光明路居家養(yǎng)老站檔案管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)光明路居家養(yǎng)老站（以下簡(jiǎn)稱"養(yǎng)老站"）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在養(yǎng)老服務(wù)工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于養(yǎng)老站在開展居家養(yǎng)老服務(wù)過(guò)程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。3.管理原則遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)準(zhǔn)確、便于查閱利用的原則，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門及人員設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理室，配備檔案管理人員[X]名，負(fù)責(zé)養(yǎng)老站檔案的日常管理工作。2.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施養(yǎng)老站檔案管理制度。負(fù)責(zé)收集、整理、分類、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)養(yǎng)老站各類檔案，確保檔案的完整與安全。建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。積極開展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。3.各部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱利用工作，提供必要的信息和資料。遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。

三、檔案的收集與整理1.收集范圍養(yǎng)老站在居家養(yǎng)老服務(wù)規(guī)劃、組織、實(shí)施過(guò)程中形成的各類文件，包括工作計(jì)劃、方案、總結(jié)、報(bào)告等。服務(wù)對(duì)象的個(gè)人檔案，包括基本信息、健康狀況、服務(wù)需求、服務(wù)記錄等。服務(wù)項(xiàng)目相關(guān)檔案，如助餐服務(wù)檔案（訂餐記錄、配送記錄等）、助浴服務(wù)檔案（預(yù)約記錄、服務(wù)過(guò)程記錄等）、醫(yī)療保健服務(wù)檔案（健康檢查報(bào)告、診療記錄等）。志愿者服務(wù)檔案，包括志愿者招募信息、服務(wù)記錄、考核評(píng)價(jià)等。財(cái)務(wù)管理檔案，如經(jīng)費(fèi)預(yù)算、收支憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等。設(shè)備設(shè)施檔案，包括設(shè)備采購(gòu)合同、使用說(shuō)明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件材料。與外部單位的往來(lái)文件、協(xié)議、合同等。其他與居家養(yǎng)老服務(wù)相關(guān)的有保存價(jià)值的文件資料。2.收集要求各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備。對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可利用性。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。按照檔案的類別進(jìn)行分類整理，一般分為文書檔案、服務(wù)對(duì)象檔案、服務(wù)項(xiàng)目檔案、志愿者服務(wù)檔案、財(cái)務(wù)管理檔案、設(shè)備設(shè)施檔案等。對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制頁(yè)碼，填寫檔案盒封面、脊背等信息，確保檔案的整齊規(guī)范。

四、檔案的分類與編號(hào)1.分類方案文書檔案：按年度保管期限機(jī)構(gòu)問(wèn)題分類。年度分為文件形成的自然年度；保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）；機(jī)構(gòu)問(wèn)題根據(jù)文件內(nèi)容分為綜合管理、服務(wù)業(yè)務(wù)、志愿者管理、財(cái)務(wù)管理等類別。服務(wù)對(duì)象檔案：以服務(wù)對(duì)象為單位，按個(gè)人基本信息、健康檔案、服務(wù)記錄等類別進(jìn)行分類。服務(wù)項(xiàng)目檔案：按照不同的服務(wù)項(xiàng)目，如助餐服務(wù)、助浴服務(wù)、醫(yī)療保健服務(wù)等分別設(shè)立類目，每個(gè)類目下再按服務(wù)流程、服務(wù)記錄等進(jìn)行細(xì)分。志愿者服務(wù)檔案：按志愿者個(gè)人信息、服務(wù)記錄、考核評(píng)價(jià)等進(jìn)行分類。財(cái)務(wù)管理檔案：按會(huì)計(jì)年度，分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等類別。設(shè)備設(shè)施檔案：根據(jù)設(shè)備設(shè)施的種類，如康復(fù)設(shè)備、生活輔助設(shè)備等進(jìn)行分類，每類設(shè)備設(shè)施再按設(shè)備采購(gòu)、安裝調(diào)試、使用維護(hù)等階段進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)規(guī)則文書檔案編號(hào)：采用"年度+保管期限代碼+機(jī)構(gòu)問(wèn)題代碼+順序號(hào)"的形式。例如，2023YZH001，其中"2023"表示年度，"Y"表示永久保管期限代碼，"ZH"表示綜合管理機(jī)構(gòu)問(wèn)題代碼，"001"表示該類別下的順序號(hào)。服務(wù)對(duì)象檔案編號(hào)：以服務(wù)對(duì)象身份證號(hào)碼為基礎(chǔ)進(jìn)行編號(hào)，若服務(wù)對(duì)象無(wú)身份證號(hào)碼，則采用統(tǒng)一編制的編號(hào)，格式為"FW+順序號(hào)"。例如，F(xiàn)W001表示第一個(gè)服務(wù)對(duì)象檔案。服務(wù)項(xiàng)目檔案編號(hào)：按照"服務(wù)項(xiàng)目代碼+年度+順序號(hào)"的方式編號(hào)。如ZC2023001，表示助餐服務(wù)項(xiàng)目在2023年的第1份檔案，其中"ZC"為助餐服務(wù)項(xiàng)目代碼。志愿者服務(wù)檔案編號(hào)：采用"ZY+年度+順序號(hào)"的形式。例如，ZY2023001表示2023年第1份志愿者服務(wù)檔案。財(cái)務(wù)管理檔案編號(hào)：按會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等不同類別分別編號(hào)。會(huì)計(jì)憑證編號(hào)為"KZ+年度+月份+憑證號(hào)"；會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)為"KZ+年度+賬簿類別代碼"；財(cái)務(wù)報(bào)表編號(hào)為"KZ+年度+報(bào)表類別代碼"。例如，KZ202305001表示2023年5月份的第1號(hào)會(huì)計(jì)憑證。設(shè)備設(shè)施檔案編號(hào)：依據(jù)設(shè)備設(shè)施分類，采用"SB+設(shè)備設(shè)施類別代碼+年度+順序號(hào)"。比如，SBKJ2023001表示2023年第1臺(tái)康復(fù)設(shè)備檔案，"KJ"為康復(fù)設(shè)備類別代碼。

五、檔案的歸檔與保管1.歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理完畢后移交檔案管理部門歸檔。對(duì)于一些臨時(shí)性、階段性工作形成的文件材料，應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。2.歸檔要求歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，符合整理要求。移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、年度等信息，交接雙方簽字確認(rèn)。3.保管期限確定根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和養(yǎng)老站實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。對(duì)于具有重要?dú)v史價(jià)值、涉及養(yǎng)老站核心業(yè)務(wù)和權(quán)益的檔案，應(yīng)列為永久保管；對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案，確定為長(zhǎng)期保管；對(duì)于短期使用后可銷毀的檔案，確定為短期保管。4.保管方式檔案管理室應(yīng)配備專門的檔案柜、檔案架等保管設(shè)備，確保檔案存放安全、有序。對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照不同類別、保管期限分別存放，便于查找和管理。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。檔案管理室應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全保管。

六、檔案的查閱與利用1.查閱權(quán)限養(yǎng)老站工作人員因工作需要查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)養(yǎng)老站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由檔案管理人員陪同查閱。涉及服務(wù)對(duì)象個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)服務(wù)對(duì)象本人或其法定監(jiān)護(hù)人同意，不得查閱。2.查閱程序查閱人員到檔案管理部門查閱檔案時(shí)，應(yīng)出示有效證件，并說(shuō)明查閱目的。檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記本上記錄查閱時(shí)間、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容等信息。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.利用反饋檔案管理人員應(yīng)定期收集查閱人員對(duì)檔案利用情況的反饋意見，了解檔案在實(shí)際工作中的作用和存在的問(wèn)題。根據(jù)反饋意見，及時(shí)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量和利用效率。

七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組通過(guò)查閱檔案內(nèi)容、分析檔案形成背景、參考同類檔案的利用情況等方法，綜合判斷檔案是否仍有保存價(jià)值。3.銷毀程序經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組填寫檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息。檔案銷毀清單經(jīng)養(yǎng)老站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程要進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、執(zhí)行人員等，并由執(zhí)行人員簽字確認(rèn)。銷毀后的檔案銷毀清單應(yīng)妥善保存[X]年，以備查考。

八、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老站檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱利用和信息共享。2.信息化管理內(nèi)容建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將各類檔案的電子文件進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。開發(fā)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編目、歸檔、查閱利用、鑒定銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。3.電子檔案管理要求電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子檔案的格式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和養(yǎng)老站的實(shí)際需求，便于長(zhǎng)期保存和利用。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。

九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查檔案管理部門定期對(duì)各部門的檔案收集、整理、移交等工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。養(yǎng)老站負(fù)責(zé)人不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抽查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.考核評(píng)價(jià)建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)檔案管理部門和各部門的檔案管理工作進(jìn)行年度考核。考核內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案