)劃和設(shè)置，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求合理調(diào)整傳遞箱的布局和數(shù)量。2.定期對(duì)傳遞箱進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常使用。對(duì)于損壞的傳遞箱，應(yīng)及時(shí)安排維修或更換。3.負(fù)責(zé)傳遞箱使用登記表的管理，定期對(duì)登記表進(jìn)行整理和歸檔，以備查閱。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)傳遞箱的日常使用和管理，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)傳遞箱的開(kāi)啟、關(guān)閉和物品的收發(fā)。2.教育本部門(mén)員工正確使用傳遞箱，遵守傳遞箱管理制度，確保傳遞過(guò)程的安全和有序。3.對(duì)本部門(mén)傳遞的文件、物品進(jìn)行審核和把關(guān)，確保傳遞內(nèi)容符合公司規(guī)定和要求。（三）員工職責(zé)1.員工應(yīng)嚴(yán)格按照傳遞箱使用流程進(jìn)行操作，自覺(jué)遵守傳遞箱管理制度。2.愛(ài)護(hù)傳遞箱及內(nèi)部設(shè)施，不得隨意損壞或涂改傳遞箱標(biāo)識(shí)。3.發(fā)現(xiàn)傳遞箱使用過(guò)程中存在問(wèn)題或異常情況，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門(mén)報(bào)告。五、傳遞箱的維護(hù)與保養(yǎng)（一）定期檢查1.行政部門(mén)應(yīng)每周對(duì)傳遞箱進(jìn)行一次全面檢查，包括外觀、門(mén)鎖、內(nèi)部設(shè)施等方面。2.檢查內(nèi)容包括傳遞箱是否有損壞、變形，門(mén)鎖是否靈活，內(nèi)部區(qū)域是否整潔等。（二）清潔消毒1.每月應(yīng)對(duì)傳遞箱進(jìn)行一次清潔消毒，使用適當(dāng)?shù)那鍧崉┖拖緞?duì)傳遞箱內(nèi)外進(jìn)行擦拭，確保其衛(wèi)生狀況良好。2.清潔消毒過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)傳遞箱內(nèi)的文件和物品，避免受到污染。（三）維修更換1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的傳遞箱損壞問(wèn)題，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。維修完成后，應(yīng)對(duì)維修情況進(jìn)行記錄。2.如傳遞箱損壞嚴(yán)重?zé)o法維修，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更換，確保傳遞箱的正常使用。六、傳遞箱的安全管理（一）鑰匙管理1.傳遞箱鑰匙應(yīng)由專(zhuān)人保管，保管人員應(yīng)妥善保管鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.如因工作需要臨時(shí)借用鑰匙，應(yīng)辦理借用手續(xù)，注明借用時(shí)間、用途等信息，并按時(shí)歸還。3.傳遞箱鑰匙如有丟失或損壞，保管人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)，并采取相應(yīng)的措施，如更換鎖具等，確保傳遞箱安全。（二）密碼管理1.對(duì)于使用密碼鎖的傳遞箱，密碼應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.密碼應(yīng)定期更換，更換密碼時(shí)應(yīng)確保相關(guān)人員知曉新密碼。3.如發(fā)現(xiàn)密碼可能已泄露，應(yīng)立即更換密碼，并對(duì)相關(guān)情況進(jìn)行調(diào)查處理。（三）監(jiān)控管理1.在傳遞箱所在區(qū)域應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)傳遞箱的使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。2.監(jiān)控視頻應(yīng)保存一定期限，以便在需要時(shí)進(jìn)行查閱。3.嚴(yán)禁任何人故意破壞監(jiān)控設(shè)備或干擾監(jiān)控系統(tǒng)的正常運(yùn)行。七、傳遞箱的保密管理（一）文件保密1.傳遞的文件應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，涉及公司機(jī)密信息的文件應(yīng)進(jìn)行加密處理或采取其他保密措施。2.傳遞人應(yīng)確保傳遞文件的保密性，不得在傳遞過(guò)程中泄露文件內(nèi)容。3.接收人在收到文件后，應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播或泄露文件信息。（二）物品保密1.對(duì)于傳遞的物品中涉及公司機(jī)密或敏感信息的，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如密封包裝等。2.傳遞過(guò)程中應(yīng)避免物品暴露，防止信息泄露。3.接收人應(yīng)對(duì)物品的保密性負(fù)責(zé)，不得擅自拆開(kāi)或處理物品。八、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)傳遞箱的使用情況進(jìn)行定期考核，考核內(nèi)容包括傳遞流程執(zhí)行情況、傳遞箱維護(hù)情況、安全保密措施落實(shí)情況等。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)員工使用傳遞箱的情況進(jìn)行考核，考核結(jié)果納入員工個(gè)人績(jī)效考核體系。（二）獎(jiǎng)勵(lì)措施1.對(duì)于在傳遞箱使用過(guò)程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)形式包括但不限于榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)等。（三）懲罰措施1.對(duì)于違反傳遞箱管理制度的部門(mén)和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的懲罰。2.懲罰形式包