促進(jìn)材料與資金的合理周轉(zhuǎn)，標(biāo)準(zhǔn)材料采購(gòu)作業(yè)程序，特制定本方法。二適用范圍本方法適用于塔吉克杜尚別辦事處承接的工程工程所需材料的采購(gòu)工作。1、管理職責(zé)1〕辦事處市場(chǎng)部和物裝部負(fù)責(zé)：A.進(jìn)展市場(chǎng)調(diào)查，搜集供給信息與資料，擬訂與更新合格供給商名錄并組織對(duì)供給商按所接工程施工材料標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)展考察、評(píng)估、材料招標(biāo)等工作；B.根據(jù)"材料方案"擬訂"采購(gòu)方案",提供材料樣品并簽訂材料"訂貨合同";C.追蹤與監(jiān)控采購(gòu)方案與材料訂貨合同的實(shí)施；2〕辦事處物裝部負(fù)責(zé)：A.提供符合工程需要的材料方案與工程的供貨清單；B.組織對(duì)甲方的選樣與封樣；C.按采購(gòu)方案與訂貨合同組織材料進(jìn)場(chǎng)，并對(duì)進(jìn)場(chǎng)材料進(jìn)展檢驗(yàn)；D.提供評(píng)估供給商供貨的信息資料，并參與對(duì)供給商的考察與評(píng)估；E.擬訂材料用款方案并組織對(duì)供給商的付款與清場(chǎng)退貨。3〕辦事處財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)：A.按合同約定及到貨情況支付材料款；B.每月對(duì)材料庫(kù)進(jìn)展盤點(diǎn)，指導(dǎo)材料員工作，監(jiān)控帳，實(shí)相符狀況；2、采購(gòu)程序1〕采購(gòu)準(zhǔn)備階段由物裝部搜集各種材料的信息，并根據(jù)信息進(jìn)展分類，建立與豐富"材料信息庫(kù)";每類材料至少要求三家符合我方要求的源頭供給商填寫"供給商調(diào)查表"并提合工程所在國(guó)材料標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量體系認(rèn)證書；E企業(yè)簡(jiǎn)介〔包含：企業(yè)性質(zhì)、規(guī)模、公司業(yè)績(jī)、產(chǎn)品介紹等內(nèi)容];F材料三證〔產(chǎn)品平安資質(zhì)證書、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證];理組織召開材料樣品評(píng)鑒會(huì)，篩除不能滿足工程需要的供給商，對(duì)首次為我方供貨的供給商組織實(shí)地考察；K,經(jīng)評(píng)鑒合格的樣品由工程部組織對(duì)甲方的送樣與封樣；L.確認(rèn)后的材料樣品按確認(rèn)內(nèi)容由工程部向采購(gòu)部提交經(jīng)工程經(jīng)理與副總會(huì)簽的詳細(xì)"供貨清單","供貨清單"詳細(xì)標(biāo)明材質(zhì)要求、規(guī)格型號(hào)、供貨數(shù)量、供貨時(shí)間等，并作為材料訂貨合同的組成局部；M.采購(gòu)部對(duì)可滿足"供貨清商進(jìn)展簽約談判，對(duì)符合材料招標(biāo)規(guī)定要求的材料供給商發(fā)出招標(biāo)通告，并按公司規(guī)定的招標(biāo)程序組織材料招標(biāo)工作；N.采購(gòu)部依談判或招標(biāo)結(jié)果，確定簽約對(duì)象并擬定"訂貨合同","訂貨合同"經(jīng)工程部、財(cái)務(wù)部、主管副總經(jīng)理評(píng)審確認(rèn)后由采購(gòu)部負(fù)責(zé)簽訂；O.對(duì)不須單筆簽約的材料，采購(gòu)部羅列"材料清單",要求可滿足供貨要求的供給商集中報(bào)價(jià)并隨附材料三證及供給商資料P.采購(gòu)部在滿足工程需要的前提下選取效勞優(yōu)質(zhì)、價(jià)格適中的2-3家供給商簽訂集中供貨合同，注明供貨周期、質(zhì)量要求、付款方式、供貨方式等；Q.采購(gòu)部在材料簽約后，向工程部提供供給商詳細(xì)聯(lián)系方式及合同副本，由工程部按合同規(guī)定辦理材料預(yù)付款手續(xù)，經(jīng)采購(gòu)部按合同復(fù)核后轉(zhuǎn)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)；R.工程部須嚴(yán)格按批準(zhǔn)后的采購(gòu)方案與合同控制材料進(jìn)貨，并根據(jù)工程進(jìn)度與合同約定組織材料入場(chǎng)，材料入場(chǎng)后查驗(yàn)材料三證并按材料三證及到貨單檢驗(yàn)材料數(shù)量、質(zhì)量、做到單、貨、樣相符。檢驗(yàn)合格的材料由工程部質(zhì)檢員與庫(kù)管員在入庫(kù)單上簽字，辦理入庫(kù)手續(xù)；檢驗(yàn)不合格的材料，由工程部通知公司質(zhì)量部復(fù)驗(yàn)，復(fù)驗(yàn)不合格材料，按"不合格品控制程序"辦理，交由工程部組織采購(gòu)部、工程部〔分包合同〕共同處理對(duì)不合格品的退換事宜。對(duì)造成我公司經(jīng)濟(jì)損失的，依合同約定由工程部、采購(gòu)部給商，其余兩份由工程部對(duì)照工程用款方案，填寫報(bào)銷憑證，隨附材料發(fā)票轉(zhuǎn)采購(gòu)部。采購(gòu)部審核發(fā)票與入庫(kù)單無誤后，核銷"采購(gòu)方案""訂貨合同臺(tái)帳，并經(jīng)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財(cái)務(wù)部按合同規(guī)定辦理付款手續(xù)；T.材料到貨后不管材料檢驗(yàn)合格與否，工程部庫(kù)管員按供給商據(jù)實(shí)填寫"材料到貨質(zhì)量情況匯總表"并于該供給商供貨完畢后轉(zhuǎn)交采購(gòu)部，以提供評(píng)估供給商的數(shù)據(jù)資料；U.工程部因設(shè)計(jì)變更、甲方變更原因而引發(fā)的材料變更，應(yīng)于變更發(fā)生的兩日內(nèi)擬訂"材料變更方案"并注明變更材料及原總材料方案的核減項(xiàng)，附甲方簽字的簽證單，經(jīng)副總審批后轉(zhuǎn)采購(gòu)部擬訂"采購(gòu)變更方案";V.工程部因材料方案缺乏引發(fā)的材料補(bǔ)充，應(yīng)擬訂材料補(bǔ)充方案，經(jīng)副總審批后轉(zhuǎn)采購(gòu)部擬訂"采購(gòu)補(bǔ)充方案";W.采購(gòu)變更與補(bǔ)充方案經(jīng)主管副總經(jīng)理簽批后，由采購(gòu)部簽訂合同或追加合同，工程部組織材料進(jìn)場(chǎng)。X.在合同簽定后如發(fā)生變更引發(fā)所需材料數(shù)量少于合同訂購(gòu)數(shù)量，工程部應(yīng)于變更發(fā)生后兩日內(nèi)及時(shí)通知采購(gòu)部與財(cái)務(wù)部，以便公司及時(shí)調(diào)整付款比例。Y.工程部在工程竣工后，清理庫(kù)房材料，組織材料退場(chǎng)，對(duì)保存完好的、未使用的材料退回供給商，并填寫"退場(chǎng)材料確認(rèn)單"及"出庫(kù)單",由供給商蓋章簽字認(rèn)可，工程部據(jù)以辦理材料尾款支付手續(xù)；采購(gòu)部審核無誤后，核銷"采購(gòu)方案""訂貨合同臺(tái)帳，經(jīng)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財(cái)務(wù)部按合同規(guī)定辦理支付手續(xù)；"退工程部留存；Z.對(duì)不能退回供給商的材料，由工程部填寫"退場(chǎng)材料清單"與"出庫(kù)單",退回公司材料庫(kù)，并與采購(gòu)部辦理交接手續(xù)后，由采購(gòu)部辦理放庫(kù)手續(xù)；采購(gòu)部于工程完畢后，匯總材料采購(gòu)與供貨資料，按供貨質(zhì)量、效勞質(zhì)量、付款要求等評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估供給商，對(duì)不符合要求的供給商從"合格供給商名錄"中剔除，并按工程工程將供給商資料分類歸檔；3、采購(gòu)紀(jì)律：1〕采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)嚴(yán)禁方案范圍外采購(gòu)，否那么一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將對(duì)有關(guān)責(zé)任人給予以嚴(yán)懲；2〕公司工程部應(yīng)努力確保材料方案的準(zhǔn)確性，嚴(yán)格控制現(xiàn)場(chǎng)材料浪費(fèi)，對(duì)超出材料方案的補(bǔ)充材料與變更材料及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，因未能及時(shí)辦理補(bǔ)充材料方案與變更材料方案引起的工期延誤等相關(guān)損失由工程部承當(dāng)責(zé)任后果；3〕為確保材料方案的準(zhǔn)確性，工程部對(duì)補(bǔ)充材料方案應(yīng)控制在公司規(guī)定的額度內(nèi)〔不超出材料方案的4%〕,對(duì)超出額度范圍的補(bǔ)充材料方案，公司將對(duì)工程部予以經(jīng)濟(jì)處分；4〕工程部質(zhì)檢員、庫(kù)管員應(yīng)嚴(yán)把進(jìn)料驗(yàn)收關(guān)，對(duì)不合格或數(shù)量、規(guī)格與采購(gòu)方案、訂貨合同、樣品不符的材料，由工程部負(fù)責(zé)通知質(zhì)量部、采購(gòu)部共同處理退換事宜，嚴(yán)禁不合格材料的入庫(kù)；5〕采購(gòu)人員不得私自訂購(gòu)和盲目進(jìn)貨。在重質(zhì)量、遵合同、守信用、售后效勞好的前提下，選購(gòu)低價(jià)材料，做到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。時(shí)同要實(shí)