辦公耗管理制度?總則目的為加強公司辦公耗品的管理，規(guī)范辦公耗品的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，降低辦公成本，提高資源利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)的辦公耗品管理。定義辦公耗品指公司日常辦公所需的各類消耗性物品，包括但不限于文具、紙張、墨盒、硒鼓、文件夾、筆記本、筆、膠水、訂書釘、回形針等。管理職責行政部門職責1.負責制定辦公耗品的年度采購計劃，并根據(jù)實際需求進行季度、月度采購預算的調(diào)整。2.統(tǒng)一采購辦公耗品，建立供應(yīng)商管理體系，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保采購物品的質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。3.負責辦公耗品的驗收入庫、保管、發(fā)放及庫存盤點等工作。4.定期統(tǒng)計辦公耗品的使用情況，分析消耗規(guī)律，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持。5.制定辦公耗品節(jié)約使用的宣傳和培訓計劃，提高員工節(jié)約意識。使用部門職責1.配合行政部門做好辦公耗品需求的統(tǒng)計和預測工作，及時提交需求申請。2.負責本部門辦公耗品的領(lǐng)用、使用和管理，監(jiān)督員工合理使用辦公耗品，杜絕浪費現(xiàn)象。3.協(xié)助行政部門進行辦公耗品的庫存盤點工作。財務(wù)部門職責1.負責審核辦公耗品的采購預算、費用報銷等財務(wù)事項，確保財務(wù)支出的合理性和合規(guī)性。2.定期對辦公耗品的成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和建議。采購管理采購計劃制定1.行政部門應(yīng)于每年末根據(jù)公司下一年度的業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、人員規(guī)模變動等因素，結(jié)合歷史辦公耗品使用數(shù)據(jù)，制定辦公耗品年度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確各類辦公耗品的預計采購數(shù)量、采購時間、采購預算等內(nèi)容。2.在執(zhí)行過程中，行政部門應(yīng)根據(jù)季度、月度的實際辦公耗品使用情況，對采購計劃進行動態(tài)調(diào)整，確保采購數(shù)量與實際需求相匹配，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。供應(yīng)商選擇與管理1.行政部門應(yīng)建立辦公耗品供應(yīng)商信息庫，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標等方式，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、供應(yīng)能力強的供應(yīng)商。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。合同期限一般為一年，期滿后根據(jù)合作情況進行評估和續(xù)簽。3.定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、售后服務(wù)等方面進行評估，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時采取警告、整改、淘汰等措施，確保供應(yīng)商隊伍的穩(wěn)定性和優(yōu)質(zhì)性。采購流程1.使用部門根據(jù)實際辦公需求填寫《辦公耗品需求申請表》，詳細注明所需辦公耗品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交至本部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表提交至行政部門。行政部門根據(jù)庫存情況進行審核，對于庫存充足的物品，直接安排發(fā)放；對于庫存不足的物品，納入采購計劃，并填寫《辦公耗品采購申請表》。3.《辦公耗品采購申請表》經(jīng)行政部門負責人審批后，由采購人員按照采購計劃選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購人員應(yīng)向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購物品的詳細信息和交貨要求。4.供應(yīng)商根據(jù)采購訂單將貨物送達公司指定地點，采購人員負責組織驗收。驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標準對貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行嚴格驗收，對于驗收合格的貨物，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的貨物，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其退換貨或采取其他補救措施。庫存管理入庫管理1.采購人員將驗收合格的辦公耗品及時辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公耗品入庫單》，詳細記錄辦公耗品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等信息。2.《辦公耗品入庫單》一式三聯(lián)，一聯(lián)由倉庫保管人員留存，作為登記庫存臺賬的依據(jù)；一聯(lián)交采購人員作為采購報銷憑證；一聯(lián)交財務(wù)部門作為記賬憑證。3.倉庫保管人員應(yīng)按照辦公耗品的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，建立清晰的庫存臺賬，記錄辦公耗品的出入庫情況，確保賬物相符。庫存盤點1.行政部門應(yīng)定期組織辦公耗品的庫存盤點工作，盤點周期一般為季度或半年。盤點前，倉庫保管人員應(yīng)提前做好準備工作，整理庫存物品，核對庫存臺賬，確保賬物一致。2.盤點時，應(yīng)安排專人負責清點實物，同時與庫存臺賬進行核對。對于盤盈、盤虧的辦公耗品，應(yīng)查明原因，并填寫《辦公耗品盤點表》，詳細記錄盤盈、盤虧的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、原因等信息。3.《辦公耗品盤點表》經(jīng)倉庫保管人員、行政部門負責人簽字確認后，提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)盤點結(jié)果進行賬務(wù)調(diào)整，確保賬實相符。對于因管理不善等原因造成的盤虧，應(yīng)追究相關(guān)人員的責任。庫存安全1.倉庫應(yīng)保持通風良好、干燥、整潔，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保辦公耗品的存儲安全。2.倉庫保管人員應(yīng)定期檢查庫存辦公耗品的質(zhì)量狀況，對于發(fā)現(xiàn)的損壞、變質(zhì)等物品，應(yīng)及時清理并報告行政部門，按照規(guī)定進行處理。3.嚴格限制非倉庫管理人員進入倉庫，倉庫鑰匙應(yīng)由專人保管，確保庫存物品的安全。使用管理領(lǐng)用制度1.使用部門應(yīng)指定專人負責辦公耗品的領(lǐng)用工作，領(lǐng)用人憑填寫完整并經(jīng)部門負責人簽字的《辦公耗品需求申請表》到行政部門倉庫領(lǐng)取辦公耗品。2.倉庫保管人員根據(jù)審批后的《辦公耗品需求申請表》發(fā)放辦公耗品，并在《辦公耗品出庫單》上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。《辦公耗品出庫單》一式三聯(lián)，一聯(lián)由倉庫保管人員留存，一聯(lián)交領(lǐng)用人作為領(lǐng)用憑證，一聯(lián)交財務(wù)部門作為記賬憑證。3.領(lǐng)用人應(yīng)在《辦公耗品出庫單》上簽字確認，確保領(lǐng)用物品的準確性和完整性。對于領(lǐng)用數(shù)量較大或價值較高的辦公耗品，領(lǐng)用人應(yīng)說明用途和預計使用期限。節(jié)約使用1.行政部門應(yīng)加強對員工節(jié)約使用辦公耗品的宣傳和培訓，提高員工的節(jié)約意識，倡導無紙化辦公，減少紙張浪費。2.員工應(yīng)養(yǎng)成節(jié)約使用辦公耗品的良好習慣，如雙面打印、復印，合理使用文具，避免隨意丟棄辦公耗品等。3.使用部門負責人應(yīng)監(jiān)督本部門員工的辦公耗品使用情況，對于發(fā)現(xiàn)的浪費現(xiàn)象及時進行糾正和教育，確保辦公耗品的合理使用。損壞賠償1.因員工個人原因造成辦公耗品損壞或丟失的，應(yīng)由責任人按照原價進行賠償。賠償費用從責任人工資中扣除。2.對于因工作失誤等非故意原因造成辦公耗品損壞的，經(jīng)部門負責人核實后，可根據(jù)實際情況酌情處理，但責任人應(yīng)承擔一定的賠償責任。3.賠償金額應(yīng)及時交至財務(wù)部門，財務(wù)部門開具收款收據(jù)，并進行相應(yīng)的賬務(wù)處理。費用管理預算管理1.辦公耗品采購費用納入公司年度預算管理，行政部門應(yīng)根據(jù)年度采購計劃編制詳細的采購預算，明確各項辦公耗品的采購金額和總預算。2.采購預算經(jīng)公司領(lǐng)導審批后，嚴格執(zhí)行。在預算執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展等原因需要調(diào)整采購預算，應(yīng)按照公司預算調(diào)整流程進行申請和審批。報銷管理1.采購人員應(yīng)在采購辦公耗品后及時辦理報銷手續(xù)，報銷憑證應(yīng)包括采購發(fā)票、采購合同、驗收報告、入庫單、出庫單等相關(guān)資料。2.報銷人員應(yīng)按照公司財務(wù)制度的規(guī)定填寫報銷單，詳細注明報銷事由、金額、報銷日期等信息，并經(jīng)部門負責人、行政部門負責人、財務(wù)負責人審核簽字后，交至財務(wù)部門辦理報銷。3.財務(wù)部門應(yīng)嚴格審核報銷憑證的真實性、合法性、完整性，對于不符合規(guī)定的報銷申請，有權(quán)拒絕報銷。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對辦公耗品的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查，確保各項管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、庫存管理情況、辦公耗品使用情況、費用報銷情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況?？己藱C制1.建立辦公耗品管理考核機制，將辦公耗品管理工作納入部門和員工的績效考核體系?？己酥笜税ㄞk公耗品采購成本控制、庫存周轉(zhuǎn)率、節(jié)約使用情況等。2.對于在辦公耗品管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于因管理不善等原因?qū)е罗k公耗品浪費嚴重、成本超支等問題的部門和個人，進行批評教育，