勤務(wù)員管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司勤務(wù)員隊(duì)伍的管理，規(guī)范勤務(wù)員的行為準(zhǔn)則，提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體勤務(wù)員。（三）基本原則1.服務(wù)至上原則勤務(wù)員應(yīng)以提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)為宗旨，滿足公司員工和來訪人員的合理需求。2.規(guī)范有序原則工作行為和流程應(yīng)遵循明確的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。3.紀(jì)律嚴(yán)明原則嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，服從工作安排，聽從指揮。4.考核激勵原則建立科學(xué)合理的考核機(jī)制，激勵勤務(wù)員積極工作，不斷提高工作質(zhì)量。二、崗位職責(zé)（一）前臺接待1.負(fù)責(zé)公司前臺的日常值班工作，包括接聽電話、接待來訪人員。2.及時準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)接電話，記錄重要信息并傳達(dá)給相關(guān)人員。3.對來訪人員進(jìn)行登記，引導(dǎo)其至相應(yīng)部門或人員處，并做好接待服務(wù)工作。4.維護(hù)前臺區(qū)域的整潔和秩序，確保辦公用品齊全、擺放整齊。（二）文件收發(fā)與管理1.負(fù)責(zé)公司各類文件、信件、包裹的收發(fā)工作，做好詳細(xì)記錄。2.及時將收到的文件、信件等分類整理，并按照規(guī)定的流程傳遞給相關(guān)部門或人員。3.負(fù)責(zé)文件的歸檔和保管工作，確保文件資料的安全和完整，便于查詢和使用。（三）辦公用品管理1.定期對公司辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，統(tǒng)計(jì)庫存數(shù)量，根據(jù)需求及時申購。2.負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放和領(lǐng)用登記工作，確保辦公用品的合理使用。3.對辦公用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，避免浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。（四）會議室管理1.負(fù)責(zé)會議室的日常安排和使用登記，根據(jù)需求合理調(diào)配會議室資源。2.在會議前做好會議室的清潔、設(shè)備調(diào)試等準(zhǔn)備工作，確保會議的順利進(jìn)行。3.會議結(jié)束后，及時清理會議室，檢查設(shè)備是否正常關(guān)閉，歸還借用物品。（五）衛(wèi)生清潔1.按照規(guī)定的時間和標(biāo)準(zhǔn)，對公司辦公區(qū)域、公共區(qū)域進(jìn)行衛(wèi)生清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、門窗玻璃清潔等。2.定期對衛(wèi)生間、茶水間等重點(diǎn)區(qū)域進(jìn)行消毒，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生。3.及時清理垃圾和廢棄物，確保公司環(huán)境的干凈整潔。（六）其他工作1.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作任務(wù)，積極配合公司各部門的工作。2.協(xié)助維護(hù)公司的安全和秩序，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報(bào)告。三、工作紀(jì)律（一）考勤紀(jì)律1.嚴(yán)格遵守公司的考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.如需請假，應(yīng)提前按照規(guī)定的流程辦理請假手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可離崗。3.請假期間應(yīng)保持通訊暢通，以便及時處理工作相關(guān)事宜。（二）工作態(tài)度1.對待工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極主動，不得敷衍塞責(zé)、推諉扯皮。2.保持熱情、禮貌的服務(wù)態(tài)度，耐心解答員工和來訪人員的問題，不得與服務(wù)對象發(fā)生爭執(zhí)。3.具備團(tuán)隊(duì)合作精神，與同事之間相互協(xié)作、相互支持，共同完成工作任務(wù)。（三）保密紀(jì)律1.嚴(yán)格遵守公司的保密制度，保守公司機(jī)密信息，不得泄露給無關(guān)人員。2.對于涉及公司機(jī)密的文件、資料、數(shù)據(jù)等要妥善保管，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。3.在工作中，不得私自傳播公司內(nèi)部的敏感信息和未經(jīng)公開的消息。（四）廉潔自律1.遵守廉潔自律的各項(xiàng)規(guī)定，不得利用工作之便謀取私利。2.不得接受供應(yīng)商、客戶或其他業(yè)務(wù)往來單位的賄賂、回扣、禮品等不正當(dāng)利益。3.對工作中涉及的財(cái)務(wù)往來等事項(xiàng)要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理，確保公正、透明。四、工作流程（一）前臺接待流程1.電話接聽鈴響三聲內(nèi)接聽電話，禮貌問候："您好，[公司名稱]"。認(rèn)真傾聽對方講話，記錄重要信息，如來電人姓名、單位、聯(lián)系電話、事項(xiàng)等。對于一般性咨詢，能當(dāng)場解答的應(yīng)給予準(zhǔn)確答復(fù)；不能當(dāng)場解答的，告知對方會及時轉(zhuǎn)達(dá)相關(guān)人員，并在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)。如需轉(zhuǎn)接電話，確認(rèn)對方要轉(zhuǎn)接的部門或人員，準(zhǔn)確轉(zhuǎn)接，并告知對方"請稍等，馬上為您轉(zhuǎn)接"。2.來訪接待微笑迎接來訪人員，詢問來訪事由和聯(lián)系對象。請來訪人員在訪客登記簿上進(jìn)行登記，包括姓名、單位、來訪時間、事由等信息。根據(jù)來訪人員的需求，引導(dǎo)其至相應(yīng)部門或人員處，并通知相關(guān)人員前來接待。對于預(yù)約來訪的人員，要提前做好準(zhǔn)備工作，確保接待工作的順利進(jìn)行。在接待過程中，提供必要的服務(wù)，如倒水、安排座位等。（二）文件收發(fā)流程1.收文收到文件、信件、包裹等后，及時在收發(fā)登記簿上進(jìn)行登記，記錄收到的日期、來源、文件名稱等信息。對收到的文件進(jìn)行初步分類，如重要文件、一般性文件、內(nèi)部資料等。將重要文件和緊急文件立即呈送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人，并做好交接記錄；一般性文件按照部門分類整理后，及時傳遞給相關(guān)部門的收件人，并請收件人在文件傳遞單上簽字確認(rèn)。對于需傳閱的文件，按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱，并做好傳閱記錄，確保文件傳閱的及時性和完整性。2.發(fā)文各部門如需發(fā)文，填寫文件發(fā)文審批表，注明文件名稱、發(fā)文對象、發(fā)文內(nèi)容、擬稿人等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門對發(fā)文審批表進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、審批手續(xù)齊全。根據(jù)審核通過的發(fā)文審批表，進(jìn)行文件的編號、排版、打印、裝訂等工作。將打印好的文件加蓋公司公章后，按照發(fā)文對象進(jìn)行封裝，并做好發(fā)文登記，記錄發(fā)文日期、發(fā)文對象、文件名稱、份數(shù)等信息。通過專人送達(dá)、郵寄、電子郵件等方式將文件發(fā)送給收件人，并要求收件人在文件回執(zhí)上簽字確認(rèn)。（三）辦公用品管理流程1.申購各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫辦公用品申購單，注明申購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門定期對各部門的辦公用品申購單進(jìn)行匯總，結(jié)合庫存情況進(jìn)行審核。對于確需申購的物品，填寫辦公用品采購計(jì)劃，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購計(jì)劃，行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.入庫采購回來的辦公用品，由行政部門專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收。對照申購單和送貨清單，檢查物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否相符。驗(yàn)收合格的辦公用品，辦理入庫手續(xù)，填寫辦公用品入庫登記表，記錄入庫日期、物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將物品存放至指定的倉庫。對于驗(yàn)收不合格的辦公用品，及時與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨事宜。3.發(fā)放各部門需要領(lǐng)取辦公用品時，填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到行政部門領(lǐng)取。行政部門根據(jù)辦公用品領(lǐng)用申請表，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放辦公用品，并在辦公用品領(lǐng)用登記表上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。對于限量領(lǐng)用的辦公用品，如打印紙、墨盒等，要嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量，確保合理使用。（四）會議室管理流程1.預(yù)約各部門如需使用會議室，提前填寫會議室使用申請表，注明使用時間、會議室名稱、參會人數(shù)、會議主題、使用部門等信息，提交至行政部門。行政部門根據(jù)會議室的使用情況和預(yù)約先后順序，對會議室使用申請表進(jìn)行審核和安排。對于符合條件的申請，予以批準(zhǔn)，并在會議室使用登記簿上進(jìn)行登記。將會議室使用申請表的審批結(jié)果反饋給申請部門，告知其預(yù)約是否成功。2.準(zhǔn)備在會議前[X]小時，行政部門安排勤務(wù)員對會議室進(jìn)行清潔，包括擦拭桌面、清掃地面、整理椅子等，確保會議室環(huán)境整潔。根據(jù)會議需求，調(diào)試會議室的音響、投影儀、燈光等設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。在會議室擺放適量的飲用水、茶杯、筆記本、筆等辦公用品。3.使用會議開始前，勤務(wù)員在會議室門口迎接參會人員，并引導(dǎo)其就座。會議期間，勤務(wù)員要保持會議室的安靜和秩序，不得隨意進(jìn)入會議室打擾會議進(jìn)行。如遇設(shè)備故障等問題，及時進(jìn)行處理。為參會人員提供必要的服務(wù)，如續(xù)水等。4.結(jié)束會議結(jié)束后，勤務(wù)員提醒參會人員帶走個人物品。關(guān)閉會議室的音響、投影儀、燈光等設(shè)備，整理會議桌椅，清理會議室的垃圾和廢棄物。在會議室使用登記簿上記錄會議結(jié)束時間、參會人員反饋等信息。（五）衛(wèi)生清潔流程1.辦公區(qū)域清潔每天上班前，勤務(wù)員對公司辦公區(qū)域進(jìn)行全面清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、文件整理等。按照從里到外、從上到下的順序進(jìn)行清潔，先擦拭桌面、電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備，再清掃地面，清理垃圾和廢棄物。定期對辦公區(qū)域的門窗玻璃進(jìn)行清潔，保持明亮干凈。2.公共區(qū)域清潔對公司走廊、樓梯、電梯等公共區(qū)域每天進(jìn)行清掃，保持地面干凈、無雜物。定期對公共區(qū)域的墻壁、扶手等進(jìn)行擦拭，保持整潔衛(wèi)生。及時清理公共區(qū)域的垃圾桶，更換垃圾袋，確保垃圾不堆積。3.衛(wèi)生間清潔每天定時對衛(wèi)生間進(jìn)行清潔，包括洗手臺、馬桶、小便池、鏡子等的擦拭和消毒。清掃衛(wèi)生間地面，保持地面干燥、無異味。定期更換衛(wèi)生間的衛(wèi)生紙、洗手液等用品。4.茶水間清潔每天對茶水間進(jìn)行清潔，擦拭桌椅、飲水機(jī)、微波爐等設(shè)備。清理茶水間的垃圾和廢棄物，保持環(huán)境整潔。定期對飲水機(jī)進(jìn)行清洗和消毒，確保飲用水衛(wèi)生。五、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.根據(jù)勤務(wù)員的崗位需求和實(shí)際工作情況，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)內(nèi)容包括業(yè)務(wù)知識、服務(wù)技能、溝通技巧、安全知識等方面。2.定期組織內(nèi)部培訓(xùn)課程，邀請公司內(nèi)部的專業(yè)人員或外部專家進(jìn)行授課，提高勤務(wù)員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。3.鼓勵勤務(wù)員參加外部培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動，拓寬視野，提升工作水平。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.培訓(xùn)前，提前通知勤務(wù)員培訓(xùn)的時間、地點(diǎn)、內(nèi)容和要求，確保勤務(wù)員做好充分準(zhǔn)備。2.在培訓(xùn)過程中，采用多樣化的教學(xué)方法，如講解、演示、案例分析、小組討論等，提高培訓(xùn)效果。3.培訓(xùn)結(jié)束后，對勤務(wù)員進(jìn)行考核，考核方式可以是考試、實(shí)際操作、撰寫心得體會等?？己私Y(jié)果作為勤務(wù)員績效評估和晉升的重要依據(jù)。（三）職業(yè)發(fā)展1.為勤務(wù)員提供明確的職業(yè)發(fā)展通道，如從初級勤務(wù)員晉升為中級勤務(wù)員、高級勤務(wù)員，或者向行政專員、辦公室主任等管理崗位發(fā)展。2.根據(jù)勤務(wù)員的工作表現(xiàn)和能力水平，定期進(jìn)行崗位晉升和調(diào)整，為其提供更廣闊的發(fā)展空間。3.建立員工職業(yè)發(fā)展檔案，記錄勤務(wù)員的培訓(xùn)經(jīng)歷、工作業(yè)績、考核結(jié)果等信息，為職業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供參考依據(jù)。六、考核與獎懲（一）考核標(biāo)準(zhǔn)1.工作業(yè)績考核根據(jù)勤務(wù)員的崗位職責(zé)和工作任務(wù)完成情況進(jìn)行考核，包括前臺接待、文件收發(fā)、辦公用品管理、會議室管理、衛(wèi)生清潔等工作的質(zhì)量和效率。制定詳細(xì)的工作業(yè)績考核指標(biāo)，如電話接聽及時率、文件傳遞準(zhǔn)確率、辦公用品庫存準(zhǔn)確率、會議室使用滿意度、衛(wèi)生清潔達(dá)標(biāo)率等，并設(shè)定相應(yīng)的權(quán)重。2.工作態(tài)度考核考察勤務(wù)員的工作積極性、責(zé)任心、團(tuán)隊(duì)合作精神、服務(wù)意識等方面。通過上級評價、同事評價、服務(wù)對象評價等方式，對工作態(tài)度進(jìn)行綜合評估。3.業(yè)務(wù)能力考核評估勤務(wù)員的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能、溝通能力、問題解決能力等。根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容和實(shí)際工作需求，制定業(yè)務(wù)能力考核標(biāo)準(zhǔn)，如文件處理能力、辦公設(shè)備操作技能、溝通協(xié)調(diào)能力等，并進(jìn)行相應(yīng)的考核。（二）考核周期考核分為月度考核和年度考核。月度考核于每月末進(jìn)行，年度考核于每年年末進(jìn)行。年度考核結(jié)果為月度考核結(jié)果的加權(quán)平均。（三）考核流程1.勤務(wù)員每月末填寫個人工作月報(bào)表，對本月的工作任務(wù)完成情況、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等方面進(jìn)行總結(jié)和自評。2.上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)勤務(wù)員的工作表現(xiàn)和實(shí)際工作成果，對其進(jìn)行評價打分，并撰寫評語。3.行政部門匯總勤務(wù)員的月度考核得分和評語，形成月度考核結(jié)果，并反饋給勤務(wù)員本人。4.每年年末，行政部門根據(jù)月度考核結(jié)果，結(jié)合年度工作表現(xiàn)，進(jìn)行年度考核的綜合評定。年度考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。5.對年度考核結(jié)果為優(yōu)秀的勤務(wù)員進(jìn)行表彰和獎勵，對不合格的勤務(wù)員進(jìn)行誡勉談話或崗位調(diào)整。（四）獎勵措施1.對于工作表現(xiàn)突出、考核成績優(yōu)秀的勤務(wù)員，給予以下獎勵：頒發(fā)榮譽(yù)證書，在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)表揚(yáng)。給予一定的物質(zhì)獎勵，如獎金、獎品等。在晉升、調(diào)薪、培訓(xùn)等方面給予優(yōu)先考慮。2.對在工作中提出合理化建議并被公司采納，為公司節(jié)約成本、提高效率或改善服務(wù)質(zhì)量做出顯著貢獻(xiàn)