文件檔案管理制度（19篇）

文件檔案管理制度1

（一）目的

建立主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動(dòng)、檢查的安全記錄檔案，

并加強(qiáng)對安全記錄的有效管理，充分利用文件和檔案信息資源，為

安全生產(chǎn)服務(wù)，規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案材料保管借閱銷毀程序，特制

定本規(guī)定。

（二）適用范圍

本制度適用于公司的文件、檔案管理。

（三）規(guī)范性引用文件

《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》

《中華人民共和國檔案法》

（四）職責(zé)

1、行政人事處負(fù)責(zé)公司安全文件和檔案的日常管理。

2、公司各部門負(fù)責(zé)本部門的安全記錄和檔案的管理。

（五）管理要求

1.檔案管理范圍

1.1公司對涉及主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動(dòng)、檢查的安全

生產(chǎn)資料（包括文件和記錄）定期歸檔，實(shí)施檔案管理。

1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執(zhí)行。

2.保管事項(xiàng)

2.1公司的安全生產(chǎn)文件和檔案的保管，要符合國家文件和檔

案管理要求，有文件柜存檔的文件，使用文件夾檔案袋存柜，分類

清楚合理，便于查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風(fēng)干燥。

2.2重要的文件檔案，要按時(shí)歸檔，存放在公司檔案室。

2.3一般文件、記錄，由各分廠、處室自行按規(guī)定保管。

2.4保管檔案的場所要做到有專人負(fù)責(zé)、配備滅火器材，標(biāo)示

嚴(yán)禁煙火標(biāo)志。

2.5檔案箱、柜；鑰匙專人保管。無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。

2.6完善安全保管措施，防止檔案人為或自然的損壞。

2.7案資料的保管和存放應(yīng)科學(xué)、規(guī)范，便于查找。

3.歸檔時(shí)間

3.1辦理完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔。

3.2按年度形成的文件，第二年上半年歸檔。

3.3凡是有法律效用的文件材料，一經(jīng)識(shí)別就立即歸檔。

3.4凡是有機(jī)密性的文件，隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔。

4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。

5.安全檔案的借閱

5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術(shù)文件檔案，技術(shù)人員登

記后方可查閱，其它人員須部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并經(jīng)檔案員同意后，

方可查閱；如查閱財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、考勤、工資等須部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，

并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱；查閱其它文件的，須部門主管批準(zhǔn),

并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱。

5.2查閱檔案需辦理登記手續(xù)，原件不外借，確因工作需要，

須經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，予以復(fù)制。

5.3公司重要的文件、技術(shù)資料、合同（協(xié)議），未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)

批準(zhǔn)同意，任何人不得查閱、借閱。

5.4專業(yè)工具書，一律實(shí)行先歸檔保存，再辦理借閱手續(xù)，如

長期使用的，部門內(nèi)部應(yīng)自備一本。

5.5外單位來公司查閱檔案、資料，必須得到分管副總經(jīng)理以

上領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)同意。

5.6每次借閱檔案資料時(shí)間最長為半個(gè)月，可以續(xù)借，到期由

檔案室人員負(fù)責(zé)催討，如須長期使用的.部門內(nèi)部則復(fù)印予以備份，

并保證文件內(nèi)容不得外泄。

5.7查閱、借閱檔案資料人員，要愛護(hù)公司財(cái)產(chǎn)，使用過程中

嚴(yán)禁在檔案、資料上劃線、標(biāo)號(hào)涂改、抽取等損害檔案、資料的情

況發(fā)生，違者嚴(yán)肅處理。

6.保密事項(xiàng)

6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀(jì)律，檔案內(nèi)容不外傳。嚴(yán)

禁任何人私自保管檔案。

6.2對公司下發(fā)的保密文件及重要會(huì)議材料各部門進(jìn)行妥善保

管，并進(jìn)行登記管理，不得亂扔亂放

6.3保密文件的復(fù)制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴(yán)格按照批

查。

8.銷毀

8.1檔案室對已保管期滿，擬銷毀檔案提出存毀的初步意見，

并對擬銷毀檔案按類別登記，由專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同鑒定

檔案，確定銷毀或續(xù)存，分別送交分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審°

8.2匯總初審意見，編造檔案銷毀清單。銷毀清單是準(zhǔn)備銷毀

案卷的登記簿。同時(shí)還應(yīng)該撰寫一份銷毀檔案的書面報(bào)告。

8.3銷毀清單連同銷毀檔案的書面報(bào)告送交公司總經(jīng)理審核批

準(zhǔn)。

8.4銷毀時(shí)要進(jìn)行監(jiān)銷。

經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案，必須送指定地點(diǎn)銷毀，不準(zhǔn)出賣或做

其它用；銷毀檔案時(shí)必須派專人護(hù)送到指定地點(diǎn)，由兩人（或兩人

以上）監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，

監(jiān)銷人要簽名蓋章，以示負(fù)責(zé)。經(jīng)審查不準(zhǔn)銷毀的檔案仍繼續(xù)保存,

并再銷毀清單上詳細(xì)注明。

8.5檔案銷毀的具體工作由辦公室承辦，并將銷毀清單歸檔。

對已到保存期限安全生產(chǎn)文件和檔案材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處

或相關(guān)部門提出申請，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽批，對

審批同意銷毀的材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門銷毀，并在銷

毀記錄上簽字。

文件檔案管理制度2

一、文件材料歸檔

1、歸檔范圍

凡是公司及各分公司、小區(qū)經(jīng)營活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)

值的文件材料都應(yīng)定期歸檔保存在公司檔案室。

2、歸檔時(shí)間

對公司規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規(guī)定

收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進(jìn)行集中

管理，任何部門或者個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

(1)文書文檔(包括統(tǒng)計(jì)檔案以及業(yè)務(wù)部門形成的檔案)。

(2)會(huì)計(jì)檔案先在財(cái)務(wù)部門保存一年后移交檔案室。

(3)設(shè)備檔案在設(shè)備安裝后一周內(nèi)歸檔。

(4)特種載體檔案，隨時(shí)歸檔。

(5)合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。

3、歸檔要求

(1)歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

(2)歸檔的文件材料必須按其規(guī)律組成案卷。

(3)歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。

(4)歸檔時(shí)必須填寫移交目錄，辦理交接手續(xù)。

(5)歸檔的材料原則上應(yīng)裝訂成冊，確實(shí)不能裝訂成冊的，由

經(jīng)辦人說明原因，由檔案員接受不成冊的資料后裝訂成冊。

二、檔案借閱

1、借閱檔案必須履行登記手續(xù)。檔案原則上只在檔案室查閱。

非機(jī)密檔案，因特殊情況需借出者，要經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后并辦

理借出手續(xù)，歸還時(shí)對所借檔案應(yīng)予以檢查核對，并注銷。

2、借閱檔案必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密以上檔案一律在檔案室查閱,

不得借出。

3、外單位要查閱檔案，需經(jīng)本公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)書面同意批準(zhǔn)，方

可借閱，借閱人要登記簽名。

4、借閱者要愛護(hù)檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，

如發(fā)現(xiàn)以上情況，視情節(jié)按《檔案法》規(guī)定處理。

5、借閱檔案要嚴(yán)守機(jī)密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得向借閱范圍以外

的人員泄露檔案內(nèi)容。

6、摘抄、復(fù)制檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，摘抄的檔案內(nèi)容必須經(jīng)

檔案人員核對，加蓋公章后始有效用。

7、對借出的檔案，管理人員應(yīng)及時(shí)催還。

三、檔案保密

1、認(rèn)真執(zhí)行公司的商業(yè)和技術(shù)保密制作，維護(hù)檔案的安全，做

好公司的保密的‘工作。

2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)將

檔案給無關(guān)人員翻閱，若有泄露，按保密規(guī)定處理。

3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀(jì)律。不得擅自涂改，拆頁

和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內(nèi)容。

4、檔案室應(yīng)根據(jù)《保密條例》規(guī)定的保密范圍，對全部檔案進(jìn)

行密級(jí)劃分。

5、借閱有密級(jí)的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關(guān)規(guī)定辦理。

6、管理人員如有變動(dòng)，必須辦理交接手續(xù)，移交時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)、

核對，以確保檔案的完整與安全。

文件檔案管理制度3

一、檔案歸檔制度

（一）文件材料的歸檔要求：

1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具

有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。

2.公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案

室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

4,歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營

管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。

5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案

卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、

膠片、實(shí)物等各種載體形式。

7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底

稿。

8.歸檔的具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)

文件材料一并歸檔保存。

9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

10.外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸

檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙

面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛

筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、

圖像、字跡清晰。

（二）歸檔范圍及保管期限

（參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表）

（三）歸檔時(shí)間：

1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同

收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。

2.凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料

整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長

的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

3.外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即

時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。

4.工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。

5.每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下

一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。

6.電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)

間一致。

7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

8.聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。

9.相關(guān)會(huì)議（技術(shù)會(huì)議、專題會(huì)議、年度工作會(huì)議），在會(huì)議結(jié)

束后歸檔。

10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。

11.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。

12.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中

的文件材料隨時(shí)歸檔。

13公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料隨時(shí)歸號(hào)。

二、檔案查（借）閱制度

檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供

利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在

檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽

字，同時(shí)做登記。

2.本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù),

超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

3.借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、

勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清

楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方

可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同

意審核后方能帶出。

5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

三、檔案的保密制度

1.凡屬密級(jí)檔案，必須正確地標(biāo)明密級(jí)，并妥善存放。

2.非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫房，庫房門窗及箱柜

應(yīng)隨關(guān)鎖。

3.全體職工對密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)

定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

4.凡查閱密級(jí)檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在

閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

5.查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必

須追究責(zé)任。

6.檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。

7.定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

四、檔案庫房管理制度

一、檔案入庫檢查：

1檔案出入庫房要清點(diǎn)、登記。定期對庫藏檔案進(jìn)行清理、核

對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和

復(fù)制。

2,入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入

專用檔案盒（袋）內(nèi)。

3.定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要

采取積極有效措施，保證檔案的安全。

二、檔案庫房管理：

1.檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進(jìn)入。

2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。

3,庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100

勒克期。

4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生

物對檔案的危害。

5.庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計(jì)等設(shè)施，及時(shí)做好溫濕度記

錄，溫度應(yīng)控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%o

6.庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫房應(yīng)專門安裝

空調(diào)設(shè)備。

7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查,

杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防

潮、防濕、防蟲、防塵。

9.對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告并采取措

施予以處理。

10.每年9月定期對庫藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案管理

情況，為科學(xué)管理積累資料。

五、檔案鑒定、銷毀制度

1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》中的相關(guān)規(guī)定，

編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見會(huì)計(jì)檔案保存期限

表。

2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保

管期限從長。

3?從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔

案的價(jià)值。

4.檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。

如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、

補(bǔ)充。

5.銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提

出銷毀報(bào)告、會(huì)同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行

保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，

防止失密。

檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字

六、檔案保管統(tǒng)計(jì)制度

1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、

防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安

全與完整。

2.檔案庫房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。

3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀

等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。

4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的

準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。

七、綜合檔案室主任職責(zé)

1.認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深刻領(lǐng)會(huì)上級(jí)檔案部門關(guān)于檔案工作

的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

2.、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)，充分掌握綜

合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。

3.檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的'

文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。

4.組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)與體會(huì),

開展檔案工作的檢查評(píng)比，不斷促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。

5.定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案工

作計(jì)劃的制訂和落實(shí)。

6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。

7.負(fù)責(zé)綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。

八、檔案工作人員崗位職責(zé)

1.認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅(jiān)

持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。

2.負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、

收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

3.積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考

資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。

4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

5.嚴(yán)格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大檔案

的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

6.負(fù)責(zé)對本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

文件檔案管理制度4

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保

管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本

制度。

一、適用范圍

1、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。

2、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等

3、公司的請示與上級(jí)批復(fù)文件

4、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會(huì)決議、董事會(huì)決

議等相關(guān)文件資料

6、公司制定的.章程、制度等文件材料

7、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件

二、檔案保管

1、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。

2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類保

存。

3、檔案保管人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材

料，收集齊全，加以整理后歸檔。

4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修

補(bǔ)或復(fù)制。

三、檔案借閱

1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由

部門負(fù)責(zé)人簽字。

2、借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改。

3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓

無關(guān)人員翻閱。

4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要

說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借

閱審批表》上及時(shí)注銷。

5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),

否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

四、檔案銷毀

經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經(jīng)公司

領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。

五、檔案保密

1、檔案保管人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員

不準(zhǔn)接觸。

2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。

3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。

文件檔案管理制度5

為了加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，

有效地為學(xué)校管理服務(wù)，結(jié)合本校實(shí)際情況，特制定本制度。

一、總則

第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管

檔案工作，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問題。

第二條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，隸屬教導(dǎo)處領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理學(xué)校

各部門形成的各種門類和載體的檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)其他各部門做好

當(dāng)年的檔案管理工作。

第三條根據(jù)檔案工作實(shí)際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員

負(fù)責(zé)檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設(shè)兼職檔案人員,

負(fù)責(zé)部門文件材料的形成、積累、整理，并按規(guī)定向綜合檔案室移

交。

二、立卷、歸檔

第四條各部門平時(shí)要做好文件、資料的收集、整理，文件、資

料的整理、上繳工作是各部門的一項(xiàng)重要任務(wù)，必須認(rèn)真做好。

第五條各類文件、資料由綜合檔案室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。

第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦

理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件（包括上級(jí)文件，內(nèi)部資料,

活動(dòng)資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸

檔范圍。

第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規(guī)律，保持文

件、資料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件、資料的保存價(jià)值，便于保管

和利用O

第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書、教學(xué)（含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)

檔案）、會(huì)計(jì)、基建分類，聲像檔案獨(dú)立編目組卷。

1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。

2、會(huì)計(jì)檔案，按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其會(huì)計(jì)文件

材料分別排列，由財(cái)務(wù)室整理歸檔。

3、學(xué)籍檔案，按教學(xué)年度、屆分類，按年級(jí)、班級(jí)組卷，由學(xué)

生處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。

4、教師業(yè)務(wù)檔案，以人為單位分類、整理，由教務(wù)處負(fù)責(zé)收集、

整理歸檔。

5、基建檔案，按基建項(xiàng)目組卷，由總務(wù)處收集、整理，工程竣

工后移交檔案室。

6、聲像檔案，按載體性質(zhì)、形狀分類排列，由電教室人員整理、

歸檔。

7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作計(jì)劃、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度等

年終移交綜合檔案室。

第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。

1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動(dòng)和歷史面貌的有長遠(yuǎn)

利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。

2、長期保存。凡是在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)需要查考的文件，劃為長期

保存。長期保存為15年至50年。

3、短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)需要查考的各種文件、資料，

劃為短期保存。短期保存為15年以下。

第十條文件的組合。組合的基本作法如下：

1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題

組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。

2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。

3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。

4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按部門名稱組合。

5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

第十一條檔案盒內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況

進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，

計(jì)劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案

件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重

要程度或形成時(shí)間先后排列。

第十二條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的

文件歸檔2份或3份。對無保存價(jià)值和重復(fù)文件，需要辦理銷毀手

續(xù)。

第十三條歸檔時(shí)間。

1、階段歸：凡專項(xiàng)工作、基建工程中形成的文件、材料，在任

務(wù)完成后，相關(guān)部門一個(gè)月內(nèi)要將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、

分類整理好，由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人審定后，交綜合檔案室歸檔。

2、隨時(shí)歸：上級(jí)文件、通知，人事調(diào)動(dòng)材料，在落實(shí)好文件精

神或辦好調(diào)動(dòng)手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。

3、年度歸：各項(xiàng)管理中形成的文件、材料，各部門一律在次年

第一季度內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由各

部門負(fù)責(zé)人審定后，向綜合檔案室移交。

第十四條歸檔文件案卷的'要求。各部門移交歸檔文件案卷，應(yīng)

符合下列要求：

1、歸檔的文件、材料必須準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況

和歷史過程。

2、歸檔文件、材料必須系統(tǒng)齊全、完整。

3、每個(gè)案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號(hào)、頁號(hào)、案卷封面,

填寫時(shí)用黑色筆書寫或打印，字跡要工整、清晰。

4、檔案盒的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，

必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

第十五條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份

以電子文檔保存。

三、檔案的管理和利用

第十六條綜合檔案室按照學(xué)校對檔案管理的要求，對存放的各

類檔案進(jìn)行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的

借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。

第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原

則，切實(shí)做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、

防盜。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙

張變色的檔案，要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，保護(hù)檔案的安全與完

整。

第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定刃、理檔案利用審

批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。

第十九條借用檔案人員必須做到：

1、調(diào)閱人員應(yīng)自覺維護(hù)檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂

改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。

2、調(diào)閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用后應(yīng)

及時(shí)歸還，歸還時(shí)要進(jìn)行清查、核對和注銷。

3、調(diào)閱一般檔案由教導(dǎo)處主任批準(zhǔn)。調(diào)閱帶密級(jí)或重要的管理

檔案，須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可進(jìn)行。只有在上一級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或司

法機(jī)關(guān)必須以檔案原件作為證據(jù)或者學(xué)校某項(xiàng)工作必須的特殊情況

下，經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，方可將檔案原件借出室外

使用。

4、調(diào)閱人員摘抄、復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)征得檔案管理人員同意。

第二十條檔案室工作人員應(yīng)做到：

1、接待檔案利用人員要熱情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定提供利用。填

寫好查閱檔案登記表。

2、要仔細(xì)檢查歸還檔案，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時(shí)

向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，按有關(guān)規(guī)定處理。

3、確保文件、材料的安全，做好保密工作。

4、平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文

件、材料之間的來源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級(jí)漏發(fā)文

件，應(yīng)及時(shí)請求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。

四、檔案的鑒定與銷毀

第二十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、主要部門負(fù)責(zé)人員參加的

鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案鑒定、銷毀。

第二十二條制定各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據(jù)。

第二十三條銷毀檔案程序

1、對已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的要擬寫銷毀

報(bào)告并登記造冊。

2、會(huì)計(jì)檔案的銷毀，應(yīng)經(jīng)上級(jí)主管部門的批準(zhǔn)。

3、其他檔案銷毀應(yīng)由學(xué)校鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組簽字，兩人以上參加銷

毀，密件按規(guī)定要求銷毀。

4、銷毀的文件要造冊存檔備查。

五、建立檔案保密制度，維護(hù)檔案的完整和安全

第二十四條檔案管理員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、

《中華人民共和國保密法》及有關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格遵守國家統(tǒng)一制發(fā)的

“保密守則”和本單位有關(guān)保密規(guī)章制度。

第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統(tǒng)、

本單位的機(jī)密守口如瓶。

第二十六條非檔案人員未經(jīng)許可，不得進(jìn)入檔案庫房。

第二十七條借閱檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，認(rèn)真履行借閱手

續(xù)。

第二十八條利用檔案中的密件，必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在調(diào)閱室

內(nèi)閱讀，不準(zhǔn)帶走。

文件檔案管理制度6

一、目的

為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、

合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn)，特制

定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。

三、職責(zé)

1、安保部負(fù)責(zé)制定本制度，并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。

2、各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的'管理，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考

核；

3、各部門安全員負(fù)責(zé)本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并

適時(shí)將安全生產(chǎn)檔案上報(bào)公司安全職能部門備案。

四、內(nèi)容

1、文件資料的收集

安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：

(1)國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其它要求；

(2)上級(jí)主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)

議資料等；

(3)公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、

安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、住建指示材料等；

(4)安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等；、

(5)各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)

(6)供應(yīng)商、承包商、施工單位相關(guān)材料等；

(7)安全設(shè)施檢測、檢驗(yàn)報(bào)告、記錄等；

(8)食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)報(bào)告等；

2、立卷歸檔

(1)、文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類立卷，保證

的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用；

(2)、應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，立案時(shí)間分永久、長期和短

期三種，進(jìn)行時(shí)間整理、分類歸檔；

(3)、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，

統(tǒng)一保存；

(4)、各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分

明、編寫頁碼、標(biāo)定卷內(nèi)文件資料目錄；

(5)、不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立

卷；

3、檔案保管

(1)、檔案應(yīng)入架、科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放；

(2)、應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；

4、檔案借閱

(1)、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續(xù)，借閱檔案要注

意保護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者,

要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)；

(2)、借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)

表或轉(zhuǎn)借他人；

(3)、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱

登記本上注銷；

5、檔案銷毀

對于過期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以

定期銷毀，必要時(shí)做好銷毀記錄；

五、相關(guān)記錄

《文件檔案清單》

六、本制度由安保部制定并負(fù)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。

文件檔案管理制度7

1目的

為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的

管理體系運(yùn)行中使用的各類文件實(shí)施有效控制，以確保各過程、環(huán)

節(jié)/場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系

運(yùn)行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。

對安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規(guī)定要求，為安全

管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，在必要時(shí)實(shí)現(xiàn)可追溯性。

2范圍

本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等

子過程。規(guī)定了各過程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程管理體系文件

的控制。

本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于

公司各部門的綜合管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控制。

3職責(zé)

3.1各過程管理部門職責(zé)：

3.1.1負(fù)責(zé)確定所管理的過程的文件需求。

3.1.2負(fù)責(zé)對所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。

3.1.3負(fù)責(zé)過程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織

編制。

3.1.4負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過程管理文件的'規(guī)定，并按規(guī)定的表格做

好相應(yīng)的記錄。

3.1.5負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容等。

3.2生產(chǎn)部職責(zé)：

3.2.1負(fù)責(zé)管理手冊的編制。

3.2.2負(fù)責(zé)體系的認(rèn)證和日常維護(hù)管理工作。

3.3各部門負(fù)責(zé)本部門各過程文件的編制、評(píng)審和批準(zhǔn)。

3.4各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的建立與管理。

4程序內(nèi)容

4.1確定文件種類

4.1.1為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系

文件分為外來文件、綜合管理體系文件。

4.1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法

律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)（見法律法規(guī)的識(shí)別與評(píng)價(jià)程序）；上級(jí)部

門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法；相關(guān)方的期望和要求。

4.L3綜合管理體系文件

a.方針、目標(biāo)和指標(biāo)；

b.實(shí)現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃；

c.控制各業(yè)務(wù)過程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。

4.1.4資料和記錄

相關(guān)的資料包括但不限于：

a.各類分析/評(píng)價(jià)/統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；

b.特種設(shè)備（如壓力容器等）及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測）

資料；

c.建設(shè)（工程）項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、HSE預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)

方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗(yàn)收報(bào)告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見;

d.各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動(dòng)記錄；

e.專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、環(huán)境因素識(shí)別及環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告；

f.化學(xué)危險(xiǎn)品安全標(biāo)簽、安全技術(shù)說明書、儲(chǔ)存、使用防護(hù)指

南；

g.?；窇?yīng)建立一欄三卡（職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安

全操作卡、異常工況處置卡）

h.設(shè)施的設(shè)計(jì)、運(yùn)行技術(shù)資料；

i.供應(yīng)商和承包商檔案；

j.作業(yè)許可證等；

k.其他資料。

4.2提出文件的編制和修改需求

4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必

須向過程負(fù)責(zé)人提出申請。

4.2.2過程負(fù)責(zé)人確定所管理的過程的文件需求。

4.3指定編寫人

4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人

編寫。

文件檔案管理制度8

為進(jìn)一步加強(qiáng)本公司安全生產(chǎn)管理工作，預(yù)防和減少安全生產(chǎn)

事故，提高本公司安全生產(chǎn)管理水平，根據(jù)本公司具體情況，特制

定如下安全生產(chǎn)檔案（以下稱安全臺(tái)帳）管理制度，請遵照執(zhí)行。

一、安全臺(tái)帳資料記錄是反映一個(gè)單位安全生產(chǎn)管理的情況，

在安全臺(tái)帳的記錄、整理和積累過程中能起到自我督促、強(qiáng)化安全

生產(chǎn)管理的作用，本公司所屬生產(chǎn)單位均必須遵照本制度，根據(jù)安

全生產(chǎn)管理職責(zé)范圍分別建立相應(yīng)的，安全臺(tái)帳，安全臺(tái)帳由各生

產(chǎn)單位指定專人負(fù)責(zé)，保證資料收集的及時(shí)、準(zhǔn)確、齊全。

二、各生產(chǎn)單位安全臺(tái)帳分門別類，按時(shí)間順序（以年度為界）

裝訂成冊，編寫相應(yīng)的目錄。

三、各生產(chǎn)單位安全臺(tái)帳資料分為以下幾大類：

1、責(zé)任書：承包合同、安全管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的文件、安全組織網(wǎng)

絡(luò)圖、上下兩級(jí)簽訂的安全生產(chǎn)責(zé)任書、生產(chǎn)單位從業(yè)人員安全責(zé)

任狀、特種作業(yè)人員安全責(zé)任狀、生產(chǎn)單位主要負(fù)責(zé)人、副職負(fù)責(zé)

人、安全負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員、安全員、車間主任（工區(qū)、段、隊(duì)）

長、班組長安全生產(chǎn)崗位責(zé)任制。

2、制度文件：有關(guān)部門制訂和下發(fā)的制度性文件。

3、通知、通報(bào)：有關(guān)部門下發(fā)的安全生產(chǎn)方面的通知、通報(bào)。

4、花名冊：全員花名冊、安全管理人員花名冊、特種作業(yè)人員

花名冊及相關(guān)身份證明、安全資格證書復(fù)印件。

5、新工人（含民工和臨時(shí)工）三級(jí)教育資料。

6、安全檢查、安全學(xué)習(xí)、安全宣傳培訓(xùn)教育活動(dòng)情況資料。

7、機(jī)械、電氣等設(shè)備管理資料（含設(shè)備保養(yǎng)、維修、檢驗(yàn)、檢

測、使用情況等資料）。

8、安全技術(shù)交底資料。

9、危險(xiǎn)化學(xué)品、民用爆破器材管理臺(tái)帳資料（如有則建立）。

10、安全事故應(yīng)急預(yù)案、事故記錄和報(bào)告資料、安全事故調(diào)查

處理材料。

11、安全設(shè)備設(shè)施和勞保用品購買、發(fā)放登記臺(tái)帳（附票證復(fù)

印件）。

四、以上安全臺(tái)帳統(tǒng)一采用a4紙格式，各部門可根據(jù)具體情況

要求增加表格。

五、每年年終臺(tái)帳裝訂成冊保存。

六、公司對各部門安全臺(tái)帳的建立落實(shí)情況督促和監(jiān)督，并定

期進(jìn)行檢查，檢查時(shí)間為每季進(jìn)行一次。

文件檔案管理制度9

第一章總則

第一條為加強(qiáng)對公司各類文件、檔案的規(guī)范管理，確保檔案保

管和使用安全，提高利用效率，更好的為公司經(jīng)營管理服務(wù)，特制

訂本制度。

第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立，在建司、經(jīng)營、管

理工作和活動(dòng)中形成的，具有備用、備查價(jià)值的各類資質(zhì)證照，文

書、公文、公函，合同、圖紙，影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。

第三條本制度適用于公司各部門。

第二章基本原則及管理范圍

第四條檔案工作的基本原則：集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案，維護(hù)

檔案的完整與安全，便于各項(xiàng)工作的利用。

第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度，管理范圍暫不包

括人事檔案、會(huì)計(jì)檔案和資金類檔案，須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)

制定三類專項(xiàng)檔案的具體管理辦法，公司行政人事部具有監(jiān)督和指

導(dǎo)的責(zé)任。

第三章管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)

第六條管理模式

公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門，采取總

經(jīng)理直管模式，即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核

等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。

第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。

一、綜合類檔案主要包括：行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營管理、營

銷策劃、計(jì)劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔

案；

二、技術(shù)類檔案主要包括：各工程項(xiàng)目的開發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)和預(yù)

決算檔案，以及工程管理性材料、工程項(xiàng)目合同、施工中形成的技

術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。

第八條重要檔案基本管理要求

合同造價(jià)部、招投標(biāo)采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等

專業(yè)性很強(qiáng)的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜，并設(shè)專職人員

保管，其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。

第九條檔案管理部門（行政人事部）主要職責(zé)

一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定

公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)

章制度，確定公司系統(tǒng)全宗編號(hào)原則和檔案分類體系；

二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)

計(jì)和提供利用工作，加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；

三、監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度，指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積

累、整理和歸檔工作；

四、維護(hù)檔案的完整和安全，做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作;

五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。

第四章檔案的'歸檔、立卷和移交

第十條檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間

一、對于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，向

公司行政人事部移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有、拒絕移

交；

二、必須嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無正當(dāng)理由延遲歸檔

者，將對相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé)。

第十一條歸檔要求

一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求

（一）歸檔的文件原則上一律為原件，凡有原件的文件，不能

以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時(shí)存

復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處；

（二）歸檔的文件材料應(yīng)對照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集,

工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)

及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整；

（三）文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，文件材料整理符合

規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存；

（四）聲像類、實(shí)物類檔案要清晰完整，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),

并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等信息。

二、相關(guān)工作要求

（一）如因工作需要不能及時(shí)歸檔的，應(yīng)主動(dòng)向公司行政人事

部備案，并安排專人妥善保存，待使用完畢后立即歸檔；

（二）原則上，檔案取得后未存檔之前，部門人員不得先行使

用，否則，如因此項(xiàng)原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等，一律對當(dāng)事人

和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)肅處理;

（三）新成立公司，在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)

登記證、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內(nèi)，必須將上述內(nèi)容的

原件存公司行政人事部。

第十二條檔案立卷

一、立卷原則

綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形

成規(guī)律，當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工

程卷，在建工程資料要整理成冊；

二、立卷時(shí)間：綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初。技術(shù)

檔案在該項(xiàng)目開發(fā)報(bào)建工作完成后立即開始立卷，該工程項(xiàng)目完工

后45天內(nèi)完成組卷工作；

三、各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理，按照歸

檔范圍督促部門人員及時(shí)歸檔，并做好檔案預(yù)立卷工作。

第十三條檔案移交

一、檔案對外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時(shí)，須

上報(bào)公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖，在政府有關(guān)

部門需回收時(shí)，公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。

二、公司內(nèi)部移交要求：

（一）行政人事部接收檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)移交目錄，與移交人共同

逐頁清點(diǎn)，雙方在每一頁都要簽名確認(rèn)。對重要、機(jī)密類的案卷，

更需要仔細(xì)核對，經(jīng)查驗(yàn)無誤方可辦理簽收手續(xù)。（檔案移交登記表

格式見附表一）

（二）全部移交手續(xù)辦理完畢后，移交部門和行政人事部經(jīng)理

均簽署“同意”意見，并加蓋部門印章，檔案移交工作視為完成，

移交中的所有記錄均須存檔。

三、對調(diào)出、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案。

沒有行政人事部經(jīng)理簽字，不得辦理調(diào)離手續(xù)。

四、電子檔案管理（略）

第五章檔案的利用

第十四條檔案借閱基本程序

僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息，辦理普通登記手續(xù)即可，查

閱重要密級(jí)資料，須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意，且必

須在檔案室當(dāng)場查閱后歸還，不得私自帶出復(fù)印。（檔案查詢審批

表見附表二）

第十五條檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定

一、借閱檔案必須按時(shí)歸還，并及時(shí)辦理清戶手續(xù)。逾期無法

歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù)；（檔案借閱審批表見附表三）

二、借閱檔案最長應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)歸還，一次性借閱時(shí)間超

過10天以上，須上報(bào)公司總經(jīng)理審批；

三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損,

不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記；

四、嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做到不丟失不泄

密;

五、涉及根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作，檔

案、資料借閱須上報(bào)公司總經(jīng)理審批各檔案室即可辦理；

六、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工，原則上不允許借閱檔案原件。如

因工作需要，須報(bào)公司總經(jīng)理簽字同意；

七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必須及時(shí)歸還檔案；

八、借閱的檔案，一旦發(fā)生損壞、丟失或失密，應(yīng)立即向公司

行政人事部報(bào)備，按公司規(guī)定失職問責(zé)處理；

九、密級(jí)檔案材料和已立卷的文件，原則上不借出，如確因工

作需要，須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出；

十、外單位借閱檔案，應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信，寫明借

閱內(nèi)容，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱；

十一、實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。

第十六條檔案資料借閱規(guī)定

一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制；

二、復(fù)印完畢須注明用途，根據(jù)情況加蓋“再復(fù)印無效”印章。

第十七條檔案密級(jí)確定與管理

公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密和秘密三類。（密級(jí)事項(xiàng)劃分表

見附表四）。密級(jí)檔案保管要求如下：

一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄；

二、查閱機(jī)密檔案資料，只能在閱覽室內(nèi)查閱；

三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳

遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行，采用

電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負(fù)責(zé)保密;

四、須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級(jí)檔案，且檔案室內(nèi)門、

柜應(yīng)做到隨開隨鎖；

五、檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、

竊密情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司總經(jīng)理，查明情況嚴(yán)肅處理；

六、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公

共場所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密；

七、檔案屬下列情況之一者，不與開放利用：

（一）涉及公司商業(yè)機(jī)密；

（二）涉及公司專利或技術(shù)秘密；

（三）涉及公司員工個(gè)人隱私；

（四）檔案形成部門規(guī)定限制使用。

第十八條檔案統(tǒng)計(jì)

公司行政人事部應(yīng)在每年年終對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒

定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作必須

做到實(shí)事求是，如實(shí)反映情況，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合客

觀實(shí)際，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)和偽造。（檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)

表格式見附表五）

第六章檔案的保管和鑒定

第十九條檔案室設(shè)置及管理規(guī)定

一、公司應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案室，并保證檔案室安全。檔案室由

專人管理，無關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開檔案室

要隨時(shí)關(guān)好門窗，確保檔案安全;

二、檔案室應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理，即防光、防水、防火、

防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜，盡可能全

面妥善保管好各類檔案，并定期檢查、通風(fēng)；

三、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)防火

災(zāi)；

四、定期對檔案室進(jìn)行檢查，每半年進(jìn)行一次全面盤查，對檔

案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題

及時(shí)采取措施。

第二十條檔案鑒定與銷毀流程

檔案一經(jīng)立卷、歸檔，未經(jīng)鑒定，未報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人

不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織，行政人

事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。

一、檔案鑒定要求

（一）經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價(jià)值時(shí)，應(yīng)繼續(xù)保

存至次年再進(jìn)行鑒定；

（二）技術(shù)檔案鑒定時(shí)，需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見；

（三）鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價(jià)

值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。

二、檔案銷毀規(guī)定

（一）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥善安排，

不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售;

（二）銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷

毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,

監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字；

（三）檔案室應(yīng)及時(shí)做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔

案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報(bào)告、銷毀清卅等材料應(yīng)立卷

歸檔、長久保存。

第二十一條檔案保管期限

檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長期和短期等，公司各類

檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。

第七章獎(jiǎng)懲規(guī)定

第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案

管理工作進(jìn)行全面檢查，對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn)，

或者進(jìn)步非常突出的部門或個(gè)人，整理相關(guān)材料上報(bào)公司總經(jīng)理，

給予相應(yīng)表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第二十三條罰則

一、工作不負(fù)責(zé)任，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,

導(dǎo)致檔案管理工作混亂，根據(jù)實(shí)地檢查情況，對于檔案管理人員給

予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。

（一）檔案保管期限內(nèi)，檔案嚴(yán)重缺失，或因管理、使用不當(dāng),

造成檔案材料損壞、遺失等；

（二）未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則，導(dǎo)致工作

流程不清晰，關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;

（三）未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項(xiàng)工作

流程規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)，檔案管理人員擅自外借檔案材料等；

（四）未按照公司統(tǒng)一全宗編號(hào)規(guī)定編排目錄，立卷歸檔不及

時(shí)，且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等；

（五）未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致公司整

體管理水平偏低，各項(xiàng)檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等；

（六）專兼職管理員態(tài)度不端正，工作責(zé)任心不強(qiáng)，未按要求

管理本部門的檔案資料，經(jīng)檢查管理混亂等。

二、因管理或使用不當(dāng)，違反公司檔案保密規(guī)定，造成檔案

（保密）信息外泄；或者未經(jīng)允許，私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與

轉(zhuǎn)借他人等情況，公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分。

第八章附則

第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。

附表：一、《檔案移交登記表》

二、《檔案查詢審批表》

三、《檔案借閱審批表》

四、《公司密級(jí)事項(xiàng)劃分表》

文件檔案管理制度10

1.目的

為進(jìn)一步規(guī)范公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全

生產(chǎn)管理工作的順利進(jìn)行。根據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、

《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制

度。

2.適用范圍

適用于本公司安全文件、檔案管理

本制度所稱安全文件、檔案是指在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中直接形

成的，對國家、社會(huì)及企業(yè)安全生產(chǎn)具有保存和利用價(jià)值的各種文

字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

3.管理體制與職責(zé)

3.1公司的安全生產(chǎn)直接責(zé)任人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),

指定一位檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案日常管理工作。

3.2安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)具有安全生產(chǎn)及檔案專業(yè)知識(shí)，集

中統(tǒng)一管理本公司安全生產(chǎn)檔案，對各部門、車間的安全生產(chǎn)檔案

工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。

3.3安全生產(chǎn)管理檔案員職責(zé)

(1)凡是企業(yè)生產(chǎn)及業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的與安全關(guān)聯(lián)

性文件材料都應(yīng)按規(guī)定收集齊全，整理歸檔。

(2)建立健全安全生產(chǎn)檔案管理責(zé)任制和規(guī)章制度。

(3)安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)

和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)助各職能部門、車間對收集的安全關(guān)聯(lián)歸檔材料的

完整程度、準(zhǔn)確性以及保存價(jià)值進(jìn)行審核。

(4)公司辦公室負(fù)責(zé)收集公司領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)安全管理和參加重大安

全生產(chǎn)活動(dòng)中形成的材料。

4.檔案的范圍、收集與移交

4.1安全生產(chǎn)檔案范圍包括以下內(nèi)容：

1)基礎(chǔ)檔案

(1)企業(yè)基本情況；

(2)廠區(qū)平面布置圖；

(3)主要管理人員登記表；

(4)企業(yè)證照文書；

(5)危險(xiǎn)化學(xué)品登記證；

⑹職業(yè)危害申報(bào)表及申報(bào)回執(zhí)單；

(7)應(yīng)急預(yù)案備案回執(zhí)單；

(8)重點(diǎn)部位、關(guān)鍵裝置和危險(xiǎn)崗位一覽表；

(10)特種設(shè)備登記表；

(11)特種作業(yè)人員登記表(附操作證復(fù)印件)。

2)組織機(jī)構(gòu)

(1)安全生產(chǎn)組織架構(gòu)圖；

(2)關(guān)于成立安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知；

(3)關(guān)于任命安全生產(chǎn)管理人員的決定；

(4)關(guān)于印發(fā)安全生產(chǎn)職責(zé)和安全管理制度的通知。

(5)其他與安全組織有關(guān)的內(nèi)容。

3)安全職責(zé)

各部門、各級(jí)人員安全生產(chǎn)職責(zé)

4)安全管理制度

安全標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定的安全管理制度。

5)安全操作規(guī)程

6)教育培訓(xùn)

(1)企業(yè)安全教育培訓(xùn)計(jì)劃；

(2)企業(yè)主要負(fù)責(zé)人、管理人員的安全教育培訓(xùn)記錄；

(3)員工三級(jí)教育培訓(xùn)卡；

(4)員工三級(jí)安全教育培訓(xùn)記錄；

(5)特種作業(yè)人員安全教育培訓(xùn)記錄；

(6)復(fù)轉(zhuǎn)崗、“四新”安全教育培訓(xùn)記錄；

(7)日常安全、宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié)；

(8)應(yīng)急救援預(yù)案演練記錄及總結(jié)，

(9)其他安全培訓(xùn)記錄。

7)安全檢查

(1)各級(jí)政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全檢查指令書、

整改通知書等各類執(zhí)法文書；

(2)企業(yè)執(zhí)行各類執(zhí)法文書所采取的措施及上報(bào)主管部門的報(bào)告;

(3)安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。

(4)安全檢查及整改通知書(企業(yè)自檢部分)o

(5)車間(部門)、班組例行安全檢查記錄；

(6)各專項(xiàng)安全檢查的計(jì)劃安排、檢查記錄；

(7)安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組組織季度、年度安全檢查記錄；

(8)各項(xiàng)安全檢查的處理情況及整改驗(yàn)收記錄；

(9)各項(xiàng)安全檢查的總結(jié)匯報(bào)材料；

8)安全投入

(1)全年安全投入的計(jì)劃及專項(xiàng)安全投入計(jì)劃；

(2)安全、宣傳、教育培訓(xùn)投入的情況記錄；

(3)安全隱患整改方面的投入記錄；

(4)勞動(dòng)防護(hù)用品方面的投入記錄；

(5)安全防護(hù)設(shè)備、設(shè)施方面的投入記錄；

(6)安全評(píng)價(jià)、職業(yè)安全健康管理體系、安全文化建設(shè)的投入；

(7)其他與安全有關(guān)的投入。

9)“三同時(shí)”

(1)有關(guān)安全設(shè)施和勞動(dòng)防護(hù)職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時(shí)”項(xiàng)目的文

件、資料；

(2)“三同時(shí)”項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙及相關(guān)資料；

(3)“三同時(shí)”項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收報(bào)告及相關(guān)資料；

(4)其他與“三同時(shí)”項(xiàng)目相關(guān)的文件、資料。

10)防護(hù)裝置(含職業(yè)衛(wèi)生設(shè)備、下同)

(1)各類安全防護(hù)設(shè)備的種類及型號(hào)等基本情況資料；

(2)各類安全防護(hù)設(shè)備運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)情況記錄；

(3)應(yīng)急救援設(shè)備的種類、數(shù)量、型號(hào)及管理部門、狀況記錄；

(4)其他與安全防護(hù)設(shè)備相關(guān)的文件、資料和記錄；

11)特種設(shè)備

(1)特種設(shè)備制造單位、合格證書、使用說明書、安裝技術(shù)文件

和資料;

(2)特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)記錄；

(3)特種設(shè)備的日常使用及維護(hù)保養(yǎng)記錄；

(4)特種設(shè)備安全附件、安全保護(hù)裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附

屬儀器儀表的日常維修保養(yǎng)記錄；

(5)特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄。

12)安全用電

(1)變、配電室運(yùn)行狀況記錄。

(2)臨時(shí)用電申請及拆除記錄；

(3)配電柜(箱)、控制柜(箱)等用電設(shè)施運(yùn)行記錄；

(4)變配電室平面圖及供電系統(tǒng)圖。

13)工傷保險(xiǎn)

(1)參加工傷保險(xiǎn)員工的名單；

(2)企業(yè)為員工繳納保險(xiǎn)費(fèi)的憑證或單據(jù)；

(3)發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險(xiǎn)理賠的憑證或單據(jù)；

(4)其他與工傷保險(xiǎn)相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。

14)職業(yè)病防治

(1)本公司內(nèi)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種

類；

(2)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況；

(3)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗(yàn)報(bào)告；

(4)接觸產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；

(5)確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；

(6)其他與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。

15)勞動(dòng)防護(hù)用品

(1)各類勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄；

(2)員工使用和佩戴勞動(dòng)防護(hù)用品的記錄；

(3)其他與勞動(dòng)防護(hù)用品有關(guān)的文件、材料。

16)事故調(diào)查處理

(1)事故調(diào)查收集各類證據(jù)；

(2)事故調(diào)查的相關(guān)會(huì)議記錄；

(3)工傷事故調(diào)查處理報(bào)告書(表)；

(4)按“四不放過”原則對事故進(jìn)行處理的文件；

(5)其他與事故相關(guān)的文件、資料。

17)消防安全

(1)消防安全管理制度及落實(shí)情況記錄；

(2)消防安全管理組織機(jī)構(gòu)和各級(jí)消防安全責(zé)任人的崗位職責(zé);

(3)消防設(shè)施、器材平面布置及應(yīng)急疏散平面圖；

(4)火險(xiǎn)火災(zāi)應(yīng)急處置預(yù)案框圖及實(shí)施細(xì)則；

(5)義務(wù)消防隊(duì)人員名單及其消防裝備情況；

(6)建筑物或者場所施工、使用前的,消防設(shè)計(jì)審核、驗(yàn)收以及

消防安全檢查的文件、資料；

(7)消防設(shè)施、器材及防火材料的合格證明材料；

(8)消防設(shè)施、器材定期檢查、測試報(bào)告以及維修保養(yǎng)記錄；

(9)有關(guān)電氣設(shè)備檢測(包括防雷、防靜電)等記錄資料；

(10)火災(zāi)隱患及其整改情況記錄；

(11)其他與消防安全相關(guān)的文件、資料和記錄。

18)其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容。

4.2收集與移交

(1)歸檔材料應(yīng)是企業(yè)開展安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理中形成的各種文

件、記錄、臺(tái)帳、規(guī)章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術(shù)資料等。

(2)歸檔材料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，反映企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)

化管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。

(3)用紙、用筆標(biāo)準(zhǔn)(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。

(4)具有重要保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同

時(shí)歸檔。

(5)本公司及各部門在安全生產(chǎn)管理過程中形成的材料應(yīng)隨時(shí)歸

檔，對基礎(chǔ)建設(shè)、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動(dòng)中形成的與安

全相關(guān)材料，可在項(xiàng)目結(jié)束后整理歸檔。

(6)安全生產(chǎn)檔案管理員負(fù)責(zé)有關(guān)歸檔材料的審核。

(7)安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)對各部門送交的各類安全生產(chǎn)檔案認(rèn)

真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式二份)上簽字，正式

履行交接手續(xù)。接受電子安全生產(chǎn)檔案時(shí)，應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備、環(huán)境上

檢查其真實(shí)有效性，并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一

致性，然后辦理交接手續(xù)。

(8)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí)，本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)負(fù)責(zé)安全

生產(chǎn)檔案處置工作的組織協(xié)調(diào)，按國家有關(guān)法規(guī)做好善后工作。其

安全生產(chǎn)檔案由接受單位或原主辦單位保存。

5.檔案處理

1)根據(jù)公司安全標(biāo)準(zhǔn)化管理要求，安全管理檔案建檔，與危化

品企業(yè)安全標(biāo)準(zhǔn)化《評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)》一致，設(shè)立以下檔案類別，并根據(jù)

其歸檔內(nèi)容分別編制檔案目錄。

(1)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)

(2)機(jī)構(gòu)和職責(zé)

(3)風(fēng)險(xiǎn)管理；

(4)管理制度；

(5)培訓(xùn)教育；

(6)生產(chǎn)設(shè)施及工藝安全

(7)作業(yè)安全

(8)職業(yè)健康

(9)危險(xiǎn)化學(xué)品管理

(10)事故與應(yīng)急

(11)檢查與自評(píng)

2)特殊載體安全生產(chǎn)檔案(錄像帶、照片、磁盤)可按載體形式、

所反映問題或形成時(shí)間進(jìn)行分類編目，并分別保存，注明與相關(guān)紙

質(zhì)檔案文件的編號(hào)。

3)檔案保存，設(shè)專用柜屜，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措

施，確保安全生產(chǎn)檔案安全。對破損或載體變質(zhì)的安全生產(chǎn)檔案要

及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

4）安全生產(chǎn)檔案保管期限分永久、長期（五年）、短期（一年）三

種。

5）對保管到期的安全生產(chǎn)檔案，由本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組及

檔案工作人員進(jìn)行鑒定，對經(jīng)過鑒定后已失去保存價(jià)值的安全生產(chǎn)

檔案，應(yīng)寫出鑒定報(bào)告并編制銷毀清冊，經(jīng)鑒定人員簽字后，報(bào)安

全生產(chǎn)第一責(zé)任人審批。銷毀安全生產(chǎn)檔案時(shí)必須履行簽字手續(xù)，

由兩人以上監(jiān)銷，銷毀清冊長期保存。

6）安全生產(chǎn)檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須辦理完安全生產(chǎn)檔

案移交手續(xù)后方可離崗。

6.檔案利用

（1）安全生產(chǎn)檔案的借閱、復(fù)制必須經(jīng)本公司安全生產(chǎn)第一責(zé)任

人或安全生產(chǎn)直接責(zé)任人的批準(zhǔn)。

（2）在提供、利用、公布安全生產(chǎn)檔案時(shí)，不得損害國家利益和

他人的合法權(quán)益。

（3）應(yīng)積極主動(dòng)地接受安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對安全生產(chǎn)檔案管

理工作的監(jiān)督指導(dǎo)。

文件檔案管理制度11

一、目的

為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合

理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn)，特制定本

制度。

本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。

二、職責(zé)

2.1安全環(huán)保部負(fù)責(zé)制定本制度，并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。

2.2各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的管理，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。

2.3各部門管理人員負(fù)責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。

三、內(nèi)容

3.1文件資料收集，安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：

3.1.1國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求。

3.1.2上級(jí)主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及

會(huì)議資料等。

3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、

安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、領(lǐng)導(dǎo)指示材料等。

3.1.4安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。

3.1.5各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通

報(bào)等。

3.1.6供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。

3.1.7安全設(shè)施檢測、校驗(yàn)報(bào)告、記錄等。

3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)報(bào)告。

3.2立卷歸檔

3.2.1文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類立卷，保證檔

案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。

3.2.2應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，按時(shí)間永久、長期和短期等三

種進(jìn)行時(shí)間整理，分類歸檔。

3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的‘文件資料進(jìn)行歸檔,

統(tǒng)一保存。

3.2.4各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明,

編寫頁碼，填寫卷內(nèi)文件資料目錄。

3.2.5不同價(jià)值，不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。

3.3檔案保管

3.3.1檔案應(yīng)入柜上架，科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放。

3.3.2應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。

3.4檔案借閱

3.4.1文件資料檔案借閱，必須辦理借閱手續(xù)，借閱檔案要注意

保護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明

情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。

3.4.2借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表

或轉(zhuǎn)借他人。

3.4.3歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登

記本上注銷。

3.5檔案銷毀

對于過期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定

期銷毀，必要時(shí)做好銷毀記錄。

四、本制度由安全環(huán)保部制定并負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。

文件檔案管理制度12

（一）意義

（二）文件檔案的類別與形式

公司文件