現(xiàn)代企業(yè)文書寫作

〔上〕文書寫作培訓(xùn)資料講授目錄一、文書寫作概述二、中國(guó)公文寫作三、商務(wù)信函寫作四、經(jīng)濟(jì)文書寫作五、常用工作文書六、社交禮儀文書第一局部：文書寫作概述1、文書寫作特點(diǎn)2、文書寫作要求3、文書寫作程序1、文書寫作特點(diǎn)1、使用廣泛，對(duì)象明確2、約定俗成，格式固定3、內(nèi)容真實(shí)，實(shí)事求是4、講究時(shí)效，重視辦理5、語(yǔ)言明確，風(fēng)格獨(dú)特

文體—多為陳述或說(shuō)明式

以表達(dá)為根底——對(duì)人或事的過(guò)程的交代，反映情況側(cè)重表達(dá)，但要概括

以議論為手段——對(duì)事情的評(píng)價(jià)，說(shuō)明道理偏重議論，但要針對(duì)主題

以說(shuō)明為目的——擺出事情的真相，提出要求多用說(shuō)明，但要簡(jiǎn)明按作用分類指揮性文書——指示標(biāo)準(zhǔn)性文書——章程報(bào)請(qǐng)性文書——請(qǐng)示知照性文書——通知聯(lián)絡(luò)性文書——信函記錄性文書——會(huì)議記錄報(bào)導(dǎo)性文書——新聞法律性文書——合同

2、文書寫作要求

意思明確——明白無(wú)誤，讓人一目了然文理通順——即流暢表達(dá)，又顯示寫作水平觀點(diǎn)正確——有道理，不搞歪理實(shí)事求是——真實(shí)，不掩飾，不夸張及時(shí)迅速——講效率，講效益，不拖拉誤事

簡(jiǎn)明生動(dòng)——增加可讀性，防白話、套話、干巴巴層次清楚——有先有后，段落清晰，不轉(zhuǎn)圈標(biāo)點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)——正確運(yùn)用，防一逗到底格式適宜——不同文種用不同格式

l

簡(jiǎn)明——用詞簡(jiǎn)單明了，直截了當(dāng)l

準(zhǔn)確——用詞含義明確，不會(huì)誤解l

樸實(shí)——用詞通俗自然，恰如其分l

莊重——用詞嚴(yán)肅端莊，不多情感l(wèi)

標(biāo)準(zhǔn)——用詞符合語(yǔ)法，講究邏輯

應(yīng)用性文字要求標(biāo)點(diǎn)符號(hào)歌一句話說(shuō)完，劃個(gè)小圓圈——句號(hào)中間要停頓，圓點(diǎn)加尾尖——逗號(hào)并列詞語(yǔ)間，點(diǎn)個(gè)瓜子片——頓號(hào)并列分句間，圓點(diǎn)加逗點(diǎn)——分號(hào)總結(jié)導(dǎo)語(yǔ)前，上下兩圓點(diǎn)——冒號(hào)疑惑或發(fā)問(wèn)，耳朵墜耳環(huán)——問(wèn)號(hào)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)歌命令感慨語(yǔ)，滴水下屋檐——感慨號(hào)引文特殊詞，蝌蚪上下竄——引號(hào)文中要注解，兩頭各半弦——括號(hào)轉(zhuǎn)折或注解，一橫寫后邊——破折號(hào)意思說(shuō)不完，六點(diǎn)緊相連——省略號(hào)特別重要處，字下加圓點(diǎn)——著重點(diǎn)努力提高寫作能力1、提高文字表達(dá)能力2、積累相應(yīng)專業(yè)知識(shí)3、熟悉文書格式要求4、掌握政策理論水平5、具有嚴(yán)謹(jǐn)寫作態(tài)度3、文書寫作程序明確寫作主旨——給寫作定位，目的？寫什么？文種？怎么寫？收集信息資料——供寫作參考，需要哪些？怎么收集？如何整理？擬定結(jié)構(gòu)提綱——搭寫作框架，通盤安排，強(qiáng)化要點(diǎn)，有祥有簡(jiǎn)

完成正文草稿——填寫作內(nèi)容，按照提綱一步步充實(shí)內(nèi)容，加工成章認(rèn)真修改檢查——定寫作終稿，反復(fù)推敲斟酌，直至滿意二、中國(guó)公文寫作1、公文的作用特點(diǎn)2、公文的范圍、類型7、通知和通報(bào)3、公文的處理方法和程序8、報(bào)告4、公文的行文規(guī)那么9、請(qǐng)示5、公文的通用格式10、函6、公文的種類11、會(huì)議紀(jì)要1、中國(guó)公文的作用公文國(guó)家機(jī)關(guān)、社團(tuán)組織、企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中行使職權(quán)制定的公務(wù)文書。公文性質(zhì)——工具公文作用1、貫徹政策、標(biāo)準(zhǔn)行為；2、通報(bào)情況、指導(dǎo)工作；3、方便查找、積累史料；

公文的特點(diǎn)公文特點(diǎn)1、制發(fā)者的法定性；2、作用的權(quán)威性；3、效用的現(xiàn)實(shí)性；4、體式的標(biāo)準(zhǔn)性；5、制作的程序性；2、中國(guó)公文范圍按事業(yè)范圍分專用公文；通用公文按行文方向分上行文；下行文；平行文按公文來(lái)源分收進(jìn)文；外發(fā)文；內(nèi)部文按發(fā)文性質(zhì)分問(wèn)文；復(fù)文按處理要求分參閱性公文；承辦性公文按辦文時(shí)間分特急文〔特急件〕；急辦文〔急件〕；常規(guī)文〔平件〕按機(jī)密程度分絕密文；機(jī)密文；秘密文；普通文3、公文處理方法和程序三大環(huán)節(jié)：1、發(fā)文處理：擬稿審核簽發(fā)登記繕印用印分發(fā)2、收文處理：簽收登記分辦擬辦批辦承辦催辦--督辦辦復(fù)3、公文管理：制定立卷類目表歸卷調(diào)用立卷歸檔銷毀4、公文行文規(guī)那么l

行文關(guān)系要和隸屬關(guān)系一致l

行文方式要根據(jù)工作需要靈活掌握l(shuí)

行文名義和內(nèi)容要與發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍相對(duì)應(yīng)l

行文線路要盡量縮短l

處理好主送與抄送的關(guān)系l

經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)，有些文件可以通過(guò)新聞媒介公開發(fā)布l

如有必要，可以聯(lián)合行文l

黨政之間的行文關(guān)系要按規(guī)定執(zhí)行5、通用公文的格式1、排版——自左至右2、單位——國(guó)家法定計(jì)量單位3、字體——發(fā)文單位初號(hào)宋體標(biāo)題2、3號(hào)宋體4、用紙——A4、B55、文頭——套紅，占首頁(yè)三分之一文頭局部格式〔紅頭上1/3〕1、代碼5、收文處理章、2、份號(hào)3、秘級(jí)4、緊急程度

6、文件版頭

7、發(fā)文字號(hào)8、簽發(fā)人行文局部〔下2/3〕

1、標(biāo)題2、題注3、主送單位4、正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX6、發(fā)文署名7、成文日期5、附件說(shuō)明8、印章文尾局部〔最后〕1、主題詞2、抄送單位3、印發(fā)說(shuō)明4、頁(yè)碼〔單右雙左〕通用公文慣用語(yǔ)一、開篇起首的慣用語(yǔ)

根據(jù)……、遵照……、按照……、茲將〔因、有、介紹、證明、就派〕……為了……、關(guān)于……、敬悉……等。終篇收束的慣用語(yǔ)

此致敬禮、特此……、懇請(qǐng)……；妥否，請(qǐng)……、當(dāng)否，請(qǐng)……、以上……如無(wú)不當(dāng)請(qǐng)……、……為盼、……為荷、……為感等。公文序碼標(biāo)示第一層一、二、三、四第二層〔一〕、〔二〕、〔三〕、第三層1、2、3、4、第四層〔1〕、〔2〕、〔3〕、第五層①、②、③、④6、中國(guó)公文種類——12類13種1．命令——發(fā)布重要行政法規(guī)，采取強(qiáng)制性行政措施2．決定——對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)的安排3．議案——各級(jí)政府向同級(jí)人民代表大會(huì)或常委會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)4．指示——對(duì)下級(jí)布置工作，說(shuō)明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原那么中國(guó)公文種類——12類13種5．批復(fù)——答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng)6．通告、公告——一定范圍內(nèi)公布應(yīng)遵守或周知的事；向國(guó)內(nèi)外宣布重要或法定的事7．通知——批轉(zhuǎn)下級(jí)、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和無(wú)隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章、任免，傳達(dá)周知事項(xiàng)8．通報(bào)——表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)得要精神或情況中國(guó)公文種類——12類13種9．報(bào)告——向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見、建議，答復(fù)詢問(wèn)10．請(qǐng)示——向上級(jí)請(qǐng)求指示批準(zhǔn)11．函——無(wú)隸屬關(guān)系商洽工作，詢問(wèn)答復(fù)，向主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)12．會(huì)議紀(jì)要——記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)〔1993、11修訂〕7、通知概念——向特定的受文對(duì)象告知有關(guān)事項(xiàng)的曉諭性公文特點(diǎn)——適用范圍廣，使用頻率高，知辦時(shí)限強(qiáng)，運(yùn)用種類多格式：1、標(biāo)題2、上款3、正文——開頭、主體、結(jié)尾4、落款

通知的種類l

指示性通知——通知的依據(jù)，主體，結(jié)尾l

轉(zhuǎn)發(fā)性通知——來(lái)文單位及來(lái)文名稱，轉(zhuǎn)發(fā)，順帶要求l

發(fā)布性通知——發(fā)布的依據(jù)，內(nèi)容要求，目的意義l

事務(wù)性通知——說(shuō)清事項(xiàng)l會(huì)議通知——會(huì)議背景，有關(guān)事項(xiàng)，其他說(shuō)明l任免通知——任免依據(jù)，日期，人員，職務(wù)通報(bào)概念——表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況的公文作用——弘揚(yáng)正氣，抵抗歪風(fēng)，指導(dǎo)工作格式：1、標(biāo)題2、上款3、正文4、簽署和日期注意：及時(shí)、真實(shí)、典型，突出教育性，掌握政策性8、報(bào)告概念——向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見、建議，答復(fù)詢問(wèn)時(shí)使用的陳述性公文特點(diǎn)——只指上行文只指行政機(jī)關(guān)公文不同于一般調(diào)查報(bào)告、考察報(bào)告、預(yù)測(cè)報(bào)告等

報(bào)告種類|1工作報(bào)告—總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、匯報(bào)工作進(jìn)展、提出工作意見，向上反映。|2調(diào)查報(bào)告調(diào)查概況、調(diào)查的情況、事后研究分析、建議和方案。|3建議報(bào)告提出工作中急待解決、需上級(jí)關(guān)注的意見或建議，供參考。4答復(fù)報(bào)告如實(shí)匯報(bào)和答復(fù)上級(jí)有針對(duì)的詢問(wèn)問(wèn)題或催辦工作。|5報(bào)送報(bào)告隨著向上級(jí)報(bào)送文件、物件時(shí)寫的說(shuō)明報(bào)送對(duì)象和目的報(bào)告。報(bào)告按要求分：呈報(bào)報(bào)告直接向上級(jí)匯報(bào)反映情況，不批轉(zhuǎn)。呈轉(zhuǎn)報(bào)告呈送上級(jí)并建議批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位執(zhí)行或參照。按性質(zhì)分：綜合性報(bào)告匯報(bào)全面或多方面工作的報(bào)告。專題性報(bào)告匯報(bào)某項(xiàng)工作、某一問(wèn)題、某方情況的單一報(bào)告。

報(bào)告格式1標(biāo)題標(biāo)準(zhǔn)式標(biāo)題〔公司上半年各類產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)比工作的報(bào)告〕2主送單位多為發(fā)文單位的上級(jí)單位。3正文緣由：概括根本情況、原由，說(shuō)明報(bào)告主旨、目的、意義。事項(xiàng)：系主體內(nèi)容，情況措施、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、意見建議等。結(jié)尾：慣用尾語(yǔ)〔特此報(bào)告，請(qǐng)審閱；如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)〕4發(fā)文單位和日期：同其他公文。9、請(qǐng)示概念——向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)用的公文分類：請(qǐng)求指示的請(qǐng)示遇有疑難問(wèn)題、新情況、不明確求上級(jí)指示或解釋。請(qǐng)求審批的請(qǐng)示對(duì)不能做主的經(jīng)濟(jì)、物資、編制等問(wèn)題請(qǐng)上級(jí)審批。請(qǐng)求幫助的請(qǐng)示完成工作需要在人、財(cái)、物上得到上級(jí)的幫助。請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示解決某問(wèn)題涉及其他部門單位，請(qǐng)求上級(jí)批轉(zhuǎn)執(zhí)行。請(qǐng)示格式1標(biāo)題—標(biāo)準(zhǔn)式〔關(guān)于開展公司上半年產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)比工作的請(qǐng)示〕2主送單位根據(jù)隸屬關(guān)系主送一個(gè)上級(jí)，不可多頭免批復(fù)意見不一；一般不越級(jí)行文。3正文緣由：請(qǐng)示目的、原因、依據(jù)，理由充分，言之有據(jù)。事項(xiàng)：系主體，要求審批的具體問(wèn)題或事項(xiàng)，要寫明確,堅(jiān)持一文一事.要求：系結(jié)尾，提出肯定性要求〔當(dāng)否，請(qǐng)批示〕4發(fā)文單位和日期：同公文，寫明確，以便批復(fù)。請(qǐng)示和報(bào)告的區(qū)別：1、文目的不同；2、寫作結(jié)構(gòu)不同；3、結(jié)束語(yǔ)不同；4、處理方式不同；5、內(nèi)容寬窄不同；6、行文時(shí)間不同；7、報(bào)送制度不同；10、函概念——無(wú)隸書單位商洽工作，問(wèn)答問(wèn)題及向主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的公文分類：商洽函不相隸屬單位商洽工作的行文。答詢函單位、部門間進(jìn)行問(wèn)題或事項(xiàng)的詢問(wèn)和答復(fù)的行文。請(qǐng)批函向不相隸屬單位和主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)的行文。

函形式

公函—內(nèi)容比較重要，行文鄭重，具有完整的公文格式。便函多用于公務(wù)中事務(wù)性工作，不需完整公文格式，不能用私事。特點(diǎn)：1簡(jiǎn)便輕捷內(nèi)容簡(jiǎn)約，形式精短，商洽聯(lián)系，及時(shí)迅速。2行文多向靈活不相隸屬單位間上下左右均可，自由靈活。3語(yǔ)言質(zhì)樸自然多是陳述、說(shuō)明性，明白曉暢，懇切平和。函格式1標(biāo)題發(fā)函用?關(guān)于XXXX的函?復(fù)函用〈關(guān)于XXXX的復(fù)函〉正式公函，應(yīng)在標(biāo)題下方標(biāo)注發(fā)文字號(hào)。2主送單位：發(fā)函可多頭，復(fù)函主送來(lái)函單位。3正文：開頭—發(fā)函說(shuō)明緣由、目的，商洽工作原由、情況交代清；復(fù)函引述來(lái)函日期、發(fā)文號(hào)做起首語(yǔ)，說(shuō)明收到函。

函格式主體發(fā)函寫清商洽、詢問(wèn)、請(qǐng)求的事項(xiàng)，明確具體；復(fù)函要針對(duì)來(lái)函事項(xiàng)逐一鄭重作答，不能回避不答。結(jié)尾發(fā)函用“盼復(fù)〞、“請(qǐng)回復(fù)〞、“專此函達(dá)〞復(fù)函用“特此復(fù)函〞、“此復(fù)〞4、發(fā)文單位和日期：同公文，有的加蓋公章，有的寫明抄送單位。11、會(huì)議紀(jì)要定義按會(huì)議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點(diǎn)，以上報(bào)和下達(dá)貫徹執(zhí)行。寫作1、忠實(shí)會(huì)議實(shí)際，準(zhǔn)確反映會(huì)議情況和意見。2、突出會(huì)議中心，內(nèi)容概括，有取有舍有主有次，言語(yǔ)精練。3、邏輯條理清楚，觀點(diǎn)鮮明，不堆砌拼湊，必要時(shí)加理論說(shuō)明。4、及時(shí)印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、約束作用。

會(huì)議紀(jì)要

格式列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三局部，可不蓋公章。本體：標(biāo)題1、會(huì)議名稱+紀(jì)要2、單位名+會(huì)議名+紀(jì)要3、正題〔主題〕+副題〔會(huì)議名稱+紀(jì)要〕時(shí)間標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時(shí)間，署名下寫成文時(shí)間會(huì)議紀(jì)要正文概況：會(huì)期、會(huì)址、主持、參會(huì)、議題、結(jié)果六要素主體：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi)容與成果〔方法見后〕結(jié)尾：可用簡(jiǎn)短、明確、有力的語(yǔ)句提出要求、希望、號(hào)召簽署正文右下方署明主辦單位或會(huì)議名稱

會(huì)議紀(jì)要的主體

主體：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi)容與成果。表達(dá)方式有:概述式；綜合原始材料，圍繞議題概述多用小型會(huì)議條塊式；規(guī)模大，議題多的會(huì)根據(jù)不同內(nèi)容分塊表達(dá)獨(dú)立意思，或分條列項(xiàng)歸納會(huì)議內(nèi)容，或先塊后條混合使用，層次明確記錄式：有重要講話時(shí)用記錄方式構(gòu)成記要主體三、商務(wù)信函寫作1、商務(wù)信函寫作6個(gè)C要求2、商務(wù)信函寫作格式3、商務(wù)信函寫作常用標(biāo)注4、商務(wù)信函樣例5、商務(wù)寫法1、商務(wù)信函的六個(gè)C要求：1．正確〔Correctness〕涉及權(quán)力、義務(wù)、利害關(guān)系，必須正確貫徹上司的意圖。2．清楚(Clearness)思路、表達(dá)要清楚，讓人一目了然看明白，且遵循一文一事。3．具體(Concreteness)忌一般化、抽象化、表達(dá)清做什么？要求什么？商務(wù)信函的六個(gè)C要求：4．完整(Completeness)表達(dá)〔意圖、緣由、措施、建議、要求、希望、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等〕完整，不可遺漏。5．簡(jiǎn)潔〔Conciseness〕文字簡(jiǎn)煉，力戒修飾語(yǔ)堆積，函件冗長(zhǎng)、拖沓。6．禮貌〔Courtesy〕態(tài)度誠(chéng)懇、親切，措詞妥貼得體，謙恭有禮。商務(wù)信函的其他要求國(guó)際通用A4紙，不能用B5紙信紙、信封最好有企業(yè)的CI〔企業(yè)形象識(shí)別系統(tǒng)〕標(biāo)志，且平整、清潔文字書寫或印制清晰，翻開后“全景〞漂亮每頁(yè)上至少又有3行正文，不能只有落款可不蓋公章，用手簽名格式不嚴(yán)謹(jǐn)站在對(duì)方的立場(chǎng)考慮內(nèi)容，更人性化2、商務(wù)信函寫作俗成格式信頭局部1、文書編號(hào)2、日期3、發(fā)文者BB/KK4、受文者正文局部1、件名主題語(yǔ)2、前文開頭應(yīng)酬語(yǔ)3、主文4、末文結(jié)尾應(yīng)酬語(yǔ)

商務(wù)信函寫作俗成格式〔接〕信尾局部1、祝頌語(yǔ)2、發(fā)文者署名3、承辦者署名4、印章5、〔日期〕6、左下角附注常用的商務(wù)信函寫作1、信紙——企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)信箋2、收信人——單位名稱、職務(wù)3、稱謂——尊稱4、開頭應(yīng)酬語(yǔ)5、正文6、結(jié)尾應(yīng)酬語(yǔ)7、祝頌語(yǔ)8、署名9、日期10、左下角標(biāo)注3、信函左下角縮寫標(biāo)注P.P.(Perprocurationem)代簽C.C.(Carboncopy)抄送P.S.(Postscript)補(bǔ)述、附言Enc.(Enclosure)隨信的附件稱謂和署名對(duì)具體人DearMrJones，DearMrsSmith可用逗號(hào)，不用冒號(hào)署名您真誠(chéng)的YoursSincerely一般公函DearSir/Madam署名您忠誠(chéng)的YoursFaithfully4、商務(wù)信函樣例1、發(fā)給：上海光華保險(xiǎn)公司2、稱謂副總經(jīng)理3、開頭應(yīng)酬語(yǔ)王耀華先生4、正文

5、結(jié)尾應(yīng)酬語(yǔ)

6、祝頌語(yǔ)

7、署名

8、日期A4紙公司標(biāo)準(zhǔn)信箋2、稱謂

3、開頭應(yīng)酬語(yǔ)

4、正文

5、結(jié)尾應(yīng)酬語(yǔ)