學(xué)校會議室管理制度范本第一章總則

第一條目的與原則：為確保學(xué)校會議室的高效利用與管理，提高會議效率，明確會議流程及相關(guān)人員的責(zé)任與義務(wù)，特制定本管理制度。本制度遵循公開、公正、高效、節(jié)儉的原則。

第二條適用范圍：本管理制度適用于學(xué)校內(nèi)所有會議室的預(yù)定、使用及管理，以及各類會議的組織與實施。

第三條會議類型：會議分為定期會議和不定期會議。定期會議包括但不限于學(xué)期初、學(xué)期中、學(xué)期末的各類工作布置會議、例會等；不定期會議包括臨時性會議、專題會議、緊急會議等。

第四條責(zé)任主體：學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)會議的統(tǒng)籌安排、會議室的管理及會議紀(jì)要的整理歸檔。各相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門所需召開會議的申請、組織和實施。

第五條參會人員：參會人員應(yīng)準(zhǔn)時參加會議，因故不能參加的，應(yīng)提前向會議組織者請假并獲批準(zhǔn)。會議組織者應(yīng)在會議前明確參會人員范圍，確保會議的必要性和高效性。

第六條保密要求：會議內(nèi)容和討論情況應(yīng)根據(jù)需要確定保密級別，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露會議內(nèi)容。

第七條制度修訂：本管理制度根據(jù)學(xué)校發(fā)展需要，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)適時修訂，修訂后的管理制度經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后公布實施。

第二章會議流程

會議籌備：

會議籌備是確保會議順利進(jìn)行的基礎(chǔ)工作?；I備工作包括但不限于以下內(nèi)容：

1.確定會議主題與目標(biāo)：會議組織者應(yīng)根據(jù)學(xué)校工作計劃與實際需要，明確會議的主題和預(yù)期目標(biāo)。

2.制定會議議程：會議組織者應(yīng)提前制定會議議程，明確會議討論的重點、發(fā)言順序及時間分配。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和目標(biāo)，明確參會人員范圍，并向相關(guān)人員發(fā)出會議通知。

4.預(yù)定會議室：根據(jù)會議時間、參會人數(shù)等因素，提前向?qū)W校辦公室預(yù)定合適的會議室。

5.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備與會議主題相關(guān)的背景資料、報告等，并在會議前分發(fā)給參會人員。

會議召開：

1.會議簽到：會議開始前，由會務(wù)組負(fù)責(zé)參會人員的簽到工作，確保參會人員到齊。

2.會議主持：會議主持人負(fù)責(zé)按照議程組織會議，確保會議的順利進(jìn)行。

3.會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、討論要點、決策結(jié)果等。

4.會議發(fā)言：會議主持人應(yīng)確保每位參會人員都有發(fā)言機(jī)會，鼓勵積極討論，保持會議高效。

會議決策與表決：

1.會議決策：針對會議議題，主持人應(yīng)組織參會人員進(jìn)行充分討論，形成決策方案。

2.表決程序：對于需要表決的事項，會議主持人應(yīng)明確表決程序，包括表決方式、通過條件等。

3.決策記錄：會議決策結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，并由會議記錄人整理成會議紀(jì)要。

會議總結(jié)與反饋：

1.會議總結(jié)：會議結(jié)束時，主持人應(yīng)對會議討論情況進(jìn)行簡要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議決策結(jié)果。

2.會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理，并分發(fā)給參會人員。

3.會議反饋：參會人員應(yīng)對會議效果、組織等方面提出意見和建議，以利于會議質(zhì)量的持續(xù)提升。

會后工作：

1.會議紀(jì)要的落實：會議組織者應(yīng)跟蹤會議紀(jì)要的執(zhí)行情況，確保決策事項的落實。

2.會議室整理：會議結(jié)束后，會務(wù)組負(fù)責(zé)將會議室恢復(fù)原狀，確保會議室的整潔與有序。

3.會議資料歸檔：會議組織者應(yīng)將會議紀(jì)要、相關(guān)資料等進(jìn)行歸檔，便于查閱和總結(jié)。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

會議紀(jì)要的編制與發(fā)布：

會議紀(jì)要是會議決策和討論內(nèi)容的正式記錄，其編制應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰。會議紀(jì)要編制后，需經(jīng)過以下流程進(jìn)行發(fā)布：

1.審核流程：會議紀(jì)要由會議記錄人初步整理后，應(yīng)提交給會議主持人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

2.發(fā)布范圍：會議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)內(nèi)容的重要性和保密要求，確定發(fā)布范圍，確保相關(guān)人員能夠及時獲取。

3.發(fā)布時間：會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后盡快完成整理，并在規(guī)定的時間內(nèi)發(fā)布，以免影響決策的執(zhí)行。

會議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤：

1.決策任務(wù)分配：會議紀(jì)要中明確的決策事項應(yīng)分配給具體的責(zé)任人或責(zé)任部門，并明確完成時限。

2.跟蹤機(jī)制：建立會議紀(jì)要執(zhí)行情況的跟蹤機(jī)制，包括定期檢查、進(jìn)度報告、問題反饋等，以確保決策的有效執(zhí)行。

3.責(zé)任追究：對于未按期完成或執(zhí)行不力的決策事項，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并采取措施加以改進(jìn)。

會議紀(jì)要的反饋與評估：

1.反饋渠道：設(shè)立會議紀(jì)要執(zhí)行反饋渠道，鼓勵參會人員和相關(guān)執(zhí)行部門提出執(zhí)行過程中的問題和建議。

2.評估機(jī)制：定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，分析執(zhí)行效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為后續(xù)會議提供參考。

3.改進(jìn)措施：根據(jù)反饋和評估結(jié)果，及時調(diào)整和改進(jìn)會議紀(jì)要的編制和執(zhí)行流程，提升會議決策的落實效果。

會議紀(jì)要的歸檔與查閱：

1.歸檔管理：會議紀(jì)要應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.查閱權(quán)限：設(shè)置合理的查閱權(quán)限，確保會議紀(jì)要的安全性和保密性，同時方便相關(guān)人員查閱。

3.利用與分享：鼓勵將會議紀(jì)要中的有益信息進(jìn)行分享，促進(jìn)學(xué)校內(nèi)部知識的傳播和利用。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室預(yù)定：

1.預(yù)定流程：需使用會議室的部門或個人應(yīng)提前向?qū)W校辦公室提出申請，填寫會議室預(yù)定表，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.審批程序：學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)對預(yù)定申請進(jìn)行審核，根據(jù)會議室使用情況及申請人的緊急程度和重要性進(jìn)行審批。

3.預(yù)定確認(rèn)：審批通過后，學(xué)校辦公室應(yīng)及時通知申請人，并協(xié)助安排會議所需設(shè)施和服務(wù)。

會議室使用：

1.使用規(guī)范：會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、進(jìn)食，不得擅自改變室內(nèi)設(shè)施布局。

2.開會準(zhǔn)備：會議前，申請人應(yīng)確保會議室內(nèi)的設(shè)施完好，包括音響、投影、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備的正常運(yùn)行。

3.會議室開放：會議開始前15分鐘，會務(wù)組應(yīng)確保會議室開放，并協(xié)助參會人員就座。

會議室設(shè)施管理：

1.設(shè)施維護(hù)：學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)定期檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)備處于良好狀態(tài)，并及時維修損壞的設(shè)備。

2.技術(shù)支持：對于需要技術(shù)支持的會議，學(xué)校辦公室應(yīng)安排專業(yè)人員提供現(xiàn)場支持，確保會議順利進(jìn)行。

3.設(shè)備借用：如需借用會議室外的設(shè)備，申請人應(yīng)提前向?qū)W校辦公室申請，并遵守相應(yīng)的借用規(guī)定。

會議室清潔與安全：

1.清潔衛(wèi)生：會議結(jié)束后，會務(wù)組應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，確保會議室的整潔，并回收垃圾。

2.安全檢查：學(xué)校辦公室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保會議室的安全設(shè)施如消防器材、疏散通道等符合規(guī)定。

3.應(yīng)急處理：會議期間如遇緊急情況，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，確保參會人員的安全。

會議室使用記錄：

1.使用記錄：學(xué)校辦公室應(yīng)記錄每次會議室的使用情況，包括會議主題、參會人數(shù)、使用時間等，以便于管理和維護(hù)。

2.意見收集：鼓勵會議結(jié)束后收集使用者的意見和建議，不斷優(yōu)化會議室的管理和服務(wù)。

違規(guī)處理：

對于違反會議室管理規(guī)定的個人或部門，學(xué)校辦公室將進(jìn)行記錄，并根據(jù)情況給予提醒、警告或其他相應(yīng)的處理措施