秘書檔案管理：第一章歸檔制度的編寫?一、引言檔案管理是秘書工作的重要組成部分，它對于保存組織的歷史記錄、支持決策制定、保障工作的連續(xù)性以及維護組織的合法權(quán)益都具有至關(guān)重要的意義。歸檔制度作為檔案管理的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，明確了檔案收集、整理、移交等工作的規(guī)范和要求，確保檔案能夠完整、系統(tǒng)、有序地保存下來，為組織的發(fā)展提供有力的信息支持。

二、歸檔范圍1.文件類上級機關(guān)下發(fā)的與本組織相關(guān)的各類文件，包括指示、通知、規(guī)定、通報等，這些文件對于組織了解政策動態(tài)、遵循工作要求具有重要指導(dǎo)作用。本組織產(chǎn)生的各類文件，如工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議紀要、規(guī)章制度等。工作計劃和總結(jié)反映了組織不同階段的工作安排和完成情況；報告和請示是組織向上級溝通工作進展和尋求指示的重要文件；會議紀要記錄了組織內(nèi)部重要會議的討論內(nèi)容和決策結(jié)果；規(guī)章制度則是規(guī)范組織運行的準則。平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)發(fā)來的需要執(zhí)行或參考的文件，如函件、合作協(xié)議等，這些文件涉及組織與外部機構(gòu)的業(yè)務(wù)往來和合作關(guān)系。2.會議類組織召開的各類重要會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、講話、決議、記錄等。會議記錄詳細記載了會議的全過程，是研究會議決策和工作部署的重要依據(jù)。參加上級機關(guān)或其他重要會議帶回的文件、資料及會議精神傳達提綱等，有助于組織及時了解外部信息，把握行業(yè)動態(tài)。3.業(yè)務(wù)活動類組織開展的各類業(yè)務(wù)項目的文件材料，如項目策劃書、合同、招投標(biāo)文件、驗收報告等。這些文件記錄了業(yè)務(wù)項目從啟動到結(jié)束的全過程，對于評估項目成效、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)具有重要價值。業(yè)務(wù)往來中的信函、傳真、電子郵件等，它們反映了組織與客戶、合作伙伴之間的日常溝通和業(yè)務(wù)交流情況。4.人事類員工的招聘、錄用、考核、晉升、獎懲、培訓(xùn)、調(diào)動、離職等相關(guān)文件，如簡歷、面試評估表、考核報告、獎勵證書、培訓(xùn)記錄、離職手續(xù)表等。這些文件是組織人力資源管理的重要檔案，對于了解員工發(fā)展歷程、評估人力資源狀況具有重要意義。人事檔案，包括員工的個人基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書、工作經(jīng)歷證明、勞動合同等，是全面反映員工個人情況的重要資料。5.財務(wù)類財務(wù)預(yù)算、決算報告，各類財務(wù)報表（資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等），財務(wù)審計報告等，這些文件反映了組織的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果，是組織財務(wù)管理的核心檔案。會計憑證、賬簿、發(fā)票等財務(wù)核算資料，它們是財務(wù)數(shù)據(jù)的詳細記錄，對于財務(wù)審計和稅務(wù)申報等工作具有重要依據(jù)作用。6.聲像類組織在各類活動中形成的照片、錄音、錄像等資料，如重大會議、慶典活動、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、項目實施等場景的記錄。這些聲像資料能夠直觀地反映組織的工作動態(tài)和發(fā)展歷程，具有較高的歷史和文化價值。組織購買或制作的與業(yè)務(wù)相關(guān)的影像資料，如宣傳片、教學(xué)視頻等，它們對于宣傳組織形象、推廣業(yè)務(wù)具有重要作用。

三、歸檔時間1.定期歸檔對于具有固定時間周期產(chǎn)生的文件，實行定期歸檔。一般情況下，月度文件應(yīng)在次月上旬歸檔，季度文件應(yīng)在季度結(jié)束后15個工作日內(nèi)歸檔，半年度文件應(yīng)在半年末20個工作日內(nèi)歸檔，年度文件應(yīng)在次年1月底前歸檔。例如，每月的工作總結(jié)和工作計劃應(yīng)在次月5日前整理歸檔；季度財務(wù)報表應(yīng)在季度結(jié)束后10個工作日內(nèi)完成整理并移交檔案部門。2.即時歸檔對于一些重要且緊急的文件，如重大會議的決議、突發(fā)事件的處理文件等，應(yīng)在文件形成或處理完畢后即時歸檔，確保重要信息得到及時、妥善的保存。例如，組織召開重要決策會議后，會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)整理歸檔，以便相關(guān)人員及時查閱和執(zhí)行會議決策。3.項目歸檔對于業(yè)務(wù)項目類文件，應(yīng)在項目結(jié)束后30個工作日內(nèi)完成歸檔。歸檔時要確保項目文件的完整性，包括項目策劃、實施過程、驗收等各個環(huán)節(jié)的資料。例如，一個為期半年的業(yè)務(wù)項目結(jié)束后，項目負責(zé)人應(yīng)在1個月內(nèi)將項目相關(guān)文件整理齊全，移交檔案部門進行統(tǒng)一歸檔。

四、歸檔要求1.文件齊全完整歸檔的文件應(yīng)齊全無缺頁，能夠完整地反映文件的形成背景、內(nèi)容和處理過程。對于文件的附件、批語、簽報等應(yīng)一并歸檔，確保文件的完整性和關(guān)聯(lián)性。例如，一份請示文件除了正文外，相關(guān)的附件如數(shù)據(jù)報表、調(diào)研報告等應(yīng)一同整理歸檔；領(lǐng)導(dǎo)對文件的批示、簽字等也應(yīng)作為文件的一部分妥善保存。2.文件真實有效歸檔文件必須是原件或與原件核對無誤的復(fù)印件，確保文件內(nèi)容真實可靠。對于電子文件，應(yīng)保證其原始性和真實性，不得進行隨意修改或偽造。例如，合同文件應(yīng)歸檔原件，如有特殊情況需要保存復(fù)印件，應(yīng)在復(fù)印件上注明與原件核對一致，并由相關(guān)責(zé)任人簽字確認。3.文件格式規(guī)范紙質(zhì)文件應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，一般為A4紙。文件字跡應(yīng)清晰、工整，簽字蓋章齊全。電子文件應(yīng)采用通用的格式，如DOC、XLS、PPT、PDF等，并按照組織規(guī)定的命名規(guī)則進行命名，確保文件易于識別和管理。例如，電子文檔命名應(yīng)包含文件主題、日期、作者等關(guān)鍵信息，如"關(guān)于年度工作總結(jié)_20XX年12月_張三.DOC"。4.文件整理有序歸檔文件應(yīng)按照分類標(biāo)準進行系統(tǒng)整理，同一類別的文件應(yīng)按照時間順序或重要程度排列。對于有密級要求的文件，應(yīng)單獨整理并按照密級進行標(biāo)識和存放。例如，將上級文件按照年度、文號順序排列，本組織文件按照類別（如行政、業(yè)務(wù)、人事等）再按照時間順序排列，便于查找和利用。

五、歸檔流程1.文件收集各部門指定專人負責(zé)文件收集工作，按照歸檔范圍定期對本部門產(chǎn)生的文件進行收集。收集過程中要注意檢查文件的完整性和準確性，確保無遺漏、無差錯。例如，每月末，部門文員應(yīng)將本月本部門形成的各類文件收集齊全，包括紙質(zhì)文件和電子文件，并進行初步整理。對于外來文件，由收發(fā)人員負責(zé)收集，收到文件后及時登記，并根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)給相關(guān)部門，部門處理完畢后再統(tǒng)一交回收發(fā)人員進行整理歸檔。2.文件整理收集后的文件由各部門整理人員按照歸檔要求進行分類、編號、裝訂等整理工作。對于紙質(zhì)文件，要去除金屬物，破損文件應(yīng)進行修補或復(fù)制；對于電子文件，要進行格式轉(zhuǎn)換、命名規(guī)范等操作。例如，將各類文件按照前面所述的歸檔范圍分類后，為每份文件編寫唯一的編號，并將相關(guān)文件裝訂成冊，電子文件按照規(guī)定的命名規(guī)則進行重命名和分類存儲。在整理過程中，要對文件進行初步審核，檢查文件的內(nèi)容是否完整、格式是否規(guī)范、簽字蓋章是否齊全等，對于不符合要求的文件及時返回相關(guān)部門進行補充或更正。3.文件移交各部門整理好的文件應(yīng)定期移交至檔案部門。移交時，填寫文件移交清單，清單內(nèi)容包括文件名稱、編號、數(shù)量、移交日期、移交部門及移交人等信息。例如，每季度末，部門整理人員將本季度整理好的文件連同文件移交清單一并移交至檔案部門，檔案部門接收人員核對無誤后在清單上簽字確認。檔案部門對接收的文件進行再次審核和檢查，確保文件符合歸檔要求。對于不符合要求的文件，及時與移交部門溝通，要求其進行整改后重新移交。4.檔案存儲經(jīng)審核合格的文件按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別、年度、保管期限等進行排列存放，并建立相應(yīng)的檔案目錄索引，便于查找和檢索。電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，采用安全的存儲方式進行備份，同時建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類管理和索引，方便快速查詢和利用。對于有特殊保管要求的檔案，如聲像檔案、會計檔案等，應(yīng)按照相應(yīng)的保管條件進行存儲，確保檔案的安全和完整。

六、歸檔監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督機制組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，成員包括檔案部門負責(zé)人、各部門兼職檔案員等。監(jiān)督小組定期對歸檔工作進行檢查，重點檢查歸檔文件的完整性、準確性、及時性以及歸檔流程的執(zhí)行情況。例如，每半年組織一次歸檔工作專項檢查，通過查閱文件、核對清單、詢問相關(guān)人員等方式，對各部門的歸檔工作進行全面評估，并形成檢查報告。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。2.責(zé)任追究制度建立歸檔工作責(zé)任追究制度，對于在歸檔工作中存在故意拖延、拒不歸檔、文件丟失或損壞等嚴重違反歸檔制度行為的部門和個人，按照組織規(guī)定進行嚴肅處理。例如，對于未按時歸檔重要文件，導(dǎo)致工作受到影響的部門，視情節(jié)輕重給予部門負責(zé)人警告、罰款等處罰；對于因個人疏忽造成文件丟失的，要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并給予紀律處分。3.培訓(xùn)與指導(dǎo)檔案部門定期組織歸檔工作培訓(xùn)，向各部門兼職檔案員和相關(guān)工作人員講解歸檔制度、歸檔流程、文件整理方法等知識和技能，提高歸檔工作的質(zhì)量和效率。例如，每年舉辦12次歸檔工作培訓(xùn)班，邀請專業(yè)人員進行授課，通過案例分析、實際操作演示等方式，讓培訓(xùn)人員更好地掌握歸檔工作要點。檔案部門工作人員在日常工作中加強對各部門歸檔工作的指導(dǎo)，及時解答他們在歸檔過程中遇到的問題，幫助他們規(guī)范歸檔操作。

七、附則1.本歸檔制度自發(fā)布之日起生效實施。2.本制度由組織的檔案管理部門負責(zé)解釋和修訂。在執(zhí)行過程中，如遇國家法律法規(guī)、政策變化或組織實際情況發(fā)生變動，檔案管理部門將及時對