第一節(jié)項目實施工作計劃 1一、項目總體工期計劃安排表 2二、項目各個階段工作安排 3三、詳細項目工作計劃及部署 4四、其它保障工期的相關配套措施 11第二節(jié)歸檔、整理、掃描實施方案 12一、項目實施總體思路 12二、項目實施服務原則 12三、項目依據(jù)及參考標準 13四、歸檔、整理、掃描操作流程 14五、檔案掃描 21六、質(zhì)量檢查 24七、裝訂裝盒 28八、總體檢查 29九、上架入庫 31十、最終驗收 31第一節(jié)項目實施工作計劃為保障XX單位檔案整理掃描服務項目能夠如期按照XX個月的要求完成（稍提前完成），我司計劃將本項目的實施分為五個階段：第一階段為項目準備階段、第二階段為項目試運行階段、第三階段為正常運行階段、第四階段為項目收尾階段、第五階段為項目驗收階段。詳細的工期進度見工期計劃安排表：一、項目總體工期計劃安排表項目總體周期按XX個月，每個月按XX個工作日計算，完成本項目所有工作日為XX天。本項目時間工作時間按XX天核算，詳細工期計劃安排如下：項目階段工作描述時間天數(shù)時間跨度計劃完成數(shù)量備注項目準備階段人員、設備、場地、需求調(diào)研、實施標準、流程、實施計劃確定等不計工作產(chǎn)出項目試運行階段檔案整理、掃描每日完成XX萬卷項目正式運行階段檔案整理、掃描每日完成XX萬卷項目收尾階段檔案補充整理、補充掃描主要內(nèi)部質(zhì)檢項目驗收階段掃描驗收驗收總結(jié)二、項目各個階段工作安排項目階段工作安排時限責任人工作描述項目準備階段項目組組建項目經(jīng)理合理調(diào)配人員項目成員分工項目經(jīng)理人員的分工協(xié)作初安排工作場地軟、硬件布置項目經(jīng)理場地布置項目人員專業(yè)知識培訓項目經(jīng)理知識培訓保密培訓及保密協(xié)議簽訂項目專家簽訂保密協(xié)議項目技術人員調(diào)研項目專家確定工作范圍項目人員食宿安排項目經(jīng)理做好食宿準備項目需求再溝通項目專家確定工作計劃項目人員及設備進駐項目經(jīng)理10人項目試運行階段項目試運行（流程優(yōu)化）項目經(jīng)理包括檔案整理、錄入、掃描、圖像處理、質(zhì)檢、掛接和刻盤各環(huán)節(jié)順利運轉(zhuǎn)。項目正式運行階段項目正式運行（優(yōu)化人員配置）項目經(jīng)理主要優(yōu)化項目的人員配置及分工協(xié)作項目收尾階段項目收尾（質(zhì)量核查）項目經(jīng)理主要進行項目內(nèi)部檢查工作，包括邀請相關專家協(xié)助內(nèi)部檢查并完善。項目驗收階段項目驗收（交接）項目經(jīng)理雙方共同對項目掃描成果進行總體驗收及總結(jié)三、詳細項目工作計劃及部署為保障項目整個過程的順利進行，項目各階段的工作安排我司做了詳細的部署和計劃，主要由以下9點構(gòu)成：1.人員設備準備：嚴格執(zhí)行投標文件中承諾設備和人員數(shù)量，同時參考確認項目實施計劃書進行相應的調(diào)整。2.項目實施場地準備：包括場地水電、空調(diào)、錄像監(jiān)控設備和防盜門鎖的專修工作，還包括場地布置、桌椅板凳和工作崗位卡片制作等工作。3.需求詳細調(diào)研：我司有著豐富的項目實施經(jīng)驗，但是對于每個客戶項目現(xiàn)場情況、檔案類型、檔案現(xiàn)狀、檔案具體數(shù)量、檔案實際工作、檔案實施目的、檔案工作進度要求、檔案利用等都有所不同，所以我司在項目正式開始前，會安排我司有多年項目運作和管理經(jīng)驗的項目經(jīng)理對項目需求進行詳細調(diào)研，及時與客戶進行需求溝通，保障項目正式執(zhí)行的成果符合甚至超出客戶的預期和期望。4.實施標準確立：項目實施標準的確立，關系到項目整個運行的狀況和質(zhì)量，所以，我司非常重視項目實施標準，在項目正式實施初期，我司會及時與客戶方就項目實施標準進行溝通交流，并最終優(yōu)化完善項目的實施標準，保障項目實施的標準的準確性，最終確保項目的進程和質(zhì)量。如有必要，檔案整理及數(shù)字化標準確立可以邀請相關行業(yè)專家參與工作標準細化工作，標準由三方共同確認，我方將參照確認標準做好項目實施工作。5.實施流程設立：項目實施流程的設定，能夠起到優(yōu)化工作環(huán)節(jié)，提高工作效率，提升管理質(zhì)量，減輕員工工作強度的作業(yè)。我司安排專門的檔案專家（從事檔案工作30年以上）對項目的流程進行設定和最終優(yōu)化，有利于提高工作質(zhì)量和效率。我方參考已確認標準進行項目試運行工作，在此過程中進一步確立和優(yōu)化流程及操作規(guī)范。6.項目計劃制定：根據(jù)項目試運行情況，確立各崗位日工作量，核實總體工作進度并最終做出詳盡的可考量的項目計劃。7.項目正式運行工作：包括檔案整理、錄入、掃描、圖像處理、質(zhì)檢、掛接和刻盤各環(huán)節(jié)順利運轉(zhuǎn)。8.項目收尾工作：主要進行項目內(nèi)部檢查工作，包括邀請相關專家協(xié)助內(nèi)部檢查并完善。9.項目驗收工作：雙方共同對項目進行總體驗收及總結(jié)。（一）項目啟動1.啟動程序（1）簽訂保密協(xié)議檔案是客戶的核心資產(chǎn)，保障檔案的安全是我司首要考慮的工作，我司嚴格要求檔案管理人員和利用者樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機密。在項目正式進場前，我司會安排專門的檔案保密培訓，同時與每個員工就本項目簽訂項目保密協(xié)議。全面對客戶的檔案保密進行負責。另外，我司也會與貴方簽訂正式的項目保密協(xié)議，包括但不限于項目實施過程中、實施后期項目所有商業(yè)秘密。（2）項目需求調(diào)研我司有著豐富的項目實施經(jīng)驗，但是對于每個客戶項目現(xiàn)場情況、檔案類型、檔案現(xiàn)狀、檔案具體數(shù)量、檔案實際工作、檔案實施目的、檔案工作進度要求、檔案利用等都有所不同，所以我司在項目正式開始前，會安排我司有多年項目運作和管理經(jīng)驗的項目經(jīng)理對項目需求進行詳細調(diào)研，及時與客戶進行需求溝通，保障項目正式執(zhí)行的成果符合甚至超出客戶的預期和期望。（3）實施標準確立項目實施標準的確立，關系到項目整個運行的狀況和質(zhì)量，所以，我司非常重視項目實施標準，在項目正式實施初期，我司會及時與客戶方就項目實施標準進行溝通交流，并最終優(yōu)化完善項目的實施標準，保障項目實施的標準的準確性，最終確保項目的進程和質(zhì)量。（4）實施流程設定項目實施流程的設定，能夠起到優(yōu)化工作環(huán)節(jié)，提高工作效率，提升管理質(zhì)量，減輕員工工作強度的作業(yè)。我司安排專門的檔案專家（從事檔案工作10年以上）對項目的流程進行設定和最終優(yōu)化，有利于提高工作質(zhì)量和效率。（5）制定實施計劃實施標準和實施流程設定好后，我司項目經(jīng)理會根據(jù)項目的實際情況制定具體的項目實施計劃，項目實施計劃需與客戶方進行詳細比對并確定。項目實施計劃一旦雙方簽字確定，我司會嚴格按制定好的項目實施計劃進行項目的實施工作，推進項目的具體進程工作。2.項目啟動工作安排工作安排時限責任人配合人項目組成立項目經(jīng)理項目成員分工項目經(jīng)理工作場地軟、硬件布置項目經(jīng)理項目人員專業(yè)知識培訓項目經(jīng)理保密培訓及保密協(xié)議簽訂項目經(jīng)理項目技術人員調(diào)研項目經(jīng)理項目人員食宿安排項目經(jīng)理項目需求再溝通項目經(jīng)理項目人員及設備進駐項目經(jīng)理注：為保障本項目按照招標人的時效要求快速進入正常運轉(zhuǎn)狀態(tài)，以上事項可能多個事項同時推進進行。確保項目組能夠在5個工作日內(nèi)完成各項項目進場準備工作。3.項目啟動會議項目啟動會議的內(nèi)容：（1）召集項目有關人員開會正式宣布項目正式開始（2）介紹項目的背景，目標，組織結(jié)構(gòu)（3）確定項目參與各方的職責和工作范圍（4）規(guī)定項目的溝通模式（通常情況/重大事件）（5）協(xié)商項目各方的相關聯(lián)系方式（二）項目實施進度計劃根據(jù)招標文件的要求，本項目的服務協(xié)議期限為自合同簽訂之日起XX個月。本項目實施進度表中所列時間從合同簽訂之日算起。項目階段工作安排詳細說明工期項目準備（合同簽訂后5天內(nèi)完成人員配備、培訓及正式進場工作）人員設備準備：嚴格執(zhí)行投標文件中承諾的時間和人員數(shù)量，同時參考確認項目實施計劃書進行相應的調(diào)整。準備工作包括人員準備和設備準備：人員準備工作及人員基礎性培訓工作。項目實施場地準備：包括場地水電、空調(diào)、錄像監(jiān)控設備和防盜門鎖的專修工作，還包括場地布置、桌椅板凳和工作崗位卡片制作等工作。本項工作需要客戶相關負責人給予支持和配合。項目試運行需求詳細調(diào)研：詳細調(diào)研客戶方對于項目的期望和目標，工作的內(nèi)容及數(shù)量等安排檔案專家1名詳細與客戶方負責人進行調(diào)研，制定詳細的工作計劃。實施標準確立：檔案整理及數(shù)字化標準確立邀請相關行業(yè)專家參與工作標準細化工作，標準必須由三方共同確認，我方將參照確認標準做好項目實施工作。我方負責所邀請專家的全部費用，完全符合各項標準與要求，確保檔案順利移交。實施流程設立：我方參考已確認標準進行項目試運行工作，在此過程中進一步確立和優(yōu)化流程及操作規(guī)范。我方將及時處理工作中的各項問題，此階段工作量將處于逐步提升工程中。項目計劃制定：根據(jù)項目試運行情況，確立各崗位日工作量，核實總體工作進度并最終做出詳盡的可考量的項目計劃。我方負責制度出本項目的工作計劃，供客戶方審核通過后正式按照項目計劃進行項目運行和管理工作項目正式運行項目正式運行工作：包括檔案整理、錄入、質(zhì)檢各環(huán)節(jié)順利運轉(zhuǎn)。項目正式運行期間須保證每日完成計劃的工作量。項目收尾項目收尾工作：主要進行項目內(nèi)檢工作，包括邀請相關專家協(xié)助內(nèi)檢并完善。項目收尾階段的內(nèi)檢工作，進一步確保項目工作的質(zhì)量。項目驗收項目驗收工作：雙方共同對項目進行月度驗收、總體驗收及總結(jié)。按照項目整理驗收標準進行項目驗收。項目管理項目管理工作：包括項目各環(huán)節(jié)監(jiān)控、質(zhì)檢管理、人員管理和績效考核管理。項目管理過程中須及時做好設備維護和人員儲備更換工作。項 目實 施全 周期四、其它保障工期的相關配套措施任何項目的實施均存在一定的風險，為保證本項目的按照工期進度順利完成實施，我司將從以下五個方面限制風險的發(fā)生。1.我公司將從公司現(xiàn)有工人中，挑選最熟練、最精干的掃描加工人員，組成一支強勁的檔案整理、掃描加工隊伍，挑選對計算機軟硬件精通的技術人員，保證加工環(huán)境的正常運作。做好和用戶的溝通工作，保證工作協(xié)調(diào)，利于業(yè)務的開展。2.我公司配置性能穩(wěn)定的掃描儀及電腦等硬件，減少由于硬件問題而造成不必要的時間浪費。3.我公司在合同簽訂后提交詳細的工作計劃，并在工作過程中不斷進行改進，對各項工作進行統(tǒng)籌安排，最大限度提高工作效率。4.雙方加強對工作人員技能培訓，每周對工作進行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)錯誤，及時進行糾正改進。協(xié)調(diào)好各個環(huán)節(jié)的工作進度，保證工作環(huán)節(jié)的順利交接，提高工作效率。5.雙方加強對工作人員進行安全和保密意識培訓，杜絕意外和泄密事件的發(fā)生。嚴格按照數(shù)字化加工的各項規(guī)章制度，對工作人員進行約定。第二節(jié)歸檔、整理、掃描實施方案一、項目實施總體思路實現(xiàn)XX單位檔案整理掃描服務項目檔案資料的規(guī)范化整理和掃描，既是一項勞動密集型的巨大工程，也是一項涉及方方面面、各個環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工程。XX單位檔案整理掃描服務項目數(shù)量大，工期長，任務重。在本項目實施過程中，首先我司將派駐一名有XX年檔案工作經(jīng)驗以上的檔案專家進一步調(diào)研情況，與客戶方溝通項目的實際情況，優(yōu)化項目的實施方案并提供給客戶我司最終優(yōu)化的項目實施方案，避免標準不同導致的重復工作，充分體現(xiàn)高效工作，實現(xiàn)邊整理邊鑒定，保護好紙質(zhì)檔案原件；其次，我司會制定出適合項目實際情況的嚴格的出入庫制度和保密方案，做好檔案電子化流程控制，做好實物檔案保管和電子化信息備份工作，保證電子化數(shù)據(jù)及原始檔案資料的安全；再次，我司嚴格控制檔案整理、掃描質(zhì)量，做到加工準確率為100%。二、項目實施服務原則按照建立和諧社會的要求，XX單位檔案整理掃描服務項目工作需遵循如下原則：1.在充分利用原有基礎，尊重和維護檔案的本質(zhì)屬性，保持檔案文件之間的歷史聯(lián)系；2.依照XX單位檔案的業(yè)務程序、遵循文件材料的形成規(guī)律、保持案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系；3.結(jié)合保管期限劃分，以便于檔案安全保管和提供利用；4.充分尊重和利用原有的整理、錄入和掃描結(jié)果。三、項目依據(jù)及參考標準（一）檔案管理主要法規(guī)1.《中華人民共和國檔案法》2.《中華人民共和國檔案法實施辦法》（二）業(yè)務標準與技術規(guī)范1.《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）2.《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）3.《XX單位檔案與文件收集利用條例》4.《紙制檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（DA/T31-2005）5.《國家檔案局中央檔案館關于移交進館檔案質(zhì)量檢查辦法》6.《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》7.《檔案交接文據(jù)格式》（GB/T13968-92）8.《檔案分類標引規(guī)則》（GB/T15418-94）9.《中央檔案館電子版檔案數(shù)據(jù)接收規(guī)范（試行）》10.《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）11.《XX單位業(yè)務檔案整理規(guī)范》。按以上規(guī)范進行整理、著錄、掃描后的檔案要達到XX市檔案館進館質(zhì)量要求。四、歸檔、整理、掃描操作流程（一）檔案接收項目招標文件要求：要對檔案資料的完整性進行檢查；登記移交清單：對檔案實體內(nèi)容按移交清單逐一進行清點，并登記份數(shù)與頁數(shù)。我司將嚴格按照《歸檔案卷相關材料接收標準》和XX市檔案局的相關歸檔要求接收案卷。1.對檔案資料的完整性進行檢查，將檔案從客戶方的檔案庫房的排、架上，按檔案分類順序填單、下架、清點、排列裝入有編號的檔案箱內(nèi)，形成檔案下架清單，清楚記錄檔案號和箱號。保證加工過程中檔案不離箱，同時做到檔案防水、防壓、運輸安全，減少檔案的破損和丟失。2.對接收的檔案登記移交清單，按分類形成其電子/紙質(zhì)目錄，根據(jù)需要清點到盒（卷），不出現(xiàn)漏登記或重復登記。由用戶單位和加工方專人在出庫移交清單上簽字確認。3.對檔案實體內(nèi)容按移交清單逐一進行清點，并登記份數(shù)與頁數(shù)，對下架接收的檔案資料進行兩人以上交叉核對、檢查，與用戶提供的電子/紙質(zhì)的接收清單在加工方的生產(chǎn)加工管理軟件檔案接收模塊中進行比對，如有錯誤之處立即核查更正，并打印出勘誤表請用戶方確認后再進行檔案整理等工作。我司考慮到客戶方提供的加工場地空間有限，采用定期分批接收，以便節(jié)省空間并可以保證加工現(xiàn)場加工工作的有序進行。（二）分類編號項目招標文件要求：對每份業(yè)務檔案按檔案整理要求分類編號，以方便檔案的查詢利用。我司依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）對每份業(yè)務檔案按檔案整理要求分類編號，以方便檔案的查詢利用，設定的大類和子屬類，并根據(jù)本項目的實際情況設置，未合內(nèi)容另增設新類。大類用英文字母表示，屬類、小類、案卷號用阿拉伯數(shù)字表示。并依據(jù)招標人的具體相關要求和法律法規(guī)做出實際的調(diào)整。（三）組卷整理項目招標文件要求組卷整理包括拆釘、粘貼、蓋章、填寫封皮等環(huán)節(jié)。中標方應嚴格按照《檔案整理規(guī)則》（DA/T22-2000）進行整理。我司詳細工作內(nèi)入如下：1.原件拆卷自備拆裝工具，嚴格遵守相關業(yè)務規(guī)范，注意保護原件，不能損壞；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯；根據(jù)需要，進行文件的整理；多頁粘貼在一起，要分開單獨處理，注意漿糊黏附的位置，小心處理，嚴禁破壞檔案原件的行為。工作統(tǒng)計登記，責任到人。2.案卷分類依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）設定的大類和子屬類，并根據(jù)本項目的實際情況設置，未合內(nèi)容另增設新類。大類用英文字母表示，屬類、小類、案卷號用阿拉伯數(shù)字表示。并依據(jù)招標人的具體相關要求和法律法規(guī)做出實際的調(diào)整。3.組卷在分類的基礎上，將各類（屬類）范圍內(nèi)的文件材料組成案卷（由互有聯(lián)系的若干個文件組成的檔案保管單位），案卷的基本要求是：卷內(nèi)文件材料齊全完整；保持卷內(nèi)文件材料之間的有機聯(lián)系；卷內(nèi)文件材料頁數(shù)適中，案卷便于保管和利用。（1）卷內(nèi)文件材料齊全完整指每篇文件材料的定稿和印件、多種文字稿本，每份文件材料的正件和附件及其頁數(shù)都應齊全完整。（2）保持卷內(nèi)文件材料之間的有機聯(lián)系將具有共同特征的若干份文件材料組合成一個案卷。文件材料之間的聯(lián)系主要有以下幾種：1）文件材料在內(nèi)容特征方面的聯(lián)系；2）文件材料在責任者特征方面的聯(lián)系文件材料在時間特征方面的聯(lián)系；3）文件材料在文種特征方面的聯(lián)系。（3）卷內(nèi)文件材料頁數(shù)適中，案卷便于保管和利用若案卷太厚，不便于裝訂、查閱、復印、保密；若案卷太薄，文件比較零散、同一問題的文件不太集中不便于利用，又浪費卷皮，增加裝訂工作量。所以，案卷厚薄要適中，一般在20至150頁之間為適。4.修裱粘貼為保證XX單位檔案整理掃描項目的順利進行，必須對部分已破損的檔案進行修裱粘貼。檔案修裱的基本流程主要包括修裱前整理、修裱、修裱后復原裝訂。（1）修裱前整理檔案修裱前，首先是對案卷拆開、去釘、除霉、理順頁碼，對僅是補洞或需要整張托裱的紙張進行分類。（2）修裱對破損較少的檔案進行手工補洞；對破損嚴重或脆裂的檔案進行整張托裱。（3）修裱后復原把修裱后的檔案，經(jīng)過整理加工處理后，按檔案原樣進行裝訂。5.重復頁的抽離及廢紙?zhí)幚頇n案整理處理過程中對于有重復頁的情況，按照實際情況取其中較為完整的予以保留，對于抽離的重復紙張統(tǒng)一集中保存，交由招標人處理。檔案整理處理過程中產(chǎn)生的廢紙必須存放在指定的紙箱內(nèi)，每星期集中清理一次。清理時要安排專責人員對紙張進行仔細檢查，確保其中沒有夾帶任何檔案文件后才清出工作場地。6.蓋章按要求加蓋檔號章并在合適的地方填寫內(nèi)容。7.填寫封皮按要求填寫封皮。8.填寫盒脊按要求填寫盒脊。9.打印依據(jù)各類業(yè)務項目專業(yè)分類表中規(guī)定的單位代字、科研代字、項目代號、專業(yè)代字、順序號、支號等。文字材料檔案編號結(jié)構(gòu)形式與實例。圖紙檔案編號結(jié)構(gòu)形式與實例。卷內(nèi)目錄按照統(tǒng)一個格式填寫，文號寫全稱，需注明年代，提名單的年月，日期，頁號需按標準書寫，頁面需整潔，附卷內(nèi)目錄打印模板。確定案卷目錄和案卷封面所有項目是否正確，檔案封面的紙張和字跡要求符合規(guī)范。安排專人打印卷內(nèi)目錄、案卷目錄、封面、卷內(nèi)備考表、封面標簽及脊背標簽等。（四）信息著錄項目要求：在核對紙制檔案的基礎上，對系統(tǒng)內(nèi)不全的檔案信息進行補錄。中標方應嚴格按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）進行著錄。對數(shù)據(jù)與實物進行對比檢查，發(fā)現(xiàn)目錄信息不全，進行補錄入，系統(tǒng)提供了常用項便捷錄入，可直接在常用項上雙擊就可完成錄入。若常用項里沒有也可手動在目錄名中進行輸入，然后點擊增加按鈕直接添加。我司信息著錄方式方法如下：1.按原目錄編目、系統(tǒng)錄入按照國家檔案局《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）和XX市檔案局的要求（即上述案卷目錄和文件級目錄要求）進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。并將檔案檔案條目信息、檔案物理位置一一對應，形成方便管理查詢的完整的電子檔案。2.自擬目錄編目、系統(tǒng)錄入按照國家檔案局《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）和XX市檔案局的要求對無目錄的檔案進行分類、組件、組卷和擬定目錄后再進行著錄。3.目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查采用人工校對或軟件自動校對（一稿雙錄，人機校驗）的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應要求進行修改或重錄。4.一稿雙錄、人機校驗同一份檔案的目錄數(shù)據(jù)由兩名不同的錄入員分別錄入，軟件自動對兩名不同的錄入員的數(shù)據(jù)進行機器校驗，當兩者一致時跳過，若二者不一致時軟件報警，并將這些項目標識出來（顯紅），且不讓通過。軟件提示：“數(shù)據(jù)不一致請確認”。隨后進行人工校驗，由校驗員將軟件標識出的不一致數(shù)據(jù)項目與檔案原稿進行比對，將數(shù)據(jù)修改正確。目錄數(shù)據(jù)編目、系統(tǒng)錄入人員，認真地逐條核對，在采購單位管理人員的指導、監(jiān)督下，進行更正，差錯率不得超過1%；根據(jù)整理核對人員的差錯報告，若是目錄室的目錄錯誤，則在采購單位目錄管理人員指導下，進行更正，確保目錄室目錄準確無誤。五、檔案掃描項目檔案掃描要求：包括部分檔案的掃描處理、圖像處理、二校處理、批量上載、合卷處理等環(huán)節(jié)。我司檔案掃描主要工作有：（一）檔案掃描1.采用專業(yè)文件掃描儀和采用A3幅面以內(nèi)的高速、平板掃描儀，如尺寸超過A3的，可選用大幅面圖像掃描儀（AO）。確保在掃描過程中不對檔案原件造成二次損傷。2.嚴格遵守并達到國家標準：《中華人民共和國行業(yè)標準（DA/T31—2005）紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》。3.文件的存儲格式為TIFF多頁文檔或者PDF多頁文檔格式。4.黑白頁面掃描為黑白模式，彩色頁面掃描為彩色模式，根據(jù)原件清晰程度，根據(jù)需要，個別采用灰度或真彩掃描，分辨率一般為300dpi，對文字偏小、密集、清晰度較差等情況，分辨率為300dpi或更高。對于紙質(zhì)較差的原件，不允許采取連續(xù)進紙方式掃描，只能單張掃描。差錯率不得超過1%。5.掃描質(zhì)量要求以視覺清晰為準，頁面完整，不得漏頁，每頁圖片命名及組成符合相關規(guī)定及采購人的要求，差錯率不得超過1%。（二）圖像處理掃描后的原始圖像需要進行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據(jù)檔案掃描后的具體情況，要進行如下圖像處理：1.圖像歪斜：采用自動或手動糾偏功能，調(diào)整圖像角度。圖像偏斜度不超過2度，對方向不正確的圖像應進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習慣。2.圖像臟點、臟斑：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循保持檔案原貌的原則。3.字跡洇透：采用字跡銳化的功能，清晰字跡筆畫。4.圖像深淺不一：采用平衡功能，調(diào)整圖像深淺一致。5.對掃描的圖片進行加工裁減、去邊、去污等技術處理，不留文字版面外的暗影、無干擾信息；保證圖像端正、清晰、無黑邊，圖像傾斜度不大于2度、對圖像中的污點進行清除（不對圖像內(nèi)容進行修改），圖像在50%的比例下瀏覽看不到電子檔案污點。對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。當發(fā)現(xiàn)圖像折疊、變形、不清晰時必須對圖像重新掃描；發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像；發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調(diào)整。對通過掃描取得的檔案圖像要進行必要的處理，如：旋轉(zhuǎn)、去噪、去邊、去污、調(diào)整亮度和對比度等，確保數(shù)字化圖像資料不重復、不遺漏、清晰無邊、不傾斜、無污點、與實物檔案保持實質(zhì)性一致，適合屏幕顯示和原樣打印的清晰識讀。（三）二校處理1.圖像校對圖像校對主要是和原件進行比較，若發(fā)現(xiàn)掃錯、多掃、少掃等現(xiàn)象，及時進行補掃。2.污漬、黑邊、偏斜、糾偏處理數(shù)字化加工系統(tǒng)會根據(jù)原件質(zhì)量的好壞對污漬的情況進行自動輕度、中度、高度去污，對紙質(zhì)變質(zhì)或掃描時的黑邊完全自動清除、自動進行偏斜校正處理。系統(tǒng)支持局部去污、并能對不能夠自動處理的頁面進行單頁多次修正。對圖像進行糾偏，圖像偏度不得大于1度，圖像處理人員在發(fā)現(xiàn)掃描不合格的文件，進行登記后交掃描人員處理，雙方簽字確認后的表單留存?zhèn)洳椤Ｊ挂驋呙柙斐傻牟缓细駡D像及時返回上一生產(chǎn)流程。3.全文頁面及局部文字的加深和變淺圖像處理人員在進行圖像處理時，遇到掃描獲取的圖像數(shù)據(jù)因原件存在清晰度欠佳的情況，可提高圖像的清晰度。如遇到原資料的字間距和行間距過密的頁、或文字較深或較淺的復印件、傳真件、手寫稿等字跡不清楚的資料，所獲取的掃描圖像都可進行修正處理，確保文字及圖像信息清晰可辨。4.批量上載將掃描完成的電子檔案數(shù)據(jù)進行核對，無誤后將電子檔案掛接檔案查詢軟件系統(tǒng)。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔案編號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯(lián)關系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。做到目錄與電子檔案數(shù)據(jù)一一對應，對應率達到100％正確。5.合卷處理掃描圖像文件掃描加工過程中形成的圖像成品，按照實體檔案特點進行合卷處理，合卷處理需保障合卷的準確性。六、質(zhì)量檢查（一）Ⅰ檢我司安排專人對XX單位檔案整理掃描項目成果進行質(zhì)量檢查和把關。檢查樣本為每份業(yè)務檔案全部的內(nèi)容。質(zhì)檢包括以下幾項：1.按整理單上的記錄，檢查每冊檔案是否符合整理規(guī)范。2.每冊工程、案卷及卷內(nèi)目錄信息否正確。3.每冊內(nèi)容是否齊全，排序、頁碼是否正確。4.檔案原件裝訂還原質(zhì)量。5.掃描圖像質(zhì)量。6.圖像掛接質(zhì)量。7.對于工程圖紙折疊是否規(guī)范，是否符合國家和采購人相關標準。如質(zhì)檢結(jié)果有一項與標準不符，抽檢結(jié)果標記為“不合格”，打回去給掃描組重新對檔案進行整理或數(shù)字化掃描。工作分類質(zhì)檢項目整理、裝訂1.檔案實體資料完整；2.案號；3.整理文件、裝訂、裝盒順序；4.頁碼；5.保持同一份文件的完整；6.漏裝訂；7.托裱平整去釘；8.說明、標注；9.圖紙折疊；10.附件。數(shù)據(jù)采集、著錄與工作要求保持一致。（二）Ⅱ檢（項目抽檢）經(jīng)過專業(yè)檔案質(zhì)檢人員質(zhì)檢無問題后，我方安排項目經(jīng)理對本項目數(shù)字化的成果進行抽樣檢查，做好質(zhì)量的把關。抽檢樣本必須按照100%的比率進行復核。抽檢包括四方面：1.案卷及卷內(nèi)目錄信息核查質(zhì)量；2.檔案原件裝訂還原質(zhì)量；3.掃描圖像質(zhì)量；4.圖像掛接質(zhì)量。如質(zhì)檢結(jié)果有一項與標準不符，抽檢結(jié)果標記為“不合格”，打回去給掃描組重新對檔案進行整理或數(shù)字化掃描。（三）質(zhì)量檢查通過客觀軟件系統(tǒng)實現(xiàn)以上各級質(zhì)量檢查人員可以很方便從系統(tǒng)隨機抽取著錄檔案信息，核對是否有誤。1.電子檔案質(zhì)量檢查（1）點擊校驗系統(tǒng)中的“下載”按鍵，將掃描系統(tǒng)上傳過來的掃描圖片資料下載過來。（2）點擊“下載”按鍵，系統(tǒng)會跳出受理單號選擇框，選擇好需要下載的受理單號圖片資料，然后點“確定”鍵下載成功，如下圖所示：（3）掃描員根據(jù)下載下來的掃描圖片的條形碼對應于手中的紙質(zhì)資料來檢查圖片內(nèi)容是否一致，掃描效果是否清晰和完成，如果出現(xiàn)異常情況，掃描人員需將整個受理單的資料全部進行刪除，進行重性掃描，如果無異常出現(xiàn)，所有資料都通過了質(zhì)檢，掃描人員可以點擊“保存上傳”鍵，將整個受理單內(nèi)的掃描圖片上傳提交。2.實物檔案質(zhì)量檢查（1）在系統(tǒng)的“實物檔案管理”欄點擊“檔案檢查”，進入歸檔人員對卷宗進行歸檔前的最后檢查操作界面。（2）在需要歸檔的卷宗號前“打√”，然后點擊“打開卷宗”鍵，將此卷宗打開。（3）在卷宗的總頁數(shù)框內(nèi)填入正確的頁數(shù)，然后點擊下面的“檢查”鍵，檢查操作完成。（4）錄入完畢后進行檢查，如發(fā)現(xiàn)頁數(shù)有誤則對實物進行核對后再進行修改檢查確認。七、裝訂裝盒檔案整理掃描成果經(jīng)過Ⅰ檢、Ⅱ檢無誤后，我司安排專人對檔案進行裝訂裝盒的工作。檔案整理、掃描完成后，要進行細致認真的裝訂。具體裝訂要求如下：1.遵循盡可能保持檔案原貌的原則，對掃描后的檔案進行裝訂。2.檔案裝訂應按照歷史檔案原有的裝訂方向進行，不可更換裝訂的位置。對于裝訂時某些頁面必須進行折疊的情況，應以盡可能地減少折痕數(shù)為原則，能不折疊就盡量不折疊。八、總體檢查（一）Ⅲ檢（總體質(zhì)檢）經(jīng)過項目經(jīng)理抽檢無問題后，我司對檔案進行蓋盒、裝訂、裝盒工作。隨后我