學(xué)校檔案資料分類要全面提高辦學(xué)水平，必須向科學(xué)管理要質(zhì)量，建好教導(dǎo)處工作檔案是科學(xué)管理學(xué)校的途徑之一。建好教導(dǎo)處工作檔案，必須與學(xué)校各項(xiàng)工作結(jié)合起來，對(duì)工作中形成的資料，按內(nèi)容性質(zhì)編目登記，分門別類，整理歸檔。

一、學(xué)生類

1、《新生錄取名冊(cè)》：包括每年一年級(jí)新生由鎮(zhèn)、縣審批名冊(cè)以及學(xué)籍呈報(bào)名冊(cè)。

2、《在校學(xué)生花名冊(cè)》：包括在校學(xué)生姓名、性別、年齡、民族、出身、家庭住址、家長姓名、入學(xué)時(shí)間、政治面貌、畢業(yè)時(shí)間等，每年一冊(cè)，第一頁為綜合統(tǒng)計(jì)。

3、《學(xué)籍表》：每年學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，全程記載其學(xué)習(xí)情況，每人一張表，。

4、《評(píng)優(yōu)先登記表》：包括三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀少先隊(duì)員等，每學(xué)期或每學(xué)年一統(tǒng)計(jì)，按各年級(jí)各班填寫，便于對(duì)比分析。

5、《學(xué)困生登記冊(cè)》：按年級(jí)分班填寫，包括學(xué)生年齡、性別、家長姓名、工作單位、主要問題、幫教措施等。

6、《適齡兒童登記名冊(cè)》：小學(xué)登記6—11歲。

7、

8、《休、轉(zhuǎn)、復(fù)、退學(xué)登記冊(cè)》：隨時(shí)記錄便于掌握學(xué)生流動(dòng)情況。

9、《享受免費(fèi)教科書學(xué)生花名冊(cè)》：一學(xué)年一登記、一統(tǒng)計(jì)。

10、

11、畢（結(jié)）業(yè)呈報(bào)名冊(cè)：包括登記表和統(tǒng)計(jì)表，一年一冊(cè)。

12、畢（結(jié)）業(yè)證書存根：一年一冊(cè)。

二、教師類

13、《教師簡明情況登記表》：主要掌握教師自然情況，便于管理、使用、教育、提高。

14、《學(xué)校基本情況統(tǒng)計(jì)表》：包括學(xué)生數(shù)、班級(jí)數(shù)、任課教師數(shù)，其中男女?dāng)?shù)，學(xué)歷情況，教齡情況，一年一統(tǒng)計(jì)，長期保存，便于總結(jié)學(xué)校發(fā)展情況，寫好校史。

15、《教職工考勤簿》：天天記錄，定期統(tǒng)計(jì)，累計(jì)每個(gè)教職工的出、缺席情況，分別記入各自檔案。

16、《教師工作量統(tǒng)計(jì)表》：重點(diǎn)存入學(xué)校總課程表和教師授課一覽表，分學(xué)期統(tǒng)計(jì)，便于了解教師承擔(dān)工作量情況。

17、《教師調(diào)串課登記簿》：以“調(diào)課卡”適時(shí)調(diào)課，學(xué)期統(tǒng)計(jì)，記錄教師因病因事調(diào)串課節(jié)數(shù)，計(jì)算教師工作量。

18、《教師業(yè)務(wù)檔案》：包括教師的基本情況，來校年月日，每學(xué)期所任課程、班級(jí)和節(jié)數(shù)，每學(xué)期考勤情況統(tǒng)計(jì)，進(jìn)修計(jì)劃及考核情況，每學(xué)期教學(xué)工作計(jì)劃，備、教、改檢查情況及工作總結(jié)、報(bào)紙雜志發(fā)表的文章、獲獎(jiǎng)?wù)撐?、評(píng)先評(píng)優(yōu)、證書材料每人立一戶頭便于查閱。

三、教學(xué)統(tǒng)計(jì)類

19、《歷年各科考題及答案》。

20、《學(xué)生成績登記表》：指學(xué)校或上級(jí)擬題的期中、期末考試。

第一節(jié)

一般管理類檔案的整理

一、一般管理類檔案是指以下三大類：

辦學(xué)條件（BX）、學(xué)校管理（XX）、教育教學(xué)（JY）。

二、歸檔范圍：凡是學(xué)校在建設(shè)、管理、教育、教學(xué)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的文件均需歸檔，基本按照《中山市中小學(xué)校檔案歸檔范圍和保管期限表》（以下簡稱《歸檔范圍和保管期限表》）執(zhí)行。

開展收集工作時(shí)請(qǐng)注意：

1、不要僅僅局限于《歸檔范圍和保管期限表》中所列類目和材料類型，本校在實(shí)際工作當(dāng)中形成的，但未列入表中的材料同樣需要收集歸檔；

2、表中有列明但本校確未形成的材料無需再補(bǔ)，并不是要求每年每個(gè)類別都要有相應(yīng)材料歸檔；

3、收集工作要求盡可能齊全完整：

（1）不限時(shí)間，自學(xué)校成立時(shí)起一直到現(xiàn)在形成的所有文件材料，凡有保存價(jià)值的都要收集歸檔；

（2）不限對(duì)象，如涉及到學(xué)校撤并，則合并進(jìn)來學(xué)校的檔案資料也要收集歸檔，在整理時(shí)作為一個(gè)獨(dú)立的單位對(duì)待。

三、整理步驟及要求

1、分年度：按教學(xué)年度歸檔，以文件內(nèi)容所針對(duì)的教學(xué)年度為準(zhǔn)；文件時(shí)間不清楚的要盡量考證清楚。

2、分類目：根據(jù)歸檔文件具體內(nèi)容，對(duì)照《歸檔范圍和保管期限表》，放入相應(yīng)類目內(nèi)；

表中未列明的文件材料分類目時(shí)如何處理？

（1）比照最接近的類目放入；

（2）將其放入所屬上級(jí)類目的“綜合”類；

判定保管期限：按照歸檔文件所屬類目，對(duì)照《歸檔范圍和保管期限表》所列保管期限確定，表中未列明的部分新增文件材料類型可根據(jù)實(shí)際情況判定。

3、排列：將同一年度同一類目的文件放在一起，并將其排順；排列時(shí)盡量將同一件事情或同一個(gè)活動(dòng)形成的歸檔文件相對(duì)集中排在一起；

果同一年度同一類目的文件有多種保管期限，一般按照保管期限由長到短的順利排列，即按照永久、30年、10年、5年等順序排列。

4、裝訂：按件歸檔，單份裝訂。

裝訂要求：以A4大小為標(biāo)準(zhǔn)取齊，大于A4的要折疊，小于A4一半的要用白紙托裱；去除訂書釘回形針等金屬物（保管期限為10年及以下的可用訂書釘），形成時(shí)即成本成冊(cè)的報(bào)表、刊物等，可保留原裝訂；格式、內(nèi)容和形成時(shí)間基本相同的多份文件可合并為一件歸檔，此時(shí)必須另加白紙作封面后再裝訂，封面上應(yīng)注明文件的總標(biāo)題、時(shí)間等項(xiàng)目。

裝訂方法：

A、衣車縫邊

B、膠劑粘合

（適用于較薄的單份歸檔文件）

C、三孔一線（適用于較厚的單份歸檔文件）

D、不銹鋼釘（適用于保管期限為永久、30年的歸檔文件）

E、普通釘書釘（適用于保管期限為10年及以下的歸檔文件）

建議盡量少用或不采用含金屬物的裝訂方法。

5、編頁碼：每份文件單獨(dú)編頁碼，每件均從1開始對(duì)有文字的頁面編連續(xù)頁號(hào)，正面編在右上角，反面編在左上角。如原文已編有連續(xù)正確頁號(hào)或只有單頁的可不用再編頁號(hào)。編頁碼時(shí)，所加白紙封面應(yīng)計(jì)算在內(nèi)，建議采用打碼機(jī)編頁碼。

6、蓋章編號(hào)：每份文件在其首頁的左上角空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。如另加白紙作封面，則將歸檔章蓋在白紙封面的左上角。歸檔章樣式如下：歸檔章各項(xiàng)目及填寫要求：

全宗號(hào)：學(xué)校全部檔案的代號(hào)，鎮(zhèn)區(qū)屬學(xué)校由本鎮(zhèn)區(qū)黨政辦綜合檔案室確定，市屬學(xué)校由市檔案館確定；如有合并進(jìn)來的學(xué)校，則每個(gè)合并學(xué)校都要有獨(dú)立全宗號(hào)；

類目號(hào)：對(duì)照《歸檔范圍和保管期限表》，確定文件所屬的類目號(hào)；

年

度：文件所屬的年度，一般指教學(xué)年度，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；

件

號(hào)：該歸檔文件在對(duì)應(yīng)類目和對(duì)應(yīng)年度中所排的順序號(hào)；

頁

數(shù)：該歸檔文件的總頁數(shù)；

期

限：對(duì)照《歸檔范圍和保管期限表》，確定該歸檔文件的保管期限；

7、著錄：對(duì)照檔案管理軟件著錄界面和《歸檔文件目錄》填寫要求，將文件有關(guān)信息著錄進(jìn)檔案管理軟件，用于打印《歸檔文件目錄》和今后的檔案檢索利用。

《歸檔文件目錄》（見附錄一）各項(xiàng)目及填寫要求：

全宗號(hào)、類目號(hào)、年度、件號(hào)、頁數(shù)、期限等項(xiàng)目與歸檔章的內(nèi)容相一致；

文

號(hào)：文件制發(fā)單位的發(fā)文字號(hào)，要求照實(shí)抄錄，填寫完整齊全，沒有文號(hào)的文件此欄可空；

責(zé)任者：發(fā)布文件的署名者或蓋章單位，責(zé)任者名稱過長時(shí)可填寫規(guī)范簡稱；

題

名：文件的標(biāo)題，要求照實(shí)抄錄。文件本身沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的，應(yīng)為其加擬或補(bǔ)充標(biāo)題，并將加擬或補(bǔ)充的標(biāo)題置于“[

]”內(nèi)，以區(qū)別于原來的文件標(biāo)題；

日

期：文件的形成時(shí)間，即文件的落款時(shí)間，填寫時(shí)要求用八位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，年月日之間用“.”連接。文件日期清楚的照實(shí)抄錄，如果月份或日不清楚，則用“00”表示；

備

注：該份歸檔文件如有需要特殊說明的情況（如文件的密級(jí)、缺頁等）可在此欄填寫。

8、裝盒：將整理好的歸檔文件分類目和分年度按件號(hào)順序裝盒；裝盒時(shí)不可跨類目但可跨年度，即一盒只能裝某一個(gè)類目的歸檔文件，如果一個(gè)年度該類目的文件較少，未裝滿一盒，則下一個(gè)年度該類目的歸檔文件可接著裝在同一盒，直至裝滿為止；每個(gè)檔案盒內(nèi)要放置盒內(nèi)文件對(duì)應(yīng)的《歸檔文件目錄》。

檔案盒背脊的樣式（見附錄二）及填寫方法：

全宗名稱：本學(xué)校的全稱或規(guī)范簡稱，建議刻章蓋?。?/p>

一級(jí)類目名稱：即“辦學(xué)條件”、“學(xué)校管理”、“教育教學(xué)”三個(gè)一級(jí)類目的相應(yīng)名稱，建議刻章蓋??；

全宗號(hào)、類目號(hào)：與歸檔章相應(yīng)欄目一致；

年

度：該檔案盒內(nèi)所裝歸檔文件的起止年度，如為單一年度照實(shí)填寫，如為跨年度，可先寫好開始年度，截止年度先空，待盒裝滿之后再填寫截止年度；

起止件號(hào)：如盒內(nèi)已裝滿且只有一個(gè)年度時(shí)需填寫清楚盒內(nèi)歸檔文件的起止件號(hào)；如為跨年度裝盒，則起止件號(hào)欄不用填寫。

檔案盒背脊填寫時(shí)要求盡可能用字粒章蓋印或打印，而不用手寫。

9、排架：上架排列時(shí)先按類目順序，同一類目再按年度時(shí)間順序排列，每個(gè)類目后面均應(yīng)預(yù)留部分箱柜空間，以適應(yīng)日后檔案增長需要。

10、編制目錄：《歸檔文件目錄》打印一式兩份，一份放入檔案盒中跟隨相應(yīng)檔案，另一份匯總裝訂成冊(cè)，裝訂時(shí)可先按類目，再按年度順序排列，也可以先按年度，再按類目順序排列，一般推薦采用前者?！稗k學(xué)條件”、“學(xué)校管理”、“教育教學(xué)”三個(gè)一級(jí)類目形成的檔案目錄如果較少，可匯總裝訂成一本，不同大類之間用色紙間隔一下以利查找；如果較多，則每個(gè)一級(jí)類目裝訂成一本。檔案目錄要用專門的“檔案目錄”夾來裝訂，并在封面和背脊貼好相應(yīng)標(biāo)簽（樣式見附錄三、四）。

第二節(jié)

教師業(yè)務(wù)檔案的整理

一、“教師業(yè)務(wù)檔案”屬于“學(xué)校管理”一級(jí)類目下的一個(gè)小類，其類目號(hào)為：XX18，因其整理方法稍有不同，故作單獨(dú)介紹。

二、歸檔范圍：

1、《歸檔范圍和保管期限表》中所列的文件材料類型；

2、上級(jí)部門或評(píng)估活動(dòng)要求放入的其他有關(guān)教師業(yè)務(wù)工作的材料。

三、整理原則：按人整理，一人一檔。

四、整理步驟及要求：

1、分類：將屬于教師業(yè)務(wù)檔案的相關(guān)資料按教師不同姓名分開來，一個(gè)教師的所有材料集中放在一起；

2、編號(hào)：按照“類目號(hào)＋年度＋保管單位順序號(hào)”的編號(hào)方法對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行編號(hào)，一個(gè)教師所有業(yè)務(wù)檔案作為一個(gè)保管單位，“年度”一般以該教師來到本學(xué)校開始任教的年度為準(zhǔn)，“保管單位順序號(hào)”為該教師在對(duì)應(yīng)“年度”的排列順序號(hào)；

3、裝盒：按“一人一盒（袋）”的原則，將每個(gè)教師的業(yè)務(wù)檔案分別裝入一個(gè)檔案盒或檔案袋，檔案盒或檔案袋內(nèi)文件單份裝訂，方便日后添加；

如裝盒則直接在檔案盒背脊標(biāo)識(shí)檔號(hào)，如裝袋則在檔案袋的封面上加蓋歸檔章（與一般管理類檔案的歸檔章相同）并填寫相關(guān)內(nèi)容；為便于檢索，可在檔案盒或檔案袋上面標(biāo)出該教師姓名；

如某個(gè)教師的材料較多，裝滿一盒之后可順序裝第二盒，但仍視作一個(gè)保管單位，裝盒時(shí)可在“保管單位順序號(hào)”后面加括號(hào)并標(biāo)注順序進(jìn)行區(qū)別，如：XX18-2008-001（1）；

4、編制目錄：檔案盒（袋）內(nèi)應(yīng)放置目錄，盒（袋）內(nèi)目錄制作可從簡，按順序列出盒（袋）內(nèi)文件明細(xì)即可，盒（袋）內(nèi)目錄無需錄入檔案管理軟件；

教師業(yè)務(wù)檔案在進(jìn)行電腦著錄時(shí)，一個(gè)教師的業(yè)務(wù)檔案作為一件錄入檔案管理軟件，文件標(biāo)題統(tǒng)一為：XXX教師業(yè)務(wù)檔案，打印時(shí)用《歸檔文件目錄》。其目錄可單獨(dú)裝訂，也可與其他一般管理類檔案的目錄裝訂在一起。

第三節(jié)

基建檔案的整理

一、此處所指基建檔案只適用于以學(xué)校名義進(jìn)行招投標(biāo)和建設(shè)的基建項(xiàng)目，形成材料較多且具有成套性。基建檔案的整理可參照中教〔2007〕71號(hào)文所介紹方法進(jìn)行操作。因一般中小學(xué)校較少基建檔案，故在此不作詳細(xì)介紹，如有需要，請(qǐng)與市檔案局指導(dǎo)科聯(lián)系；

二、學(xué)校在日常管理過程中，某些小型工程形成的少量材料，如合同、預(yù)決算表等，可作為一般管理性文件，歸入“學(xué)校管理”類的“XX01—學(xué)校管理綜合”類目中，保管期限作“30年”。

三、未設(shè)立“基建檔案”類別的學(xué)校，相關(guān)圖紙的處理：

（1）學(xué)校用地紅線圖：歸入“BX01—獨(dú)立校園”類目；

（2）學(xué)校平面圖、學(xué)校建筑設(shè)計(jì)圖、竣工圖：歸入“BX02—校園布局、建筑設(shè)計(jì)”類目；

（3）每張圖紙作為一份文件單獨(dú)編號(hào)歸檔，折成A4大小，露出圖標(biāo)欄，蓋檔號(hào)章（與一般管理類所使用的檔號(hào)章相同）填寫即可。

第四節(jié)

會(huì)計(jì)檔案的整理

一、此處所指會(huì)計(jì)檔案是指學(xué)校在財(cái)務(wù)工作中形成的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，專指會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)憑證、銀行對(duì)帳單等會(huì)計(jì)材料，具體歸檔范圍詳見《歸檔范圍和保管期限表》；

二、會(huì)計(jì)檔案的整理只適用于財(cái)務(wù)工作獨(dú)立運(yùn)作，會(huì)計(jì)檔案自行保管的中小學(xué)校；如本學(xué)校的會(huì)計(jì)工作由鎮(zhèn)政府財(cái)政所或結(jié)算中心代管，并且形成的會(huì)計(jì)檔案也由財(cái)政所或結(jié)算中心代管，則不適用；

三、學(xué)校在日常管理過程中，形成的部分與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件材料，如教師的工資表、請(qǐng)批單等，應(yīng)作為一般管理性文件，歸入“學(xué)校管理”類的“XX21—財(cái)務(wù)管理”類目中；

四、學(xué)校的會(huì)計(jì)工作交由鎮(zhèn)政府統(tǒng)管之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照中教〔2007〕71號(hào)文所介紹的整理方法進(jìn)行整理。

第五節(jié)

特殊載體類檔案的整理

一、實(shí)物檔案的整理

1、收集：學(xué)校在學(xué)校管理、教育教學(xué)工作活動(dòng)中形成、獲得的各種證書、錦旗、牌匾、印章、字畫等榮譽(yù)性、紀(jì)念性的實(shí)物材料均屬歸檔范圍，均應(yīng)收集歸檔。具體見《歸檔范圍和保管期限表》。

2、分類：按照《歸檔范圍和保管期限表》所列分類對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行類目劃分；

3、排列：將同一類目的實(shí)物按形成年度（指公歷年度）分開來，使同一類目同一年度的實(shí)物排列在一起（指實(shí)物檔案的編號(hào)，而非指實(shí)物本身）；

4、編號(hào)：按照“類目號(hào)＋年度＋件號(hào)”的編號(hào)方法對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行編號(hào)，

例如：學(xué)校2008年所獲得的第一面錦旗，其檔號(hào)表示為：SW02-2008-001；

5、標(biāo)識(shí)：給每件實(shí)物檔案制作一個(gè)標(biāo)簽（見附錄六），標(biāo)簽內(nèi)容包括該實(shí)物檔案的檔號(hào)、名稱、來源、時(shí)間等相關(guān)信息，并將標(biāo)簽貼在相應(yīng)實(shí)物檔案的表面（部分上墻實(shí)物可免），注意應(yīng)貼在實(shí)物背面或側(cè)面等不顯眼處，以免影響美觀；

6、編制目錄：按照分類和編號(hào)的順序在《實(shí)物檔案目錄》（見附錄五）上依次進(jìn)行登記，結(jié)合使用檔案管理軟件，在著錄之后將其打印出來裝訂成冊(cè)。

《實(shí)物檔案目錄》各項(xiàng)目及填寫要求：

類

別：實(shí)物檔案所屬的類目名稱；

檔

號(hào)：實(shí)物檔案的完整檔案編號(hào)；

實(shí)物名稱：實(shí)物檔案的具體內(nèi)容；

來

源：將該實(shí)物檔案贈(zèng)與或授予學(xué)校的單位或個(gè)人；

日

期：學(xué)校獲得該實(shí)物檔案的具體時(shí)間，如實(shí)物本身有時(shí)間則照實(shí)抄錄；

存放點(diǎn)：存放該實(shí)物檔案的具體地點(diǎn)；

備

注：其他需要特別說明的事項(xiàng)，如無則空。

7、存放：實(shí)物檔案既可以集中存放于檔案室或榮譽(yù)室，也可以分散存放于領(lǐng)導(dǎo)辦公室或其他各部門，無論哪種情況，關(guān)鍵是要集中登記并在《實(shí)物檔案目錄》“存放點(diǎn)”一欄交代清楚；

如果集中存放，建議按類目分開擺放，將較重要的和新獲得的擺在比較顯眼的位置，較次要的及時(shí)間比較久的則擺在較偏的位置或直接將其收藏起來。錦旗在收藏時(shí)，可將其木棍抽出后卷成卷軸，然后用報(bào)紙包好，最后將其說明標(biāo)簽貼在報(bào)紙上面。

意義不大、價(jià)值較小且不易保管的實(shí)物，經(jīng)鑒定、拍照后可以銷毀。

8、實(shí)物的拍照：所有實(shí)物均應(yīng)拍數(shù)碼照片，并將相關(guān)信息說明清楚。

因?qū)W校每年所獲實(shí)物（特別是榮譽(yù)類）較多，故不要求將實(shí)物照片洗曬出來保存，可將其數(shù)碼照片集中后刻錄光盤保存，保存數(shù)碼照片的光盤歸入“LX04—其它”類目。二、照片檔案的整理

1、收集：學(xué)校在黨團(tuán)行政事務(wù)，開展教育教學(xué)、文藝體育等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的照片（含紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片）均屬歸檔范圍。具體范圍詳見《歸檔范圍和保管期限表》。

每一次工作或活動(dòng)所形成的照片應(yīng)收集齊全、完整，并選取有代表性的數(shù)張，沖曬成4R或4D規(guī)格，入冊(cè)歸檔保存。

2、分類、分年度：首先按照《歸檔范圍和保管期限表》所列分類對(duì)照片檔案進(jìn)行類目劃分，然后將屬于同一類目的照片，按形成年度（指公歷年度）不同分開來；

3、分組：一件事情或一個(gè)活動(dòng)形成的應(yīng)歸檔照片即為一“組”，一組也可以稱為一個(gè)案卷；一組照片可以是一張，也可以是好幾張；

4、編號(hào)：按照“類目號(hào)＋年度＋組號(hào)（案卷號(hào)）＋張?zhí)枴钡木幪?hào)方法對(duì)照片進(jìn)行編號(hào)，每個(gè)年度的組號(hào)均從“1”開始編，每組的張?zhí)栆捕紡摹?”開始編；

例如：學(xué)校2008年開展的第1個(gè)文體活動(dòng)（ZP03類）所形成的照片（即2008年的第1組），其第1張照片的檔號(hào)表示為：ZP03-2008-001-001；

5、裝冊(cè)：將整理好的照片檔案按照類目和編號(hào)的順序依次裝入照片檔案冊(cè)；

每組照片前留一空位，用白紙?zhí)顚懺摻M照片的簡要說明，稱為“組說明”（見附錄七），其主要項(xiàng)目及填寫要求如下：

檔

號(hào)：該組照片的檔號(hào)，如：ZP03-2008-001；

保管期限：照片檔案全部暫定為長期；

起止日期：該組照片拍攝時(shí)間；

拍攝者：該組照片的拍攝人；

照片張數(shù)：該組照片歸檔張數(shù)；

案卷題名：該組照片所反映的會(huì)議或活動(dòng)名稱，

載體編號(hào)：空。

每張照片下面均有一張說明，稱為“張說明”（見附錄八），其主要項(xiàng)目及填寫要求如下：

檔

號(hào)：該張照片的檔號(hào)，如：ZP03-2008-001-001；

拍攝者：該張照片的拍攝人；

拍攝日期：該張照片的拍攝時(shí)間；

底片號(hào)：該張照片對(duì)應(yīng)底片在底片冊(cè)中的編號(hào)，如無底片或直接將底片放置于照片下的小格內(nèi)，則此處為空；

參見號(hào)：與本張照片有關(guān)聯(lián)的其它類別檔案或資料的編號(hào)，一般可空；

文字說明：本張照片所反映的具體內(nèi)容（如具體活動(dòng)內(nèi)容、人物姓名、身份、位置、場景等）。

載體編號(hào)：空；

“組說明”和“張說明”均可用檔案管理軟件打??；另外，照片檔案冊(cè)的背脊應(yīng)制作標(biāo)簽加以說明（見附錄十一）。

6、編制目錄：按組制作目錄，即填寫《照片檔案案卷目錄》（見附錄九），各項(xiàng)目及填寫要求如下：

檔

號(hào)：填寫歸檔照片的組號(hào)，如：ZP03-2008-001；

案卷題名：填寫該組照片所反映的活動(dòng)名稱；

攝錄者：填寫該組照片的拍攝者；

攝錄時(shí)間：填寫該組照片的拍攝時(shí)間；

備

注：填寫該組歸檔照片的張數(shù)。

7、數(shù)碼照片的整理：存儲(chǔ)于電腦中的數(shù)碼照片在整理時(shí)，可以一個(gè)活動(dòng)一個(gè)文件夾，并于文件夾內(nèi)另建說明文檔對(duì)活動(dòng)的簡要情況和重要的單張照片進(jìn)行說明，每隔一段時(shí)間后將其刻錄光盤脫機(jī)保存。三、錄音錄像檔案的整理

1、收集：學(xué)校在黨團(tuán)行政事務(wù)，開展教育教學(xué)、文藝體育等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的影音文件均屬歸檔范圍，包括錄音帶、錄像帶及DVD、VCD、DV、CD等，具體范圍詳見《歸檔范圍和保管期限表》。

上級(jí)部門下發(fā)的與學(xué)校無關(guān)的電教片、宣傳資料片等無需歸檔，作資料保存即可。

2、分類、分年度：錄音帶、錄像帶等材料按照《歸檔范圍和保管期限表》所列分類進(jìn)行類目劃分；同一類目的再按形成年度（指公歷年度）不同分開來。

光盤在形成和分